LAPORAN KULIAH KERJA PUDOKINFO

Transkripsi

1 LAPORAN KULIAH KERJA PUDOKINFO PENERAPAN PELAYANAN OTOMASI PERPUSTAKAAN DENGAN SOFTWARE INTEGRETED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLIS) DI PERPUSTAKAAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH TUGAS AKHIR Untuk memenuhi sebagian persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Jurusan/Program Studi Diploma III Perpustakaan Disusun Oleh : IKA PUTRA SEJATI D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i

2 ii

3 iii

4 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan dibawah ini: Nama NIM : Ika Putra Sejati : D Program Studi : Perpustakaan Fakultas Jurusan : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas maret Surakarta Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-ekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: PENERAPAN PELAYANAN OTOMASI PERPUSTAKAAN DENGAN SOFTWARE INTEGRETED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLIS) DI PERPUSTAKAAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH Beserta instrumen/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. iv

5 Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di Surakarta pada tanggal 10 Juni 2014 Yang membuat pernyataan, Ika Putra Sejati NIM: D v

6 vi

7 MOTTO Kesuksesan Takkan Pernah Menghampiri Jika Kita Tak Mau Berusaha Belajarlah Tidak Hanya Dari Buku Tetapi Juga Dari Lapangan, Pengalaman Dan Dari Orang Yang Berpengalaman Jangan Melihat Orang Dari Hasil Kesuksesannya Tetapi Lihat Bagaimana Cara Orang Itu Meraih Kesuksesannya Kegagalan Adalah Pengalaman Dan Pengalaman Adalah Tangga Menuju Kesuksesan, Maka Kegagalan Adalah Awal Menuju Kesuksesan. Berawal Dari Doa, Semua Kegiatan Akan Lebih Ringan Dan Mendapatkan Hasil Lebih Baik vii

8 PERSEMBAHAN Dengan ketulusan hati dan rasa cinta kasih, Tugas Akhir ini kupersembahkan untuk : Ibuku tercinta dan Ayah tercinta kasih sayang, ketulusan serta kesabaran dalam membimbingku Drs. Widodo, M.Soc.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah membimbingku dengan ikhlas dan sabar. Adikku, dan seluruh keluargaku memotivasiku Sahabat-sahabatku yang selalu memberikan motivasiku untuk senantiasa semangat, dan memberikan bimbingan serta pengalaman yang takkan terlupakan Teman teman Diploma III Ilmu Perpustakaan. Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah, yang memberikan tempat dan ilmu perpustakaan dalam pekerjaan yang begitu besar. Almamater tercinta. Universitas Sebelas Maret Surakarta. viii

9 KATA PENGANTAR Puja dan puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Dengan Software Integreted Library Information System (INLIS) di Perpustakaan Daerah pada Program Studi Perpustakaan Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran, dorongan, dan bimbingan serta keterangan-keterangan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati, perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Prof. Dr. Pawito, Ph.D Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk Kuliah Kerja Pusdokinfo. 2. Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Prodi D3 Perpustakaan FISIP UNS yang memberikan pengarahan dan pembekalan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo. ix

10 3. Drs. Widodo, M.Soc.Sc selaku Dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu memberikan pengarahan, bimbingan, dan nasehat sehingga Tugas Akhir ini tersusun dengan baik. 4. Drs. Subagyo S U selaku penguji yang telah bersedia memberikan koreksi untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini. 5. Muhammad Sholihin, S.Ag.,S.IP selaku Dosen D3 Perpustakaan FISIP UNS yang senang sedia memberikan motivasi dan nasehat untuk pembuatan Tugas Akhir ini. 6. Seluruh dosen D3 Perpustakaan FISIP UNS yang memberikan Ilmunya yang sangat berguna untuk penulis.beserta staff dan karyawan di FISIP UNS. 7. Drs. Mulyono, M.Pd selaku Kepala Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah yang memberikan izin untuk Praktek di Perpustakaan tersebut. 8. Dra. Tri Wahyu Harimutiningsih, M.Si dan Ibu Anggraini, S.Sos selaku Bag Administrasi yang ramah dan sangat membantu dalam kegiatan dan perlengkapan Tugas Akhir 9. Supono, S.Sos yang bersedia memberikan Informasi kepada penulis untuk kelancaran Tugas Akhir ini. 10. Seluruh karyawan di Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah yang senang tiasa membimbing dan memberi arahan kepada penulis. 11. Keluarga khusunya kedua orang tua, kakak dan adik yang selalu memberikan dukungan moral dan material kepada penulis. 12. Temanku Momon, Mumun yang selalu memberikan nasehat dalam dan menemani dalam pengumpulan data Tugas Akhir ini x

11 13. Teman-temanku geng Luwak yang selalu memberikan dorongan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 14. Seluruh teman-teman FISIP UNS khususnya D3 Perpustakaan Angkatan 2011 yang selalu memberikan semangat kepada penulis. 15. Teman bermain di rumah: Bayu, Galang, Priyanto, yang mau menemani saat mengerjakan Tugas Akhir ini. 16. Susi Epiana, A.Md yang selalu memberikan saran dan menemani dalam pengerjaan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan pengetahuan dan bermakna buat semuanya. Semoga Tuhan senantiasa menyertai dan melindungi kita semua. Amin. Surakarta, 10 Juni 2014 Penulis xi

12 ABSTRAK Ika Putra Sejati, D , PENERAPAN PELAYANAN OTOMASI PERPUSTAKAAN DENGAN SOFTWARE INTEGRETED LIBRARY INFORMATION SYSTEM (INLIS) DI PERPUSTAKAAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Dunia perpustakaan saat ini, teknologi informasi dijadikan salah satu bagian yang wajib untuk meningkatkan kinerja perpustakaan dalam pelayanan dan proses pertukaran informasi yang sering dinamakan dengan otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan mempunyai sarana dan prasarana untuk mendukung satu sama lain agar dapat berjalan dengan baik. Di Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah sarana dan prasarana otomasi antara lain: 1). hardware yang meliputi: komputer (untuk pengoperasian), kamera (untuk pemotretan kartu anggota), barcode reader (untuk membaca nomer barcode), printer (untuk mencetak kartu anggota dan perlengkapan bahan pustaka). 2). Software yang meliputi: jaringan (untuk menyambungan komputer satu dengan yang lain) dan INLIS. INLISLITE atau sering disebut juga dengan INLIS merupakan software untuk perpustakaan versi terbaru di tahun 2013 yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu Perpustakaan. INLIS dirancang sedemikian rupa dengan mengadopsi standar yang biasa digunakan baik secara nasional maupun internasional guna mengoptimalisasi fungsi dari sistem tersebut. INLIS merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Dalam Tugas Akhir ini mempunyai tujuan, yaitu: untuk mengetahui bagaimana cara penerapan layanan otomasi perpustakaan dengan menggunakan software INLIS tersebut, serta mengetahui apasaja kendala-kendala dan solusi untuk menyelesaikan masalah yang di hadapi dalam penerapan layanan otomasi perpustakaan dengan software INLIS. Metode pengumpulan data tersebut dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil dari tugas akhir ini meliputi tahapan pemasangan sarana dan prasarana otomasi perpustakaan dan langkahlangkah melakukan penerapan layanan otomasi dengan software INLIS yang mencakup pada pengolahan bahan pustaka, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), keanggotaan, OPAC, daftar pengunjung, dan laporan di Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Kata Kunci: Otomasi Perpustakaan, Sarana dan prasarana otomasi, software INLIS, Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... PERSETUJUAN... SURAT PERNYATAAN... PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR... HALAMAN PENGESAHAN... HALAMAN MOTTO... HALAMAN PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... ABSTRAK... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... Halaman i ii iii iv vi vii viii ix xii xiii xvi xviii xi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 D. Waktu Pelaksanaan... 4 E. Metode Pengumpulan Data... 5 F. Sistematika Pembahasan... 6 xiii

14 BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Perpustakaan... 8 B. Pengertian Layanan Perpustakaan... 9 C. Otomasi Perpustakaan... 9 D. Inlis (Integreted Library Information System) BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH A. Sejarah B. Visi dan Misi C. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas D. Pegawai Perpustakaan Daerah Jawa Tengah E. Jenis Layanan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah F. Koleksi Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah G. Sarana dan Prasarana BAB IV PEMBAHASAN A. Penerapan Layanan Otomasi INLIS Di Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah Memulai Aplikasi Entri Data Koleksi/Bahan Pustaka Pencetakan Perlengkapan Data Koleksi Keanggotaan Sirkulasi xiv

15 6. Keanggotaan Online OPAC Checkpoint Laporan B. Kendala-kendala yang Dihadapi dalam Penerapan Layanan Otomasi dengan Software INLIS di Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah C. Solusi Untuk Menghadapi Kendala-Kendala dalam Penerapan Layanan Otomasi dengan Software INLIS di Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Nama Kepala Sekolah dan Golongannya Tabel 3.2 Daftar Nama Pegawai Sub Bagian Tata Usaha Perpustakaan Tabel 3.3 Nama Pegawai Seksi Deposit Tabel 3.4 Nama Pegawai Seksi Jasa Teknis Perpustakaan Tabel 3.5 Nama Pengemudi Keliling dan Front Office Tabel 3.6 Statistik Pengunjung Ruang Keanggotaan Tahun Tabel 3.7 Jadwal Kegiatan Layanan PAUD (Ruang Bermain) Tabel 3.8 Data Statistik Pengunjung Layanan Anak (Ruang Bermain) Tahun Tabel 3.9 Statistik Pengunjung Ruang (Remaja dan Anak) Tahun Tabel 3.10 Statistik Pengunjung Ruang (Dewasa/Umum) Tahun Tabel 3.11 Statistik Pengunjung Layanan Warintek Tahun Tabel 3.12 Statistik Pengunjung Layanan Terbitan Berkala Tahun Taabel 3.13 Statistik Pengunjung Layanan Audio Visual Tahun Tabel 3.14 Jadwal Layanan Perpustakaan Keliling Motor Tossa Rotary Tahun Tabel 3.15 Jadwal Layanan Perpustakaan Keliling Motor Tossa lama Tahun xvi

17 Tabel 3.16 Jadwal Layanan Perpustakaan Keliling Mobil L-300 Tahun Tabel 3.17 Jadwal Layanan Perpustakaan Keliling Mobil Kijang Tahun Tabel 3.18 Jadwal Layanan Perpustakaan Keliling Hilux Tahun Tabel 3.19 Statistik Pengunjung Layanan Referensi Tahun Tabel 3.20 Jumlah Koleksi Perpustakaan Daerah Tahun 1995 s/d 16 April xvii

18 DAFTAR GAMBAR halaman Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah Gambar 4.1 Halaman Awal INLIS Lite Gambar 4.2 Halaman Login pada Inlislite Gambar 4.3 Halaman Beranda Pada INLIS Gambar 4.4 Entri Koleksi Pada INLIS Gambar 4.5 Entri Data Koleksi pada INLIS (Sudah Terisi) Gambar 4.6 Daftar Koleksi Yang Diterima pada INLIS Gambar 4.7 Entri Katalog pada INLIS Gambar 4.8 Daftar Katalog pada INLIS Gambar 4.9 Hasil Cetak Katalog dalam Bentuk Word pada INLIS Gambar 4.10 Cetak Label pada INLIS Gambar 4.11 Cetak Label pada INLIS (2) Gambar 4.12 Halaman Awal Pada INLIS Gambar 4.13 Petunjuk Pendaftaran Anggota pada INLIS Gambar 4.14 Formulir Pendaftaran Anggota pada INLIS (untuk pemustaka) Gambar 4.15 Pendaftaran No Anggota pada INLIS Gambar 4.16 Daftar Anggota pada INLIS Gambar 4.17 Form Anggota pada INLIS (Lokasi Pinjam dan Koleksi yang Boleh Dipinjam) xviii

19 Gambar 4.18 Foto Anggota Pada INLIS Gambar 4.19 Profil Anggota pada INLIS (Foto anggota) Gambar 4.20 Hasil Cetak Kartu Anggota Gambar 4.21 Entri Peminjaman Pada INLIS Gambar 4.22 Entri Peminjaman pada INLIS (barcode kartu anggota) Gambar 4.23 Entri Peminjaman pada INLIS (Barcode Koleksi) Gambar 4.24 Entri Pengembalian pada INLIS Gambar 4.25 Entri Pengembalian paa INLIS (barcode koleksi) Gambar 4.26 Entri Pengembalian pada INLIS (terkena denda) Gambar 4.27 Keanggotaan Online pada INLIS Gambar 4.28 Menu Kenaggotaan online pada INLIS (home) Gambar 4.29 Menu Keanggotaan Online pada INLIS (profil) Gambar 4.30 Menu Keanggotaan Online pada INLIS (katalog) Gambar 4.31 Menu Keanggotaan Online pada INLIS (histori lokasi baca) Gambar 4.32 OPAC pada INLIS Gambar 4.33 Hasil Pencarian pada INLIS (OPAC) Gambar 4.34 Pemilihan Pencarian Koleksi pada INLIS (OPAC) Gambar 4.35 Detail Pencarian Koleksi pada INLIS (OPAC) Gambar 4.36 Checkpoint Pada INLIS (untuk anggota) Gambar 4.37 Checkpoint pada INLIS (untuk non anggota) Gambar 4.38 Laporan Katalog Per Kriteria pada INLIS Gambar 4.39 Hasil Laporan Katalog Perkriteria pada INLIS xix

20 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Surat Tugas Magang dari Universitas Sebelas Maret Surakarta Lampiran 2. Surat Keterangan Magang dari Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah Lampiran 3. Lampiran 4. Laporan Periodik Kuliah Kerja Pusdokinfo Nilai Kuliah Kerja Pusdokinfo xx