Struktur Organisasi. 1. Organisasi Fungsional 2. Organisasi Projectized 3. Organisasi Matriks

Transkripsi

1 Monitoring Proyek

2 Struktur Organisasi 1. Organisasi Fungsional 2. Organisasi Projectized 3. Organisasi Matriks

3 Organisasi Fungsional anggota staf di kelompokkan berdasarkan spesialisasi atau fungsinya

4 Organisasi Projectized Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek

5 Organisasi Matriks Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator atau yang membelanjakan untuk proyek Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan pembiayaan proyek Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari organisasi projectized dan PM punya waktu tak terbatas dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek yang full-time

6 Organisasi Weak Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

7 Organisasi Balanced Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

8 Organisasi Strong Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

9 Struktur Organisasi mempengaruhi proyek Karakteristik Proyek Tipe Organisasi Wewenang Manajer Proyek Persentase personel yang ditunjuk organisasi untuk berkerja dalam proyek secara full-time Fungsional Kecil atau Tidak ada Senyatanya tidak ada Matrik Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix Terbatas Sedikit s/d Moderat Moderat s/d Besar Projectized Besar s/d Hampir total 0-25% 15-60% 50-95% % Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time Nama yang sesuai dengan Peran Manajer Proyek Staff Administrasi Manajemen Proyek Koordinator Proyek/Project Leader Koordinator Proyek/Project Leader Manajer Proyek/Project officer Manajer Proyek/Manajer Program Manajer Proyek/Manajer Program Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time

10 Diskusi Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada kasus-kasus berikut Fungsional Matriks Projectized

11 Case 1 We re looking for someone who can work with our development manager to deliver our products on time. We have a good programming team; they just need a little encouragement to meet their deadlines. You ll be expected to keep really good status meeting notes. If you run into any trouble with the team, just kick it back to the Development Manager, and she ll address the problem Fungsional

12 Case 2 We need someone who can manage the whole effort, start to finish. You ll need to work with the client to establish goals, choose the team, estimate time and cost, manage and track all of your decisions, and make sure you keep everybody in the loop on what s going on. We expect the project to last six months Projectized

13 Case 3 We have a project coming up that s needed by our customer service team. The project is a real technical challenge for us, so we ve assembled a team of topnotch programmers to come up with a good solution. We need a project manager to work with the programming manager on this one. You would be responsible for the schedule, the budget, and managing the deliverables. The programming manager would have the personnel responsibilities Matriks

14 Case 4 Most of the work you ll be doing is contract work. You ll put together three different teams of software engineers, and you ll need to make sure that they build everything our customer needs. And don t forget: you ve got to stay within budget, and it s got to be done on time! It s a big job, and it s your neck on the line if things go wrong. Can you handle that? Projectized

15 Project Management Office (PMO) Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized), PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer dan tingkat chief executive, atau kata lain manajer dari manajer proyek Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer proyek tertentu

16 Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle) Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai akhir proyek Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya

17 Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek

18 Standar Manajemen Proyek PRINCE 2 StepWise PMBOK Microsoft Solution Framework (MSF)

19 Kerangka Kerja Manajemen Proyek

20 Stakeholder Proyek Stakeholder adalah individu atau organisasi yang aktif terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau eksekusi proyek Stakeholder meliputi: Manajer Proyek Pelanggan/pengguna Organisasi Pelaksana Anggota tim proyek Tim manajemen proyek Sponsor Influencer (orang-orang yang berpengaruh) Kantor manajemen proyek

21 9 Area Pengetahuan (9 Knowledge Area) Knowledge areas describe the key competencies that project managers must develop 4 core knowledge areas lead to specific project objectives (scope, time, cost, and quality) 4 facilitating knowledge areas are the means through which the project objectives are achieved (human resources, communication, risk, and procurement management) 1 knowledge area (project integration management) affects and is affected by all of the other knowledge areas

22 Teknik dan sarana manajemen proyek Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek Beberapa contoh yang spesifik seperti Project Charter dan template WBS (scope) Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT (time) Cost estimates dan earned value management/analisis performance proyek (cost)

23 Tahapan Manajemen Proyek Proses inisialisasi (Initiating process) Proses perencanaan (Planning process) Proses eksekusi (Executing process) Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and controlling process) Proses penutupan (Closing process)

24 Interaksi Antar Kelompok Proses

25 Overlapping kelompok proses

26 Hubungan antara kelompok proses dengan area pengetahuan

27 Proses Inisiasi (Project Initiation) Memberikan gambaran global suatu proyek Tujuan: Menunjuk atau menetapkan manajer proyek Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi stakeholder Menentukan kriteria keberhasilan proyek Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi, dan batasan proyek Output berupa project charter

28 Proses Perencanaan (Project Planning) Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses inisiasi Tujuan: Mendefinisikan ruang lingkup proyek Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek Menentukan dana yang dibutuhkan proyek Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk pelaksanaan proyek Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek

29 Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project Execution) Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah didokumetasikan Tujuan: Merealisasikan perencanaan proyek Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkan sumber daya yang ada Merealisasikan perubahan perencanaan proyek

30 Proses Pengontrolan (Project Controlling) Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai dengan yang telah ditentukan Tujuan: Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan target yang telah ditentukan Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal

31 Proses Penutupan (Project Closure) Memberikan laporan hasil yang diperoleh dari aktivitas-aktivitas proyek yang sudah dilaksanakan Tujuan: Mengakhiri proyek dengan semua yang terlibat secara formal Mengakhiri penugasan anggota tim proyek

32 15 Pekerjaan pada Manajemen Proyek 1. Menentukan lingkup proyek 2. Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur pengembangan 3. Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown Structures WBS) 4. Mengestimasi kebutuhan waktu 5. Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek 6. Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran 7. Mengevaluasi kebutuhan proyek 8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko 9. Menyiapkan rencana kontigensi 10. Mengidentifikasi ketergantungan 11. Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical 12. Berpartisipasi dalam review tahapan proyek 13. Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan 14. Mengelola proses pengontrolan perubahan 15. Melaporkan status proyek

33 Skill Manajer Proyek yang Diusulkan Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing, executing, controlling the project Ketrampilan interpersonal: mengatur atau mengelola hubungan antar personal, termasuk: Komunikasi yang efektif: tukar-menukar informasi Berpengaruh di organisasi: berkemampuan untuk menyelesaikan segala sesuatu Kepemimpinan: pengembangan visi, strategi dan memotivasi orang-orang untuk mencapai visi dan strategis tersebut Motivator: memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang untuk berubah. Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang lain untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai kesepakatan Problem solving: sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah, pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan keputusan

34 Karakteristik Utama dari Manajer Proyek yang Efektif dan yang Tidak Efektif MP yang Efektif Kepemimpinan berdasar contoh Visionary Secara teknis trampil Bisa memutuskan pada saat yang tepat Baik dalam berkomunikasi Motivator yang ulung Berani menghadapi manajemen yang lebih tinggi ketika diperlukan Mendukung anggota tim Mendorong idea baru MP yang Tidak Efektif Mengambil contoh yang salah Tidak yakin dengan dirinya sendiri Kurang keahlian teknis Jelek dalam berkomunikasi Tidak mampu memotivasi *MP : Manajer Proyek

35 Latihan Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-masing tahapan proyek 1. Penutupan proyek 2. Mengidentifikasi resiko 3. Mengidentifikasi stakeholder 4. Kontrol ruang lingkup 5. Mendistribusikan informasi 6. Memperkirakan durasi aktivitas 7. Memonitor dan mengontrol pekerjaan proyek 8. Mendefinisikan kualitas proyek 9. Mengontrol jadwal 10. Pembuatan project charter 11. Pembuatan dokumen project management plan 12. Mengarahkan dan mengatur pelaksanaan proyek Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan

36 Referensi Manajemen Proyek Sistem Informasi, Rudy Tantra, 2012 Konteks MANAJEMEN PROYEK - RIZKA HADIWIYANTI, SKom,MKom,MBA