ANALISIS PENERAPAN ISO 9001 : 2000 PADA BADAN AMIL ZAKAT NASIONAL, JAKARTA

Transkripsi

1 LAMPIRAN

2 66 Lampiran 1. Angket penelitian ANALISIS PENERAPAN ISO 9001 : 2000 PADA BADAN AMIL ZAKAT NASIONAL, JAKARTA Identitas Responden NAMA : JABATAN : Saya mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengisi angket ini secara benar dan obyektif. Hasil angket ini akan dipergunakan sebagai bahan penelitian/skripsi dengan tujuan ilmiah. FEBRIYAN RUSDIANA H DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

3 67 Lanjutan lampiran 1. ANGKET A. PETUNJUK I. UMUM 1. Pengisian angket dilakukan secara tertulis oleh responden dengan menjawab setiap pertanyaan. 2. Jawaban merupakan pendapat pribadi ataupun hasil diskusi dan pemikiran dengan orang lain. 3. Pertanyaan yang ditujukan adalah membandingkan data dua faktor berdasarkan tingkat kepentingan/besarnya peranan dengan memberikan skala penilaian. 4. Pengisian angket dilakukan secara sekaligus. II. SKALA PENELITIAN Berilah nilai pada kolom yang tersedia pada tabel skala penilaian dengan memilih ( ) nilai yang ditentukan, berdasarkan tingkat kepentingan/besarnya peranan dari faktor yang dibandingkan dengan ketentuan di bawah ini. Misalnya, A dibandingkan dengan B, maka diberi nilai : A B Keterangan : A sangat jelas lebih penting dari B Skala Keterangan 9 Mutlak lebih penting 7 Sangat jelas lebih penting 5 Jelas lebih penting 3 Sedikit lebih penting 1 Sama penting

4 68 Lanjutan lampiran 1. Contoh SMM Keterangan : SMM sedikit lebih penting dari tanggungjawab manajemen. Tanggungjawab Manajemen SMM Keterangan : Tanggungjawab manajemen jelas lebih penting dari SMM. Tanggungjawab Manajemen SMM Keterangan : SMM sama penting dengan tanggungjawab manajemen Tanggungjawab Manajemen

5 69 Lanjutan lampiran 1. B. PERTANYAAN I. Dalam kaitannya dengan fokus hirarki, yaitu strategi penerapan ISO 9001 : 2000, maka faktor/kriteria masalah yang teridentifikasi adalah : Sistem manajemen mutu (SMM) Tanggungjawab manajemen Manajemen sumber daya Realisasi produk Pengukuran, analisis dan peningkatan : Prosedur terdokumentasi organisasi. : Komitmen manajemen dalam menerapkan ISO : Pengelolaan sumber daya organisasi. : Proses produksi produk/jasa : Pengukuran dan upaya peningkatan mutu manajemen oleh organisasi. SMM SMM SMM SMM Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan kriteria masalah tersebut : Tanggungjawab Manajemen Tanggungjawab Manajemen Tanggungjawab Manajemen Manajemen sumber daya Manajemen sumber daya Realisasi produk Tanggungjawab Manajemen Manajemen sumber daya Realisasi produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Manajemen sumber daya Realisasi produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Realisasi produk Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

6 70 Lanjutan lampiran 1. II. Dalam kaitannya dengan faktor/kriteria masalah di atas, maka aktor-aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001 : 2000 adalah : a. Top Management : Ketua Umum dan Direktur Eksekutif b. Middle Management : QMR dan Kepala Divisi BAZNAS c. Operational Management : Pihak pelaksana sistem manajemen BAZNAS Dalam faktor SMM, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Top Top Middle Operational Middle Operational Dalam faktor Tanggungjawab Manajemen, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Top Top Middle Operational Middle Operational

7 71 Lanjutan lampiran 1. Dalam faktor Manajemen Sumber Daya, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Top Top Middle Middle Operational Operational Dalam faktor Realisasi Produk, bandingkan tingkat kepentingan dari masingmasing aktor berikut : Top Top Middle Middle Operational Operational Dalam faktor Pengukuran, Analisis dan Peningkatan, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut : Top Top Middle Middle Operational Operational

8 72 Lanjutan lampiran 1. III. Dalam kaitannya dengan aktor-aktor yang bertanggungjawab dalam penerapan ISO 9001 : 2000, tujuan yang ingin dicapai adalah : Peningkatan Partisipasi Karyawan : Seluruh kegiatan untuk meningkatkan partisipasi karyawan dalam menerapkan ISO Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi : Seluruh kegiatan perbaikan administrasi dan dokumentasi mutu. Perbaikan Sistem Prosedur : Seluruh kegiatan perbaikan prosedur yang telah ditetapkan. Berdasarkan tingkat perhatian Top Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut : Peningkatan partisipasi karyawan Peningkatan partisipasi karyawan Perbaikan administrasi dan dokumen Perbaikan administrasi dan dokumen prosedur prosedur

9 73 Lanjutan lampiran 1. Berdasarkan tingkat perhatian Middle Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut : Peningkatan partisipasi karyawan Peningkatan partisipasi karyawan Perbaikan administrasi dan dokumen Perbaikan administrasi dan dokumen prosedur prosedur Berdasarkan tingkat perhatian Operational Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut : Peningkatan partisipasi karyawan Peningkatan partisipasi karyawan Perbaikan administrasi dan dokumen Perbaikan administrasi dan dokumen prosedur prosedur

10 74 Lanjutan lampiran 1. IV. Dalam kaitannya dengan tujuan yang ingin dicapai, maka alternatif tindakan yang dapat dilaksanakan, diantaranya : Pendidikan dan Pelatihan ISO 9001 Team building Perbaikan Sistem Pendokumentasian : Kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang ISO : Kegiatan yang dilakukan untuk membangun kebersamaan dalam pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan. : Kegiatan yang dilakukan untuk menyempurnakan klasifikasi dokumen agar lebih efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan Peningkatan Partisipasi Karyawan, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing alternatif berikut : Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Team building Team building pendokumentasian pendokumentasian

11 75 Lanjutan lampiran 1. Untuk mencapai tujuan Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing alternatif berikut Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Team building Team building pendokumentasian pendokumentasian Untuk mencapai tujuan Perbaikan Sistem Prosedur, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing alternatif berikut : Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Team building Team building pendokumentasian pendokumentasian

12 76 Lampiran 2. Struktur organisasi BAZNAS Ketua Umum Direktur Eksekutif Quality Management Representative (QMR) Finance Support Organization Corsec & Legal Fund Rising Pendayagunaan 76

13 77 Lampiran 3. Klausul ISO 9001 : 2008 Versi ISO 9001 : 2008 memiliki struktur dokumen yang relatif tidak berubah (klausul dan sub-klausul) dari versi sebelumnya, yaitu ISO 9001 : Berikut ini adalah ringkasan klausul yang berubah : Klausul 1. Umum Penekanan bahwa ISO 9001 dapat digunakan untuk menilai, apakah organisasi dapat memenuhi persyaratan pelanggan, persyaratan perundangan yang berlaku dan persyaratan yang dibuat oleh organisasi itu sendiri. Dalam melakukan audit, auditor akan selalu mencari persyaratan perundangan dan peraturan apa yang berlaku bagi produk yang dihasilkan, bukan hanya persyaratan dari pelanggan. Klausul 1.1 & 1.2 Lingkup Memperjelas definisi tentang produk: yang dimaksud dengan produk adalah semua produk yang dimaksudkan untuk atau disyaratkan oleh pelanggan, atau yang dibutuhkan pada proses realisasi produk, termasuk pembelian. Klausul 4.1. Persyaratan umum Penggantian kata 'mengidentifikasi proses' menjadi 'menentukan proses'. Klausul Persyaratan dokumentasi Dokumen tunggal dapat mencakup beberapa prosedur yang disyaratkan. Prosedur yang disyaratkan dapat dipecah menjadi beberapa prosedur. Klausul Pengendalian dokumen eksternal Penjelasan bahwa dokumen eksternal yang harus dikendalikan adalah dokumen yang diperlukan untk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu. Klausul Kompetensi, pelatihan dan kesadaran Versi lama menyebutkan bahwa organisasi harus memberikan pelatihan atau tindakan lain, sedangkan versi baru bila dapat dilakukan (where applicable), organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan tugas yang mempengaruhi mutu produk, memberikan pelatihan untuk memenuhi kompetisi

14 78 Lanjutan lampiran 3. tersebut dan menjamin karyawan agar sadar akan relevansi, serta pentingnya aktivitas dan kontribusi dari pencapaian tujuan-tujuan mutu. Klausul 6.3. Infrastruktur Penambahan cakupan infrastruktur yang harus dipelihara, yaitu mencakup information system. Klausul 6.4. Lingkungan kerja. Penjelasan lebih rinci tentang apa yang dimaksud dengan lingkungan kerja, yaitu mencakup kondisi fisik tempat atau ruang kerja, kebisingan, suhu, kelembaban, penerangan dan cuaca. Klausul 7.1. Proses terkait dengan pelanggan Tambahan penjelasan bahwa proses paska pengiriman yang harus diatur dapat mencakup pengaturan gransi. Klausul Disain Penjelasan bahwa design review, verification dan validation adalah proses yang berbeda, meskipun dapat dilakukan bersamaan. Klausul Barang milik pelanggan Penambahan penjelasan bahwa yang dimaksud barang milik pelanggan mencakup juga data personal, selain intellectual property. Klausul Kepuasan pelanggan Penambahan penjelasan tentang contoh-contoh bagaimana memonitor persepsi pelanggan, yaitu dapat melalui survei kepuasan, data pelanggan terkait mutu produk yang dikirim, user opinion survei, lost business analysis, komlain, klaim dan laporan dealer.

15 79 Lampiran 4. Tahap-tahap AHP MULAI A IDENTIFIKASI SISTEM PENGOLAHAN VERTIKAL PENYUSUNAN HIRARKI MENGHITUNG VEKTOR PRIORITAS PENGISIAN MATRIKS PENDAPAT INDIVIDU SELESAI REVISI PENDAPAT Consistency Ratio MEMENUHI MENYUSUN MATRIKS GABUNGAN A

16 80 Lampiran 5. Pengolahan data horizontal dengan Microsoft Excel Pengolahan data level 2 (faktor/kriteria masalah) SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RSP : Realisasi produk PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan /kriteria masalah terhadap UG UG SMM TJM MSD RSP PAP VE VP (bobot) SMM TJM MSD RSP PAP Pengolahan data level 3 (aktor) TOP : Top MID : Middle OPR : Operational a. SMM terhadap aktor SMM TOP MID OPR VE VP TOP MID OPR b. TJM terhadap aktor TJM TOP MID OPR VE VP TOP MID OPR c. MSD terhadap aktor MSD TOP MID OPR VE VP TOP MID OPR

17 81 Lanjutan lampiran 5. d. RSP terhadap aktor RSP TOP MID OPR VE VP TOP MID OPR e. PAP terhadap aktor PAP TOP MID OPR VE VP TOP MID OPR Pengolahan data level 4 (tujuan) PPK : Peningkatan partisipasi karyawan PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PSP : prosedur a. TOP terhadap tujuan TOP PPK PAD PSP VE VP PPK PAD PSP b. MID terhadap tujuan MID PPK PAD PSP VE VP PPK PAD PSP c. OPR terhadap tujuan OPR PPK PAD PSP VE VP PPK PAD PSP

18 82 Lanjutan lampiran Pengolahan data level 5 (alternatif tindakan) Pelatihan : Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Team building : Team building Dokumentasi : pendokumentasian a. PPK terhadap alternatif tindakan PPK Pelatihan Team building Dokumentasi VE VP Pelatihan Team building Dokumentasi b. PAD terhadap alternatif tindakan PAD Pelatihan Team building Dokumentasi VE VP Pelatihan Team building Dokumentasi c. PSP terhadap alternatif tindakan PSP Pelatihan Team building Dokumentasi VE VP Pelatihan Team building Dokumentasi

19 83 Lampiran 6. Pengolahan data vertikal dengan Microsoft Excel Pengolahan data level 2 (kriteria masalah) SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RSP : Realisasi produk PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan Pembobotan gabungan (faktor/kriteria permasalahan) UG SMM TJM MSD RSP PAP VE VP (bobot) SMM TJM MSD RSP PAP Pengolahan data level 3 (aktor) TOP : Top MID : Middle OPR : Operational Pembobotan gabungan (aktor yang berpengaruh) SMM TJM MSD RSP PAP VP VPAaktor TOP MID OPR Pengolahan data level 4 (tujuan) PPK : Peningkatan partisipasi karyawan PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PSP : prosedur Pembobotan gabungan (tujuan yang ingin dicapai) TOP MID OPR VPAktor VPTujuan PPK PAD PSP

20 84 Lanjutan lampiran Pengolahan data level 5 (alternatif tindakan) Pelatihan : Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Team building : Team building Dokumentasi : pendokumentasian Pembobotan gabungan (alternatif tindakan yang dianggap efektif) PPK PAD PSP VPTujuan VPalternatif Pelatihan Team building Dokumentasi

21 Lampiran 7. Pembuatan hirarki dengan software AHP 85

22 86 Lampiran 8. Penentuan bobot faktor dengan software AHP 86

23 87