SISTEM INFORMASI APOTEK (SIAP)

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI APOTEK (SIAP) Abstrak Latar Belakang - Apotek merupakan pelayanan produk dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan customer. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian. Aplikasi Sistem Informasi Apotek merupakan suatu sistem informasi yang dibuat untuk memudahkan dalam penyampaian informasi mengenai apotek secara meluas, menggunakan microsoft Access yang merupakan perangkat lunak pengolah basis data atau yang disebut sebagai mesin basis data atau database engine didalam penggunaannya dianggap paling mudah. Masalah 1). Alur proses yang sangat menyita waktu bagi customer apalagi jika customer tersebut hanya mempunyai waktu yang sangat terbatas dalam memperoleh suatu barang/ obat, 2). Kecepatan dalam melayani para konsumen masih kurang, 3). Daftar Racikan obat yang masih manual dan 4). Sistem laporan tentang stok obat atau bahan racikan obat serta pembelian obat kebanyakan belum terlaksana atau tidak tepat waktu/ masih manual. Tujuan - Membangun Sistem Informasi Apotek yang masih menggunakan sistem manual dalam operasional apotek untuk memberikan pelayanan efektif bagi customer, Menciptakan manajemen komputerisasi yang hemat waktu demi perkembangan apotek dan mempermudah dan mempercepat proses pelayanan secara efesien yang tentunya dengan teliti dan tetap hati-hati, sehingga diharapkan kepada para pasien/ konsumen merasa sangat puas dengan pelayanan yang diberikan serta sistem pelaporan yang sangat mudah bagi karyawan apotek untuk mempertanggung jawabkan kepada manajer. Kata Kunci: SIAP, Masalah, dan Tujuan yang dicapai. LATAR BELAKANG Dengan adanya perkembangan teknologi dan era globalisasi yang tengah bergulir, banyak sekali lahan bisnis dan pekerjaan baru bermunculan. Sebagian dari bisnis dan pekerjaan ini membutuhkan mobilitas yang sangat tinggi dari para pelaku bisnisnya meliputi manajer proyek, line manager perusahaan, karyawan dan juga pelanggan. Apotek merupakan pelayanan produk dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan pasien. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian. Aplikasi Sistem Informasi Apotek merupakan suatu sistem informasi yang dibuat untuk memudahkan dalam penyampaian informasi mengenai apotek secara meluas, menggunakan microsoft Access yang merupakan perangkat lunak pengolah basis data atau yang disebut sebagai mesin basis data atau database engine didalam penggunaannya dianggap paling mudah. Keuntungan yang dapat dirasakan dari aplikasi ini yaitu dapat memberikan informasi tentang apotek sehingga memudahkan untuk maintenance dan akan membantu top manajemen untuk mengambil keputusan bagi 1

2 perusahaan, mulai dari stok obat, stok bahan racikan, pembelian dan penjualan dan dengan adanya aplikasi ini efisiensi waktu dapat ditingkatkan. Hal ini dapat tercapai karena masing-masing peserta yaitu: 1. Manajer, baik perorangan maupun sebuah tim, dapat membuat perencanaan tentang ketersediaan stock obat dan permintaan pada supplier. 2. Karyawan, dapat memperoleh penugasan pekerjaan dan dapat memeriksa tugasnya dengan teliti kapan saja, serta dapat melaporkan perkembangan pekerjaan yang dilakukannya kepada pihak manajer, umumnya adalah berupa persentase kemajuan (progress) 3. Stakeholder, siapapun baik perorangan maupun organisasi yang berkepentingan, dapat membantu dan memperoleh informasi tentang jalannya apotek. 4. Kerja sama, seperti perusahaan obat-obatan dapat melakukan kebijakan terhadap pelanggan yang lebih banyak memakai sebagai contoh karena lebih sering memakai obat (salah satu perusahaan farmasi) diberikan harga yang lebih murah atau dengan tanda terima kasih berbentuk hadiah dll. Tujuan Tugas Akhir Tujuan tugas akhir ini adalah membuat aplikasi sistem penunjang keputusan pada sistem informasi apotek khususnya pada penyampaian laporan tentang obat-obatan dengan dilengkapi chartdata agar dapat lebih mudah dalam pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang memerlukan untuk kemajuan jalannya apotek. Perumusan Pemasalahan Permasalahan dari beberapa apotek yang pernah kami jumpai adalah sbb: 1. Alur proses yang sangat menyita waktu bagi customer 2. Kecepatan dalam melayani para konsumen masih kurang. 3. Racikan obat yang masih manual (daftar racikan obat atau bahan racikan) 4. Sistem laporan tentang stok obat atau bahan racikan obat serta pembelian obat kebanyakan belum terlaksana atau tidak tepat waktu/ masih manual. 5. Pengambilan keputusan sulit karena hanya berdasarkan perkiraan karena data yang kurang lengkap. Batasan Masalah Kegiatan apotek merupakan sebuah kegiatan yang cukup luas dan sangat kompleks. Dalam tugas akhir ini, semua permasalahan dapat dibuat namun lebih difokuskan pada Bagaimana membangun sebuah sistem yang sekaligus dilengkapi dengan chartdata sebagai laporan seperti: dalam penjulan obat dan pembelian obat sebagai penunjang keputusan agar lebih mudah dalam perencanaan bagi manajer dan pengambilan keputusan bagi pimpinan serta memuaskan bagi semua pihak. Manfaat Tugas Akhir Adapun manfaat yang dapat diambil yaitu: Dengan adanya sistem pelaporan dengan menggunakan chartdata sebagai sistem penunjang keputusan akan dapat membantu dan memberi nilai tambah bagi para pelaksana apotek, dan lebih mudah dan cepat dalam proses laporan kepada pimpinan dengan data yang lengkap dan terpercaya Bagi pimpinan, Pelaporan data akan lebih akurat dapat membantu mempermudah pengambilan keputusan sehingga memuaskan bagi pihak-pihak yang terkait. LANDASAN TEORI Basis Data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 2

3 Tabel Stock obat 1. Kode obat varchar Type Obat Varchar Nama Obat Varchar Group varchar Harga Jual Money 10 Tabel Stock bahan obat 1. Kode bahan varchar Type bahan Varchar Nama bahan Varchar Group varchar Harga Jual Money 10 Tabel Penjualan Obat 1. No. Transaksi varchar Kode Customer Varchar Nama Customer Varchar Alamat Customer Varchar Tgl_penjualan Date Kode Dokter Varchar Nama Dokter Varchar Alamat Dokter Varchar Kode Obat Varchar Type Obat Varchar Nama Obat Varchar Group Obat Varchar Qty Number Total harga Jual Money 10 Tabel pembelian obat No Field Name Data Type Length 1. No. Transaksi varchar Kode Obat varchar Type Obat Varchar Nama Obat Varchar Group Obat Varchar Total harga Beli Money Tgl_pembelian Date Kode supplier Varchar Nama supplier Varchar Alamat supplier Varchar 100 Tabel Supplier 1. Kode Supplier Varchar Nama supplier Varchar 50 3 Alamat supplier Varchar 100 Tabel data Customer 1. Kode customer Varchar Nama customer Varchar 50 3 Alamat customer Varchar 100 Tabel data Dokter 1. Kode Dokter Varchar Nama Dokter Varchar 50 3 Alamat Dokter Varchar 100 3

4 Sistem Flow - saat ini (Manual) dengan lebih sistematis menggunakan Diagram Entity Relationship (Diagram E-R). Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian: angka 1 dan 1 untuk relasi satu - ke - satu (one to one), angka 1 dan N untuk relasi satu ke banyak (one to many), angka N dan N untuk relasi banyak ke banyak (many to many). Sistem Flow - diusulkan (terkomputerisasi) Entity Relationship Diagram / ERD adalah hubungan antara berbagai tabel dalam sistem basis. Model Entity- Relation yang berisi komponen-komponen himpunan Entitas dan himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang perepresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat digambarkan IMPLEMENTASI Implementasi sistem menjelaskan tentang hasil perancangan program pada suatu sistem. Perancangan Sistem Penunjang Keputusan pada Sistem Informasi Apotek (SPK pada SIAP) dimulai dengan menu verifikasi user, masuk pada Menu Utama kemudian langsung pada laporan yaitu Laporan Stock Obat, Stock Bahan Racikan obat, Pembelian obat, Penunjang keputusan berupa grafik pada pembelian obat menurut berapa kali pembelian obat tersebut, Penjualan obat, Penunjang keputusan berupa grafik pada penjualan obat menurut berapa kali penjualan obat tersebut, Nama Supplier, customer dan Nama Dokter. Menu Verifikasi User Sistem Informasi Apotek/ SIAP pada halaman pertama disambut dengan menu Verifikasi user yang berfungsi untuk membedakan petugas yang berhak (yang diberi tugas) masuk ke dalam sistem untuk mencari, mengedit dan menginput data. Perbedaan akan terlihat pada petugas Administrasi dan user operator biasa, misalnya operator hanya bisa melihat dan menginput data, tetapi tidak bisa mengedit data. Lain halnya dengan petugas Administrasi yang dapat 4

5 melakukan editing data jika diminta oleh pihak atasan karena terjadi kesalahan dalam input data Laporan data Stock Obat Laporan ini berfungsi untuk memberikan laporan informasi tentang berbagai macam obat yang terdapat dalam apotek saat ini. Menu utama Untuk melakukan input/ Entry data, laporan dan menutup program adalah merupakan menu utama yang merupakan menu tampilan depan pada Sistem Informasi Apotek/ SIAP. Menu Laporan Sebagai batasan masalah maka menu dari informasi Apotek langsung pada Menu laporan. Menu laporan merupakan menu yang dapat menampilkan semua jenis laporan yang terdapat pada sistem informasi Apotek. Menu laporan ini akan memberikan informasi tentang laporan data obat, obat resep, pembelian obat, penjualan obat, data supplier, data customer dan data Dokter. Laporan ini dihasilkan untuk memberikan gambaran informasi tentang pengambilan keputusan oleh atasan. Laporan data resep/ Bahan Racikan Laporan obat resep merupakan laporan yang memberikan informasi tentang data bahan racikan obat yang menggunakan resep yang berasal dari customer dan informasi tentang racikan obat. Laporan pembelian obat Laporan yang menampilkan data obat yang telah masuk dalam apotek, agar mudah didata dan diketahui jumlah stock obat tersebut. 5

6 Grafik Laporan Pembelian Obat Grafik ini merupakan penunjang keputusan pada Laporan pembelian obat. Grafik akan berubah sebanyak pembelian obat dilakukan oleh pihak apotek. Laporan daftar nama Supplier Laporan ini berfungsi untuk memberi kan informasi tentang nama Supplier. Laporan Penjualan obat Laporan yang menampilkan data obat yang telah keluar dalam apotek, agar dapat dihitung dan diketahui jumlah stock obat dalam apotek. Laporan daftar nama Customer Laporan ini berfungsi untuk memberikan informasi tentang nama customer. Grafik penunjang keputusan pada laporan penjualan obat Grafik ini merupakan penunjang keputusan pada Laporan penjualan obat. Grafik akan berubah sebanyak penjualan obat. Laporan daftar nama Dokter Laporan ini berfungsi untuk memberikan informasi tentang nama Dokter yang telah memberikan resep. 6

7 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Pendukung Keputusan pada sistem informasi Apotek, yaitu: 1. Telah dibuat skripsi dengan judul Sistem Pendukung Keputusan pada Sistem Informasi Apotek/ SIAP sesuai dengan batasan masalah. 2. Proteksi yang dibuat pada sistem dalam bentuk password untuk menjamin keamanan dalam pemakaian program 3. Laporan akan dihasilkan secara otomatis setelah penginputan data dilakukan oleh user sehingga bagian kantor mendapatkan informasi yang dibutuhkan 4. Adanya fasilitas pencarian data memudahkan untuk menemukan data yang diperlukan dengan cepat. 5. Adanya grafik sebagai pendukung keputusan yang memudahkan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan Saran Dalam pembuatan sistem ini ada beberapa saran untuk pengembangan sistem informasi ini antara lain: 1. Perlu dikembangkan secara detail tentang data racikan obat dan stock obat sehingga dapat dihasilkan data obat dan bahan racikan yang diperlukan. 2. Untuk informasi laporan berupa grafik analisa tentang pembelian ataupun penjualan obat lebih dikembangkan agar data lebih mudah dibaca sehingga informasi tentang obat akan lebih mudah bagi atasan dalam pengambilan keputusan secara bijaksana. DAFTAR PUSTAKA 1. Jogiyanto H.M., dr. M.B.A., Akt. Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2, konsep dasar dan komponen. Yogyakarta Adi Nugroho, ST, MMSI, Informatika Bandung. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. 3. Husni Iskandar, Pohan. Pengantar Perancangan Sistem. 4. Drs. H. Syamsuni, Apt. Farmasetika Dasar dan Hitungan Farmasi. Jakarta Abdul Kadir. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta Al-bahra Bin Ladjamuddin B, Graha Ilmu. Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya. Graha Ilmu Tangerang Aplikasi Sain dan Teknik dengan Visual Basic ====XXX000XXX==== 7