DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

Transkripsi

1 KODE : POB- 02 Pendaftaran Ulang LATAR BELAKANG Pendaftaran ulang bagi mahasiswa -IPB ng telah terdaftar wajib dilakukan sebelum kegiatan akademik pada setiap semester dimulai. Berdasarkan pendaftaran ulang ini, dapat ditentukan status mahasiswa ng bersangkutan pada semester tersebut: aktif, tidak aktif, atau mengundurkan diri. Sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa telah mengikuti kegiatan pendaftaran ulang adalah penandaan baru pada kartu tanda mahasiswa (KTM) dan formulir rencana studi (FRS) ng telah disahkan (diotorisasi) sebagai srat untuk mengikuti kegiatan akademik. Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di -IPB. Kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa bermanfaat bagi pengelola kegiatan akademik pada tingkat rumah induk (homebase) dan program studi sebagai salah satu alat untuk memantau perkembangan studi mahasiswa. TUJUAN 1. Memberikan acuan bagi pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa pascasarjana di -IPB. 2. Menciptakan kejelasan mekanisme, keteraturan dan ketertiban dalam pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa pasacasarjana. 3. Sebagai landasan untuk memberikan pelanan akademik dan administrasi kepada mahasiswa. 4. Membantu perencanaan penjadwalan kuliah dan memudahkan pemantauan perkembangan studi mahasiswa. ACUAN 1. Keputusan Mendiknas No. 212/U/1999 tentang Pedoman penyelenggaraan Program Doktor. 2. Keputusan Mendiknas No. 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan Pengendalian dan pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi. 3. Keputusan Majelis Wali Amanat IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB. 4. Keputusan Senat Akademik IPB No. 20/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Dasar Pendidikan IPB. 5. Keputusan Senat Akademik IPB No. 24/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Pendidikan Pascasarjana. PERSYARATAN DAN TAHAPAN 1. Pendaftaran ulang wajib dilakukan oleh semua mahasiswa ng masih terdaftar di -IPB dan memiliki KTM ng masih berlaku. 2. Semua tahapan kegiatan pendaftaran ulang dilaksanakan pada periode waktu ng ditetapkan oleh -IPB. 3. mengambil surat tagihan bia pendidikan di loket keuangan -IPB. 4. membar bia pendidikan sesuai tagihan di Bank ng ditunjuk dengan nomor rekening ng telah ditentukan. 5. ng belum dapat membar bia pendidikan pada waktu ng ditetapkan dapat mengajukan penundaan kepada Pimpinan -IPB dengan alasan ng dapat dipertangung jawabkan. 6. menyerahkan bukti pembaran bia pendidikan ng sah dan KTM ng masih berlaku di loket ng telah ditentukan. Hal 8 dari 80

2 KODE : POB- 02 Pendaftaran Ulang 7. menerima KTM aktif dan formulir rencana studi ng telah diotorisasi di loket ng telah ditentukan. 8. mengisi formulir rencana studi setelah berkonsultasi dengan komisi pembimbing. Apabila belum mempuni komisi pembimbing, pengisian FRS dikonsultasikan dengan ketua program studi. 9. mengembalikan FRS ng telah disetujui oleh ketua komisi pembimbing dan atau ketua program studi pada periode waktu ng telah ditetapkan oleh -IPB. 10. Untuk mahasiswa ng sedang melakukan kegiatan akademik di luar kota Bogor dan tidak memungkinkan untuk melakukan pendaftaran ulang sendiri dapat mewakilkan kepada orang lain sesuai dengan ketentuan di atas IPB akan menyerahkan daftar sementara mata kuliah dan jumlah mahasiswa peserta kuliah kepada program studi selambat-lambatn 7 (tujuh) hari setelah batas akhir penutupan pengembalian FRS IPB menetapkan dan mengirimkan daftar mahasiswa beserta statusn kepada program studi, selambatlambatn 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan kuliah berlangsung. Penetapan status mahasiswa dan sanksi 1. ng melaksanakan pendaftaran ulang diberi status mahasiswa aktif, sedangkan ng tidak melaksanakan pendaftaran ulang pada waktu ng telah ditentukan diberi status mahasiswa tidak aktif. 2. dengan status aktif ng menunda pembaran bia pendidikan akan ditetapkan sebagai mahasiswa dengan status tidak aktif apabila tidak menyelesaikan kewajiban pembaran bia pendidikan pada waktu ng telah ditetapkan. 3. dengan status tidak aktif tidak berhak mendapat pelanan akademik dan administrasi. 4. dengan status tidak aktif tetap dikenakan kewajiban membar bia pendidikan secara penuh dan masa tidak aktifn tetap diperhitungkan dalam perhitungan laman masa studi. 5. Dengan alasan ng dapat diterima, pimpinan -IPB dapat mengubah status mahasiswa tidak aktif menjadi mahasiswa dengan status aktif pada semester berjalan apabila mahasiswa tersebut telah memenuhi persratan ng telah ditetapkan. 6. dengan status tidak aktif selama 2 (dua) semester berturut-turut dihentikan studin (DO) oleh -IPB. Hal 9 dari 80

3 KODE : POB- 02 Pendaftaran Ulang Matriks tugas Matriks tugas unsur-unsur pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa adalah sebagai berikut: Tahapan Kegiatan Pengambilan surat tagihan bia pendidikan Penyerahan bukti pembaran Komisi Pembimbing PS Bagian Akademik -IPB Bagian Keuangan Pimpinan -IPB Pengambilan FRS Persetujuan dan pengembalian FRS Pembuatan surat penundaan Konfirmasi SPP/ penundaan pembaran Penetapan daftar mata kuliah Penetapan status mahasiswa Hal 10 dari 80

4 KODE : POB- 02 Pendaftaran Ulang Mulai File Membuat surat tagihan bia pendidikan Mengambil surat tagihan Membar bia pendidikan di bank ng ditunjuk Menerima Bukti pembaran Pendaftaran dan SPP. Menyerahkan KRS Memproses KTM. Konsultasi dengan Komisi /Ketua PS Pengisian KRS. Penyerahan KRS terisi ke Updated File Proses keputusan status : Daftar Status : Aktif aktif Cuti Mengundurkan diri HOME BASE Pelanan Administrasi dan Akademik kepada Terdaftar Proses pengarsipan dan Updating File : Status Kemajuan Study Mhs.: Selesai Gambar: Bagan Alir Berkas dalam Proses Pendaftaran Ulang (Her-Registrasi) Pascasarjana Hal 11 dari 80

5 KODE : POB- 02 Pendaftaran Ulang Mulai Sudah membar SPP dan Bia Daftar Ulang? Belum Bukti Pembaran Daftar Ulang Di Bag.Akademik? Formulir Rencana Studi (FRS) Belum Dua Semester Berturut-turut? Membar SPP dan Bia Daftar Ulang di Bank yg ditunjuk Konsultasi dengan Ka.PS / Komisi Pembimbing dan Pengisian FRS dianggap mengundurkan diri tidak terdaftar & mendapat pelanan Akademik Formulir Rencana Studi ng sudah diisi dianggap Cuti tanpa alasan Diserahkan Ke Bag.Akademik? Kegiatan Akademik / Perkuliahan File Selesai Gambar : Bagan Alir Proses Pendaftaran Ulang (Her-Registrasi) Pascasarjana Hal 12 dari 80

6 KODE : POB- 02 Pendaftaran Ulang Tahapan Kegiatan No Komisi Pembimbing Program Studi -IPB Dokumen Waktu Pengambilan Surat Tagihan Bia Pendidikan (invoice) 1 Surat Tagihan (invoice) 5 menit Membar invoice di Bank ng ditunjuk Penyerahan bukti pembaran 2 3 mengundurkan diri tidak tdk bar 2 semester? tidak membar invoice? Kwitansi Bank Kwitansi Bank dan Invoice 5 hari 5 menit Penetapan status aktif 4 Tdk ada pelanan akademik status aktif? Surat tidak aktif 10 menit Pengambilan FRS 5 FRS 2 jam Persetujuan dan pengembalian FRS 6 FRS dan Surat tidak aktif 5 hari Cuti tanpa alasan Persetujuan FRS? Penetapan daftar mata kuliah dan status aktif mahasiswa 7 Daftar mhs aktif dan jadwal kuliah 5 hari Hal 13 dari 80