PERSYARATAN KHUSUS UNTUK LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN ANTI PENYUAPAN (LS SMAP) Komile Akreditasi Nasional

Transkripsi

1 Komite Akreditasl N9sional DPLS 28 Rev. 0 PERSYARATAN KHUSUS UNTUK LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN ANTI PENYUAPAN (LS SMAP) Komile Akreditasi Nasional National Accreditation Body of Indonesia Tel. : Fax. : sertifikasi@bsn.qo.id Website : http'myww kao.or.id

2 '.i.1can Komlte Akreditasi Nulonll Part: DPLS 28 Revision: 0 Date: 24 Me; 2017 APPROVAL PAGE Reviewed by Quality Manager Komite Akreditasi Nasional Approved by : Director for Ac editation of Certification Body Komite Akreditasi Nasional Dokumen jnj tldak dlkendalikan jlka dlunduhlunconlrotled when Downloaded

3 Persyaratan Khusus Untuk Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan (LS SMAP) 1 RUANG L1NGKUP 1.1. Dokumen ini menetapkan persyaratan dan aturan khusus yang harus dipenuhi oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan (LS SMAP) yang menginginkan untuk diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dalam melakukan kegiatan Sertifikasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP), selain mengacu ke persyaratan SNI ISO/lEe : Skema akreditasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan tidak memiliki ruang lingkup untuk sektor tertentu Sistem Manajemen Anti Penyuapan dapat berdiri sendiri dan/atau terintegrasi dengan sistem manajemen yang lain (misal SNI ISO 9001, SNI ISO 14001, SNI ISO/lEe dan ISO 19600) dan standar manajemen (misal SNI ISO dan SNI ISO 31000) Sertifikasi SMAP merupakan kegiatan penilaian kesesuaian pihak ketiga. Lembaga yang melaksanakan kegiatan ini selanjutnya disebut sebagai Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan (LS SMAP). 2 ACUAN NORMATIF - SNI ISO 17000:2009 Peni/aian kesesuaian - Kosakata dan prinsip umum SNI ISO/lEe :2015 Peni/aian kesesuaian - Persyaratan /embaga penye/enggara audit dan sertifikasi sistem manajemen SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan - Persyaratan dengan PanduanPenggunaan - ISO/lEe TS :2016 Conformity Assessment - Requirement for bodies providing audit and audit certification of management systems part 9 Competence requirements for auditing and certification anti-bribery management systems 3 ISTILAH DAN DEFINISI Istilah dan definisi yang digunakan dalam dokumen ini merujuk pada: SNI ISO 17000:2009 Peni/aian kesesuaian - Kosakata dan prinsip umum SNI ISO/IEe :2015 Peni/aian kesesuaian - Persyaratan /embaga penye/enggara audit dan sertifikasi sistem manajemen SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan - Panduan Penggunaan. Persyaratan dengan Dokumen Inl tjdak dlkendallkan Jlka dlunduhluncontro/led when Downloaded 3 dar; 10

4 4 PRINSIP 4.1 Umum 4.2 Ketidakberpihakan 4.3 Kompetensi Kompetensi personel LS SMAP harus memiliki pemahaman SMAP dan juga memiliki kompetensi teknis yang disyaratkan dan regulasi terkait. 4.4 Tanggung jawab Standar SMAP mensyaratkan organisasi harus memenuhi peraturan perundangundangan terkait anti penyuapan maupun peraturan lainnya. Konsistensi penerapan dan evaluasi pemenuhan peraturan perundangan merupakan tanggung jawab organisasi LS SMAP harus memverifikasi bahwa organisasi telah mengevaluasi pemenuhan terhadap peraturan perundangan terkait anti penyuapan LS SMAP harus memenuhi kewajiban untuk melaporkan/memberikan setiap informasi, jika dipersyaratkan oleh regulasi dan/atau diminta oleh otoritas/pihak yang berwenang, 4.5 Keterbukaan 4.6 Kerahasiaan 4.7 Cepat tanggap terhadap keluhan 4.8 Pendekatan berbasis risiko 5 PERSYARATAN UMUM 5.1 Kontrak dan tanggung jawab hukum LS SMAP dan klien harus memiliki perjanjian untuk mematuhi semua regulasi pemerintah yang berlaku sesuai dengan lingkup sertifikasi yang diajukan. 5.2 Manajemen ketidakberpihakan Dokumen Inl tldak dlkendallkan jlka dlunduhlunconrrolled when Downloaded 4 dari 10

5 5.3 Pertanggunggugatan dan keuangan 6 PERSYARATAN STRUKTUR LS SMAP sebaiknya memiliki fungsi kepatuhan terkait anti penyuapan. 7 PERSYARATAN SUMBER DAYA 7.1 Kompetensi personel L5 SMAP harus menetapkan kriteria kompetensi personel untuk seluruh fungsi sertifikasi mengacu kepada SNI ISO/lEe :2015 Annex A dan ISO/lEe TS :2016 klausul LS SMAP harus memiliki proses untuk memastikan personel untuk seluruh fungsi sertifikasi memiliki kompetensi yang relevan berdasarkan lingkup yang dioperasikan, serta memahami teknik audit dan sistem manajemen anti penyuapan LS SMAP mensyaratkan personel untuk mematuhi kebijakan anti penyuapan dan mempunyai hak mendisiplinkan personel ketika ada ketidakpatuhan 7.2 Personel yang terlibat dalam sertifikasi LS SMAP harus menetapkan kriteria kompetensi personel yang terlibat dalam sertifikasi seperti pengkaji permohonan, tim audit, pengkaji laporan audit dan pengambil keputusan mengacu kepada SNI ISO/lEe :2015 Annex A dan ISO/lEe TS :2016 klausul 5 dan Tim audit yang terlibat untuk melakukan sertifikasi dapat terdiri dari Ketua dan anggota yang merupakan auditor atau tenaga ahli sesuai dengan lingkup dan kompleksitasnya. Komposisi tim mencakup personel yang memiliki latar belakang kompetensi audit di bidang hukum dan keuangan 7.3 Penggunaan auditor eksternal dan tenaga ahli eksternal individual 7.4 Rekaman personel 7.5 Alih Daya 8 Persyaratan informasi 8.1. Informasi publik L5 SMAP, perlu mempertimbangkan pemenuhan regulasi tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dokumen Inl tldak dlkendallkan jlka dlunduhluncontrolled when Downloaded 5 dari 10

6 8.2. Dokumen sertifikasi 8.3. Direktori klien tersertifikasi 8.4. Acuan sertifikasi dan penggunaan tanda 8.5. Kerahasiaan 9 PERSYARATAN PROSES 9.1 Kegiatan Pra Sertifikasi Penetapan waktu audit SMAP dilakukan berdasarkan IAF MD 5 Determination ofaudit 77me of Quality and Enviromental Management Systems. (menggunakan EMS untuk kategori low risk) Penerapan SMAP tidak menerapkan sertifikasi multi lokasi Pelaksanaan audit terintegrasi SMAP dilakukan berdasarkan IAF MD 11 The Applicaton ofiso/lee for Audit ofintegrated Management Systems 9.2 Perencanaan Audit LS SMAP menggunakan dokumen standar SNI/ISO 37001:2016 dan peraturan perundangan terkait anti penyuapan (lihat lampiran 2) dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi. 9.3 Audit sertifikasi awal 9.4 Pelaksanaan audit 9.5 Keputusan sertifikasi 9.6 Pemeliharaan sertifikasi 9.7 Banding 9.8 Keluhan Tidak ada persyaratan tambahan dari SNl ISO/lEe :2015. Dokumen Inl tldak dlkendallkan Jlka dlunduhluncontrol/ed when Downloaded 6 dari 10

7 9.9 Rekaman klien 10 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN Manajemen LS SMAP mempunyai komitmen terhadap anti penyuapan di dalam melakukan jasa sertifikasi serta melakukan pengendalian risiko penyuapan. Dalam pelaksanaan audit internal dan kaji ulang manajemen harus mencakup tentang penerapan pengendalian anti penyuapan. 11. PENYAKSIAN ASESMEN (WITNESSING) Untuk memperoleh akreditasi awal, tidak diwajibkan ada penyaksian asesmen (witness) terhadap unjuk kerja auditor LS SMAP. Penyaksian asesmen dapat dilakukan pada klien pertama setelah diberikan akreditasi awal. Dokumen Inl tldak dlkendallkan Jlka dlunduhlunconfrolled when Downloaded 7 dari 10

8 Lampiran 1 (Normatif) Persyaratan kompetensi personel LS SMAP Tabel A.l memberikan gambaran tentang pengetahuan yang diperlukan untuk audit dan sertifikasi SMAP namun bersifat informatif karena hanya mengidentifikasi bidang pengetahuan untuk fungsi-fungsi sertifikasi tertentu. Persyaratan kompetensi untuk setiap fungsi dinyatakan dalam Klausul 4, 5 dan 6 dan Tabel A.l memberikan referensi untuk persyaratan spesifik. Tabel A.l- Pengetahuan untuk aud"it dan sertl "fik I asi " S MAP Pengetahuan Fungsi Sertifikasi Melakukan tinjauan Meninjau laporan Tim Audit permohonan untuk audit dan membuat menentukan keputusan sertifikasi kompetensi tim audit yang diperlukan, memilih anggota tim audit, dan menentukan waktu audit Umum: memahami persyaratan SNI ISO dan hubungan antara persyaratan, serta pengetahuan SMAP yang dijelaskan dalam 5.2 samoai 5.8 Konsep Penyuapan: pengetahuan tentang konsep penyuapan - Pengetahuan tentang risiko penyuapan - Pengetahuan tentang skenario penyuapan - pengetahuan tentang titik rawan penyuapan - pengetahuan tentang kontrol yang digunakan untuk mencegah, mendeteksi dan menanggapi penyuapan dan konsekuensi dari kontrol ya ng tida k memadai atau hila no. Konteks organisasi Hukum, regulasi dan N/ A N/ A 5.4 persyaratan Lainnya Penilaian risiko N/A N/A 5.5 penyuapan dan uji kelayakan Risiko penyuapan N/ A N/A 5.6 Dokumen Inl tldak dlkendallkan Jlka dlunduhluncontrotled when Downloaded 8 dari 10

9 Pengetahuan Anti Pengendalian penyuapan Sistem Manajemen Anti- Penyuapan (SMAP) Melakukan tinjauan permohonan untuk menentukan kompetensi tim audit yang diperlukan, memilih anggota tim audit, dan menentukan waktu audit Fungsi Sertifikasi Meninjau laporan audit dan membuat keputusan sertifikasi Tim Audit N/A N/A 5.7 N/A N/A 5.8 Dokumen Inl tldak dlkendallkan jlka dlunduh/unconfrolled when Downloaded 9 dar; 10

10 Lampiran 2 (Informatif) Regulasi dan standar acuan lainnya No Peraturan terkait 1 Undang-Undang No.3 Tahun Undang-Undang No. 28 Tahun Undang-Undang No. 31 Tahun 1999 Keteranqan Pemberantasan l1ndak Pidana Korupsi Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan N~tisme Pemberantasan l1ndak Pidana Korupsi 4 PP No 71 Tahun 2000 Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan l1ndak Pidana Korupsi 5 Undang-Undang No.20 Tahun Undang-Undang No. 15 Tahun Undang-Undang No. 30 Tahun Peraturan Mahkamah Agung No. 13 Tahun Undang-Undang NO.8 Tahun 1981 Perubahan Atas Undang-Undnag Nomor 31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan l1ndak Pidana Korupsi l1ndak Pidana Pencucian Uang Komisi Pemberantasan l1ndak Pidana Korupsi Tata cara Penanganan Perkara l1ndak Pidana oleh Koorporasi Hukum Acara Pidana Dokumen Inl tldak dlkendallkan Jlka dlunduhluncontrolled when Downloaded!0 dari 10