INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/54 INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Alamat: Telefon: Faks: Institut Pendidikan Guru Malaysia Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 1, Blok 2200, Enterprise Building 3 Jalan Persiaran Apec, Cyber CYBERJAYA MANUAL KUALITI PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Disediakan oleh: Diluluskan oleh:... Nama: Dr. LEE BOON HUA Nama: DATUK Dr. HAILI BIN DOLHAN Jawatan: TIMBALAN REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (WAKIL PENGURUSAN) Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (PENGURUSAN TERTINGGI) Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/54 KANDUNGAN TAJUK MUKA SURAT Pengesahan Manual Kualiti 1 Kandungan 2 Senarai Induk Edaran Terkawal 4 Senarai Edaran Terkawal Institut Perguruan 5 SEKSYEN 1 - PENGENALAN 6 SEKSYEN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI Pengenalan Fungsi Falsafah, Visi, dan Misi IPGM Piagam Pelanggan Pelanggan Struktur Organisasi 12 SEKSYEN 3 - SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI 15 KEGURUAN 3.1 Skop Pelaksanaan Dasar Kualiti Objektif Kualiti Objektif Operasi IPG Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Struktur Sistem Pengurusan Kualiti Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MKI IPGM) Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MKI IPG) 22 SEKSYEN 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Struktur Dokumentasi Dokumen Rujukan Manual Kualiti Kawalan Di atas Dokumen Kawalan Rekod SEKSYEN 5 - TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Fokus kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Kajian Semula Pengurusan

3 MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 3/54 TAJUK MUKA SURAT SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER Bekalan Sumber Sumber Manusia Infrastruktur Persekitaran Kerja 35 SEKSYEN 7- PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN 36 - KEGURUAN 7.1 Perancangan Penyampaian PPK Proses Berkaitan dengan Pelanggan Rekabentuk dan Pembangunan Proses Perkhidmatan Perolehan Pengeluaran dan Penyediaan PPK Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan - Dikecualikan 44 SEKSYEN 8 - PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN Am Pemantauan dan Pengukuran Kawalan Ke atas Ketidakpatuhan Produk Analisis Data Penambahbaikan 50 LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran 1 Senarai PK Proses Teras dan Senarai PK Proses Umum 52 Lampiran 2 Pengurusan Senarai PK Proses Umum Sokongan 53

4 MUKA SURAT : 4/54 No. Salinan Terkawal SENARAI INDUK EDARAN TERKAWAL Pemegang Dokumen 01 Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Pengurusan Tertinggi) 02 Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan) 03 Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia (Timbalan Wakil Pengurusan) 04 Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar (Timbalan Wakil Pengurusan) 05 Pengarah Institut Pendidikan Guru Perlis (Timbalan Wakil Pengurusan) 06 Pengarah Institut Pendidikan Guru Darulaman (Timbalan Wakil Pengurusan) 07 Pengarah Institut Pendidikan Guru Sultan Abdul Halim (Timbalan Wakil Pengurusan) 08 Pengarah Institut Pendidikan Guru Pulau Pinang (Timbalan Wakil Pengurusan) 09 Pengarah Institut Pendidikan Guru Tuanku Bainun (Timbalan Wakil Pengurusan) 10 Pengarah Institut Pendidikan Guru Ipoh (Timbalan Wakil Pengurusan) 11 Pengarah Institut Pendidikan Guru Pendidikan Teknik (Timbalan Wakil Pengurusan) 12 Pengarah Institut Pendidikan Guru Ilmu Khas (Timbalan Wakil Pengurusan) 13 Pengarah Institut Pendidikan Guru Bahasa Melayu (Timbalan Wakil Pengurusan) 14 Pengarah Institut Pendidikan Guru Bahasa Antarabangsa (Timbalan Wakil Pengurusan) 15 Pengarah Institut Pendidikan Guru Pendidikan Islam (Timbalan Wakil Pengurusan) 16 Pengarah Institut Pendidikan Guru Raja Melewar (Timbalan Wakil Pengurusan) 17 Pengarah Institut Pendidikan Guru Perempuan Melayu (Timbalan Wakil Pengurusan) 18 Pengarah Institut Pendidikan Guru Tun Hussein Onn (Timbalan Wakil Pengurusan) 19 Pengarah Institut Pendidikan Guru Temenggong Ibrahim (Timbalan Wakil Pengurusan) 20 Pengarah Institut Pendidikan Guru Tengku Ampuan Afzan (Timbalan Wakil Pengurusan) 21 Pengarah Institut Pendidikan Guru Sultan Mizan (Timbalan Wakil Pengurusan) 22 Pengarah Institut Pendidikan Guru Dato Razali Ismail (Timbalan Wakil Pengurusan) 23 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kota Bharu (Timbalan Wakil Pengurusan)

5 MUKA SURAT : 5/54 No. Salinan Terkawal Pemegang Dokumen 24 Pengarah Institut Pendidikan Guru Batu Lintang (Timbalan Wakil Pengurusan) 25 Pengarah Institut Pendidikan Guru Sarawak (Timbalan Wakil Pengurusan) 26 Pengarah Institut Pendidikan Guru Tun Abdul Razak (Timbalan Wakil Pengurusan) 27 Pengarah Institut Pendidikan Guru Rajang (Timbalan Wakil Pengurusan) 28 Pengarah Institut Pendidikan Guru Gaya (Timbalan Wakil Pengurusan) 29 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kent (Timbalan Wakil Pengurusan) 30 Pengarah Institut Pendidikan Guru Keningau (Timbalan Wakil Pengurusan) 31 Pengarah Institut Pendidikan Guru Tawau (Timbalan Wakil Pengurusan) 32 Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (Timbalan Wakil Pengurusan) 33 Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan (Timbalan Wakil Pengurusan) 34 Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan (Timbalan Wakil Pengurusan) 35 KPP Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme, IPGM 36 KPP Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar, IPGM 37 KPP Pusat Pembangunan Akademik, IPGM 38 KPP Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi, IPGM 39 KPP Unit Perkhidmatan dan Perjawatan, IPGM 40 KPP Unit Pentadbiran, IPGM 41 KPP Kewangan Pembangunan dan Aset, IPGM 42 KPP Jabatan ICT, IPGM 43 KPP Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM 44 KPP Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan, IPGM SENARAI EDARAN TERKAWAL INSTITUT PENDIDIKAN GURU No. Salinan Terkawal Pemegang Dokumen 1 Timbalan Pengarah (Pengerusi JK Pelaksana ) Ditetapkan mengikut keperluan Institut TWP IPG hendaklah melantik pemegang dokumen mengikut keperluan untuk melaksanakan MS ISO 9001:2008 SEKSYEN 1

6 MUKA SURAT : 6/54 PENGENALAN 1.1 Dokumen ini merupakan Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG). Manual ini disediakan untuk memenuhi pencapaian matlamat dan objektif IPGM dan IPG selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. Manual ini menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagi pelaksanaan Sistem Kualiti Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) IPGM dan IPG. MK ini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), Arahan Kerja (AK) dan Dokumen Rujukan yang meliputi akta, pekeliling, peraturan dan garis panduan yang berkaitan. 1.2 Tujuan manual ini adalah untuk: menerangkan maklumat asas organisasi IPGM dan IPG; menjelaskan Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008 IPGM dan IPG yang dilaksanakan dan; menggarisi dasar dan prinsip bagi pelaksanaan setiap aktiviti bagi PPK. 1.3 MK ini mengandungi lapan seksyen seperti yang berikut: Seksyen 1 - Pengenalan Seksyen 2 - Maklumat Organisasi Seksyen 3 - Skop dan Objektif Sistem Pengurusan Kualiti Seksyen 4 - Sistem Pengurusan Kualiti Seksyen 5 - Tanggungjawab Pengurusan Seksyen 6 - Pengurusan Sumber Seksyen 7 - Proses Perkhidmatan Pendidikan Keguruan Seksyen 8 - Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan 1.4 MK ini hanya terpakai dan berkuat kuasa setelah diluluskan oleh Rektor IPGM sebagai Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkan kepada pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Timbalan Rektor sebagai Wakil Pengurusan (WP) dan Pengarah sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP) bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan MK ini mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

7 MUKA SURAT : 7/ Mana-mana kandungan dalam dokumen ini tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PT atau WP. Setiap pindaan dalam dokumen ini perlu diluluskan oleh PT dan direkodkan dalam rekod pindaan MK. 1.6 Pengedaran dokumen ini kepada organisasi luar dari IPGM dan IPG mestilah mendapat kebenaran PT atau WP. 1.7 Terminologi dan Definisi Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat keputusan mengenai akademik Mesyuarat Profesional IPGM ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan mengenai dasar dan pengurusan akademik Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan mengenai dasar, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPG membuat keputusan mengenai dasar, pengurusan akademik, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) Produk merujuk kepada pelajar kursus praperkhidmatan sepenuh masa dan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Pentaksiran merujuk kepada penilaian akademik yang meliputi peperiksaan dan kerja kursus Perkataan Contoh yang ditunjukkan dalam lampiran Prosedur Kualiti bermaksud lampiran berkenaan digunakan sebagai panduan asas. Pengubahsuaian boleh dilakukan dengan mengekalkan butiran-butiran asas dalam lampiran berkenaan Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG) merujuk kepada Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), dan kesemua Institut Pendidikan Guru (IPG).

8 MUKA SURAT : 8/54 SEKSYEN 2 MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 Pengenalan IPGM dan IPG telah diberikan mandat untuk melaksanakan program Pendidikan Keguruan Praperkhidmatan dan pada 2 Februari Senat telah diwujudkan bagi membuat keputusan mengenai dasar-dasar akademik. Di samping melaksana program pendidikan keguruan praperkhidmatan, IPGM juga bertanggungjawab merancang dan memantau Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) yang dilaksanakan oleh IPG. Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W), Enterprise Building 3, Blok 2200, Jalan Persiaran Apec, Cyber 6, CYBERJAYA. Nama dan alamat IPG seperti yang berikut: Bil Nama Institut 1 Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (IPGKP) 2 Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (IPGKDA) 3 Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (IPGKSAH) 4 Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (IPGKPP) 5 Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (IPGKTB) 6 Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (IPGKI) 7 Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT) 8 Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK) 9 Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM) Alamat Institut Behor Pulai, Kangar, Perlis. Bandar Darulaman, Jitra, Kedah. Jln. Kuala Ketil, Sungai Petani, Kedah. Bukit Coombe, Pulau Pinang. Mengkuang, Kubang Semang, Bukit Mertajam, Pulau Pinang Hulu Kinta, Perak. Jalan Yaakob Latif, Kuala Lumpur. Jalan Yaakob Latif, Kuala Lumpur. Lembah Pantai, K. Lumpur.

9 10 Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (IPGKBA) 11 Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (IPGKPI) 12 Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (IPGKRM) 13 Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (IPGKPM) 14 Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (IPGKTHO) 15 Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (IPGKTI) 16 Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (IPGKTAA) 17 Institut Pendidikan Guru Kampus Dato Razali Ismail (IPGKDRI) 18 Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (IPGKSM) 19 Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (IPGKKB) 20 Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (IPGKG) 21 Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (IPGKKent) 22 Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (IPGKK) 23 Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (IPGKT) 24 Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (IPGKBL) 25 Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (IPGKS) 26 Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (IPGKTAR) 27 Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (IPGKR) MUKA SURAT : 9/54 Lembah Pantai, K. Lumpur. Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, Bandar Baru Bangi, Selangor. Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, Seremban, N. Sembilan. Jalan Maktab, Durian Daun, Melaka. KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524, Batu Pahat, Johor. Jln. Datin Halimah, Johor Bahru, Johor. KM 10, Jln. Padang Tengku, Kuala Lipis, Pahang. Batu Rakit, Kuala Terengganu, Terengganu. Jalan Bukit Kluang, Besut, Terengganu. Pengkalan Chepa, Kota Bharu, Kelantan. Peti Surat 10491, Kota Kinabalu, Sabah. Peti Surat 2, Tuaran, Sabah. Beg Berkunci 11, Keningau, Sabah. KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah Jln. Kolej, Kuching, Sarawak. Jln. Bakam, Miri, Sarawak. Jln. Dato Mohamad Musa, Kota Samarahan, Sarawak Bintangor, Sarawak.

10 MUKA SURAT : 10/ Fungsi IPGM dan IPG bertanggungjawab menguruskan PPK praperkhidmatan meliputi aspek: menyediakan dasar latihan dan perancangan pendidikan keguruan; mengurus penempatan pelajar ke IPG; mengurus pendaftaran, kebajikan, disiplin, dan program mentor mentee serta konvokesyen; merancang, membangun, melaksana dan memantau pelaksanaan kurikulum; merancang, mengurus, melaksana, dan memantau penggubalan item pentaksiran; merancang, mengurus, melaksana, dan memantau pentadbiran peperiksaan; mengurus penganugerahan sijil, diploma dan ijazah bagi pelajar yang berjaya menamatkan pengajian; merancang, melaksana dan memantau latihan pembangunan staf; merancang dan melaksana program peningkatan akademik dan profesionalisme guru; merancang pembangunan, penyenggaraan infrastruktur dan infostruktur; merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dan komunikasi; merancang, mengurus dan mengawal selia agihan peruntukan serta memantau peruntukan perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan pembangunan; merancang, mengurus dan melaksana pemantauan keseluruhan program pendidikan keguruan secara berterusan; merancang dan melaksana aktiviti penyelidikan dan inovasi; mengurus perkhidmatan kaunseling pentadbiran; merancang, melaksana dan memantau program keutuhan; mengurus perkhidmatan perjawatan pegawai ikhtisas dan staf; 2.3 Falsafah, Visi, dan Misi Falsafah Pendidikan Kebangsaan Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha yang berterusan untuk mengembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek,

11 MUKA SURAT : 11/54 rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah untuk melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, dan berakhlak mulia, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta dapat menyumbang terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara Falsafah Pendidikan Guru Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik, bersedia menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan kebudayaan negara, menjamin pembangunan individu dan memelihara suatu masyarakat yang bersatu padu, demokratik, progresif dan berdisiplin Visi IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru Misi Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf dunia. 2.4 Piagam Pelanggan Kami warga Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG) dengan tekad dan iltizam berikrar dan berjanji menumpukan tenaga dan usaha kami untuk: memaklumkan penempatan pemohon yang berjaya mengikuti pengajian di IPG dalam tempoh 10 hari bekerja selepas senarai pemohon tersebut diterima dari organisasi berkaitan memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran mematuhi kurikulum pendidikan guru memaklumkan keputusan peperiksaan akhir program / kursus dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat menganugerahkan Ijazah atau Diploma kepada lulusan dalam tempoh enam (6) bulan selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan.

12 MUKA SURAT : 12/ memastikan guru baharu lulusan IPGM memenuhi 92% kehendak sekolah dari aspek kualiti diri, kemahiran dalam pengajaran-pembelajaran, kebolehan mengurus kokurikulum, dan kemampuan mengurus tugas-tugas di sekolah mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja. 2.5 Pelanggan Pelanggan organisasi ialah sekolah dan institusi pendidikan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia; Pelanggan operasi ialah pelajar sepenuh masa PDPLI, PISMP termasuk kursus persediaan (PPISMP); dan Stake holder terdiri daripada Menteri Pelajaran dan Jemaah Menteri. 2.6 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM adalah seperti dalam Rajah 1

13 MUKA SURAT : 13/54 CARTA ORGANISASI OPERASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA REKTOR TIMBALAN REKTOR PENGARAH PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK PENGARAH SEKTOR HAL- EHWAL PELAJAR DAN HUBUNGAN LUAR PENGARAH PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN & INOVASI KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN KUALITI DAN KEUTUHAN KETUA JABATAN JABATAN KEPIMPINAN PEMBANGUNAN & PROFESIONALISME PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN Rajah 1: Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM

14 MUKA SURAT : 14/ Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPGM bertanggungjawab menyelaras dan memantau: i. Jabatan Hal Ehwal Pelajar ii. Jabatan Pengurusan dan Penempatan Pelajar iii. Jabatan Hubungan Luar dan Pengantarabangsaan iv. Jabatan Pengurusan Ekstra Kokurikulum Pusat Pembangunan Akademik IPGM bertanggungjawab menyelaras dan memantau: i. Sektor Sains Kognitif ii. Sektor Sains Sosial dan Kemanusiaan iii. Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan iv. Unit Pengajian Profesional Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM pula bertanggungjawab menyelaras dan memantau: i. Jabatan Penyelidikan dan Inovasi ii. Jabatan Pengoperasian Dasar Operasi Sektor Khidmat Pengurusan IPGM pula bertanggungjawab menyelaras dan memantau: i. Unit Kewangan ii. Unit Pentadbiran iii. Unit Pembangunan dan Aset iv. Unit Perjawatan Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme yang diketuai oleh seorang Ketua Penolong Pengarah diletakkan terus di bawah tanggungjawab Timbalan Rektor IPGM. i. Unit Pembangunan dan Kepimpinan ii. Unit Kompetensi dan Kerjaya iii. Unit Pembangunan Kejurulatihan

15 MUKA SURAT : 15/ Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan diketuai oleh seorang Ketua Jabatan diletakkan terus di bawah tanggungjawab Timbalan Rektor IPGM. i. Unit Pengurusan Kualiti dan Keutuhan ii. Unit Inovasi dan Kreativiti Semua IPG diselia dan dipantau oleh IPGM melalui seorang Timbalan Rektor, Pengarah Pusat/Sektor dan Ketua Jabatan berkenaan. Setiap IPG diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasi IPG terdapat dalam buku perancangan tahunan institut masingmasing Keputusan MPPP IPG dibentangkan, dibahaskan dan diluluskan dalam Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru Malaysia untuk dilaksanakan oleh semua IPG.

16 MUKA SURAT : 16/54 SEKSYEN 3 SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 Skop Pelaksanaan Sistem pengurusan kualiti yang dilaksanakan oleh IPGM dan IPG ialah Perkhidmatan Pendidikan Keguruan Praperkhidmatan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI) Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP). 3.2 Dasar Kualiti Dasar kualiti IPGM dan IPG ialah: "menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras dengan kehendak Falsafah Pendidikan Guru dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif kualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melalui saluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahami dan dihayati. 3.3 Objektif Kualiti Objektif Kualiti IPGM dan IPG terbahagi kepada dua iaitu: Objektif Organisasi: Memastikan 100% calon yang mendaftar untuk mengikuti kursus perguruan di IPG memenuhi syarat-syarat dan kelayakan asas seperti yang ditetapkan Memastikan penempatan calon dibuat berdasarkan bidang keutamaan dan kemampuan IPG seperti yang ditetapkan dalam surat tawaran.

17 MUKA SURAT : 17/ Menyediakan program latihan perguruan yang memenuhi 100% keperluan unjuran Memastikan tahap kepuasan pelanggan terhadap latihan keguruan dan prestasi produk dalam tempoh yang ditetapkan mencapai 92% Objektif Operasi bagi Pusat/Sektor/Jabatan di IPGM: Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi memastikan: i. Penilaian Aktiviti Perancangan Tahunan IPGM dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. ii. Perancangan Tahunan IPGM disediakan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tahun akademik bermula. iii. 100% penyelidikan yang dijalankan berkaitan dengan keperluan/ penilaian program IPGM dan IPG dapat disempurnakan Pusat Pembangunan Akademik memastikan: i. kurikulum pendidikan guru disiapkan dalam tempoh masa sebulan sebelum pelaksanaan program. ii. pemantauan keberkesanan pelaksanaan kurikulum dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh pelaksanaan program yang berikut: a) PDPLI (satu tahun setengah) b) PPISMP (satu tahun setengah) c) PISMP (empat tahun) iii. keberkesanan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum, dan kepuasan bimbingan amalan profesional dari IPG mencapai sekurang-kurangnya skor min Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar memastikan : i. proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu serta pelaksanaan program mentor mentee dilaksanakan mengikut garis panduan yang ditetapkan.

18 MUKA SURAT : 18/54 ii. keberkesanan pelaksanaan pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu dan program mentor mentee mencapai tahap yang ditetapkan. iii. semua kes disiplin, tata tertib dan rayuan diambil tindakan mengikut peraturan IPG dan peraturan dalam Akta Sektor Khidmat Pengurusan memastikan: i. 85% daripada perjawatan IPGM dan IPG mengikut peruntukan ABM B41 diisi. ii. pemantauan pengurusan kewangan dan sumber manusia secara berkala sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun bagi memastikan IPG mematuhi peraturan sedia ada. iii. mesyuarat penyelarasan pembangunan sumber manusia diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. iv. mesyuarat berkala ke atas pengurusan kewangan, pembangunan dan aset diadakan empat (4) kali setahun. v. pemantauan berkala ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat dilaksanakan sekurang-kurangnya tiga (3) kali setahun. vi. prestasi perbelanjaan pada akhir tahun mencapai tahap varian yang ditetapkan iaitu 5% sebagaimana yang dipersetujui di peringkat KPM. vii. wujudnya pangkalan data pengurusan sumber manusia, pembangunan, aset dan kewangan yang lengkap, tepat dan kemas kini. viii. urusan kewangan, pembangunan infrastruktur dan perolehan aset 27 IPG mematuhi arahan perbendaharaan dan peraturan kewangan yang ditetapkan. ix. 95% alatan ICT yang dibeli pada tahun semasa sedia untuk menyokong pengajaran pembelajaran serta penyelidikan dan penerbitan. x. 95% maklumat dan data berkaitan dengan pendidikan Guru Pra Perkhidmatan di IPG dikemaskini setiap bulan.

19 MUKA SURAT : 19/ Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme memastikan: i. 90% daripada perancangan latihan pembangunan staf adalah berdasarkan kepada Analisis Keperluan Latihan. ii. 90% daripada Latihan Pembangunan Staf yang dirancang dilaksanakan dengan mengambil kira LPS tambahan Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan memastikan: i. Memastikan semua prosedur berkaitan SPK dilaksana, dikawal dan direkod mengikut piawaian, prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. 3.4 Objektif Operasi IPG ialah memastikan % pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang ditetapkan pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.5 terhadap penilaian proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.5 terhadap penilaian pelaksanaan program mentor mentee % pelajar mematuhi disiplin dan peraturan yang terkandung dalam AKTA pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.5 terhadap aktiviti pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan profesional sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas aduan diterima elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari pertama bekerja bulan berkenaan dengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM kecuali bulan Januari. 3.5 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pelaksanaan sistem pengurusan kualiti meliputi proses teras SPK yang bermula daripada penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah satu (1) tahun pelajar ditempatkan di sekolah.

20 MUKA SURAT : 20/54 PETA PROSES PENGURUSAN PPK Mula 7.3 PT-04 Penggubalan Kurikulum Kawalan Kualiti Perancangan Tahunan 6.1, 7.1,7.2.1, PT-02 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 4.2.4,7.2.3, 7.5.4, 8.3 PT-03, PUP-11,PUP-07 Pengurusan Kurikulum 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 7.4.1,7.5.5, 8.3 PT-08,PT-09 PUP-05,06, 08,09,10, PUS-03 Pengurusan Aset, Penyelenggaraan Infrastruktur, Perolehan, ABM, Elaun Pelajar Audit Dalaman PUP , 4.2.4, 7.1, 7,2,1, 6.4, 8.2.4, 8.3 PT-05 MKSP 5.6, PUP-01 Pelaksanaan Pentaksiran & Penilaian 4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4, 8.3 PT-06 Pengurusan Peperiksaan 4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4, 8.3 PT-07, PUP-07 Maklumat Penempatan Am: 4.1, 4.2, 5.1, 5.5, , Analisis dan Penambahbaikan Pelanggan organisasi Maklum Balas Pelanggan 3.6 Struktur Sistem Pengurusan Kualiti 8.4, 8.5 PUP PUP-04

21 MUKA SURAT : 21/ SPK diuruskan oleh Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (MKI IPGM dan IPG). Majlis ini diketuai oleh Pengurusan Tertinggi (PT) iaitu Rektor. Beliau dibantu oleh Wakil Pengurusan (WP) iaitu Timbalan Rektor. WP (IPGM) iaitu Timbalan Rektor dan dibantu oleh Pengarah Pusat/ Sektor sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP). Struktur MKI IPGM dan IPG adalah seperti dalam Rajah Majlis ini bertanggungjawab merancang, menentukan skop, dan hala tuju, memberikan bimbingan dan galakan, menyediakan pemudah cara serta menilai pelaksanaan sistem kualiti IPGM dan IPG secara berterusan. Majlis ini juga bertanggungjawab memastikan semua proses dalam SPK IPGM dan IPG dilaksanakan sepenuhnya. WP bertanggungjawab memastikan dasar kualiti IPGM dan IPG dilaksanakan selaras dengan Falsafah, Visi, Misi dan piagam pelanggan bagi mencapai objektif dan dasar kualiti IPGM dan IPG Semua ahli dalam MKI IPGM dan IPG diberi pendedahan dan latihan dari semasa ke semasa untuk meningkatkan kesedaran, komitmen dan seterusnya pembudayaan kualiti berasaskan keperluan MS ISO 9001: Majlis ini mengelolakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekali setahun dan semua keputusan mesyuarat ini didokumenkan Penyemakan semula dokumen kualiti diadakan dari semasa ke semasa mengikut keperluan Di peringkat IPG, Majlis Kualiti IPG (MKI IPG) dibentuk untuk melicinkan pelaksanaan SPK IPG. Majlis ini diketuai oleh TWP (IPG) iaitu Pengarah yang dibantu oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana (PPP) iaitu Timbalan Pengarah. Struktur MKI IPG ini adalah seperti dalam Rajah Majlis Kualiti IPGM dan IPG

22 MUKA SURAT : 22/54 PENGURUSAN TERTINGGI REKTOR WAKIL PENGURUSAN TIMBALAN REKTOR TWP PENGARAH PPA TWP PENGARAH PPPI TWP PENGARAH SHEPHL TWP PENGARAH SKP TWP KJ JPKK TWP KJ JKPP TWP PENGARAH IPG (27 IPG) PASUKAN PELAKSANA (PP) PENGERUSI KJ JPKK SEKRETARIAT KPP JPKK JK AUDIT DALAMAN KPP JPKK JK PENAMBAHBAIKAN KPP PPA JK DOKUMENTASI KPP JPKK JK KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI STANDARD KPP SHEPHL JK BIMBINGAN & PEMANTAUAN KPP JKPP JK MAKLUM BALAS PELANGGAN KPP PPPI JK ADUAN PELANGGAN KPP SHEPHL PEMEGANG PK Rajah 2: Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (MKI IPGM dan IPG)

23 MUKA SURAT : 23/ Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MKI IPG) TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN PENGARAH PENGERUSI PASUKAN PELAKSANA TIMBALAN PENGARAH PENGERUSI SEKRETARIAT PENGERUSI JK AUDIT DALAMAN PENGERUSI JK BIMBINGAN DAN PEMANTAUAN PENGERUSI JK DOKUMENTASI PENGERUSI JK MAKLUM BALAS PELANGGAN PENGERUSI JK ADUAN PELANGGAN PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKAN PENGERUSI JK KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI STANDARD KETUA JABATAN/ UNIT PEMEGANG PK Rajah 3: Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MKI IPG)

24 MUKA SURAT : 24/54 SEKSYEN 4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG IPGM dan IPG menguruskan SPK yang didokumenkan. SPK ini perlu dipatuhi dalam pelaksanaan proses PPK untuk pelajar praperkhidmatan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP). Bagi memenuhi komitmen di atas, IPGM dan IPG perlu : i. menentukan semua proses terangkum dalam SPK dan organisasi; ii. menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir; iii. menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan operasi dan kawalan ke atas proses adalah berkesan; iv. memastikan sumber dan maklumat disediakan untuk menyokong operasi dan kawalan ke atas proses; v. memantau, mengukur dan menganalisis proses tersebut; vi. melaksanakan tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses. Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPGM dan IPG mewujudkan kaedah kawalan yang sewajarnya selaras dengan keperluan standard. Bagi memastikan SPK terlaksana sebagaimana yang dirancang, Pengurusan Tertinggi bertanggungjawab : i. menentukan dan mendokumenkan semua proses dan objektif di pelbagai peringkat dan fungsi. Prosedur bagi setiap proses dikenal pasti, diwujudkan dan dilaksanakan dengan mematuhi keperluan standard MS ISO 9001:2008; dan ii. menyesuaikan SPK dengan perubahan dalam organisasi apabila diperlukan melalui pindaan dokumen kualiti yang terlibat dalam sistem dengan mematuhi Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (IPGM-PPK-PUS-02).

25 MUKA SURAT : 25/ Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Struktur Dokumentasi SPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada Manual Kualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Arahan Kerja (AK), Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti untuk menyediakan PPK. Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG adalah seperti dalam Rajah Manual Kualiti (MK) Manual Kualiti merupakan dokumen utama yang menjelaskan struktur organisasi, huraian sistem kualiti, dasar dan prinsip pelaksanaan sistem kualiti Prosedur Kualiti (PK) PK ialah dokumen yang menjelaskan turutan proses kerja bagi setiap aktiviti untuk melaksanakan sistem kualiti dan staf yang bertanggungjawab menyediakan dan melaksanakan tindakan tersebut. PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu: i. PK Proses Teras; dan ( Rujuk Lampiran 1) ii. PK Proses Umum iaitu PK Proses Umum Pengurusan dan PK Proses Umum Sokongan. (Rujuk Lampiran 1 dan 2) Arahan Kerja (AK) Dokumen ini menjelaskan secara terperinci tindakan/proses kerja dalam PK Dokumen Rujukan Dokumen Rujukan ialah dokumen yang dirujuk atau diguna pakai dalam sistem kualiti yang berkaitan seperti Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Pekeliling, Arahan, Garis Panduan, Borang dan semua rujukan luaran yang sedang berkuat kuasa. Rekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam prosedur kualiti.

26 MUKA SURAT : 26/54 TANGGUNGJAWAB PENERANGAN Meluluskan - PT (REKTOR) Menyediakan WP (T.REKTOR) Manual Kualiti MK Dokumen Dasar Meluluskan - PT Menyedia dan melaksanakan - PP PK dan AK Dokumen Pengurusan dan Operasi Semua staf yang berkaitan Semua staf yang berkaitan Dokumen Rujukan Rekod Kualiti Dokumen yang Menyokong Sistem Kualiti Rekod yang Menyokong Sistem Kualiti Rajah 4: Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG Manual Kualiti (MK) i. MK dijadikan panduan pelaksanaan sistem kualiti selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. Dokumen ini disediakan oleh WP dan digunakan setelah diluluskan oleh PT. ii. MK mengandungi prosedur yang didokumenkan, rujukan prosedur dan penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPK IPGM dan IPG Kawalan ke Atas Dokumen TWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukan pemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal di peringkat IPGM dan IPG. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah MK, PK, AK dan dokumen yang diwujudkan dalam SPK (seperti Sukatan Pelajaran / Proforma dan Garis Panduan Peperiksaan). Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawal mengikut keperluan Standard MS ISO 9001:2008.

27 MUKA SURAT : 27/54 Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut: Kelulusan dokumen sebelum diedarkan Sebarang cadangan pindaan MK, PK dan AK perlulah dikemukakan melalui Sekretariat Majlis Kualiti IPGM. Pindaan dalam MK, PK, dan AK perlu mendapat kelulusan Pengurusan Tertinggi. No. Keluaran dokumen kualiti akan hanya berubah setelah berlaku lima (5) kali pindaan. i. MK, PK, AK dan dokumen SPK lain yang perlu diedarkan oleh pemegang dokumen kepada staf dalam jabatan/ unit dicap SALINAN TERKAWAL. Satu salinan senarai edaran salinan MK/PK/ AK perlu disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas status berkenaan. ii. Dokumen luaran yang ditentukan oleh organisasi bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti tidak dikawal kerana ia boleh diperoleh daripada pelbagai sumber. iii. Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Kualiti serta status terkininya disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas status berkenaan. iv. PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepada semua IPGM dan IPG. PD IPG menyediakan satu salinan CD bagi setiap Pegawai Dokumen Jabatan/Unit (PDJ/PDU). v. Semua PD menyimpan satu salinan dokumen kualiti dalam bentuk CD dan bercetak. vi. Dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak luar selain daripada pemegang yang disenaraikan adalah Dokumen Tidak Terkawal dan dicop di kulit luar sebagai "UNTUK RUJUKAN SAHAJA". Dokumen tersebut tidak terlibat dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini.

28 MUKA SURAT : 28/ Mengkaji semula dan mengemas kini di mana perlu serta meluluskannya. i. Setiap staf boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan ini mesti dikemukakan kepada WP atau TWP dengan menggunakan borang yang disediakan. ii. PD IPGM dan IPG bertanggungjawab menyediakan salinan dokumen yang cukup dan mengedarkannya kepada penama dalam Senarai Induk Edaran Terkawal dan Senarai Edaran Terkawal IPGM dan IPG Mengenal pasti perubahan dan status dokumen terkini yang diguna pakai i. Setiap keluaran dokumen kualiti baharu, diberikan rujukan identifikasi dan dicatat nombor keluaran, nombor pindaan dan tarikh berkuat kuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan pemegang dikenal pasti melalui Senarai Induk Edaran Terkawal dan Senarai Edaran Terkawal IPGM dan IPG. Senarai Induk Edaran Terkawal akan diselenggarakan oleh PD. Dokumen kualiti (MK, PK, AK dan dokumen SPK lain) akan diedarkan dalam bentuk CD atau salinan bercetak hardcopy yang terkawal. ii. Jika dokumen kualiti (MK, PK dan AK) dipinda, nombor pindaan dan tarikh kuat kuasa baharu hendaklah dicatat. Bagi dokumen baharu, nombor keluaran baharu dan tarikh kuat kuasa juga perlu dicatat. Apabila berlaku pindaan atau keluaran baru, semua dokumen lama dilupuskan. iii. Pemegang Proses atau pegawai yang diarahkan, bertanggungjawab mengemas kini pindaan ke atas dokumen. Semua pindaan yang dibuat dicatat dalam Rekod Pindaan. iv. Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila diperlukan; v. Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila masa.

29 MUKA SURAT : 29/54 vi. Memastikan dokumen kualiti yang dikenal pasti itu direkodkan dalam senarai induk dokumen kualiti dan satu salinan dokumen ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk. vii. Memastikan dokumen luaran yang berkaitan SPK dikenal pasti dan pengedarannya dikawal. viii. Menghalang penggunaan dokumen usang dan dokumen ini perlu ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan. ix. PD bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta melupuskannya. Dokumen yang Berkaitan IPGM-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen Kualiti Kawalan Rekod i. Rekod dan tempoh penyimpanannya dikenal pasti dalam setiap prosedur kualiti; ii. Tatacara bagi mengawal, mengenal pasti, menyimpan, mendapatkan semula dan melupuskan rekod didokumenkan dalam Prosedur Kawalan Rekod; dan iii. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekod berkenaan diwujudkan. Dokumen yang Berkaitan IPGM-PPK-PUS-01 Kawalan Rekod

30 MUKA SURAT : 30/54 SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 Komitmen Pengurusan Rektor terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM dan IPG berdasarkan visi dan misi IPGM dan IPG. Bagi memantapkan pengurusan, komitmen Rektor adalah seperti berikut: Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan peraturan serta perundangan Mewujudkan dasar kualiti; Mewujudkan objektif-objektif kualiti; Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; dan Memastikan sumber yang perlu disediakan. 5.2 Fokus kepada Pelanggan Rektor memastikan kehendak semasa dan jangkaan pelanggan dikenal pasti dan diterjemahkan kepada standard dan objektif kualiti Memastikan keperluan pelanggan dikenal pasti dan dipenuhi bagi meningkatkan kepuasan pelanggan; Menyediakan piagam pelanggan; dan Menilai tahap kepuasan pelanggan melalui maklum balas pelanggan dan kajian tahap kepuasan pelanggan. 5.3 Dasar Kualiti Rektor menggubal dasar kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.2 manual ini. 5.4 Perancangan Objektif Kualiti Rektor menggubal objektif kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.3 manual ini.

31 MUKA SURAT : 31/ Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Rektor memastikan: i. Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhi keperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telah ditetapkan; dan ii. Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahan dalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak. 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Kuasa Rektor menentukan setiap staf mempunyai tanggungjawab dan kuasa sebagaimana yang ditetapkan dalam senarai tugas dan pekeliling yang berkaitan. Rektor juga menentukan setiap anggota mengetahui tanggungjawab dan kuasa mereka dan hubung kaitnya dengan bidang dan tanggungjawab anggota lain dalam organisasi IPGM dan IPG Wakil Pengurusan Rektor melantik Timbalan Rektor sebagai WP. Tanggungjawab WP adalah untuk: i. mewujudkan, melaksanakan, dan mengurus SPK; ii. melaporkan kepada Rektor tentang prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan sistem tersebut; iii. memastikan tahap kesedaran dan komitmen staf IPGM dan IPG terhadap kepentingan memenuhi keperluan pelanggan secara berterusan; dan iv. berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan SPK IPGM dan IPG. Rektor juga melantik semua Pengarah IPGM dan IPG sebagai TWP untuk membantu WP melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dinyatakan di atas.

32 MUKA SURAT : 32/ Komunikasi Dalaman WP dan TWP menyampaikan maklumat mengenai keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti kepada semua staf organisasi, yang melalui mesyuarat, perhimpunan, buletin, e-mel, laman web dan kaedah lain yang ditetapkan. 5.6 Kajian Semula Pengurusan Am Rektor bertanggungjawab untuk: mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) setiap tahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG terus sesuai dan berkesan. Kajian semula ini hendaklah juga meliputi penilaian ke atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan membuat perubahan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan termasuk perubahan ke atas dasar serta objektif kualiti; menentukan keanggotaan MKSP seperti dalam Rajah 2; merekodkan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat dan Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat diambil; dan mengurus semua rekod yang berkaitan Input dan Agenda Kajian Semula Pengurusan Input dan agenda MKSP hendaklah meliputi maklumat yang berikut: i. Laporan Audit Dalaman ii. Laporan Maklum Balas Kepuasan Pelanggan iii. Laporan Aduan Pelanggan iv. Laporan Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard v. Laporan Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK IPGM & IPG vi. Laporan Bimbingan dan Pemantauan vii. Laporan Cadangan Penambahbaikan viii. Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

33 MUKA SURAT : 33/ Output Kajian Semula Pengurusan Output MKSP sepatutnya meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: i. peningkatan keberkesanan SPK dan prosesnya; ii. peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan; iii. sumber yang diperlukan; dan WP dan TWP bertanggungjawab memastikan output MKSP diminitkan dan tindakan susulan diambil ke atas semua keputusan tersebut. Dokumen yang berkaitan ialah: Manual Kualiti IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan IPGM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman IPGM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan

34 MUKA SURAT : 34/54 SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER 6.1 Bekalan Sumber IPGM dan IPG menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk sumber kewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan, sumber pengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk; Melaksana dan mengurus SPK dan sentiasa meningkatkannya secara berterusan Meningkatkan kepuasan pelanggan mengikut keperluannya. Pertimbangan harus diberikan kepada pembekalan yang berkesan, cekap dan menepati masa. Dokumen yang berkaitan ialah: IPGM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastruktur IPGM-PPK-PUP-08 Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan IPGM-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset IPGM-PPK-PUP-10 Perolehan 6.2 Sumber Manusia Am IPGM dan IPG sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota yang berkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberi kesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPGM dan IPG akan menentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektif kualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan Kompetensi, Latihan dan Kesedaran IPGM dan IPG akan: i. memastikan semua staf mempunyai kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.

35 MUKA SURAT : 35/54 ii. mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidangbidang yang diperlukan dan akan mengambil langkah-langkah perlu seperti memberi pendedahan kerja kepada kakitangan untuk meningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan; iii. menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas. iv. memastikan staf IPGM dan IPG mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti IPGM dan IPG. v. mengemaskini dan menyimpan rekod latihan dan kompetensi. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PUS-01 IPGM-PPK-PUS-03 Kawalan Rekod Latihan Pembangunan Staf 6.3 Infrastruktur IPGM dan IPG bertangggungjawab untuk menentukan, menyedia, dan mengurus infrastruktur yang diperlukan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yang ditetapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) tidak terjejas. Infrastruktur meliputi: bangunan, tempat dan ruang kerja dan kemudahan yang berkaitan seperti dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran dan pembelajaran, asrama, pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya; peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankan tugas; perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi atau sistem maklumat. Dokumen yang berkaitan : IPGM-PPK-PT-06 IPGM-PPK-PT-07 IPGM-PPK-PT-08 IPGM-PPK-PT-09 IPGM-PPK-PUP-06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru Pengurusan Peperiksaan Pengurusan Perpustakaan Pengurusan Makmal Pengajaran Pembelajaran Penyenggaraan Infrastruktur

36 MUKA SURAT : 36/54 IPGM-PPK-PUP-07 Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi standard 6.4 Persekitaran Kerja IPGM dan IPG hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran kerja yang kondusif bagi memenuhi standard perkhidmatan pendidikan keguruan yang dapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dan kepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyenggaraan peralatan pejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruang kerja mengikut peraturan am keselamatan. Dokumen yang berkaitan : IPGM-PPK-PT-04 IPGM-PPK-PUP-06 Penggubalan Kurikulum Penyenggaraan Infrastuktur

37 MUKA SURAT : 37/54 SEKSYEN 7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN (PPK) 7.1 Perancangan Penyampaian PPK IPGM dan IPG merancang dan membangunkan proses yang diperlukan bagi PPK untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perancangan ini memenuhi semua proses utama dan sokongan yang ada dalam SPK IPGM dan IPG. Output perancangan penyampaian PPK disediakan dalam bentuk Perancangan Tahunan IPGM dan IPG. IPGM dan IPG memastikan perancangan dijelaskan dengan memasukkan perkara yang berikut; i. objektif dan keperluan kualiti bagi PPK; ii. keperluan untuk mewujudkan proses dan dokumen serta menyediakan sumber khusus untuk PPK saperti latihan personel, penyediaan peruntukan kewangan dan penyenggaraan infrastruktur; iii. verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan dan aktiviti penilaian yang diperlukan ke atas PPK dan menetapkan kriteria yang boleh diterima; dan iv. rekod yang diperlukan bagi membuktikan bahawa proses bagi PPK memenuhi standard. Dokumen yang berkaitan: Semua Prosedur Teras ( PT) Semua Prosedur Umum Pengurusan (PUP) Semua Prosedur Umum Sokongan (PUS) 7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan IPGM dan IPG menentukan keperluan yang berkaitan dengan PPK yang hendak disampaikan seperti yang berikut: i. keperluan pelanggan organisasi iaitu sekolah terhadap guru termasuk keperluan aktiviti PPK dan pasca PPK yang diterangkan di Seksyen 3; ii. keperluan PPK yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu bagi kegunaan yang spesifik;

38 MUKA SURAT : 38/54 iii. keperluan undang-undang dan peraturan yang perlu terhadap produk dengan PPK seperti Akta Pendidikan 1996, Perintah Am, Akta 174 dan Etika Keguruan; dan iv. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) Semakan semula terhadap keperluan perkhidmatan berkaitan dengan PPK. Sebelum membekalkan keperluan berkaitan dengan PPK, IPGM dan IPG perlu memastikan bahawa: i. keperluan PPK ditentukan dengan tepat; ii. tindakan penyelesaian akan diambil terhadap sebarang percanggahan yang timbul dengan PPK yang ditentukan terdahulu; dan iii. ia mempunyai keupayaan untuk memenuhi standard PPK yang ditentukan. Hasil semakan keperluan serta tindakan susulan hendaklah direkodkan. Semakan kepada keperluan hendaklah menghasilkan pindaan yang relevan kepada dokumen serta dihebahkan kepada anggota organisasi Komunikasi dengan pelanggan IPGM dan IPG perlu menentukan dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan pelanggan berhubung dengan: i. menyediakan maklumat produk yang berkaitan dengan PPK; ii. menjawab pertanyaan termasuk perubahan; iii. maklum balas pelanggan; dan iv. aduan pelanggan. Antara saluran komunikasi dengan pelanggan ialah surat, media elektronik, brosur, buletin, buku panduan, hari bertemu pelanggan dan dialog. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-02 IPGM-PPK-PT-03 IPGM-PPK-PUP-04 IPGM-PPK-PUP-11 Perancangan Tahunan Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Maklum Balas Pelanggan Aduan Pelanggan

39 MUKA SURAT : 39/ Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan Perancangan Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan IPGM dan IPG merancang dan mengawal aktiviti reka bentuk dan membangunkan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan. Untuk menyediakan perancangan ini, IPGM dan IPG menentukan: i. peringkat yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan proses pemberian perkhidmatan; ii. penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian untuk setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan pemberian perkhidmatan; dan iii. pihak yang bertanggungjawab dan kuasa yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan pemberian perkhidmatan; IPGM dan IPG mengenal pasti dan mengurus semua pihak yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan membangunkan proses pemberian perkhidmatan melalui pembahagian tanggungjawab yang jelas dan komunikasi yang berkesan. Output yang dihasilkan daripada perancangan ini hendaklah dikemas kini mengikut kemajuan aktiviti reka bentuk dan pembangunan pemberian perkhidmatan tersebut. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-04 Penggubalan Kurikulum Input kepada Aktiviti Reka Bentuk dan Pembangunan Pemberian Perkhidmatan. IPGM dan IPG menentukan input yang berkaitan dengan keperluan reka bentuk dan pembangunan kurikulum serta program baharu. Semua rekod ini hendaklah dikemas kini. Input ini adalah termasuk: i. objektif dan matlamat ii. Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah Pendidikan Guru dan dasar kerajaan; iii. Peraturan-peraturan Senat iv. maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; dan