JURNAL SKRIPSI. Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U Budiyah Indonesia

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC PADA BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (BKPP) PROVINSI ACEH JURNAL SKRIPSI Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U Budiyah Indonesia Oleh Nama : Muttaqin Nim : PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U BUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH 2013

2 LEMBAR PERSETUJUAN Jurnal Skripsi ini telah disetujui pada tanggal 18 September 2013 oleh Pembimbing Skripsi Prodi S-1 Sistem Informasi STMIK U Budiyah Indonesia. Menyetujui, Ka. Prodi S-1 Sistem Informasi Pembimbing, (Fathiah, ST., M. Eng) (Ichsan, S. Kom., MT. M. Sc) Mengetahui, Ka. STMIK U Budiyah Indonesia (Dr. Amin Haris, M.Pd)

3 SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC PADA BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (BKPP) PROVINSI ACEH Muttaqin Jurusan Sistem Informasi, STMIK U Budiyah Indonesia, Banda Aceh ABSTRAK Perkembangan teknologi komputer telah menyentuh semua aspek kehidupan manusia. Untuk bisa mendapatkan manfaat yang besar dari perkembangan komputer, dibutuhkan sumber daya yang terampil. Berdasarkan uraian di atas, maka dalam penulisan Skripsi ini, penulis berminat mengambil judul Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh. Di dalam penulisan Skripsi ini yang menjadi Permasalah yaitu Komputer sebagai salah satu sarana untuk membantu proses kinerja pada tiap kantor penting dan dirasakan sangat perlu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dan memudahkan tiap pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Untuk itu pelaksanaan dan pengolahan data Surat Perintah Tugas (SPT) yang juga harus dibenahi dengan baik dan benar sehingga mendukung pruduktifitas pegawai dalam pencarian data atau mengimput data dengan mudah dan cepat. Adapun yang menjadi tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui bagaimana Pembuatan Program Surat Perintah Tugas (SPT) Dengan menggunakan Visual Basic Pada Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh. Kata Kunci : Microsoft Visual Basic Surat Perintah Tugas, Crystal Reports I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi komputer telah menyentuh semua aspek kehidupan manusia.untuk bisa mendapatkan manfaat yang besar dari perkembangan komputer dibutuhkan sumberdaya yang terampil. Untuk mendukung kebutuhan tenaga yang terampil dibutuh pula pengetahuan yang memadai tentang operasional komputer. Komputer sebagai salah satu sarana untuk membantu proses kinerja pada tiap kantor penting dan dirasakan sangat perlu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dan memudahkan tiap pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Untuk itu pelaksanaan dan pengolahan data surat perintah tugas yang juga harus dibenahi dengan baik dan benar sehingga mendukung pruduktifitas pegawai dalam pencarian data atau menginput data dengan mudah dan cepat. Begitu halnya dengan badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh yang masih menggunakan sistem komputerisasi yang sangat sederhana untuk mengolah data surat perintah tugas. surat perintah tugas adalah sesuatu yang sangat penting untuk melaksanakan perintah atasan terhadap bawahan, yang oleh karena itu Microsoft Visual Basic lebih memudahkan dalam pengolahan data pada aplikasi tersebut, Untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer dan Microsoft Visual Basic sebagai alat pengolahan data surat perintah tugas maka, menjadi lebih mudah dan cepat untuk mengolah data surat perintah tugas. Dikeluarkannya surat perintah tugas yaitu untuk bukti bagi karyawan yang melakukan dinas didalam maupun diluar daerah. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis ingin mencoba untuk mengembangkan metode pemanfaatan komputer, terutama mengenai data surat perintah tugas melalui media Microsoft Visual Basic sebagai pusat database, dan penulis akan membahasnya lebih jauh kedalam bentuk Skripsi dengan judul SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH

4 TUGAS (SPT) DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC PADA BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (BKPP) PROVINSI ACEH. Dengan adanya sitem informasi surat perintah tugas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh, maka menjadi lebih mudah dan cepat untuk menginput data surat perintah tugas. Berdasarkan uraian diatas maka yang menjadi tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui sistem informasi surat perintah tugas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh. Tujuan sistem informasi surat perintah tugas adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan tugas yang diberikan kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas dengan baik. b. Legalisasi staf yang digunakan dalam suatu kegiatan, untuk melaksanakan perintah dari atasnya. dll II. METODE PENELITIAN Lokasi Penelitian Tempat pelaksanaan penelitian ini penulis lakukan pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BPKP) Provisi Aceh. yang beralamat di Jalan Teuku. Panglima Nyak Makam No. 8 Lampineung Banda Aceh. Metode Pengumpulan Data Adapun beberapa metode pengumpulan data yang penulis gunakan selama penelitian adalah sebagai berikut: 1. Penelitian Lapangan Penulis melakukan pengumpulan data secara langsung dengan terjun ke lapangan untuk mendapatkan keterangan serta informasi yang lebih jelas dan akurat tentang bagaimana sebenarnya sistem pengelolaan inventori surat perintah tugas yang ada pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh, adapun beberapa elemen instrument yang penulis gunakan dalam penelitian lapangan ini adalah sebagai berikut. 2. Melakukan wawancara (interview), dari beberapa tipe wawancara yang ada secara teori, penulis memutuskan untuk menggunakan beberapa metode wawancara bebas. Maksudnya pada sesi wawancara dengan tipe ini, penulis bebas menanyakan hal apapun kepada responden, tentunya hal yang penulis tanyakan masih berkaitan dengan sistem berjalan yang jadi objek penelitian penulis. Beberapa hal mendasar tentang konsep kerja sistem yang sedang berjalan juga menjadi poin penting dalam daftar pertanyaan yang penulis ajukan. Untuk lokasi wawancara, penulis melalukan sesinya di dua tempat berbeda. Sesi pertama berlangsung didalam perpustakaan dan surat perintah tugas, dimana ada dua orang narasumber yang bersedian untuk penulis wawancarai, yakni salah satu pegawai atau anggota yang ikut serta dalam menjalankan perintah dari atasannya. Melakukan pengamatan secara langsung (observasi), pada bagian ini, penulis secara langsung mengamati proses sistem yang sedang berjalan. Mulai dari pencatatan baru yang masuk, serta menjalankan perintah tugas. Penelitian surat perintah tugas ini penulis lakukan untuk menambah referensi tambahan bagi penulis, guna membangun sistem usulan yang sesuai dengan yang penulis targetkan. Beberapa surat perintah tugas sudah penulis kunjungi untuk mendapatkan informasi lebih mengenai bagaimana sebenarnya sistem pengelolaan surat perintah tugas itu sebenarnya. Dikarenakan isu masalah stabilitas dari sistem konvensional ke sistem komputerisasi, penulis merasa harus mencari referensi-referensi melalui tulisan para pakar untuk menghubungkan titik rancu dari sistem-sistem tersebut, sehingga pada akhirnya diperoleh satu kesimpulan, atau lebih tepatnya produk akhir dari perbaikan dan optimalisasi sistem yang sedang berjalan. Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah suatu perancangan atau desain yangmenerangkan elemen-elemen apa 2

5 saja yang mendukung untuk terwujudnya suatusistem yang baru dan tujuan dari sistem adalah untuk mempercepat pengambilankeputusan, perincian sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penginputan data. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah merancang dan membuat program sistem informasi surat perintah tugas pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh dengan langkah-langkah antara lain : 1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan 2. Membuat rancangan 3. Membuat diagram 4. Membuat program database surat perintah tugas Metode dalam penelitian ini meliputi perancangan yang kemudian diwujudkan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic. Entity Relatioship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah sebuah pemodelan untuk mendesain database yang baik karena Entity Relationship Diagram, bisa dipastikan pembuatan database berjalan lama dan tidak teratur.saat mendesain database, yang harus diperhatikan ialah membuat relasirelasi yang benar diantara tabel. Gambar 1.1 Entity Relatioship Diagram (ERD) Surat Perintah Tugas (SPT) III. HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Flowchart Diagram Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap dalam menjalankan system informasi, pemecahan masalah dalam system informasi adapun tahaptahap dalam system pengolahan data surat masuk dan surat keluar yaitu menjelaskan bagaimana proses pengolahan yang dilakukan mulai dari menjalankan program sampai pada akhir program perancangan diagram flowchart sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar. 3

6 Tampilan Form Tambah User Baru Form ini berfungsi sebagai media antarmuka user untuk proses penggantian user dan password yang sesuai dihendakinya, demi alasan fleksiilitas fitur kenyamanan user sebagai pengguna tetap aplikasi. Gambar 2.1 Flowchart sistem yang di usulkan Tampilan Form Login Form Login ini berfungsi sebagai media Antarmuka yang berinteraksi dengan pengguna sebelum mengoperasikan keseluruh fitur yang dimiliki oleh program untuk proses masuk ke menu utama. Gambar 2.4 Tampilan Form Tambah User Tampilan Form Input Data SPT Form ini berfungsi untuk menambah, mengrefresh, menghapus data-data Surat Perintah Tugas yang ada didalam database. Data-data yang di input meliputi no surat, nip, nama, pangkat, jabatan, tanggal keberangkatan, tujuan, perihal, tanggal surat serta data-data opsional lainnya yang mewakili keseluruhan dari identitas surat perintah tugas tersebut. Gambar 2.2 Tampilan Form Login Tampilan Menu Utama Form ini berfungsi sebagai menu utama yang terdapat beberapa menu editor yang bisa digunakan untuk menjalan kan program Seperti Input data, Cari Data, Laporan Data, Pengaturan yang didalamnya terdapat tambah User untuk mengubah password, About, dan Keluar. Gambar 2.3 Tampilan Menu Utama Gambar 2.5 Tampilan Form Input Data SPT Tampilan Form Input Data SPPD Form ini berfungsi untuk menambah, mengrefresh, menghapus data-data Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ada didalam database. Data-data yang di input meliputi pejabat yang memberi perintah, nama nip pegawai yang diperintahkan, jabatan, pangkat dan golongan ruang, perjalanan dinas diperintahkan, perjalanan dinas direncanakan, maksud perjalanan dinas, pembebanan biaya perjalanan dinas, nomor, lembar ke, tanggal surat serta data-data opsional lainnya yang mewakili keseluruhan dari identitas Surat Perintah Perjalanan Dinas tersebut. 4

7 Tampilan Form Pencarian Data SPPD Form ini berfungsi sebagai Pencarian data-data Surat Perintah Perjalanan Dinas yang tersimpan didalam database. Gambar 2.6 Tampilan Form Input Data SPPD Tampilan Form Input Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas Form ini berfungsi untuk menambah, mengrefresh, menghapus data-data perincian perhitungan biaya perjalanan dinas yang ada didalam database. Data-data yang di input meliputi nama, nip, perincian biaya, lumpsum 1, lumpsum 2, bantuan jumlah Rincian, jumlah lumpsum 1, jumlah lumpsum 2, jumlah bantuan, jumlah semua, keterangan, terbilang, dan tanggal dari perhitungan biaya tersebut serta data-data opsional lainnya yang mewakili keseluruhan dari identitas perincian perhitungan biaya perjalanan dinas tersebut. Gambar 2.9 Tampilan Form Pencarian Data SPPD Tampilan Form Laporan Data SPT Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Surat Perintah Tugas. Gambar 2.10 Tampilan Form Hasil Laporan Data SPT Gambar 2.7 Tampilan Form Input Data PPBPD Tampilan Form Pencarian Data SPT Form ini berfungsi sebagai Pencarian data-data Surat Perintah Tugas yang tersimpan didalam database. Tampilan Form Laporan Data Daftar Nama SPT Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Tugas. Gambar 2.8 Tampilan Form Pencarian Data SPT Gambar 2.11 Tampilan Form Hasil Laporan Data Daftar Nama SPT 5

8 Tampilan Form Laporan Data SPPD Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas. Tampilan Form Tentang Biodata User Pembuat Program Form ini berfungsi sebagai pengenalan pembuat program sistem informasi yang di dalamnya hanya terdapat biodata user pembuat program sistem informasi surat perintah tugas. Gambar 2.12 Tampilan Form Hasil Laporan Data SPPD Tampilan Form Laporan Data Daftar Nama SPPD Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas. Gambar 3.13 Tampilan Form Hasil Laporan Data Daftar Nama SPPD Tampilan Form Laporan Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas. Gambar 2.14 Tampilan Form Hasil Laporan Data PPBPD Gambar 2.15 Tampilan Form Tentang Biodata User Pembuat Program IV. UCAPAN TERIMA KASIH Assalamua alaikum Wr, Wb. Alhamdulillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-nya, yang tak terhingga kepada penulis sehingga tugas Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Shalawat dan Salam Kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatnya kepada jalan lurus dan berilmu penetahuan sehingga dapat menjalani kehidupan ini dengan baik dan benar. Skripsi ini disusun dalam rangka menyelesaikan Program Studi S1 Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer STMIK U budiyah Indonesia Banda Aceh dengan melakukan penelitian di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh dengan judul : Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh. Sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan studi pada STMIK U budiyah Banda Aceh. Dalam menyusun Skripsi ini penulis telah banyak memperoleh bantuan dan bimbingan dari semua pihak, maka tidaklah berlebihan pada kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih yang sedalamdalamnya kepada : 6

9 1. Ibu Marniati, SE. M.Kes selaku ketua yayasan U Budiyah Indonesia. 2. Bapak Dr. Amin Haris, M.Pd selaku ketua STMIK U Budiyah Indonesia. 3. Ibu Fathiah, ST., M. Eng, selaku ketua Program Studi Sistem Informasi. 4. Bapak Ichsan, S. Kom., MT. M. Sc, selaku pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu serta pikirannya dalam mengarakan dan membimbing saya dalam menyelesaikan Skripsi ini. 5. Dosen-dosen dan staf Akademik STMIK U Budiyah Indonesia. 6. Teristimewa Kepada Ayahanda dan Ibunda, Abang, Kakak tercinta yang telah membesarkan, mendidik, memberi perhatian dan dorongan serta do a yang tiada hentinya untuk saya bisa melanjutkan program studi gelar sarjana ini. 7. Kepada Teman-teman seperjuangan saya yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu namanya, terima kasih banyak atas segala bantuan, dorongan dan motivasinya. 8. Dan semua pihak yang telah ikut mensukseskan Skripsi ini saya ucapkan ribuan terima kasih. Lebih dan kurang dalam penulisan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan, maka dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat membangun dari semua semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Allah SWT membalas jasa baik yang telah disumbangkan oleh semua pihak. Amin yaa Rabbal alamin V. PENUTUP Kesimpulan Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting harus dimiliki dalam suatu organisasi baik itu organisasi privat ataupun organisasi publik. Setiap organisasi memiliki sistem informasi masing-masing yang pada khususnya sangat dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajerialnya. Setelah menyusun Skripsi ini, dapat diambil kesimpulan : 5.1 Saran 1. Program ini dirancang dengan maksud untuk menginput data surat perintah tugas oleh admin dengan mudah dan efisien. 2. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan seluruh informasi dapat diketahui oleh masyarakat. 1. Untuk instansi : Keberadaan sistem informasi saat ini dihrapkan dapat dimanfaatkan secara maksimal agar dapat mempermudah pengelolaan sistem informasi di instansi. 2. Untuk pemakai program : a. Bagi admin yang ingin menggunakan program ini, penulis menyarankan agar memperketat sistem keamanan data demi kesempurnaan program. b. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dicari pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki kembali. VI. DAFTAR PUSTAKA Blissmer, 2001, Analisa dan Desaign Sistem Informasi. Ghara Ilmu, Yogyakarta Leod Mc, 2000, Sistem Informasi Nasional (SIMNAS). Lembaga Pertahanan Nasional (LEMHANNAS), Jakarta. Hassan Nur, 2007, Pengantar Ilmu Perpustakaan, PT Gramedia Pustaka Umum, Jakarta Saftian,widodo, 2005, Sistem Informasi. IPWI, Jakarta. Setiawan, Romi, 2006, Penyelesaian Masalah Pemrograman dengan Algoritma dan Flowchart. Ghara Ilmu, Yogyakarta Syaukani, 2006, Menguasai Microsoft Visual Basic 6.0, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta 7

10 8