BeOn Hotel. Sistem Informasi Hotel. CV. Kawatama Sinergi. Komp. Taman Cihanjuang Kav. 35-A Cihanjuang Parongpong-Bandung Barat 40559

Transkripsi

1 BeOn Hotel CV. Kawatama Sinergi Komp. Taman Cihanjuang Kav. 35-A Cihanjuang Parongpong-Bandung Barat 40559

2 DAFTAR ISI PENDAHULUAN... 3 A. RINGKASAN EKSEKUTIF APLIKASI BEON HOTEL... 3 PENJELASAN TEKNIS APLIKASI... 4 A. ALUR APLIKASI DAN SKEMA INFRASTRUKTUR... 4 B. MODUL APLIKASI... 7 C. TAMPILAN ANTAR MUKA D. TAMPILAN LAPORAN BIAYA PENGADAAN A. BIAYA PERANGKAT LUNAK PENUTUP... 33

3 BAB 1 Pendahuluan A. Ringkasan Eksekutif Aplikasi BeOn Hotel Aplikasi BeOn Hotel adalah aplikasi sistem informasi hotel yang bertujuan untuk sistem reservasi perhotelan yang tersusun atas modul-modul front office dan back office untuk mempermudah dalam perencanaan, pengelolaan, dan pengaturan transaksi yang ada di dalam hotel. Aplikasi BeOn Hotel dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web, dengan bahasa pemograman bebas lisensi, sistem operasi independen serta database yang bebas lisensi juga. Berikut adalah teknologi yang digunakan dalam membangun aplikasi ini : Licence Description Programming PHP, HTML,Javascript,XML, Ajax X Open source Language Client Interface App Web Browser (IE,Mozilla,Google X Free License Chorme, dll) Server Database MySQL X Open source Client Operating System MS Windows XP / Linux / X Server Operating Linux X Open source System

4 Aplikasi BeOn Hotel ini dibangun secara modular, sehingga cakupan aplikasi dapat dilihat dari modul yang dikembangkan. Kedalaman cakupan dari setiap modul dapat terlihat dari sub modul dari setiap modul yang dikembangkan. Modul yang ada dalam aplikasi BeOn Hotel ini akan dijelaskan lebih rinci didalam Bab 2. Penjelasan Teknis Aplikasi.

5 BAB 2 Penjelasan Teknis Aplikasi A. Alur Aplikasi Dan Skema Infrastruktur (Gambar 2.1 Alur cek in )

6 (Gambar 2.2 Alur Guest In House ) (Gambar 2.3 Alur Reservation )

7 Penggunaan Aplikasi BeOn Hotel ini dapat digambarkan dengan skema infrastruktur sebagai berikut : ( Gambar 2.4 Dedicated )

8 B. Modul Aplikasi Dengan menyadari bahwa banyaknya kemungkinan perbedaan proses bisnis dan kebijakan manajemen dari setiap Hotel, sehingga setiap implementasi sistem Hotel proses kustomisasi seperti perubahan logic pemograman, layout tampilan aplikasi, maupun struktur database tidak bisa dihindari. Oleh karena itu aplikasi BeOn Hotel dibangun dengan sistem modular dimana setiap fungsi besar aplikasi dibuat didalam sebuah modul, dan kemudain modul-modul tersebut diintegrasikan satu sama lain menjadi sebuah sistem aplikasi yang terintegrasi. Keuntungan dengan menggunakan sistem modular adalah apabila terdapat perbedaan alur kerja aplikasi dari sebuah fungsi, maka pengembang hanya perlu merubah modul yang berhubungan dengan fungsi yang bersangkutan, sehingga waktu pengerjaannya bisa lebih cepat dan mengurangi resiko terjadinya error pada fungsi lain gakibat perubahan yang dilakukan. Aplikasi BeOn Hotel mempunyai beberapa fungsi besar yang digambarkan dalam setiap modul sebagai berikut : 1. Setting Modul ini mempunyai beberapa sub modul : a. User dan Hak Akses b. Setting Aplikasi c. Konfigurasi d. Konfigurasi SMS 2. Modul Master Data Modul ini mempunyai beberapa sub modul : a. Rooms Room Floor, Room Type, Room Amenities, Room Setup, Room Plan, Dll b. Payment TAX, Settlement Type, Exchange Rate, Rekening Bank, Round Off c. Wilayah

9 d. Extra Charge Group e. GRM f. Bussines Partner g. Supplier h. Property i. Employee 3. Maintenance Modul ini terdapat beberapa sub modul : a. Transaction Work Order, Item Maintenance, Item Part Maintenance b. Master Data Work Priority, Work Kategory, Work Status c. Reports Work Order, Item Maintenance, Employee to Work Order 4. Front Office a. Modul Registrasi Checkin Single Room, Checkin Multi Room, Checkin Booking b. Modul Booking (pemesanan kamar dengan jaminan) Form Booking, List Booking c. Modul Reservasi (pemesanan kamar tanpa jaminan) Form Reservasi, List Reservasi, No Show Reservasi, Cancel Reservasi, Waiting List, Retrieve, Reservation From Web d. Modul Guest in House Guest In House List, Guest List Data e. Modul Kasir Guest Receipt, House Bank, Open/Close Transaksi, Mutasi FO - BO f. Modul Koreksi - Koreksi Folio

10 Hapus Folio g. Modul Voucher h. Modul Log Book i. Modul Client j. Modul Report Guest Bill Report, Business Source Report, Cash and Credit Receipt Report, Room Inventory, Monthly Forecasting, Comission Report, Outstanding Bill, Actual Arrival - Departure 5. Back Office a. FO Report Guest Bill Report, Business Source Report, Cash and Credit Receipt Report, Room Inventory, Monthly Forecasting, Comission Report, Outstanding Bill, Actual Arrival - Departure b. HK Report Room Supplies & Amenities, Worksheet, Lost and Found Report c. FnB Report d. Piutang (A/R) List A/R, Create Invoice A/R, Payment Invoice A/R, Invoice Monitoring e. Hutang (A/P) List A/P, Payment A/P f. Pengeluaran g. Approval 6. Keuangan a. Accounting Manual Jurnal, Rekonsiliasi Bank, Receipt Voucher (Cash and Bank), Payment Voucher (Cash and Bank), Mutasi Kas Bank b. Accounting Report

11 Ledger, Trial Balance, Income Statement, Balance Sheet c. Account Payable Create Invoice A/P, Payment Invoice A/P, Manual Jurnal A/P, List A/P. d. Account Receivable Create Invoice A/R, Payment Invoice A/R, Invoice Monitoring, Ledger A/R Piutang Partner, Outstanding Bill. e. Approval Jurnal Approval Jurnal, Approval Payment. f. Night Audit Folio > 1 Bulan, Koreksi Folio, Booking. g. Credit - Debit Card Make Settlement, Voucher Settlement. h. Settlement Cash Settlement FO dan FnB. i. Master Data COA, Periode Akuntansi, Alias COA Payment / Receipt, Opening Balance 7. House Keeping a. Lost and Found Lost Information, Found Information b. Lost and Damages Lost Information, Damages Information c. Schedule and Room Schedule, Worksheet, Room Status d. Log Book e. Master Data Task, Task Assignment, House Keeping Room Status f. Reports Room Inventory, Room Supplies & Amenities, Worksheet, Lost and Found Report

12 8. Laundry a. Transaction Guest Laundry, Hotel Laundry, Non-Guest Laundry, Laundry Order Status b. Master Data Laundry Service, Laundry Item Category, Laundry Item, Return Garments In, Price Type and Tax, Laundry Item Fabric, Laundry Item Color, Laundry Item Pattern, Laundry Order Status c. Reports 9. F dan B a. POS FnB Room Services (included POS), Dine In (included POS), Delivery (included POS) b. Kasir Open / Close Transaksi, Muatasi Kas FnB - BO c. Master Data Item, Price and Tax, Item Category, Menu Category, F n B Order Status, F n B Type, F n B Table d. Log Book e. Reports Laporan Penjualan Restaurant, Laporan Penjualan Item, Menu Engineering, Void Histories 10. Warehouse Module a. Transaction Stock Stock Recieve Item, Stock Transfer Item, Stock Transfer Item (Direct Use), Stock Request b. Transaction Property Property Receive Item, Property Transfer Item, Property RequestStock Revaluation, Stock Freeze, Stock Adjustment, Property Adjustment. c. Master Data

13 Gudang, Group Item, Data Item, Satuan Item, Pabrik, Type Item, Property Item, Konversi Satuan. d. Purchasing Purchase Requisition, Purchase Approval, Purchase Order. e. Reports Kartu Stock, Mutasi Stock, Adjustment Stock, Dead Stock, Kartu Stock Persediaan, Kartu Property, Mutasi Property, Property Adjustment Report. 11. Marketing a. Business Partner Partner Group, Data Partner b. Seasons c. Voucher d. Booking & Reservasi Form Booking, List Booking, Form Reservasi, List Reservasi, Retrieve Reservation From Web e. Prospective Customers Guest Checkin, Banquet, Restaurant. f. Rooms g. Reports Room Inventory, Monthly Forecasting, Prospect Vs Dealing. 12. Add Ons Module Modul Add-Ons merupakan modul-modul tambahan yang digunakan untuk melengkapi aplikasi dalam penggunaannya. Berikut modul-modul Add-Ons yang kami sediakan: a. Message b. Chatting c. Client Aplikasi BeOnHotel menyediakan modul Client yang digunakan untuk mendapatkan informasi atau mengirim informasi dengan menggunakan . d. SMS Gateway

14 Modul SMS Gateway digunakan untuk memberikan informasi kepada pegawai ataupun kepada tamu dengan menggunakan aplikasi BeOnHotel. e. Integrated With Payment Gateway C. Tampilan Antar Muka Home Front Office

15 Message and Chatting Setting

16 GRM Kasir Pembayaran

17 Registrasi Guest In House

18 Reservasi

19 D. Tampilan Laporan

20 E. Teknologi Pendukung Aplikasi BeOn Hotel merupakan aplikasi yang berbasis web dengan ditunjang aplikasi lain sebagai berikut: - MySQL sebagai database server - PHP, Java, XML, HTML sebagai bahasa pemograman - Apache sebagai web server - Konqueror (linux) atau Firefox (windows) sebagai aplikasi client - Debian-Linux sebagai operating system server

21 BAB 3 Biaya Pengadaan A. Biaya Perangkat Lunak Biaya Pengadaan perangkat lunak aplikasi Sistem Informasi Hotel kami tawarkan dalam dua skema, yaitu : 1. Lisensi Aplikasi, dengan rincian sbb : a. Lisensi Aplikasi (one time fee) TO BE DISCUSSED b. Implementasi dan training (one time fee) TO BE DISCUSSED c. Lisensi Tahunan (update, maintenance)(yearly) TO BE DISCUSSED Untuk Lisensi Aplikasi Terbagi Menjadi 3 Paket : a. Paket Basic : Modul Front Office, House Keeping, Back Office, Setting, Master Data, AddOns b. Paket Standard : Paket Basic + Modul Warehouse, Modul FnB (beserta POS), Website, Booking Engine Website terintegrasi ke aplikasi. c. Paket Advanced : Paket Standard + Modul Keuangan, Guest Relationship Management, SMS Gateway, Integrasi dengan Payment Gateway 2. Kerjasama Operasi (Sharing), dengan rincian sbb : a. Biaya Instalasi, Implementasi dan Training TO BE DISCUSSED b. Biaya Sharing Per CheckIn/Kamar/Malam. TO BE DISCUSSED c. Biaya Bulanan TO BE DISCUSSED

22 *Total Biaya belum termasuk Pajak. Harga dapat berubah jika terdapat penyesuaian bisnis proses aplikasi diluar yang sudah disediakan. Untuk harga Implementasi dan Training asumsi di daerah DKI Jakarta dan Jawa Barat, untuk daerah lain dapat berubah disesuaikan dengan kesepakatan. Harga Lisensi dapat disesuaikan dengan kebutuhan modul-modul dari pihak Hotel. Berikut deliverable items yang kami berikan : Fase Deliverable Items Tipe Deskripsi - Mendokumentasikan semua Defining Requirements Konsultasi business process prosedur/kebijakan yang akan di terapkan - Menganalisa prosedur/kebijakan tersebut, agar dapat diakomodir dalam mapping logika aplikasi BeOn Hotel - Memberikan konsultasi/masukan dengan E maksud mempersingkat proses bisnis Process flow diagram HCD yang ada, baik di prosedur manual maupun aplikasi. - Menyepakati semua prosedur/kebijakan yang telah ditetapkan pada formal meeting, yang akan didokumentasikan dalam Minutes of Meeting dokumen. Menyimpulkan bussiness process / workflow dan bagaimana sofware akan mendukungnya Re-coding aplikasi E Kustomisasi aplikasi BeOn Hotel Development Re-design tampilan E Design ulang tampilan aplikasi, terutama

23 aplikasi perubahan logo dan nama Hotel Develop modul baru Implementation Installasi Base OS, webserver & DBserver Progress Report E SW HCD Pengembangan modul-modul baru yang belum terdapat didalam aplikasi BeOn Hotel dan dibutuhkan Installasi server untuk aplikasi intranet portal yang meliputi : - Base OS (Linux) - Web server ( Apache) - DBServer Karena software dibangun dengan menggunakan metoda modular prototyping dimana setiap modul selesai dibangun akan diadakan unit testing, maka laporan kemajuan development software dilakukan permodul. Test & Beta version software SW Beta version software akan release setelah semua modul selesai di bangun Integration Final software relese setelah semua proses Final Software SW testing untuk semua modul yang disepakati selesai dilakukan. Proses ini juga meliputi installasi software. Complete Software termasuk didalamnya Acceptance Complete Software SW source code akan di bundel kedalam bentuk Technical Documentation Manual Aplikasi HCD HCD CD. Dokumentasi teknis aplikasi berikut cara installasi Dokumentasi software meliputi : - Manual installasi software

24 - Manual penggunaan software - Training penggunaan aplikasi diberikan Training kepada end user sebagai pengguna E aplikasi - Training dilakukan untuk beberapa orang Maintenance Free maintenance yang menangani proses administrasi dan troubleshooting server Proses free maintenance dilakukan untuk menangani kerusakan yang bersifat logical error. Dan tidak menangani kerusakan yang disebabkan oleh human error atau kerusakan E hardware. Untuk skema pembiayaan KSO, maintenance akan dilakukan secara gratis selama masa kerjasama. Keterangan : HCD = Hard Copy Document SW = Software E = Event

25 BAB 4 Penutup Dalam pengelolaan manajemen hotel, dukungan teknologi informasi jelas akan sangat berarti banyak. Pada akhirnya, pemanfaatan IT dalam manajemen BeOn Hotel akan memberikan efesiensi yang signifikan, serta kepuasan kepada pelanggan ( customer satisfaction ) dalam hal ini tamu yang menggunakan jasa Hotel. Proposal ini secara eksklusif diajukan kepada pihak Hotel, Kami berharap dari proposal yang dikirimkan dapat memberikan masukan positif dalam pengembangan Sistem Informasi hotel, dan kami sangat menantikan undangan untuk mempresentasikan aplikasi BeOn Hotel ditempat Anda. Terima Kasih CV. Kawatama Sinergi