3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Transkripsi

1 Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone/WA: PIN BB: 29543EC4 Website: yogya.ac.id 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 1

2 Mahasiswa mengetahui dan memahami tahap- tahap manajemen proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 2

3 Project Initiation Project Planning Project Executing Project Controlling Project Closing/Closure 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 3

4 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 4

5 Definisi proyek à gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan, meliputi: Ruang lingkup proyek Tujuan proyek Waktu pengerjaan proyek Biaya proyek Informasi umum lainnya Inisiasi proyek (dokumen definisi proyek) akan dijadikan sebagai bahan, pegangan, dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 5

6 1. Menentukan tujuan proyek secara rinci 2. Mengidentifikasi faktor- faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek 3. Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi, serta batasan- batasan proyek sebagai acuan dalam membuat dokumen perencanaan menajemen proyek. 4. Menentukan kriteria keberhasilan proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 6

7 Pemilik proyek memberi penugasan kepada manajer dan tim proyek Manajer dan tim proyek secara bersama- sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek Definisi proyek yang telah dibuat dan disetujui, akan dijadikan acuan/landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 7

8 Pelaksana: manajer dan tim proyek Project team assignment sebagai input dalam project initiation berupa dokumen yang telah disetujui oleh pemilik proyek Surat perintah kerja Atau surat keterangan lainnya. Intinya dokumen tersebut memberi wewenang/kuasa kepada manajer dan tim proyek untuk melaksanakan proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 8

9 Intinya à deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Dokumen perencanaan proyek secara umum berisi 9 area pembahasan manajemen proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 9

10 1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek 2. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek 3. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek 4. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek 5. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek. 6. Mengidentifikasi risiko- risiko proyek dan menentukan tindakan pelanggulannya 7. Membuat perencanaan komunikasi selaman pelaksanaan proyek 8. Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 10

11 Manajer dan tim proyek bersama- sama mempelajari kembali definisi proyek Membuat perencanaan manajemen proyek berdasarkan definisi proyek yang telah dibuat. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa perencanaan manajemen proyek tersebut akan dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 11

12 Pelaksana: manajer dan tim proyek Setiap perubahan harus melalui prosedur kontrol perubahan Perubahan yang mempengaruhi scope, jadwal dan biaya harus dilaporkan oleh manajer proyek, serta harus diketahui oleh pemilik proyek dan disetuhui oleh pihak manajemen perusahaan. Manajer proyek bertanggung jawab penuh untuk memelihara, merevisi dan mengomunikasikan project management plan secara berkala Manajer proyek harus memonitor, mengontrol dan melaporkan status proyek kepada pemilik proyek Manajer proyek harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang masing- masing personil tim proyek Manajer, tim, dan pemilik proyek harus menentukan prosedur kontrol perubahan yang akan digunakan dalam proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 12

13 Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalam project management plan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 13

14 1. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek 2. Mengoordinasikan dan mengoptimalkan kinerja tim proyek, serta pemanfaatan sumber daya non- personil 3. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 14

15 Manajer dan tim proyek membentuk kerja sama tim selama proyek berlangsung à team building Manajer dan tim proyek malaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam project management plan Membuat laporan pelaksanaan proyek Mendapatkan persetujuan untuk setiap fase pekerjaan proyek yang telah diselesaikan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 15

16 Pelaksana: manajer dan tim proyek Semua tim proyek bertanggung jawab terhadap aktivitas team building Tim proyek berkewajiban melaksanakan tugas sesuai dengan yang tertuang dalam projet management plan Setiap fase harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang (manajer dan pemilik proyek) 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 16

17 Pengontrolan terhadap kegiatan atau aktiitas- aktivitas suatu proyek. Kontrol? Kesesuaian dengan project management plan Jika belum sesuai, tidakan apa yang perlu dilakukan agar sesuai. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 17

18 1. Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sudah sesuai dengan target yang telah ditentukan 2. Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal 3. Diharapkan adanya masukan apakah project management plan perlu di- update atau tidak. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 18

19 Kontrol terhadap time, scope, and quality Membandingkan rencana jadwal, lingkup, dan kualitas terhadap actual progress à form activity tracking table Kontrol terhadap biaya *) Buat laporan status dan kemajuan proyek à form project progress report Bila diperlukan perubahan, lakukan re- planning Bila tidak, lanjutkan ke proses/tahap berikutnya. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 19

20 *) Kontrol terhadap biaya Menentukan actual expenditure: biaya yang telah dikeluarkan dari awal dimulai proyek hingga saat ini Membandingkan actual expenditure dengan rencana anggaran Menentukan estimate to complete: biaya dan waktu dari saat ini sampai dengan selesainya proyek Estimate at completion = actual expenditure + estimate to complete (form estimate cost at completion) 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 20

21 Pelaksana: user, manajer, tim, dan pemilik proyek. Pemilik proyek harus memastikan project controlling berjalan sebagaimana mestinya. Manajer proyek harus memonitor kemajuan dan status proyek, serta melaporkan kepada pemilik proyek secara berkala. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 21

22 Merupakan akhir dari suatu proyek. Intinya à pelaporan tentang hasil- hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas- aktivitas proyek yang telah dilaksanakan. Tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah dipenuhi. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 22

23 1. Secara formal mengakhiri proyek denga semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek. 2. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 23

24 Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa: Laporan pelaksanaan pekerjaan Laporan penyelesaian pekerjaan Laporan serah terima pekerjaan Pembubaran tim proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 24

25 Manajer proyek harus memastikan bahwa penutupan proyek telah dilakukan sebagaimana mestinya sebelum pembubaran tim proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 25

26 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 26

27 Tentukan scope (ruang lingkup) proyek yang akan dikerjakan mengacu pada format dokumen inisiasi proyek! Tugas dikumpulkan via paling lambat hari selasa, 5 April 2016 jam waktu bagian . Subject: Inisiasi Proyek Filename: 20152_ManPro_IP_Prodi_kelas_NIM_Nama.pdf 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 27