INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/56 INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Alamat: Telefon: Faks: Institut Pendidikan Guru Malaysia Kementerian Pendidikan Malaysia Aras 1, Blok 2200, Enterprise Building 3 Jalan Persiaran Apec, Cyber CYBERJAYA MANUAL KUALITI PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Disediakan oleh: Diluluskan oleh:... Nama Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (WAKIL PENGURUSAN) Nama Jawatan: Tarikh: 15 Jun 2014 Tarikh: 15 Jun 2014 TIMBALAN KETUA PENGARAH PENDIDIKAN MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (PENGURUSAN TERTINGGI) SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/56 KANDUNGAN TAJUK MUKA SURAT Pengesahan Manual Kualiti 1 Kandungan 2 Senarai Induk Edaran Terkawal 4 SEKSYEN 1 - PENGENALAN 6 SEKSYEN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI Pengenalan Fungsi Falsafah, Visi, dan Misi IPGM Piagam Pelanggan Pelanggan Struktur Organisasi 14 SEKSYEN 3 - SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI 18 KEGURUAN 3.1 Skop Pelaksanaan Dasar Kualiti Objektif Kualiti Objektif Operasi IPG Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Struktur Sistem Pengurusan Kualiti Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MK IPGM) Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MK IPG) 25 SEKSYEN 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Struktur Dokumentasi Manual Kualiti Kawalan Di atas Dokumen Kawalan Rekod 31 SEKSYEN 5 - TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Fokus kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 34

3 MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 3/56 TAJUK MUKA SURAT SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER Bekalan Sumber Sumber Manusia Infrastruktur dan Pengurusan Aset Persekitaran Kerja 38 SEKSYEN 7- PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN Perancangan Penyampaian PPK Proses Berkaitan dengan Pelanggan Rekabentuk dan Pembangunan Proses Perkhidmatan Perolehan Pengeluaran dan Penyediaan PPK Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan 47 SEKSYEN 8 - PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN Am Pemantauan dan Pengukuran Kawalan Ke atas Ketidakpatuhan Produk Analisis Data Penambahbaikan 53 LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran 1 Senarai PK Prosedur Teras 55 Lampiran 2 Senarai PK Prosedur Umum Pengurusan dan Prosedur Umum Sokongan 56

4 MUKA SURAT : 4/56 No. Salinan Terkawal SENARAI INDUK EDARAN TERKAWAL Pemegang Dokumen 01 Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia (Pengurusan Tertinggi) 02 Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan I ) 03 Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan II) 04 Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia (Timbalan Wakil Pengurusan) 05 Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar (Timbalan Wakil Pengurusan) 06 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (Timbalan Wakil Pengurusan) 07 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (Timbalan Wakil Pengurusan) 08 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (Timbalan Wakil Pengurusan) 09 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (Timbalan Wakil Pengurusan) 10 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (Timbalan Wakil Pengurusan) 11 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (Timbalan Wakil Pengurusan) 12 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (Timbalan Wakil Pengurusan) 13 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (Timbalan Wakil Pengurusan) 14 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (Timbalan Wakil Pengurusan) 15 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (Timbalan Wakil Pengurusan) 16 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (Timbalan Wakil Pengurusan) 17 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (Timbalan Wakil Pengurusan) 18 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (Timbalan Wakil Pengurusan) 19 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (Timbalan Wakil Pengurusan) 20 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (Timbalan Wakil Pengurusan) 21 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (Timbalan Wakil Pengurusan) 22 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (Timbalan Wakil Pengurusan)

5 MUKA SURAT : 5/56 No. Salinan Terkawal Pemegang Dokumen 23 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Dato Razali Ismail (Timbalan Wakil Pengurusan) 24 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (Timbalan Wakil Pengurusan) 25 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (Timbalan Wakil Pengurusan) 26 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (Timbalan Wakil Pengurusan) 27 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (Timbalan Wakil Pengurusan) 28 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (Timbalan Wakil Pengurusan) 29 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (Timbalan Wakil Pengurusan) 30 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (Timbalan Wakil Pengurusan) 31 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (Timbalan Wakil Pengurusan) 32 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (Timbalan Wakil Pengurusan) 33 Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (Timbalan Wakil Pengurusan) 34 Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan (Timbalan Wakil Pengurusan) 35 Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan (Timbalan Wakil Pengurusan) 36 Ketua Jabatan, Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme (Timbalan Wakil Pengurusan) 37 Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat, IPGM 38 Ketua Unit, Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi, IPGM

6 MUKA SURAT : 6/56 SEKSYEN 1 PENGENALAN 1.1 Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) ini disediakan untuk memenuhi pencapaian matlamat dan objektif IPGM dan IPG selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. MK ini menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagi pelaksanaan Sistem Kualiti Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) IPGM dan IPG. MK ini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), dan Dokumen Rujukan yang meliputi Akta, Pekeliling, Peraturan dan Garis Panduan yang berkaitan. 1.2 Objektif MK ini adalah untuk: menerangkan maklumat asas organisasi IPGM dan IPG; menjelaskan Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008 IPGM dan IPG yang dilaksanakan dan; melaksanakan tanggungjawab dan tindakan dalam setiap aktiviti bagi PPK. 1.3 MK ini mengandungi lapan seksyen seperti yang berikut: Seksyen 1 - Pengenalan Seksyen 2 - Maklumat Organisasi Seksyen 3 - Skop dan Objektif Sistem Pengurusan Kualiti Seksyen 4 - Sistem Pengurusan Kualiti Seksyen 5 - Tanggungjawab Pengurusan Seksyen 6 - Pengurusan Sumber Seksyen 7 - Proses Perkhidmatan Pendidikan Keguruan Seksyen 8 - Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan 1.4 MK ini hanya berkuat kuasa setelah mendapat kelulusan Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia ( TKPPM) Kementerian Pendidikan Malaysia ( KPM) sebagai Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkan kepada pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Wakil Pengurusan (WP) dan Timbalan Wakil Pengurusan (TWP) bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan MK ini mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

7 MUKA SURAT : 7/ Kandungan dalam MK tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PT atau WP. Setiap pindaan dalam MK perlu diluluskan oleh PT dan direkodkan dalam rekod pindaan MK. 1.6 Pengedaran MK kepada organisasi luar dari IPGM dan IPG mestilah mendapat kebenaran PT atau WP. 1.7 Terminologi dan Definisi Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat keputusan tentang akademik Mesyuarat Profesional IPGM ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan tentang dasar dan pengurusan akademik Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan tentang dasar, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPG membuat keputusan tentang dasar, pengurusan akademik, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah ( PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) Produk merujuk kepada Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) dan pelajar kursus praperkhidmatan sepenuh masa. Pentaksiran merujuk kepada penilaian akademik yang meliputi peperiksaan dan kerja kursus Perkataan Contoh yang ditunjukkan dalam lampiran Prosedur Kualiti bermaksud lampiran berkenaan digunakan sebagai panduan asas. Pengubahsuaian boleh dilakukan dengan mengekalkan butiran-butiran asas dalam lampiran berkenaan IPGM merujuk pada Institut Pendidikan Guru Malaysia dan IPG merujuk pada 27 Institut Pendidikan Guru kampus.

8 MUKA SURAT : 8/56 SEKSYEN 2 MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 Pengenalan IPGM dan IPG telah diberi mandat untuk melaksanakan Program Pendidikan Keguruan Praperkhidmatan dan dalam Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam Akta Pendidikan Senat telah diwujudkan bagi membuat keputusan mengenai dasar-dasar akademik. Selain itu IPGM juga bertanggungjawab merancang dan memantau Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) yang dilaksanakan oleh IPG. Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W), Apec, Cyber 6, CYBERJAYA. Enterprise Building 3, Blok 2200, Persiaran Nama dan alamat IPG seperti yang berikut: Bil Nama Institut 1 Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (IPGKP) 2 Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (IPGKDA) 3 Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (IPGKSAH) 4 Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (IPGKPP) 5 Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (IPGKTB) 6 Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (IPGKI) 7 Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT) 8 Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK) 9 Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM) 10 Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa Alamat Institut Behor Pulai, Kangar, Perlis. Bandar Darulaman, Jitra, Kedah. Jln. Kuala Ketil, Sungai Petani, Kedah. Bukit Coombe, Pulau Pinang. Mengkuang, Kubang Semang, Bukit Mertajam, Pulau Pinang Hulu Kinta, Perak. Kompleks Pendidikan Nilai, Bandar Enstek, Negeri Sembilan. Jalan Yaakob Latif, Kuala Lumpur. Lembah Pantai, K. Lumpur. Lembah Pantai, K. Lumpur.

9 Bil (IPGKBA) MANUAL KUALITI Nama Institut 11 Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (IPGKPI) 12 Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (IPGKRM) 13 Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (IPGKPM) 14 Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (IPGKTHO) 15 Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (IPGKTI) 16 Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (IPGKTAA) 17 Institut Pendidikan Guru Kampus Dato Razali Ismail (IPGKDRI) 18 Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (IPGKSM) 19 Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (IPGKKB) MUKA SURAT : 9/56 Alamat Institut Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, Bandar Baru Bangi, Selangor. Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, Seremban, N. Sembilan. Jalan Maktab, Durian Daun, Melaka. KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524, Batu Pahat, Johor. Jln. Datin Halimah, Johor Bahru, Johor. KM 10, Jln. Padang Tengku, Kuala Lipis, Pahang. Batu Rakit, Kuala Terengganu, Terengganu. Jalan Bukit Kluang, Besut, Terengganu. Pengkalan Chepa, Kota Bharu, Kelantan.

10 20 Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (IPGKG) 21 Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (IPGKKent) 22 Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (IPGKK) 23 Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (IPGKT) 24 Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (IPGKBL) 25 Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (IPGKS) 26 Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (IPGKTAR) 27 Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (IPGKR) MUKA SURAT : 10/56 Peti Surat 10491, Kota Kinabalu, Sabah. Peti Surat 2, Tuaran, Sabah. Beg Berkunci 11, Keningau, Sabah. KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah Jln. Kolej, Kuching, Sarawak. Jln. Bakam, Miri, Sarawak. Jln. Dato Mohamad Musa, Kota Samarahan, Sarawak Bintangor, Sarawak.

11 MUKA SURAT : 11/ Fungsi Menurut Akta Pendidikan 1996 Pindaan 2008, IPGM dan IPG bertanggungjawab menguruskan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan dan Dalam Perkhidmatan meliputi aspek: menyediakan dasar latihan pendidikan keguruan dan perancangan tahunan IPG; merancang dan melaksana aktiviti penyelidikan dan inovasi; merancang, membangun, melaksana dan memantau pelaksanaan kurikulum; merancang, mengurus dan melaksana pemantauan keseluruhan program pendidikan keguruan secara berterusan; mengurus penempatan pelajar ke IPG; mengurus pendaftaran, kebajikan, disiplin, dan program mentor mentee merancang, mengurus dan mengawal selia agihan peruntukan serta memantau peruntukan perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan pembangunan; merancang dan mengurus pembangunan, penyenggaraan infrastruktur dan infostruktur IPG; merancang, mengurus, melaksana, dan memantau penggubalan item pentaksiran; merancang, mengurus, melaksana, dan memantau pentadbiran peperiksaan; mengurus penganugerahan sijil, diploma dan ijazah bagi pelajar yang berjaya menamatkan pengajian; merancang, melaksana dan memantau latihan pembangunan staf; merancang dan melaksana program peningkatan akademik dan profesionalisme guru; merancang, melaksana dan memantau perlaksanaan program kualiti dan keutuhan; merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dan komunikasi; merancang, menyelaras dan memberi khidmat bantu reka bentuk grafik dan multimedia mengurus perkhidmatan kaunseling pelajar.

12 MUKA SURAT : 12/ Falsafah, Visi, dan Misi Falsafah Pendidikan Kebangsaan (FPK) Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha yang berterusan untuk mengembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah untuk melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, dan berakhlak mulia, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta dapat menyumbang terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara Falsafah Pendidikan Guru (FPG) Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik, bersedia menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan kebudayaan negara, menjamin pembangunan individu dan memelihara suatu masyarakat yang bersatu padu, demokratik, progresif dan berdisiplin Visi IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru Misi Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf dunia. 2.4 Piagam Pelanggan Kami warga IPGM dan IPG dengan ini bertekad, beriltizam, berikrar dan berjanji menumpukan tenaga dan usaha untuk: pendaftaran pelajar dilaksanakan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas paparan calon berjaya di laman web KPM memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran mematuhi kurikulum pendidikan guru memaklumkan keputusan peperiksaan akhir program / kursus dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat.

13 MUKA SURAT : 13/ menganugerahkan Ijazah atau Diploma kepada lulusan dalam tempoh enam (6) bulan selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan memastikan guru baharu lulusan IPGM memenuhi 92% kehendak sekolah dari aspek kualiti diri, kemahiran dalam pengajaran dan pembelajaran, kebolehan mengurus kokurikulum, dan kemampuan mengurus tugas-tugas di sekolah mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja. 2.5 Pelanggan Pelanggan organisasi ialah sekolah dan bahagian/institusi pendidikan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia; Pelanggan operasi ialah pelajar sepenuh masa PDPLI, PISMP termasuk kursus persediaan (PPISMP); dan Pemegang Taruh (S takeholder) terdiri daripada Menteri Pendidikan dan Jemaah Menteri

14 MUKA SURAT : 14/ Struktur Organisasi Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM CARTA ORGANISASI OPERASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA REKTOR TIMBALAN REKTOR PENGARAH PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK PENGARAH PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN & INOVASI PENGARAH SEKTOR HAL-EHWAL PELAJAR DAN HUBUNGAN LUAR KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN KUALITI DAN KEUTUHAN KETUA JABATAN JABATAN KEPIMPINAN PEMBANGUNAN & PROFESIONALISME PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN KETUA UNIT UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN DAN SENAT KETUA UNIT UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING Rajah 1: Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM

15 MUKA SURAT : 15/ Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan memantau: i. Unit Pengambilan Pelajar ii. Unit Penempatan dan Rekod Pelajar iii. Unit Pengantarabangsaan dan Hubungan Luar iv. Unit Penguatkuasaan Perjanjian, Disiplin dan Tatatertib v. Unit Pembangunan dan Pengembangan Pelajar vi. Unit Ekstra Kokurikulum Pusat Pembangunan Akademik IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan memantau: i. Sektor Sains Kognitif ii. iii. iv. Sektor Sains Sosial dan Kemanusiaan Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan Unit Pengajian Profesional Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan memantau: i. Jabatan Penyelidikan dan Inovasi Unit Penyelidikan Unit Inovasi ii. Jabatan Pengoperasian Dasar Operasi Dasar dan Perancangan Unit Dasar Unit Perancangan

16 MUKA SURAT : 16/ Sektor Khidmat Pengurusan IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan memantau: i. Unit Kewangan ii. Unit Pentadbiran/Pembangunan Sumber Manusia iii. Unit Pembangunan dan Aset iv. Unit Perpustakaan Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme yang diketuai oleh seorang Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan memantau: i. Unit Pembangunan dan Kepimpinan ii. Unit Kompetensi dan Kerjaya iii. Unit Pembangunan Kejurulatihan iv. Unit Latihan Guru Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan yang diketuai oleh seorang Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan memantau: i. Unit Pengurusan Kualiti dan Keutuhan ii. Unit Inovasi dan Kreativiti Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat diketuai oleh seorang Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Timbalan Rektor IPGM bagi mengurus dan mengawal selia hal ehwal peperiksaan, verifikasi dan senat IPG: i. Unit Verifikasi dan Pentaksiran ii. Unit Pentadbiran dan Operasi Peperiksaan iii. Unit Rekod, Sijil dan Senat Unit ICT diketuai oleh seorang Ketua Unit dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM bagi merancang, mengurus dan mengawal selia hal ehwal ICT: i. Sub Unit Pengurusan Data dan Aplikasi ii. Sub Unit Pembangunan dan Infrastruktur ICT.

17 MUKA SURAT : 17/56 iii. Sub Unit Reka Bentuk, Multimedia dan Dokumentasi Unit Psikologi dan Kaunseling Unit Psikologi dan Kaunseling di IPGM diketuai oleh seorang Ketua Unit dan dibantu oleh seorang Kaunselor Kanan DG44 bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM bagi menyelaras dan memantau semua Unit Psikologi dan Kaunseling di IPG Kampus. i. Di IPG kampus terdapat seorang Ketua Unit PsK DG44. ii. Seorang Kaunselor pelajar yang bertanggungjawab ke atas guru pelatih dan seorang Kaunselor pentadbir yangbertanggungjawab ke atas staf, pensyarah dan kakitangan IPG Kampus Semua IPG diselia dan dipantau oleh IPGM melalui seorang Rektor, Timbalan Rektor, Pengarah Pusat/Sektor dan Ketua Jabatan/Unit berkenaan. Setiap IPG diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh Timbalan-Timbalan/Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasi bagi setiap IPG terdapat dalam buku perancangan tahunan institut masingmasing Keputusan MPPP IPG dibentangkan, dibahaskan dan diluluskan dalam Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru (MPPG) untuk dilaksanakan oleh semua IPG.

18 MUKA SURAT : 18/56 SEKSYEN 3 SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) yang dilaksanakan oleh IPGM dan IPG ialah Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan iaitu Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP). 3.2 Dasar Kualiti Dasar kualiti IPGM dan IPG ialah: "menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras dengan kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan Falsafah Pendidikan Guru. Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif kualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melalui saluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahami dan dihayati. 3.3 Objektif Kualiti Objektif Kualiti IPGM dan IPG terbahagi kepada dua iaitu: Objektif Organisasi: Memastikan 100% calon yang ditawarkan memenuhi syarat dan kriteria pengambilan yang ditetapkan dan diluluskan oleh ahli Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemilihan Calon Biasiswa KPM Memastikan 100% calon yang mendaftar untuk mengikuti kursus perguruan di IPG memenuhi syarat-syarat dan kelayakan asas seperti yang ditetapkan.

19 MUKA SURAT : 19/ Memastikan tahap kepuasan pelanggan terhadap latihan keguruan dan prestasi produk dalam tempoh yang ditetapkan mencapai 92% Objektif Operasi bagi Pusat/Sektor/Jabatan di IPGM: Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi memastikan: i. Penilaian Aktiviti Perancangan Tahunan IPGM dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. ii. Perancangan Tahunan IPGM disediakan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum aktiviti tahunan bermula. iii. 100% penyelidikan yang dijalankan berkaitan dengan keperluan/ penilaian program IPGM dan IPG dapat disempurnakan Pusat Pembangunan Akademik memastikan: i. kurikulum pendidikan guru disiapkan dalam tempoh masa sebulan sebelum pelaksanaan program. ii. pemantauan keberkesanan pelaksanaan kurikulum dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh pelaksanaan program yang berikut: a) PDPLI (satu tahun setengah) b) PPISMP (satu tahun setengah) c) PISMP (empat tahun) iii. keberkesanan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum, dan kepuasan bimbingan amalan profesional dari IPG mencapai sekurang-kurangnya skor min Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar memastikan : i. keberkesanan pelaksanaan pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu dan program mentor mentee mencapai tahap sekurang-kurangnya skor min 4.1. ii. semua kes disiplin di bawah Akta 174 dianalisis setiap hujung semester.

20 MUKA SURAT : 20/ Sektor Khidmat Pengurusan memastikan: i. pemantauan pengurusan kewangan dan sumber manusia secara berkala sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun bagi memastikan IPG mematuhi peraturan sedia ada. ii. mesyuarat berkala ke atas pengurusan kewangan, pembangunan dan aset diadakan empat (4) kali setahun. iii. pemantauan berkala ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. iv. prestasi perbelanjaan pada akhir tahun mencapai tahap varian yang ditetapkan iaitu 5% sebagaimana yang dipersetujui di peringkat KPM. v. urusan kewangan, pembangunan infrastruktur dan perolehan aset 27 IPG mematuhi arahan perbendaharaan dan peraturan kewangan yang ditetapkan Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme memastikan: i. 90% daripada perancangan latihan pembangunan staf adalah berdasarkan kepada Analisis Keperluan Latihan. ii. 90% daripada Latihan Pembangunan Staf yang dirancang dilaksanakan dengan mengambil kira LPS tambahan Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan memastikan: i. Semua prosedur berkaitan SPK dilaksana, dikawal dan direkod mengikut piawaian, prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan dan MKSP dilaksanakan sekurangkurangnya 1 kali setahun. ii. Audit dalaman dilaksanakan sekurang-kurangnya dua kali setahun. iii. Audit pihak ketiga dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun

21 MUKA SURAT : 21/ Objektif Operasi IPG ialah memastikan % pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang ditetapkan pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap penilaian proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap penilaian pelaksanaan program mentor mentee % kes disiplin, tata tertib diurus mengikut Akta pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap aktiviti pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan profesional sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas aduan diterima elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari pertama bekerja bulan berkenaan dengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM kecuali bulan Januari. 3.5 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti meliputi proses teras SPK yang bermula daripada penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah satu (1) tahun pelajar ditempatkan di sekolah.

22 MUKA SURAT : 22/56 PETA PROSES PENGURUSAN PPK MULA 7.3 PT-04 Penggubalan Kurikulum Kawalan Kualiti Perancangan Tahunan 6.1, 7.1,7.2.1, PT-02 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 4.2.4,7.2.3, 7.5.4, 8.3 PT-03, PUP-11,PUP-07 Pengurusan Kurikulum 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 7.4.1,7.5.5, 8.3 PT-08 PUP-05,06, 08,09,10, PUS-03 Pengurusan Aset, Penyelenggaraan Infrastruktur, Perolehan, ABM, Elaun Pelajar Audit Dalaman PUP , 4.2.4, 7.1, 7,2,1, 6.4, 8.2.4, 8.3 PT-05 MKSP 5.6, PUP-01 Pelaksanaan Pentaksiran & Penilaian 4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4, 8.3 PT-06 Pengurusan Peperiksaan 4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4, 8.3 PT-07, PUP-07 Maklumat Penempatan Am: 4.1, 4.2, 5.1, 5.5, , Analisis dan Penambahbaikan Pelanggan Organisasi Maklum Balas Pelanggan 8.4, 8.5 PUP PUP-04

23 MUKA SURAT : 23/ Struktur Sistem Pengurusan Kualiti SPK diuruskan oleh Majlis Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru ( IPG). Majlis ini diketuai oleh Pengurusan Tertinggi (PT) iaitu TKPPM KPM. Beliau dibantu oleh Wakil Pengurusan (WP) iaitu Rektor dan Timbalan Rektor. WP dibantu oleh Pengarah Pusat/ Sektor sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP). Struktur MK IPGM dan IPG adalah seperti dalam Rajah Majlis ini bertanggungjawab merancang, menentukan skop, dan hala tuju, memberikan bimbingan dan galakan, menyediakan pemudah cara serta menilai pelaksanaan sistem kualiti IPGM dan IPG secara berterusan. Majlis ini juga bertanggungjawab memastikan semua proses dalam SPK IPGM dan IPG dilaksanakan sepenuhnya. WP bertanggungjawab memastikan dasar kualiti IPGM dan IPG dilaksanakan selaras dengan Falsafah, Visi, Misi dan Piagam Pelanggan bagi mencapai objektif dan dasar kualiti IPGM dan IPG Semua ahli dalam MK IPGM dan IPG diberi pendedahan dan latihan dari semasa ke semasa untuk meningkatkan kesedaran, komitmen dan seterusnya pembudayaan kualiti berasaskan keperluan MS ISO 9001: Majlis ini mengelolakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekurang-kurangnya sekali setahun dan semua keputusan mesyuarat ini didokumenkan Penyemakan semula dokumen kualiti diadakan dari semasa ke semasa mengikut keperluan Pada peringkat IPG, Majlis Kualiti IPG (MK IPG) dibentuk untuk melicinkan pelaksanaan SPK IPG. Majlis ini diketuai oleh TWP (IPG) iaitu Pengarah yang dibantu oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana (PPP) iaitu Timbalan Pengarah. Struktur MK IPG ini adalah seperti dalam Rajah 3.

24 MUKA SURAT : 24/ Majlis Kualiti Institut IPGM dan IPG PENGURUSAN TERTINGGI TKPPM WAKIL PENGURUSAN REKTOR TIMBALAN REKTOR TWP PENGARAH PPA TWP PENGARAH PPPI TWP PENGARAH SHEPHL TWP PENGARAH SKP TWP KJ JPKK TWP KJ JKPP TWP KJ JPPS TWP KU UTMK TWP KU UTMK TWP PENGARAH IPG (27 IPG) PASUKAN PELAKSANA (PP) PENGERUSI KJ JPKK SEKRETARIAT KPP JPKK JK PENAMBAHBAIKAN KPP PPA JK AUDIT DALAMAN KPP JPKK JK DOKUMENTASI KPP JPKK/ KU UTMK JK KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI STANDARD KPP SHEPHL PEMEGANG PK JK BIMBINGAN & PEMANTAUAN KPP JKPP JK MAKLUM BALAS PELANGGAN KPP PPPI JK ADUAN PELANGGAN KPP SHEPHL Rajah 2: Majlis Kualiti Institut (MKI) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG)

25 MUKA SURAT : 25/ Majlis Kualiti Institut Institut Pendidikan Guru (MKI IPG) TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN PENGARAH PENGERUSI PASUKAN PELAKSANA TIMBALAN PENGARAH SEKRETARIAT ISO PENGERUSI JK BIMBINGAN DAN PEMANTAUAN PENGERUSI JK AUDIT DALAMAN PENGERUSI JK MAKLUM BALAS PELANGGAN PENGERUSI JK DOKUMENTASI PENGERUSI JK ADUAN PELANGGAN PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKAN PENGERUSI JK KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI STANDARD KETUA JABATAN/ KETUA UNIT/SUA PEMEGANG PK Rajah 3: Majlis Kualiti Institut

26 MUKA SURAT : 26/56 SEKSYEN 4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG IPGM dan IPG menguruskan SPK yang didokumenkan. SPK ini perlu dipatuhi dalam pelaksanaan proses PPK untuk pelajar Praperkhidmatan iaitu Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah ( PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Dalam Perkhidmatan. Bagi memenuhi komitmen di atas, IPGM dan IPG perlu : a) menentukan semua proses terangkum dalam SPK dan organisasi; b) menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir; c) menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan pada proses adalah berkesan; d) memastikan sumber dan maklumat disediakan untuk menyokong operasi dan kawalan pada proses; e) memantau, mengukur dan menganalisis proses dalam SPK dan organisasi; f) melaksanakan tindakan yang perlu untuk memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan serta menentukan dan melaksanakan tindakan pencegahan serta pembetulan. Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPGM dan IPG mewujudkan kaedah kawalan yang sewajarnya selaras dengan keperluan Standard dan Pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Bagi memastikan SPK terlaksana sebagaimana yang dirancang, Wakil Pengurusan bertanggungjawab: i. menentukan dan memastikan semua proses dan objektif di pelbagai peringkat dan fungsi didokumenkan. Prosedur bagi setiap proses dikenal pasti, diwujudkan dan dilaksanakan dengan mematuhi keperluan standard MS ISO 9001:2008; dan

27 MUKA SURAT : 27/56 ii. menyesuaikan SPK dengan perubahan dalam organisasi apabila diperlukan melalui pindaan dokumen kualiti yang terlibat dalam sistem dengan mematuhi Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (IPGM-PPK-PUS-02). 4.2 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Struktur Dokumentasi SPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada Manual Kualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti untuk menyediakan PPK. Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG adalah seperti dalam Rajah Manual Kualiti (MK) Manual Kualiti merupakan dokumen utama yang menjelaskan struktur organisasi, huraian sistem kualiti, dasar dan prinsip pelaksanaan sistem kualiti. MK dijadikan panduan pelaksanaan sistem kualiti selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. Dokumen ini disediakan oleh WP dan digunakan setelah diluluskan oleh Pengurusan Tertinggi. MK mengandungi prosedur yang didokumenkan, rujukan prosedur dan penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPK IPGM dan IPG. a) Prosedur Kualiti (PK) PK ialah dokumen yang menjelaskan turutan proses kerja bagi setiap aktiviti untuk melaksanakan sistem kualiti dan staf yang bertanggungjawab menyediakan dan melaksanakan tindakan tersebut. PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu: i. PK Proses Teras; dan ( Rujuk Lampiran 1) ii. PK Proses Umum iaitu PK Proses Umum Pengurusan dan PK Proses Umum Sokongan. (Rujuk Lampiran 1 dan 2)

28 MUKA SURAT : 28/56 b) Dokumen Rujukan Dokumen Rujukan ialah dokumen yang diwujudkan dan digunapakai dalam SPK seperti Pro forma/ringkasan Maklumat Kursus/Garis Panduan Peperiksaan yang sedang berkuatkuasa. c) Rekod Kualiti Rekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam prosedur kualiti yang menyokong SPK. Rekod-Rekod yang ditentukan oleh organisasi bagi memastikan keberkesanan perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses.

29 MUKA SURAT : 29/56 TANGGUNGJAWAB PENERANGAN Meluluskan - PT (TKPPM) Menyediakan - WP (REKTOR dan T.REKTOR) MK Dokumen Dasar Meluluskan - PT Menyedia dan melaksanakan - PP PK Dokumen Pengurusan dan Operasi Semua staf yang berkaitan Dokumen Rujukan Dokumen yang menyokong SPK Semua staf yang berkaitan Rekod Kualiti Rekod yang menyokong SPK Rajah 4: Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG Kawalan Dokumen TWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukan pemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal di peringkat IPGM dan IPG. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Dokumen Kualiti dan Dokumen Rujukan. Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawal mengikut keperluan Standard MS ISO 9001:2008. Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut: a) Memastikan dokumen kualiti yang dikenal pasti itu direkodkan dalam senarai induk dokumen kualiti dan satu salinan dokumen ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk. MK dan PK dokumen SPK lain perlu direkodkan sebelum diedarkan oleh pegawai dokumen (PD) ke pada staf dalam pusat/sektor/ jabatan/unit. Satu senarai edaran salinan MK/PK perlu disediakan.

30 MUKA SURAT : 30/56 PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepada semua IPG. PD IPG menyediakan satu salinan CD mengikut senarai edaran terkawal Institut Pendidikan Guru. b) Semakan dan mengemaskini di mana perlu serta meluluskannya semula.senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas status berkenaan. Semua pindaan yang dibuat dicatat dalam Rekod Pindaan oleh Pemilik Proses atau pegawai yang diarahkan, bertanggungjawab mengemas kini pindaan ke atas dokumen. c) Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenalpasti. Sebarang pindaan MK dan PK perlulah dikemukakan melalui Sekretariat Majlis Kualiti IPGM. Pindaan dalam MK dan PK perlu mendapat kelulusan Wakil Pengurusan. Nombor Keluaran dokumen kualiti akan hanya berubah setelah berlaku lima (5) kali pindaan. d) Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila diperlukan. Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Kualiti serta status terkininya disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas status berkenaan. e) Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila masa. Semua PD menyimpan satu salinan dokumen kualiti dalam bentuk CD dan bercetak. f) Memastikan dokumen luaran yang berkaitan SPK dikenal pasti dan ditentukan penggunaannya oleh organisasi dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti arahan/pekeliling/garis panduan. Dokumen luaran yang dikenalpasti dan ditentukan oleh organisasi bagi perancangan dan operasi SPK boleh diperolehi dari pelbagai sumber.

31 MUKA SURAT : 31/56 g) Menghalang penggunaan dokumen usang dan dokumen ini perlu ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan. Semua dokumen lama perlu dilupuskan kecuali satu salinan disimpan untuk rujukan, apabila berlaku pindaan atau keluaran baharu. Dokumen yang Berkaitan IPGM-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen Kualiti Kawalan Rekod Rekod diwujudkan dan tempoh penyimpanannya dikenal pasti dalam setiap prosedur kualiti. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekod berkenaan diwujudkan. Tatacara bagi mengawal, mengenal pasti kawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula dan melupuskan rekod didokumenkan dalam Prosedur Kawalan Rekod. Dokumen yang Berkaitan IPGM-PPK-PUS-01 Kawalan Rekod

32 MUKA SURAT : 32/56 SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 Komitmen Pengurusan WP terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM dan IPG berdasarkan visi dan misi IPGM dan IPG. Bagi memantapkan pengurusan, komitmen WP adalah seperti berikut: a) Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan peraturan serta perundangan b) Mewujudkan dasar kualiti; c) Mewujudkan objektif-objektif kualiti; d) Menjalankan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan e) Memastikan sumber yang perlu disediakan. 5.2 Fokus kepada Pelanggan WP memastikan kehendak semasa dan jangkaan pelanggan dikenal pasti dan diterjemahkan kepada standard dan objektif kualiti bertujuan untuk meningkatkan kepuasan hati pelanggan. 5.3 Dasar Kualiti WP menggubal dasar kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.2 manual ini. 5.4 Perancangan Objektif Kualiti WP menggubal objektif kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.3 manual ini Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti WP memastikan:

33 MUKA SURAT : 33/56 a) Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhi keperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telah ditetapkan; dan b) Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahan dalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak. 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Kuasa WP menentukan setiap staf mempunyai tanggungjawab dan kuasa sebagaimana yang ditetapkan dalam senarai tugas dan pekeliling yang berkaitan. WP juga menentukan setiap anggota mengetahui tanggungjawab dan kuasa mereka dan hubung kaitnya dengan bidang dan tanggungjawab anggota lain dalam organisasi IPGM dan IPG Wakil Pengurusan Pengurusan Tertinggi melantik WP yang bertanggungjawab untuk: a) memastikan proses-proses dalam SPK diwujud, dilaksana, dan diselenggara; b) melaporkan prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan sistem tersebut kepada Pengurusan Tertinggi; c) memastikan peningkatan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi dan berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan SPK IPGM dan IPG. WP juga melantik TWP untuk membantu WP melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dinyatakan di atas.

34 MUKA SURAT : 34/ Komunikasi Dalaman WP dan TWP menyampaikan maklumat mengenai keberkesanan pelaksanaan SPK kepada semua staf organisasi, melalui mesyuarat, perhimpunan, buletin, e-mel, laman web dan kaedah lain yang ditetapkan. 5.6 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Am Pengurusan Tertinggi bertanggungjawab untuk: Mengadakan MKSP setiap tahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG terus sesuai dan berkesan. Kajian semula ini hendaklah juga meliputi penilaian ke atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan membuat perubahan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan termasuk perubahan ke atas dasar serta objektif kualiti; menentukan keanggotaan MKSP seperti dalam Rajah 2; merekodkan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat dan WP adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat diambil; dan mengurus semua rekod yang berkaitan Input dan Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Input dan agenda MKSP hendaklah meliputi maklumat yang berikut: a) Laporan Tindakan Susulan daripada MKSP yang lepas b) Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti c) Laporan Audit Dalaman d) Laporan Maklum Balas Pelanggan e) Laporan Aduan Pelanggan f) Laporan Cadangan Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK g) Laporan Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard h) Laporan Penambahbaikan

35 MUKA SURAT : 35/ Output Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Output MKSP sepatutnya meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a) peningkatan keberkesanan SPK dan prosesnya; b) peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan; c) sumber yang diperlukan; dan WP dan TWP bertanggungjawab memastikan output MKSP diminitkan dan tindakan susulan diambil ke atas semua keputusan tersebut. Dokumen yang berkaitan ialah: Manual Kualiti IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan IPGM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman IPGM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER 6.1 Bekalan Sumber IPGM dan IPG menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk sumber kewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan, sumber pengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk; a) melaksana dan mengurus SPK serta sentiasa meningkatkannya secara berterusan; dan b) meningkatkan kepuasan pelanggan mengikut keperluannya. Pertimbangan harus diberikan kepada pembekalan yang berkesan, cekap dan menepati masa.

36 MUKA SURAT : 36/56 Dokumen yang berkaitan ialah: IPGM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastruktur IPGM-PPK-PUP-08 Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus IPGM-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset IPGM-PPK-PUP-10 Perolehan 6.2 Sumber Manusia Am IPGM dan IPG sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota yang berkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberi kesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPGM dan IPG akan menentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektif kualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan Kompetensi, Latihan dan Kesedaran IPGM dan IPG akan: a) memastikan semua staf mempunyai kelayakan dan kompetensi yang diperlukan. b) mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidangbidang yang diperlukan dan akan mengambil langkah-langkah perlu seperti memberi pendedahan kerja kepada kakitangan untuk meningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan; c) menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas. d) memastikan staf IPGM dan IPG mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti IPGM dan IPG. e) mengemaskini dan menyimpan rekod latihan dan kompetensi. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PUS-01 IPGM-PPK-PUS-03 Kawalan Rekod Latihan Pembangunan Staf

37 MUKA SURAT : 37/ Infrastruktur dan Pengurusan Aset IPGM dan IPG bertangggungjawab untuk menentukan, menyedia, dan mengurus infrastruktur dan aset yang diperlukan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yang ditetapkan dalam SPK tidak terjejas. Infrastruktur meliputi: a) bangunan, tempat dan ruang kerja serta kemudahan yang berkaitan seperti dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran dan pembelajaran, asrama, pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya; b) peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankan tugas; c) perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi atau sistem maklumat. Maklumat pengurusan aset hendaklah lengkap dan jelas, iaitu mengenal, mengawal, menyimpan, menjaga, mengurus, mendapatkan semula dan melupuskan barang serta menepati Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang digunapakai. Ini termasuk: i. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini; ii. Memudahkan pengesanan dan pemantauan; iii. Membolehkan keadaan aset diketahui; dan iv. Memudahkan penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset Dokumen yang berkaitan : IPGM-PPK-PT-06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru IPGM-PPK-PT-07 Pengurusan Peperiksaan IPGM-PPK-PT-08 Pengurusan Perpustakaan IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastruktur IPGM-PPK-PUP-07 Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi standard IPGM-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset

38 MUKA SURAT : 38/ Persekitaran Kerja IPGM dan IPG hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran kerja yang kondusif bagi memenuhi standard perkhidmatan pendidikan keguruan yang dapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dan kepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyenggaraan peralatan pejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruang kerja mengikut peraturan am keselamatan. Dokumen yang berkaitan : IPGM-PPK-PT-04 IPGM-PPK-PUP-06 Reka bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum Penyenggaraan Infrastuktur

39 MUKA SURAT : 39/56 SEKSYEN 7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN (PPK) 7.1 Perancangan Proses Penyampaian PPK IPGM dan IPG merancang dan membangunkan proses yang diperlukan bagi PPK untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perancangan ini memenuhi semua proses utama dan sokongan yang ada dalam SPK IPGM dan IPG. Output daripada perancangan Proses Penyampaian PPK dibuktikan dalam bentuk Perancangan Tahunan IPGM dan IPG. IPGM dan IPG memastikan perancangan dijelaskan dengan memasukkan perkara yang berikut: a) objektif dan keperluan kualiti bagi PPK; b) keperluan untuk mewujudkan proses dan dokumen serta menyediakan sumber khusus untuk PPK seperti latihan personel, penyediaan peruntukan kewangan dan penyelenggaraan infrastruktur; c) verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan dan aktiviti penilaian yang diperlukan terhadap PPK serta kriteria penerimaan produk; dan d) rekod yang diperlukan bagi membuktikan proses PPK memenuhi standard. Dokumen yang berkaitan: Semua Prosedur Teras (PT) Semua Prosedur Umum Pengurusan (PUP) Semua Prosedur Umum Sokongan (PUS) 7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan IPGM dan IPG menentukan keperluan yang berkaitan dengan PPK yang hendak disampaikan seperti yang berikut: a) keperluan pelanggan organisasi iaitu sekolah terhadap guru termasuk keperluan aktiviti PPK dan pasca PPK yang diterangkan di Seksyen 3;

40 MUKA SURAT : 40/56 b) keperluan PPK yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu bagi kegunaan yang spesifik; c) keperluan undang-undang dan peraturan yang perlu terhadap produk dengan PPK seperti Akta Pendidikan 1996, Perintah Am, Akta 174, Akta 679, Standard Guru Malaysia, FPK, FPG, Garis Panduan Penulisan Akademik dan Etika Keguruan; dan d) Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut -Institut Pendidikan Guru) IPGM dan IPG perlu menyemak semula keperluan perkhidmatan berkaitan dengan PPK. Sebelum membekalkan keperluan berkaitan dengan PPK, IPGM dan IPG perlu memastikan bahawa: a) keperluan PPK ditentukan dengan tepat; b) tindakan penyelesaian akan diambil terhadap sebarang percanggahan yang timbul dengan PPK yang ditentukan terdahulu; dan c) ia mempunyai keupayaan untuk memenuhi standard PPK yang ditentukan. Hasil semakan keperluan serta tindakan susulan hendaklah direkodkan. Semakan kepada keperluan hendaklah menghasilkan pindaan yang relevan kepada dokumen serta dihebahkan kepada anggota organisasi Komunikasi dengan pelanggan IPGM dan IPG perlu menentukan dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan pelanggan berhubung: a) menyediakan maklumat produk yang berkaitan dengan PPK; b) menjawab pertanyaan termasuk perubahan; dan c) maklum balas dan aduan pelanggan; Antara saluran komunikasi dengan pelanggan ialah surat, media elektronik, brosur, buletin, buku panduan, hari bertemu pelanggan dan dialog.

41 MUKA SURAT : 41/56 Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-02 IPGM-PPK-PT-03 IPGM-PPK-PUP-04 IPGM-PPK-PUP-11 Perancangan Tahunan Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Maklum Balas Pelanggan Aduan Pelanggan 7.3 Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum Perancangan Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum IPGM dan IPG merancang, mengawal aktiviti reka bentuk dan membangunkan kurikulum. Bagi menyediakan perancangan ini, IPGM dan IPG menentukan: a) peringkat merekabentuk dan pembangunan kurikulum; b) penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian untuk setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan kurikulum; dan c) pihak yang bertanggungjawab dan berkuasa yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan kurikulum; IPGM dan IPG mengenalpasti dan mengurus semua pihak yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan membangunkan kurikulum melalui pembahagian tanggungjawab yang jelas dan komunikasi yang berkesan. Output yang dihasilkan daripada perancangan ini hendaklah dikemas kini mengikut kemajuan aktiviti reka bentuk dan pembangunan kurikulum tersebut. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-04 Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum

42 MUKA SURAT : 42/ Input kepada Aktiviti Reka Bentuk dan Pembangunan. IPGM dan IPG menentukan input yang berkaitan dengan keperluan reka bentuk dan pembangunan kurikulum serta program baharu. Semua rekod ini hendaklah dikemas kini. Input ini adalah termasuk: a) objektif dan matlamat; b) Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah Pendidikan Guru dan dasar kerajaan; c) Peraturan-peraturan Senat; d) maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; dan e) keperluan penting yang lain digunakan untuk reka bentuk dan pembangunan kurikulum. Input ini perlu disemak dari segi kecukupan dan ketepatannya. Semua keperluan mestilah lengkap, jelas dan tidak bercanggah antara satu sama lain Output Penggubalan Kurikulum Kurikulum yang dihasilkan perlu dalam bentuk yang boleh disahkan dan diluluskan oleh Senat sebelum diterbitkan. Kurikulum perlu : a) memenuhi standard input. b) menyediakan maklumat yang tepat mengenai PPK dan ruang untuk peningkatan profesionalisme guru. c) mengandungi rujukan kriteria PPK. d) menentukan ciri-ciri penggunaan kurikulum dalam PPK Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum Pada peringkat yang telah ditetapkan dalam perancangan, semakan secara sistematik ke atas reka bentuk dan pembangunan kurikulum akan dijalankan (7.3.1) untuk: a) menilai kemampuan hasil reka bentuk dan pembangunan kurikulum memenuhi standard PPK.