Artikel Ilmiah. Diajukan Kepada Fakultas Teknologi Informasi Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Transkripsi

1 Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Perusahaan Konsultan Bangunan Menggunakan Metode Ward and Peppard (Studi Kasus : CV. Bumi Cipta Jaya Selaras) Artikel Ilmiah Diajukan Kepada Fakultas Teknologi Informasi Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi Peneliti : Boas Dendief Sanggapati Silalahi ( ) Yani Rahardja S.E., M.M. Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Februari 2016

2

3

4

5 Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Perusahaan Konsultan Bangunan Menggunakan Metode Ward and Peppard (Studi Kasus: PT. Bumi Cipta Jaya Selaras) Boas Dendief Sanggapati Silalahi 1, Yani Rahardja 2 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia dendief@gmail.com, Abstract Governance of Information Technology which either will support the company's activities in achieving objectives which include vision and mission as required an alignment of business strategy and IT strategy. This study focuses what the company needed and how to achieve the vision and mission of the company to produce a blueprint for the company. The method used is analysis internal and external business processes and corporate organizations, interviewing and questionnaire Ward and Peppard then collated with McFarlan portfolio. The result is the company can invest the needs of IT in order to run optimally effective and efficient. Keywords: IT Governance, IT Strategic, Ward and Peppard. Abstrak Tata Kelola Teknologi Informasi yang baik akan mendukung kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang meliputi visi dan misi sebagai diperlukan suatu penyelarasan strategi bisnis dan strategi TI. Penelitian ini memfokuskan apa perusahaan yang dibutuhkan dan bagaimana untuk mencapai visi dan misi perusahaan untuk menghasilkan cetak biru bagi perusahaan. Metode yang digunakan adalah analisis proses bisnis internal dan eksternal dan organisasi perusahaan, wawancara dan kuesioner Ward dan Peppard kemudian disusun dengan portofolio McFarlan. Hasilnya adalah perusahaan dapat berinvestasi mengenai kebutuhan TI dalam rangka untuk menjalankan bisnis secara optimal efektif dan efisien. Kata Kunci: Tata Kelola TI, Strategi TI, Ward dan Peppard. 1 Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Kristen Satya Wacana 2 Staff Pengajar Program Studi Sistem Informasi Universitas Kristen Satya Wacana 1

6 1. Pendahuluan Tata kelola Teknologi Informasi (TI) yang baik akan sangat mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi visi dan misi perusahaan karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis dan strategi TI. Tata kelola TI juga mampu mempelajari pengaruh perkembangan teknologi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah langkah strategis yang digambarkan ke dalam berbagai alat analisis, teknik dan kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan Sistem Informasi (SI) dan TI yang inovatif. Dengan adanya tata kelola ini diharapkan suatu perusahaan mampu menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan saat ini dan mampu memanfaatkan pentingnya investasi infrastruktur SI/TI agar memperoleh manfaat ekonomis dalam proses bisnisnya ( Maryani, 2010 ). Perusahaan konsultan bangunan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pencarian profit atau laba. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain. Kebanyakan percetakan modern memiliki gudang besar atau gudang seperti fasilitas yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini produksi. Biasanya perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya: buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas. Tata kelola TI mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang akan memanfaatkan TI. Tata kelola TI menjadi acuan dalam melakukan investasi TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi TI yang hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih ( Ward and Peppard, 2002 ). PT. Bumi Cipta merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di konsultan bangunan yang berlokasi di Ungaran, Kabupaten Semarang. Perusahaan telah menerapkan strategi SI/TI dalam menjalankan bisnisnya, namun belum optimal dan terencana dengan baik. Keberadaan SI/TI pada PT. Bumi Cipta masih dianggap sebagai peranan pendukung dalam setiap kegiatan bisnisnya. Untuk langkah ke depannya PT. Bumi Cipta ingin bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di kalangan bisnis. Perencanaan strategis SI/TI merupakan solusi bagi PT. Bumi Cipta dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis SI/TI juga dapat mengevaluasi setiap kinerja pada perusahaan. Perencanaan strategis SI/TI pada PT. Bumi Cipta menggunakan metode Ward and Peppard yang merupakan metode untuk menghasilkan sebuah perencanaan strategis TI yang mengkombinasikan berbagai alat analisis seperti SWOT, Value Chain Activity, yang mampu menganalisis kesenjangan informasi antara kegiatan bisnis dan SI/TI yang digunakan serta dapat memberikan 2

7 keunggulan kompetitif berdasarkan peluang yang dimiliki oleh perusahaan PT. Bumi Cipta. Sehingga hasil perencanaan strategis SI/TI dapat menjawab berbagai kebutuhan bisnis berdasarkan analisis lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal perusahaan. 2. Tinjauan Pustaka Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya yang terkait pernah dilakukan sebelumnya dengan judul Penerapan Metodologi Be Vissta Planning pada Konsultan Teknik dan Manajemen Studi Kasus PT. Virama Karya, dengan tujuan untuk menyusun suatu perencanaan strategis sistem informasi berbasis manfaat bisnis yang menghasilkan suatu strategi bagi sistem. Penelitian yang dilakukan pada konsultan pajak PT. Virama Karya bertujuan untuk membentuk cetak biru SI/TI yang bermanfaat bagi PT. Virama Karya yang bertujuan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif pada perusahaan berbasis konsultan pajak. Penyusunan perencanaan strategis pada PT. Virama Karya disusun menggunakan metode BVP yang dilanjutkan dengan penghitungan ROI (Return of Investment) terhadap biaya proyek dari usulan SI/TI pada PT. Virama Karya (Imelda, 2008). Penelitian lainnya yang terkait dengan topik penelitian ini yaitu yang dilakukan oleh Suralani (2011) melakukan penelitian mengenai BVP yang dilakukan pada Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Artha Mitra Sejahtera. Penelitian ini berlatar belakang pemanfaatan SI/TI pada BPR Artha Mitra Sejahtera yang kurang optimal dan tidak sejalan dengan proses bisnis perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah usulan aplikasi portofolio masa depan perusahaan yang bermanfaat bagi BPR dalam meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan (Suralani, 2011). Sistem Informasi Sistem informasi (SI) adalah suatu keterkaitan antara manusia, prosedur dan penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyebarkan dan menyajikan informasi yang digunakan oleh suatu proses bisnis dalam organisasi (Ward dan Peppard, 2002). Studi SI mencakup teori dan praktek yang berhubungan dengan fenomena sosial dan teknologi yang menentukan pengembangan, pemanfaatan dan pengaruh dari SI dalam organisasi dan masyarakat. Teknologi Informasi Teknologi informasi (TI) mengarah spesifik kepada teknologi khususnya perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi (Ward dan Peppard, 2002). TI juga diartikan sebagai pengerucutan antara teknologi komputer dan teknologi informasi yang menyebabkan SI dapat dibangun dan 3

8 dijalankan. Dengan demikian TI memfasilitasi berjalannya seluruh proses pada sistem informasi. Tata Kelola Teknologi Informasi Tata kelola TI (IT Governance) adalah kapasitas organisasi sebagai tanggung jawab direksi, manajemen eksekutif, dan manajemen teknologi informasi untuk mengendalikan rumusan dan implementasi strategi SI/TI untuk memastikan selarasnya sumber daya SI/TI dengan bisnis organisasi (Grembergen, 2003). Grembergen menekankan pengertian tata kelola TI pada bagaimana organisasi memandang, mengelola dan mengoptimalkan sumber daya SI/TI yang dimilikinya dalam mendukung tujuan organisasi. Tata kelola TI adalah juga mengenai pengelolaan hak-hak dalam pengambilan keputusan dan kerangka kerja yang dapat dipertanggungjawabkan untuk mendorong terwujudnya hal-hal yang diharapkan dalam penggunaan SI/TI (Weill dan Ross, 2006). Weill dan Ross mengusulkan lima pilar utama dari tata kelola TI yang perlu untuk dikelola oleh seluruh stakeholders organisasi. Kelima pilar tata kelola TI tersebut adalah IT Principles, IT architecture, IT Infrastructure, IT Business Application Needs, IT Investment yang dapat dilihat pada Tabel 2.1. IT Architecture Decisions Organizing logic for data, applications, and infratructure captured in a set of technical choices to achieve desired business and technical standardization and integration Tabel 2.1. Key IT Governance Decisions (Sumber: Weill dan Ross, 2006) IT Principles Decisions High-level statements about how IT is used in the business IT Infrastructure Decisions Centrally coordinated, shared IT services that provide the foundation for the enterprise s IT capability Business Applications Needs Specifying the business need for purchased of internally developed IT applications IT Investment and Prioritization Decisions Decisions about how much and where to invest in IT, including project approvals and justification techniques Hubungan Sistem Informasi/Teknologi Informasi dengan Kompetitif Organisasi Keunggulan Tiga peranan penting yang dapat dilakukan oleh SI/TI terhadap organisasi (O Brien, 2005), yaitu: 1. Mendukung proses dan operasi bisnis, 2. Mendukung pengambilan keputusan, dan 3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif organisasi. Hubungan SI/TI dengan keunggulan kompetitif organisasi menurut O Brien terlihat seperti pada Gambar

9 Gambar 2.1. Hubungan SI/TI dengan Keunggulan Kompetitif Organisasi (Sumber: O Brien, 2005) Keselarasan Sistem Informasi/Teknologi Informasi dengan Organisasi Keselarasan SI/TI dapat dilihat berdasarkan keterkaitan beberapa objek yang berperan dalam menentukan keselarasan arah strategis, taktis dan operasional dari suatu organisasi (Ellensyah, 2003). Unsur-unsur pembentuk keselarasan ini saling berinteraksi dan membentuk urutan hirarki tertentu. Objekobjek yang dimaksud adalah visi, misi, tujuan organisasi, faktor sukses terpenting (critical success factors), kebutuhan akan informasi kunci, aktivitas kunci utama (key value activities) dan program aplikasi prioritas yang dapat dilihat pada Gambar 2.2. Gambar 2.2 Rancangan Konseptual Penyelerasan SI/TI dengan Organisasi (Sumber: Ellensyah, 2003) 5

10 Obyek-obyek yang berperan dalam keselarasan SI/TI dengan organisasi adalah: 1. Visi Organisasi (Organization Vision) Visi merupakan potret atau gambaran organisasi. Visi harus dapat menjawab kata tanya where dari organisasi itu sendiri. Where are we? (dimana kita berada sekarang ini) dan where we want to be? (dimana kita ingin berada di masa mendatang) menjadi tolak ukur pemahaman visi. Jawaban organisasi atas kedua pertanyaan tersebut adalah visi organisasi. 2. Misi Organisasi (Organization Mission) Misi adalah suatu rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilakukan untuk melaksanakan visi. Misi didefinisikan sebagai the highest-level statement of objectives atau dapat diartikan bahwa misi merupakan suatu pernyataan umum yang menjadi dasar dari sasaran organisasi. 3. Faktor Sukses Terpenting (Critical Success Factors) Analisis Faktor Sukses Terpenting (atau Critical Success Factors) pertama kali dikembangkan oleh John F. Rockart, sekitar tahun Rockart mendefinisikan CSF sebagai the limited number of areas in which satisfactory results will ensure competitive performance for the organization. Pengertian lainnya yang dikemukakan oleh Rockart mengenai CSF adalah those few critical areas where things must go right for the business to flourish. 4. Kebutuhan Informasi Kunci Kebutuhan Informasi Kunci adalah informasi yang diperlukan untuk melakukan pemantauan dan pengendalian atas pencapaian CSF. Untuk setiap CSF harus ditentukan kebutuhan informasi kuncinya. 5. Aktivitas Kunci Utama Aktivitas Kunci Utama adalah aktivitas-aktivitas yang bertujuan untuk mencapai CSF. 6. Program Aplikasi Prioritas Program Aplikasi Prioritas adalah program-program aplikasi berbasis komputer yang bertujuan untuk menghasilkan informasi kunci. Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi Strategi sistem informasi dan strategi teknologi informasi (Strategi SI/TI) dibedakan. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan apa?. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan bagaimana? (Ward dan Peppard, 2002). Sebagai contoh suatu perguruan tinggi menerapkan Executive Information System (EIS) pada bidang akademik hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam organisasi. Pihak pimpinan tingkat atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap pimpinan tingkat menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara setiap unit dan divisi yang berbeda. 6

11 Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada Gambar 2.3. Gambar 2.3 Hubungan Strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis (Sumber: Ward dan Peppard, 2002) Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. Perencanaan Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya (Ward dan Peppard, 2002). Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama: Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan 7

12 kombinasi pengembangan bottom up dan analisis top down. Gambar 2.4 menunjukkan skema model perencanaan strategis SI/TI. Gambar 2.4 Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI (Sumber: Ward dan Peppard, 2002) Dengan menggunakan metodologi ini, dilakukan 4 macam analisis untuk mengetahui kondisi organisasi dan kondisi IS/IT saat ini, yaitu External Business Analysis (analisis bisnis eksternal), Internal Business Analysis (analisis bisnis internal), External IS/IT Analysis (analisis SI/TI eksternal), dan Internal IS/IT Analysis (analisis SI/TI internal). Analisis bisnis eksternal menganalisis faktorfaktor eksternal organisasi yang mempengaruhi bisnis organisasi. Analisis bisnis internal menganalisis faktor-faktor internal yang mempengaruhi bisnis organisasi. 3. Metodologi Penelitian Pengumpulan data dengan mengunakan metode pendekatan kuantitatif yang terstruktur, formal, ditentukan terlebih dahulu, tidak luwes, dijabarkan secara rinci terlebih dahulu sebelum penelitian dilakukan. Pertama, Observasi atau pengamatan yang dilakukan pada CV. Bumi Cipta, pengamatan lebih dikhususkan pada proses bisnis dan SI/TI. Kedua, 8

13 Wawancara untuk memahami lebih dalam proses bisnis dan perencanaan SI/TI pada perusahaan. Wawancara dilakukan terhadap para pengambil kebijakan yang telah berpengalaman adalah Direktur perusahaan. Ketiga, Kuesioner yang akan diisi oleh para user yang terlibat langsung dengan aplikasi SI/TI, kuesioner untuk tahapan penelitian menggunakan kuesioner Ward and Peppard. Keempat, Teknik sampling untuk mereduksi jumlah populasi anggota menjadi anggota sampel yang mewakili populasinya (representatif), dengan begitu hasil penelitian dapat dipertanggung jawabkan serta menghemat waktu, tenaga, dan biaya dalam penelitian. Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi Analisis Bisnis Eksternal Melakukan wawancara dan studi literatur untuk mendapatkan analisis Five Forces dan PEST pada CV. Bumi Cipta Lingkungan Eksternal Organisasi Analisis Kondisi SI/TI Eksternal Melakukan wawancara dan studi literatur untuk dapat menghasilkan manfaat penerapan SI/TI pada CV. Bumi Cipta Lingkungan Internal Organisasi Analisis Bisnis Internal Melakukan Observasi, Kuesioner, dan wawancara untuk mendapatkan Value Chain Aktivity Analisis Kondisi SI/TI Internal Melakukan observasi, Kuesioner, dan wawancara untuk mendapatkan hasil portofolio aplikasi menggunakan Mc Farlan Strategic Grid. Tahap 2 (Menentukan Target SI/TI) Input : Gambar Kebutuhan SI/TI 2 Tahapan penelitian Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara Output : Solusi SI/TI dan Portofolio aplikasi mendatang menggunakan Strategic Grid Mc Farlan Tahap 3 (Menentukan Strategi SI/TI) Input : Solusi SI/TI Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara Output : Analisis kesenjangan SI/TI Tahap 4 (Menyusun Usulan SI/TI) Input :Analisis Kesenjangan SI/TI Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara Output : Rencana Strategis SI/TI 9

14 Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini akan dilakukan observasi dan wawancara pada CV. Bumi Cipta untuk mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses bisnis perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI/TI pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung strategi perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan SI/TI perusahaaan. Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan dilakukan observasi dan penyebaran kuesioner kepada manajer dan direktur utama perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi kebutuhan CV. Bumi Cipta. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi usulan pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut maka perlu adanya identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada perusahaan, identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi, Analisis kesenjangan kebutuhan informasi, membuat usulan strategi SI/TI. Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat strategi SI/TI dengan memperhatikan hasil wawancara dan pengolahan data kuesioner, serta aturan kebijakan yang ada sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana implementasi SI/TI pada CV. Bumi Cipta. Tahap 4 Rencana Implementasi SI/TI kemudian pada tahap ini penulis akan membuat rencana implementasi SI/TI yang akan diterapkan pada CV. Bumi Cipta. 4. Hasil dan Pembahasan CV. Bumi Cipta Jaya Selaras sebagai perusahaan jasa konsultasi bangunan yang berada di Kabupaten Semarang memiliki 3 (tiga) aktivitas proses bisnis. Proses bisnis CV. Bumi Cipta Jaya Selaras yaitu aktivitas proses lelang, perencanaan bangunan, dan pengawasan bangunan. Analisis lingkungan bisnis eksternal CV. Bumi Cipta Jaya Selaras bertujuan untuk mengidentifikasi kondisi lingkungan luar CV. Bumi Cipta Jaya Selaras, analisis ini dilakukan berdasarkan penilaian dari CV. Bumi Cipta Jaya Selaras terhadap kondisi bisnis luar perusahaan yang saat ini terjadi. Analisis ini menggunakan pengumpulan data berupa proses wawancara terstruktur yang dilakukan di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Wawancara dilakukan secara terstruktur guna menganalisis lingkungan bisnis eksternal dari Hasil dari analisis lingkungan bisnis eksternal CV. Bumi Cipta Jaya Selaras ini akan digunakan peneliti dalam acuan membentuk strategi bisnis yang sesuai dengan kondisi Sistem Informasi (SI) pada CV. Bumi Cipta Jaya Selaras sehingga mampu bersaing dengan kondisi eksternal khususnya para pesaingnya. Dalam penelitian ini, analisis lingkungan eksternal organisasi dilakukan dengan alat analisis Five Force. Analisis Porter Five Force adalah alat strategi 10

15 bisnis, yang membantu kita dalam menilai intensitas persaingan dan dengan demikian menganalisis daya Tarik sebuah struktur industri (Porter, 1979). Pada analisis Five Force ini dilakukan analisis terhadap apa saja yang mempengaruhi perusahaan seperti pelanggan (customer) dan pemasok (supplier). Tujuan dilakukannya analisis ini adalah memberikan gambaran mengenai solusi SI bagi CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Berdasarkan analisis Five Forces tersebut, maka dapat dipetakan kebutuhan SI/TI di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras, seperti terlihat pada Tabel 1. Tabel 1. Analisis Kebutuhan SI CV. Bumi Cipta Jaya Selaras Berdasarkan Five Forces Analysis Faktor Five Forces Kebutuhan SI Solusi SI Competitor yang sudah eksis sejak dahulu, dan memiliki sistem informasi yang lengkap serta program program yang menarik minat konsumen. Threat of New Entrans dengan e-commerce berupa online shopping yang memberikan kemudahan bagi konsumen Bargaining Powers of Suppliers yang mampu memberikan penyediaan bahan bangunan bagi perusahaan Bargaining Powers of Buyers yang mampu mempengaruhi konsultasi bangunan di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras Threat of Subtitute Products / Services yang memberikan alternatif produk dari hasil perusahaa n dengan outletnya. - Membangun sistem informasi yang lengkap yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis - Membangun website perusahaan guna memperkenalkan perusahaan ke masyarakat - Membangun e- commerce perusahaan dengan cara memb angun online shopping untuk perusahaan - Membangun Sistem Informasi Persediaan Bahan Bangunan bagi perusahaan beserta informasi perusahaan pemasok bahan baku, agar memenuhi kebutuhan Supply Chain Management CV. Bumi Cipta Jaya Selaras - Membangun sistem informasi yang menghubungkan antara konsumen dan pelanggan seperti aplikasi Customer Relationship Manag ement (CRM) untuk menampung permintaan dan pemesanan konsumen dan pelanggan. - Membangun sistem informasi promosi yang menarik dengan sistem multimedia yang menarik agar perusahaan tidak kalah bersaing dengan perusahaan jasa konsultasi yang memiliki banyak macam dan variasi jasa konsultasi. - Portal Website JayaSelaras.com - Blue Print SI berbasis web service - E-commerce perusahaan berupa online-shop pada portal website JayaSelaras.com - SI SCM - SI CRM - Website promosi perusahaan pada Cipta Jaya Selaras.com 11

16 Analisis lingkungan SI eksternal organisasi bertujuan untuk melihat perkembangan SI/TI yang ada saat ini yang berpengaruh terhadap implementasi SI/TI di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Metode pengumpulan data dari analisis ini adalah studi literatur dari beberapa sumber yang menyangkut perkembangan SI perusahaan jasa konsultasi bangunan, perkembangan perangkat lunak, perkembangan perangkat keras, tren jaringan komputer, perkembangan basis data dan perkembangan jejaring sosial (social network). Dari hasil analisis lingkungan eksternal SI organisasi, maka diidentifikasi beberapa manfaat terhadap penerapan SI di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Tabel 2 merupakan tabel identifikasi terhadap manfaat penerapan SI di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Tabel 2. Manfaat Penerapan SI CV. Bumi Cipta Jaya Selaras Kondisi SI Eksternal Manfaat Penerapan SI - Perkembangan SI mulai marak di kalangan perusahaan jasa konsultasi bangunan - Meningkatkan efisiensi dan efektivitas setiap aktivitas yang ada di perusahaan karena terintergrasi antara satu dengan yang lain - Perkembangan perangkat lunak web - Meningkatkan efisiensi pengenalan based berbasis web service. produk produk perusahaan ke konsumen - Perkembangan basis data berbasis web - Memudahkan akses database di manapun - Perkembangan jejaring sosial yang semakin marak lokasinya. - Mengurangi biaya promosi dan dapat menjangkau konsumen lebih luas melalui internet. Analisis lingkungan SI internal organisasi dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui SI apa yang telah diterapkan oleh perusahaan saat ini. Bentuk dari SI dari perusahaan ini meliputi seluruh aplikasi yang ada yang telah diterapkan saat ini di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara terstruktur kepada setiap kepala bidang yang ada di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Hasil dari analisis lingkungan SI internal organisasi ini akan digunakan peneliti dalam membentuk strategi yang sejalan dengan strategi bisnis yang telah dilakukan pada analisis internal lingkungan bisnis internal organisasi yang telah dilakukan sebelumnya. SI pada CV. Bumi Cipta Jaya Selaras dikelola oleh bidang TI CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Perusahaan telah menerapkan beberapa SI yang telah terintergrasi antara bidang produksi, gudang, marketing dan pemesanan dan bidang keuangan. Tabel 3 adalah data mengenai sistem informasi yang telah diterapkan perusahaan pada saat ini. Tabel 3. Portofolio SI CV. Bumi Cipta Jaya Selaras Nama SI/TI Bidang yang Terkait Sistem Informasi Keuangan Bagian Keuangan Sistem Informasi Jasa Konsultasi Bagian Teknik Sistem Informasi Administrasi Umum Bagian Umum Daftar aplikasi SI untuk CV. Bumi Cipta Jaya Selaras, dapat dipetakan berdasarkan fungsi aplikasi menggunakan McFarlan Grid (Ward dan Peppard, 12

17 2002). Tabel 4 adalah gambar pemetaan fungsi aplikasi menggunakan McFarlan Grid. Tabel 4. Pemetaan Fungsi SI Berdasarkan McFarlan Grid Portofolio Strategic High Potential - - -Sistem Informasi Keuangan -Sistem Informasi Administrasi -Sistem Informasi Jasa Konsultasi Umum Key Operational Support Berdasarkan usulan strategi SI dan Blue Print aplikasi yang telah dibuat pada tahap sebelumnya, aplikasi tersebut kemudian dipetakan menggunakan McFarlan Grid sesuai dengan fungsi dari masing masing aplikasi. Dengan Menggunakan McFarlan Grid ini dapat diketahui prioritas pembuatan aplikasi yang ada di CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. Tabel 5 adalah gambar matriks McFarlan Grid pada aplikasi yang terdapat pada CV. Bumi Cipta Jaya Selaras pada masa mendatang. -Website Perusahaan -SI Promosi -E Commerce Tabel 5. Portofolio SI Mendatang Berdasarkan McFarlan Grid Portofolio Strategic High Potential -SI SCM -SI Katalog Barang -SI SCM -SI Gudang Berbasis Web Sercvice -SI Point of Sales -SI Absensi Karyawan Key Operational -SI Analisis Hasil Jasa Konsultasi -SI Maintenance Infrastruktur TI -SI Pengelolaan Sumber Daya Manusia -SI Pengelolaan Keuangan Support 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka penyusunan rencana strategis SI pada CV. Bumi Cipta Jaya Selaras memerlukan investasi SI/TI guna menunjang proses bisnisnya menjadi lebih efektif dan efisien. Pembuatan SI yang telah diusulkan terdapat pada setiap bagian pada CV. Bumi Cipta Jaya Selaras guna mengelola setiap aktivitasnya agar dapat berjalan dengan optimal. Usulan SI yang telah dijabarkan pada portofolio McFarlan dilandaskan pada setiap kebijakan yang telah tertera pada landasan kebijakan yang telah dibuat oleh perusahaan. Landasan ini dibuat sebagai acuan bagi perusahaan agar dapat berjalan optimal dan pembentukan nilai efisiensi dan efektivitas pada kinerja CV. Bumi Cipta Jaya Selaras dan manfaat bisnis yang diwujudkan melalui usulan SI sudah digambarkan ke dalam manfaat bisnis yang ada pada usulan rencana strategis SI pada CV. Bumi Cipta Jaya Selaras. 13

18 6. Daftar Pustaka [1] Retrinasari, Luciana Spica Almilia, Analisis Pengaruh Karakteristik Perusahaan terhadap Kelengkapan Pengungkapan dalam Laporan Tahunan Perusahaan Manufaktur yang Terdaftar di BEJ, Seminar Nasional Inovasi menghadapi Perubahan Lingkungan Bisnis, FE Universitas Trisakti Jakarta. [2] J. Ward, and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems, England: John Wiley and Sons Ltd, [3] HM, Jogiyanto, Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif dalam Memenangkan Persaingan dengan Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi Yogyakarta, [4] Porter, M. E. Interbrand Choice, Strategy and Bilateral Market Power. Vol. 146, Harvard Economic Studies. Cambridge, MA: Harvard University Press, [5] Ari Wedhasmara, "Langkah Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard", Jurnal Sistem Informasi, Vol. 1, No. 1, 2009, pp