STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP)

Transkripsi

1 STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) PENETAPAN DOSEN PENASEHAT AKADEMIK Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : 28 Januari 2013 Dibuat oleh : SEKRETARIS ROPIANTO, M.KOM Dikendalikan Oleh : PUKET I STT IBNU SINA BATAM Ismail, ST., M.Sc. Disetujui Oleh : KETUA STT IBNU SINA BATAM IR. LARISANG, MT 1

2 DAFTAR ISI Halaman I. Tujuan dan Pengertian... 1 II. Pihak-pihak yang terkait... 2 III. Referensi... 2 IV. Ruang Lingkup... 2 V. Mekanisme dan prosedur... 2 VI. Bagan Alir... 3 VII. Lampiran-Lampiran

3 Judul : Penetapan Dosen Penasehat Akademik Area : STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI Kode : Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013 Revisi I. Tujuan dan Pengertian Tujuan prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini adalah : 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait tentang prosedur penetapan dosen penasehat akademik pada STT Ibnu Sina Batam 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses penetapan dosen penasehat akademi STT Ibnu Sina Batam Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini antara lain : 1. Penasehat Akademik adalah bimbingan yang diberikan kepada setiap mahasiswa oleh seorang dosen sebagai penasehat akademik (PA) yang bertujuan agar mahasiswa yang dimaksud dapat menyelesaikan studinya sesuai batas waktu studi, dan meningkatkan mutu lulusan. 2. Dosen Penasehat Akademik adalah tenaga fungsional akademik tetap yang sudah menjadi Dosen Tetap dengan fungsi dan tugas sebagai berikut : Memberikan arahan kepada mahasiswa dalam menyusun rencana studi Membantu mahasiswa agar dapat mengatasi masalah belajar yang dihadapi (kongseling) Membantu mahasiswa dalam mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang baik dan memberikan rekomendasi mengenai tingkat keberhasilan ataupun kemuduran belajar mahasiswa untuk kebutuhan yang relevan 3

4 Memberikan pertimbangan dan petunjuk kepada mahasiswa dalam pengisian rencana studi (KRS) Memberikan persetujuan terhadap rencana studi yang telah disusun oleh mahasiswa serta hasil yang telah dicapai pada setiap semester Menyediakan waktu bagi mahasiswa untuk berkonsultasi sekaitan dengan masalah-masalah kemahasiswaan Melaporkan setiap perkembangan akademik mahasiswa ke program studi II. Pihak-Pihak yang terkait Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini adalah : 1. BAAK 2. Ketua Program Studi 3. Seketaris Prodi 4. Pembantu Ketua I 5. Ketua STT III. Referensi Referensi yang digunakan yaitu Mekanisme dan Prosedur Administrasi Akademik. IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup penetapan dosen penasehat akademik pada STT Ibnu Sina Batam Program Studi Teknik Informatika dan Teknik Industri meliputi : 1. Arahan kepada BAAK untuk mendistribusikan daftar registrasi mahasiswa baru yang dikirim BAAK ke program studi oleh PUKET I 2. Pengiriman daftar registrasi mahasiswa baru ke prodi oleh BAAK 3. Penetapan dosen penasehat akademik berserta mahasiswa oleh Ketua Program Studi 4

5 4. Pengiriman daftar penetapan dosen penasehat akademik tingkat prodi beserta mahasiswanya ke Program studi oleh Ketua Program Studi 5. Pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen penasehat akademik tingkat prodi oleh Seketaris Program Studi 6. Penetapan dan Pengesahan SK Dosen penasehat Akademik oleh Ketua STT Ibnu Sina 7. Penggadaan dan pendistribusian SK dosen penasehat akademik ke prodiprodi dan unit terkait serta pengarsipan SK oleh Seketaris Program Studi 8. Pengumuman penetapan dosen penasehat akademik beserta mahasiswa di prodi-prodi oleh Ketua Program Studi. V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur penetapan dosen penasehat akademik pada Program Studi Teknik Informatika dan Teknik Industri sebagai berikut : 1. Pembantuk Ketua I mengarahkan BAAK untuk mendistribusikan daftar registrasi mahasiswa baru ke program studi. 2. BAAK mengirimkan daftar registrasi mahasiswa ke program studi 3. Ketua Program Studi menetapkan dosen penasehat akademik beserta mahasiswanya di program studi masing-masing dalam bentuk lampiran SK 4. Ketua Program Studi mengirimkan daftar penetapan dosen penasehat akademik berserta mahasiswa ke BAAK 5. Seketaris Program Studi membuat SK Dosen Penasehat Akademik tingkat prodi masing-masing. 6. Ketua STT kemudian menetapkan dan mengesahkan SK Dosen Penasehat Akadmik tingkat prodi 7. Seketaris Program Studi kemudian menggandakan dan mendistribusikan SK Dosen Penasehat Akademik tingkat Prodi dan unit terkait, serta mengarsipkan SK untuk dokumen Program Studi. 5

6 8. Ketua Program Studi mengumumkan penetapan dosen penasehat akademik untuk masing-masing program studi sebagaimana SK Dosen Penasehat Akademik yang dikeluarkan oleh Program Studi. VI. Bagan Alir Bagan alir penetapan dosen penasehat akademik pada STT Ibnu Sina Batam Program Studi Teknik Informatika dan Industri adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan penjelasan Mulai 1 Arahan kepada BAAK untuk mendistribusikan daftar registrasi Mahasiswa baru ke program studi 1. Pembantu Ketua I 2 Pengiriman daftar Registrasi Mahasiswa Baru Ke Program Studi 2. BAAK Daftar Registrasi Mahasiswa Baru 3 6

7 Penetapan dosen penasehat akademik dan mahasiswa di Program Studi 3. Ketua Program Studi Daftar penetapan Dosen Penasehat Akademik Beserta Mahasiswa 4 Pengiriman daftar penetapan dosen penasehat akademik beserta mahasiswa 4. Ketua Program Studi 5 Pembuatan SK Dosen Penasehat Akademik tingkat program studi 5. Seketaris Program Studi Daftar penetapan Dosen Penasehat Akademik Beserta Mahasiswa 6 Penetapan & Pengesahan SK Dosen Penasehat Akademik 7 Penggadaan SK Penetapan Dosen Penasehat Akademi 6. Ketua STT 7. Seketaris Program Studi SK Dosen Penasehat Akademik SK Dosen Penasehat Akademik 8 7

8 Pengumuman dosen PA Mahasiswa Kepada Mahasiswa 8. Ketua Program Studi SK Dosen Penasehat Akademik VII. Lampiran Tidak terdapat lampiran-lampiran dalam dokumen penetapan Dosen Penasehat Akademik. 8