KOMUNIKASI DAN PRESENTASI DALAM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Transkripsi

1 KOMUNIKASI DAN PRESENTASI DALAM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN IRENE NUSANTI Widyaiswara PPPPTK Seni dan Budaya Yogyakarta Abstrak Komunikasi dan presentasi merupakan dua hal penting bagi keberhasilan suatu pendidikan dan pelatihan. Artikel tentang komunikasi dan presentasi ini bertujuan untuk membahas pengembangan komunikasi dan presentasi yang efektif dalam pendidikan dan pelatihan. Pembahasan terhadap komunikasi menggambarkan bahwa ada beberapa jenis komunikasi yang dapat dilakukan untuk mengurangi permasalahan terkait komunikasi dalam suatu pendidikan dan pelatihan. Pembahasan terhadap presentasi menggambarkan bahwa diperlukan keterampilan connecting untuk membuat sebuah presentasi dalam pendidikan dan pelatihan lebih berhasil. Sedangkan pembahasan terhadap pengembangan komunikasi dan presentasi menggambarkan bahwa perlu rambu-rambu untuk merancang dan melaksanakan suatu presentasi dalam pendidikan dan pelatihan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa komunikasi dan presentasi yang dirancang dengan baik dan sesuai rambu-rambu dapat membantu keberhasilan pelaksanaan sebuah pendidikan dan pelatihan. Kata Kunci: komunikasi, presentasi, pendidikan dan pelatihan A. Pendahuluan Pada dasarnya orang hidup selalu melakukan komunikasi. Demikian pula dalam pendidikan dan pelatihan, transfer suatu ilmu terjadi melalui sebuah komunikasi. Komunikasi yang efektif menyebabkan pesan yang disampaikan sampai ke tujuan sesuai dengan harapan. Sebaliknya, komunikasi yang tidak efektif dapat menimbulkan kebingungan dan bahkan kesalahfahaman. Pesan yang disampaikan mungkin sangat sederhana, tetapi jika tidak disampaikan secara benar, maka yang sederhana sekalipun bisa tidak sampai dan memungkinkan untuk terjadinya suatu masalah yang tidak sederhana. Dari pengalaman sehari-hari sering dijumpai adanya suatu perselisihan besar yang berawal dari suatu masalah sederhana, yang sebenarnya tidak akan terjadi jika proses komunikasi berjalan lancar. Mengingat komunikasi dapat menunjang keberhasilan seseorang, untuk itu dalam diklat Peningkatan Kompetensi PTK Seni Budaya dan 1

2 Keterampilan Training of Trainer (TOT) jenjang SMP, Komunikasi dan Presentasi menjadi salah satu materi yang diharapkan dapat menunjang peserta diklat lebih berhasil kelak pada saat menjadi trainer dalam suatu kegiatan TOT. B. Komunikasi dan Presentasi Sebelum membahas lebih lanjut tentang pentingnya komunikasi dalam suatu presentasi, perlu dicermati definisi komunikasi dan presentasi berikut, serta aspek-aspek yang terdapat di dalamnya. 1. Definisi Komunikasi dan Presentasi a. Definisi Komunikasi Mufid (2005) dalam bukunya Komunikasi dan Regulasi Penyiaran mengatakan: Communication means that information is passed from one place to another (Komunikasi adalah informasi yang disampaikan dari satu tempat ke tempat lain). Sedangkan menurut Marpaung (2002) komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik. Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi melalui prosedur dan media tertentu dengan maksud untuk mempengaruhi orang lain. b. Definisi Presentasi Definisi presentasi menurut kamus Oxford adalah a way in which something is presented, yaitu suatu cara untuk mempresentasikan sesuatu. Dalam hal ini, cara dan sesuatu merupakan dua aspek penting yang harus diperhatikan untuk membuat supaya sebuah presentasi berhasil. Cara di sini harus mengarah pada suatu yang efektif dan efisien, sedangkan sesuatu menunjuk pada suatu materi presentasi yang sesuai dengan audience yang akan dihadapi. 1) Proses Komunikasi Model Komunikasi menurut Berlo (Mufid, 2005) dapat dilihat pada bagan berikut. Source Message Channel Receiver 2

3 Pada dasarnya setiap bentuk komunikasi yang dilakukan oleh setiap orang melalui proses di atas. Sedangkan menurut Marpaung (2002) proses komunikasi di atas dilengkapi dengan penyandian pesan dan pengertian pesan, seperti terlihat dalam gambar berikut. 2) Komunikasi, Presentasi, dan Permasalahan Jeary, et al. (2005) mengatakan bahwa: Life is a Series of Presentations (hidup merupakan serangkaian presentasi). Jadi, hidup yang dijalani seseorang sebenarnya merupakan kegiatan presentasi yang setiap saat diamati oleh orang lain. Sedangkan Sulianto (2009) dalam bukunya Sukses Berpresentasi mengatakan bahwa pada saat seseorang mendengarkan presentasi, yang dapat diperoleh dari suatu presentasi adalah tidak hanya isi presentasi, tetapi lebih dari itu si penyaji juga merupakan suatu hal yang dapat dipelajari oleh audience. Lebih lanjut Sulianto mengatakan bahwa pada saat melakukan presentasi, sebenarnya si penyaji secara tidak langsung juga sedang mempresentasikan dirinya sendiri. Hal ini sejalan dengan apa yang dikatakan oleh Jeary et.al. (2005) bahwa setiap saat sebenarnya kita secara tidak langsung menyajikan siapa kita kepada orang lain. Meskipun presentasi diharapkan mengenai sasaran dan menarik target sasaran, akan tetapi dalam upaya membuat presentasinya menarik sangat penting bagi seorang penyaji untuk tetap menjadi diri sendiri. Ketika seorang penyaji melihat penyaji lain yang menarik, ada kecenderungan bagi orang tersebut untuk meniru. Meniru gaya orang lain secara total sama saja dengan memaksakan diri menjadi orang lain. Jika hal ini dilakukan, maka hasil yang didapat bukannya sebuah presentasi yang menarik, melainkan justru menjadi suatu presentasi yang aneh. Karena apa yang ditiru mungkin tidak cocok dengan karakter dan sifat yang meniru. 3

4 Maxwell (2010) dalam bukunya Everyone Communicates, Few connect mengatakan bahwa berbicara adalah mudah dan setiap hari pada dasarnya setiap orang selalu berbicara. Tetapi yang menjadi permasalahan adalah bagaimana caranya agar apa yang dikatakan dapat dimengerti. Dengan kata lain Maxwell menegaskan bagaimana komunikasi dengan orang yang diajar dapat dimengerti, tidak sekedar didengarkan. Komunikasi salah satunya adalah menyangkut berbicara. Menurut Maxwell, rahasia keberhasilan dalam berkomunikasi terletak pada apa yang disebut sebagai connecting. Connecting merupakan kemampuan untuk mengenal dan berhubungan dengan orang lain dan kemudian mempengaruhinya dalam arti positif. Pertanyaan yang kemudian muncul adalah mungkinkah pengaruh positif bisa diberikan, jika kebiasaan dari penyaji adalah berpikir negatif, berkata negatif, dan bertindak negatif? Berikut adalah beberapa prinsip dan halhal praktis tentang connecting menurut Maxwell (2010). a) Prinsip-prinsip Connecting Connecting increases your influence in every situation Connecting yang dilakukan dapat meningkatkan pengaruh seseorang dalam setiap situasi yang dihadapi. Connecting is all about others Connecting adalah lebih berbicara tentang yang menjadi kepentingan orang lain, bukan diri sendiri. Connecting goes beyond words Connecting memerlukan tindakan nyata, tidak sekedar sesuatu yang hanya diucapkan dengan kata-kata. Connecting always requires energy Untuk dapat melakukan connecting dengan baik dibutuhkan tenaga dalam menghadapi berbagai macam orang. Connecting is more skill than natural talent Connecting lebih merupakan suatu keterampilan, bukan bakat. Dengan demikian, setiap orang pada dasarnya bisa mempelajari connecting sehingga keberhasilan dapat ditingkatkan. b) Beberapa hal untuk melatih keterampilan connecting Connect on common ground 4

5 Hal pertama yang dapat membuat connecting terjadi adalah mencari kesamaan untuk halhal yang bersifat umum, misalnya untuk materi diklat komunikasi dan presentasi penatar dan petatar dapat mencari kesamaan tentang pengertian komunikasi. Sebaliknya, jika dalam suatu diklat masing-masing mencoba mengungkapkan perbedaan maka connecting tidak akan terjadi. Keep difficult work simple Pengertian keep difficult work simple adalah menyederhanakan suatu pekerjaan yang sulit. Misalnya, untuk mempermudah penyampaian suatu konsep dapat digunakan ilustrasi, analogi, dst, Create an experience everyone enjoys Connecting dapat terjadi apabila pihak-pihak yang terlibat dalam suatu komunikasi merasakan manfaat positif atau masing-masing pihak berusaha untuk menciptakan suatu pengalaman yang dapat dinikmati oleh pihak lain. Inspire people Setiap pihak yang terlibat dalam komunikasi dapat saling menjadi sumber inspirasi Live what they communicate Pengikat lainnya supaya komunikasi yang dilakukan dapat menjadi connect adalah tidak sekedar mengatakan apa yang perlu untuk dikatakan, tetapi sudah melakukan apa yang dikatakan. 2. Komunikasi dan Presentasi dalam Pembelajaran Marpaung (2002) membagi empat arah komunikasi dalam dunia pendidikan dan pelatihan, yaitu a. Downward Communication Dalam hal ini adalah komunikasi yang dilakukan oleh seorang penatar ketika menyajikan suatu materi kepada petatar sebagai penerima materi b. Upward Communication Merupakan komunikasi yang tercipta karena penatar memberikan kesempatan kepada petatar untuk melakukan klarifikasi terhadap hal-hal yang kurang jelas dengan cara bertanya c. Lateral Communication Komunikasi yang dilakukan diantara para peserta untuk mencapai hasil pembelajaran yang maksimal 5

6 d. Outward Communication Komunikasi dari penatar atau petatar dengan pihak luar terkait dengan pengembangan ilmu yang didapat selama pendidikan dan pelatihan. 3. Permasalahan Beberapa contoh permasalahan yang umum terjadi dalam suatu pendidikan dan pelatihan, dan selanjutnya dapat menjadi bahan pertimbangan dalam merencanakan suatu presentasi. a. Materi yang disampaikan terlalu sulit atau terlalu mudah. Jika terlalu sulit, petatar cenderung menjadi malas dan patah semangat. Sebaliknya, jika terlalu mudah, petatar cenderung tidak memperhatikan apa yang dijelaskan oleh penatar. b. Suasana dan pengaturan kelas kurang mendukung kegiatan belajar mengajar, misalnya: ruangan terlalu sempit sehingga penyaji/ penatar kurang nyaman dalam melakukan presentasi c. Ada rasa terpaksa dalam diri penatar dan petatar ketika melakukan kegiatan belajar mengajar, misalnya: penatar belum terlalu siap karena jadwal mengajar disodorkan secara mendadak. d. Kemampuan peserta diklat lebih tinggi atau lebih rendah dari yang dikehendaki e. dll 4. Rambu-Rambu Komunikasi untuk Presentasi dalam Pendidikan dan Pelatihan Komunikasi dan presentasi yang dibicarakan dalam artikel ini dibatasi pada komunikasi dalam pendidikan dan pelatihan. Secara khusus, bagaimana komunikasi yang dilakukan dalam suatu presentasi mata diklat dapat berjalan secara efektif, efisien, dan mencapai hasil sesuai yang direncanakan. Beberapa hal berikut dapat dijadikan rambu-rambu untuk merancang dan melakukan suatu persiapan kegiatan presentasi dalam diklat. a. Komposisi Presentasi Supaya kegiatan pembelajaran menjadi efektif, presentasi yang disajikan harus memperhatikan urut-urutan penyajian. Secara umum komposisi presentasi menurut Sulianta (2009) adalah sebagai berikut. 1) Pembuka Pemberian salam, perkenalan diri, pengenalan materi, waktu yang tersedia, penyampaian tujuan 2) Flavor (bumbu) Hal-hal yang dapat membuat peserta aktif dan tertarik dengan apa yang disajikan 6

7 3) Isi Informasi yang disajikan menunjang tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya, seberapa banyak informasi yang harus disampaikan dengan mengingat waktu yang tersedia. Untuk membuat penyajian lebih menarik, gambar dan warna adalah salah satu jawabannya. 4) Transisi Untuk melakukan perpindahan dari satu bagian ke bagian lain hendaknya dilakukan secara jelas, misalnya transisi dari pendahuluan ke isi bisa diantar dengan mengatakan: Mari kita lihat point penting lainnya. 5) Penutup Kesimpulan, ucapan terima kasih, dan juga pemberian kesempatan kepada peserta untuk bertanya. b. Body Language Setelah suatu presentasi disiapkan dengan memperhatikan komposisi di atas, tidak berarti bahwa presentasi yang akan dilakukan pasti berhasil. Ada beberapa hal yang dapat menentukan keberhasilan, salah satunya yaitu komunikasi non-verbal atau biasa dikenal dengan istilah body language. Body language biasanya digunakan oleh penatar untuk memperjelas penyajian. Menurut Mehrabian, kesuksesan presentasi, yang merupakan salah satu bentuk komunikasi, bukan ditentukan oleh kemampuan bahasa lisan/tulisan, tetapi oleh komunikasi gerak non-verbal selama penyajian. Meskipun komunikasi gerak non-verbal merupakan kunci kesuksesan, pilihlah untuk melakukan gerakan yang natural. Disamping itu, hindari untuk mengulangi gerak yang sama berkali-kali. Pengulangan gerak yang sama secara berkali-kali akan menarik perhatian peserta yang pada akhirnya justru akan mengganggu konsentrasi mereka. Bagi peserta diklat yang mengantuk, hal ini bisa menjadi objek iseng yang dihitung frekuensi kemunculannya. Mehrabian mendapatkan bahwa keberhasilan dalam komunikasi 7% terjadi melalui bahasa lisan, 38% melalui nada bicara, sedangkan persentase terbesar adalah melalui bahasa tubuh, yaitu sebesar 55%. Dalam melakukan presentasi, selain harus menguasai gerak non-verbal diri sendiri, penatar hendaknya juga dapat menangkap gerak non-verbal yang dilakukan oleh petatar dan mengantisipasi maksud dari gerakan tersebut. Berikut adalah beberapa gerak non-verbal dari peserta menurut Marpaung (2002). 7

8 1) Gerakan menolak/rejection gesture: kaki bersilang, bersandar ke meja, menggosok hidung, mata dan telinga. Gerakan ini mengisyaratkan bahwa petatar tidak setuju dengan apa yang disajikan 2) Cooperation gesture: duduk di sisi kursi, membuka kancing jas mengisyaratkan bahwa petatar tertarik dengan apa yang disajikan 3) Confidence gesture: berdiri tegak, tidak terlalu sering mengedipkan mata mengisyaratkan keyakinan akan apa yang disajikan 4) Frustration gesture: bunyi jari, menggaruk bagian belakang leher mengisyaratkan ada sedikit rasa frustrasi 5) Boredom gesture: mengetuk kaki di lantai, bermain dengan pena, tangan menyangga kepala mengisyaratkan kebosanan akan isi sajian. c. Menghadirkan diri seutuhnya secara fisik dan mental Ketika seorang penyaji menyajikan suatu materi, hal yang sangat perlu untuk dilakukan adalah bahwa penyaji tersebut mampu menghadirkan diri secara utuh, yang meliputi antara lain 1) Secara fisik: pakaian, cara penyampaian, suara 2) Secara mental: menunjukkan antusiasme, percaya diri, dan berkarisma C. Good Value dan Mental Model untuk menunjang Komunikasi dalam Presentasi Bagian terakhir dari artikel ini yang tidak kalah penting adalah learning is centered on good value (Tee, 2005), yaitu: pembelajaran harus difokuskan pada hal-hal yang memiliki nilai positif. Hal ini berarti bahwa apa pun yang disampaikan oleh penatar dan cara yang digunakan untuk menyampaikan pesan harus mengandung good value. Termasuk di dalamnya joke-joke yang dipakai untuk menyegarkan suasana hendaklah joke-joke yang positif. Jangan sampai penatar menggunakan popular thinking untuk membela diri dengan mengatakan bahwa joke-joke negatif sudah biasa digunakan dalam berbagai pelatihan, sekedar untuk menghindari kejenuhan peserta. Penatar hendaknya memegang prinsip bahwa hal yang popular dilakukan belum tentu hal yang seharusnya dilakukan atau hal yang benar (Maxwell, 2009). Jika seorang penatar benar-benar berniat untuk menyampaikan sesuatu yang memiliki nilai positif, maka ia harus siap untuk menjadi tidak popular (Maxwell, 2009), salah satunya dengan menghindari joke-joke yang tidak mengandung good value. 8

9 Hal kedua yang perlu diketahui oleh seorang penatar pada waktu menyajikan suatu materi adalah mental model peserta. Tee (2005) mengatakan bahwa: sometimes teachers concentrate so much on the teaching process that they neglect to check the mental models that actually form in the minds of their students. Pernyataan tersebut mengandung arti bahwa jika mental model peserta diklat negatif, maka sebaik apa pun penatar mencoba untuk menyajikan materi, maka komentar yang didapat dari peserta dengan mental model negatif adalah komentar negatif. Hal ini disebabkan oleh mental model negatif yang mungkin sudah terbentuk sekian lama dalam diri peserta. Dengan mengetahui konsep mental model, penatar tidak mudah frustrasi ketika mendengar atau membaca komentar yang kurang menyenangkan, sebagai akibat dari mental model negatif yang dimiliki oleh petatar tertentu. D. Penutup Perencanaan sebuah presentasi dalam suatu diklat merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Meskipun demikian, keberhasilannya bergantung pada kedua belah pihak, pihak pemberi informasi dalam hal ini penatar dan pihak penerima informasi atau petatar. Usaha maksimal yang dilakukan oleh penatar akan memberikan hasil yang diharapkan oleh kedua belah pihak jika pihak penerima juga memberikan tanggapan yang positif pula. Faktor mental model negatif, baik dari penatar maupun petatar, dapat menjadi salah satu penyebab kurang berhasilnya suatu presentasi dalam diklat. Mengingat presentasi merupakan hal yang dapat ikut menentukan efektivitas penyerapan suatu materi diklat, untuk itulah materi komunikasi dan presentasi dijadikan salah satu materi diklat untuk Diklat Peningkatan Kompetensi PTK Seni Budaya dan Keterampilan Training of Trainer (TOT) Jenjang SMP. REFERENSI Feri Sulianta Sukses Berpresentasi. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jeary, Tony; Dower, Kim; Fishman, J.E Life is a Series of Presentation, diakses Juni 2010, Marpaung dan Giri Saptoaji Komunikasi dan Presentasi Efektif dalam Pengajaran: Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Maxwell, John How Successful People Think. New York: Hatchette Group 9

10 Maxwell, John Everyone Communicate, Few Connect ( downloaded, June 02, 2010) Mehrabian, Albert. Dr. Presentation Skills: Mehrabian s Communication Study Milly R. Sonneman Mahir Berbahasa Visual. Bandung: Mizan Media Utama Muhamad Mufid, M.Si Komunikasi dan Regulasi Penyiaran. Jakarta: Kencana. Tee, Ng Pak The Learning School. Singapore: Prentice Hall Oxford Advanced Learner s Dictionary. Oxford: Oxford University Press. BIODATA Nama :IRENE NUSANTI NIP : Pangkat/ Gol :Pembina Tk I/ IVb Jabatan :Widyaiswara Madya Unit Kerja : PPPPTK Seni Budaya 10