TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Transkripsi

1 PEMANFAATAN SOFTWARE INTEGRATED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLISLITE) DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BAGI PENINGKATAN LAYANAN PERPUSTAKAAN TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan Oleh Apriliana Rizki N.L. D PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2014 to user i

2 ii

3 SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini, NAMA : Apriliana Rizki N.L NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : PEMANFAATAN SOFTWARE INTEGRATED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLISLITE) DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BAGI PENINGKATAN LAYANAN PERPUSTAKAAN PEMBIMBING : Drs. Kandyawan TANGGAL DIUJI : Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, 2014 Apriliana Rizki N.L NIM. D iii

4 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA NIM Program Studi Fakultas Jenis Karya : Apriliana Rizki N.L : D : Perpustakaan : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: PEMANFAATAN SOFTWARE INTEGRATED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLISLITE) DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BAGI PENINGKATAN LAYANAN PERPUSTAKAAN beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di Pada Tanggal : : Surakarta Yang membuat pernyataan Apriliana Rizki N.L NIM. D iv

5 v

6 MOTTO Apa yang diperintahkan Rasul kepadamu maka laksanakanlah. Dan apa yang dilarangnya maka tinggalkanlah. (Q.S. Al-Hasyr : 7) "Cara terbaik jika kita dihina orang lain adalah justru dengan membalasnya lewat segenap kebaikan yang tulus terus menerus. (Tere Liye) Always be yourself and never be anyone else even if they look better than you. (penulis) vi

7 PERSEMBAHAN Karya sederhana ini ku persembahkan untuk : Allah SWT yang telah memberi rahmat dan rezekinya. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan segala bentuk dukungan yang luar biasa. My sisterhood, Asti Widiyanti. My gengs, Devi, Kiki, Vivin yang selalu support. Teman Teman Seperjuangan di tempat magang, Devi, Vivin, Mita. Partner parttime yang seiya sekata, Arina Eka, dan teman teman exparttime di UPT Perpustakaan UNS lainnya, Mita, Desti, Anindya, Yohana,Danik, Zain, Sigit, Nanda, Unyil Puri, Putri, Destin, Febri, Sidiq, Agung. Teman-teman kuliah D3 Perpustakaan A. Serta teman teman seperjuangan yang lain. Almamater kebanggaan. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu vii

8 ABSTRAK Apriliana Rizki N.L., D , PEMANFAATAN SOFTWARE INTEGRATED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLISLITE) DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BAGI PENINGKATAN LAYANAN PERPUSTAKAAN. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Perpustakaan dituntut untuk memberikan pelayanan yang optimal bagi penggunanya, salah satu yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja di perpustakaan adalah dengan INLISLITE. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1) Untuk mengetahui aplikasi program INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 2) Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dalam memanfaatkan program INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 3) Untuk mengetahui hambatan dan pemecahan masalah dalam pemanfaatan program INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; Metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan metode observasi partisipan. Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) Cara penerapan INLISLITE di pengolahan (Sub Divisi Deposit dan Pengolahan Bahan Pustaka) dan di bagian sirkulasi (Sub Divisi Pelayanan Perpustakaan). 2) Hambatan yang dijumpai dalam penerapan INLISLITE di perpustakaan. 3) Solusi atau cara mengatasi hambatan bila INLISLITE sering dibuka terus menerus program akan berjalan lambat dan koneksi internet sering terputus yaitu: mengupgrade ke versi terbaru serta menggunakan jaringan komputer jenis LAN (Local Area Network) agar program INLISLITE berjalan normal kembali. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi kemajuan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, diantaranya adalah: Program INLISLITE hendaknya segera di upgrade ke versi terbaru agar performa INLISLITE dapat berjalan dengan cepat sesuai kebutuhan penggunanya serta jaringan komputer yang ada hendaknya diganti dengan menggunakan jaringan komputer jenis LAN (Local Area Network) agar koneksi internet berjalan dengan stabil dan tidak sering terputus. Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, perpustakaan viii

9 ABSTRACK Apriliana Rizki N.L., D , USE OF INTEGRATED LIBRARY INFORMATION SYSTEM ( INLISLITE ) SOFTWARE IN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA FOR LIBRARY SERVICES IMPROVEMENT. Final Project. Faculty of Social and Political Science Sebelas Maret University Surakarta. Libraries are required to provide optimum service to users, one that can be used to optimize performance in the library is to INLISLITE. The purpose of this final project are : 1) To determine applications INLISLITE programs at Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 2) To know the advantages and disadvantages in using INLISLITE program at Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 3) To know the obstacles and solving problems in the utilization INLISLITE program at Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. On writing this final project, the writer uses several methodologies including; Observation methodologies, interview, documentation, and Participant Observation. In this final project can be concluded that : 1) The application of INLISLITE in processing (Sub Division of Deposit and Collections Processing) and circulation (Sub- Division of Library Services). 2) Obstacles encountered in implementation INLISLITE in the library. 3) Solution or how to overcome obstacles when INLISLITE frequently opened programs will run continuously slow and often interrupted internet connections are: upgrade to the latest version, and use the type of computer network LAN (Local Area Network) that INLISLITE program running normally again. The writer can give recommendation to be considered for the improvement of Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, which are: INLISLITE program should immediately upgrade to the latest version so that INLISLITE performance can be run quickly suit its needs as well as and computer network should be replaced by using a type of computer network LAN (Local Area Network) in order to run stable internet connection and often disconnected. Keywords : Management Information System, library ix

10 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah serta bimbingannya kepada penulis selama mengerjakan Tugas Akhir. 2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Kandyawan selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir 5. Bapak Daryono, S. Sos selaku penguji Tugas Akhir. 6. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si. selaku pembimbing akademik. 7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta. x

11 8. Drs. Muhammad Subandriyo, MM. Kepala Bidang Pelayanan dan Pelestarian Bahan Pustaka yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. 9. Seluruh staff Perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu. Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, Untuk itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Semoga tulisan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca. Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan. Wassalamualaikum Wr. Wb. Surakarta, 2014 Penulis xi

12 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PERNYATAAN... HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... HALAMAN PENGESAHAN MOTTO... PERSEMBAHAN... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR BAGAN i ii iii iv v vi vii viii x xii xvi DAFTAR TABEL... xvii DAFTAR GAMBAR... xviii DAFTAR LAMPIRAN xix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penulisan... 4 D. Manfaat Penulisan... 5 E. Pelaksanaan... 5 F. Metode Pengumpulan Data... 5 xii

13 BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Informasi... 8 B. Pengertian Perpustakaan C. Pengertian Manajemen Perpustakaan D. Fungsi Perpustakaan E. Perpustakaan Daerah F. Otomasi Perpustakaan G. Teknologi Informasi Software Hardware Jaringan Program INLISLITE. 19 H. Perlengkapan Pendukung Software, Hardware dan Jaringan I. Layanan Prima J. Fitur Software (Aplikasi) Perpustakaan K. Aplikasi INLISLITE BAB III GAMBARAN UMUM BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA A. Sejarah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY B. Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY C. Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY D. Tujuan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY xiii

14 E. Struktur Organisasi F. Sumber Daya Manusia G. Gedung / Ruangan H. Sumber Dana I. Sarana dan Prasarana J. Koleksi K. Layanan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY L. Tata Tertib BAB IV PEMBAHASAN MASALAH A. Aplikasi INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY Memulai Aplikasi INLISLITE Apliskasi INLISLITE di bagian Pengolahan (Sub Divisi Deposit dan Pengolahan Bahan Pustaka) Aplikasi INLISLITE di bagian Sirkulasi (Sub Divisi Pelayanan Perpustakaan) Penelusuran Koleksi dengan INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY B. Kualitas Program INLISLITE 103 C. Hambatan Aplikasi Program INLISLITE di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY D. Solusi Alternatif untuk Mengatasi Hambatan Aplikasi Program INLISLITE 107 xiv

15 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR BAGAN Halaman Bagan 3.1 Struktur Organisasi BPAD DIY xvi

17 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Daftar karyawan BPAD DIY Tabel 3.2 Sarana dan Prasarana BPAD DIY Tabel 3.3 Data Jumlah Koleksi BPAD DIY Tabel 3.4 Jam Layanan BPAD DIY xvii

18 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 Tampilan Aplikasi INLISLITE Gambar 2 Tampilan Halaman Login Aplikasi INLISLITE Gambar 3 Halaman Beranda Aplikasi INLISLITE Gambar 4 Tampilan Entri Katalog Gambar 5 Tampilan Edit Entri Katalog Gambar 6 Tampilan Menu Sirkulasi Peminjaman Gambar 7 Layanan Peminjaman Gambar 8 Tampilan Item Koleksi Peminjaman Gambar 9 Tampilan Pesan Berhasil Meminjam Koleksi Gambar 10 Menu Awal Layanan Pengembalian Gambar 11 Layanan Pengembalian Gambar 12 Entri Data Anggota Gambar 13 Tampilan Pencarian Anggota Gambar 14 Tombol Fungsi pada Entri Data Anggota Gambar 15 Tampilan Pengambilan Foto Anggota Gambar 16 Tampilan Foto pada Entri Anggota Gambar 17 Kartu Anggota Format PDF Gambar 18 Contoh Kartu Anggota Gambar 19 OPAC BPAD DIY Gambar 20 Hasil Penelusuran Koleksi Gambar 21 Data Hasil Penelusuran Koleksi xviii

19 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Surat Tugas KKP Jadwal Bagian KKP Form Penilaian KKP Laporan Periodik KKP Katalog (OPAC) BPAD DIY Formulir Pendaftaran Anggota Hasil Wawancara xix