KERANGKA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PEMERINTAH DAERAH PROVINSI/KABUPATEN DENGAN MENGGUNAKAN METODA PRICE WATERHOUSE

Transkripsi

1 KERANGKA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PEMERINTAH DAERAH PROVINSI/KABUPATEN DENGAN MENGGUNAKAN METODA PRICE WATERHOUSE Ari Wedhasmara, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya Jl. Srijaya Negara, Bukit Besar, Palembang Abstrak Based on circularizing letter of the Minister of Kominfo No.65/M.KOMINFO/III/2002 on march 22nd 2002, and also national strategy and policy development e-government which is declarated on President Instruction No 3 year 2003, being reason that need strategic planning to SI/TI in Local Government for any purpose to consolidate requirement to strategic plan of information system. Low of management information is caused by these following cases, those are unavailability, inconsistent, inaccurate. Lack of infrastructure of SI/TI investment can cause pursuing of strategic implementation of TI. The Problem is caused by TI/SI investment that can cause conflict between part of organization. In fact, the data are still unintegrated and anomolous in which each division develops its own information system needs without referring to any portofolio or integrated and overalls IT utilization planning. As a result, this becomes the weaknesses of inter division coordination within local government. This paper will explain SI/TI Stategic Planning to improve the connectivity of business strategy to information strategy by utilizing methodology of Price WaterHouse Strategi Planning optimally. Keyword:E-Government, Strategic Plan Of Information System, Methodologies of Price Waterhouse 1. PENDAHULUAN Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informasi No. 65/M.KOMINFO/III/2002 tanggal 22 maret 2002 perihal koordinasi Rencana Pembangunan Teknologi Informasi, yang berisikan agar setiap instansi dan lembaga pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah untuk melaporkan kondisi perkembangan sistem informasi yang ada dilingkungan masing-masing dan mengkoordinasikan setiap rencana pengembangan teknologi informasi dengan kementerian Komunikasi dan Informasi guna tercapainya sinergi, efisiensi, dan integrasi pada Sistem Teknologi Informasi di Indonesia, serta untuk menghindari duplikasi antara instansi. Hal ini sejalan dengan arahan dari Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/ BAPPENAS dengan surat No. 1544/M.PPN/04/2002 tanggal 18

2 April 2002 perihal Koordinasi Rencana Pengembangan Teknologi Informasi Nasional, serta kebijakan Pemerintah Republik Indonesia yang tertuang dalam INPRES No. 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e- Government. Maka dirasa perlu untuk menyusun Perencanaan Strategis Sistem Informasi didalam lingkungan Pemda Provinsi ataupun Kabupaten, karena dilihat dari kinerja pemerintah baik tingkat provinsi maupun kabupaten belumlah optimal dalam upaya pemanfaatan TI untuk menyelesaikan berbagai masalah dilingkungan Pemerintahan, contohnya pemanfaatan SI/TI dalam pengolahan data, beberapa pemerintah provinsi maupun kabupaten belum memiliki Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang khusus menangani masalah pengelolaan data secara otomatis dan terpusat, pemanfaatan SI/TI untuk mengintegrasikan informasi lintas SKPD, pemerintah daerah masih belum memiliki infrastruktur TI untuk mendukung pertukaran informasi yang terintegrasi antar SKPD, pemanfaatan SI/TI secara strategis, secara keseluruhan pemanfaatan SI/TI yang kurang, menyebabkan pemerintah daerah belum merasakan fungsi SI/TI secara strategis, seperti pengubahan cara kerja dan layanan untuk melayani masyarakat serta dunia bisnis jauh lebih cepat dan nyaman. 2. ISI Pada landasan teori akan dijelaskan teori-teori yang berhubungan dengan makalah ini, yaitu strategi SI dan strategi TI, perencanaan strategis SI/TI, serta metodologi Perencananaan Strategis SI/TI dengan menggunakan Price Waterhouse Planning 2.1 Strategi SI dan Strategi TI Earl membedakan antara strategi SI dan TI [Earl 1997]. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan apa?. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan bagaimana?. Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis

3 organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. 2.2 Perencanaan Strategis SI/TI Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down. 2.3 Price Waterhouse Planning Metodologi Price Waterhouse (PWH) menjelaskan rincian tahapan perencanaan strategis SI yang didasarkan pada beberapa hal (PWH, 1996). Pertama, menggunakan arah dan tujuan organisasi yang dituangkan dalam business plan. Segala sesuatu yang menjadi business plan tersebut diinterpretasikan sebagai kebutuhan informasi yang harus dipenuhi. Kedua, menggunakan Critical Success Factor (CSF) sebagai salah satu tolok ukur dalam membuat prioritas strategi SI/TI yang dihasilkan. Penggunaan CSF ini disebabkan karena CSF mampu merepresentasikan faktor-faktor penting dalam proses bisnis organisasi. Ketiga, menggunakan

4 analisis value dan resiko yang memperhitungkan tangible dan intangible value dalam mengungkapkan manfaat SI/TI. Keempat, memanfaatkan pengalaman praktis yang mendukung teori yang telah ada seperti Total Cost of Ownership (TCO) dari Gartner Group. Pada stage I, menelaah kebutuhan bisnis & informasi, akan dilakukan kegiatan untuk mendapatkan informasi yang menggambarkan keadaan bisnis dan SI/TI terkini organisasi, kebutuhan bisnis mendatang dan peluang pemanfaatan SI/TI dalam bisnis. Masukan yang diperlukan dalam stage ini adalah rencana bisnis, rencana SI/TI, keadaan persaingan dan perkembangan SI/TI dalam industri. Pada stage II, Menentukan target bagi SI/TI, ditentukan peluang pemanfaatan SI/TI dalam memenuhi kebutuhan strategi bisnis dan rincian detil kebutuhan SI/TI yang harus dipersiapkan. Detil kebutuhan tersebut berupa arsitektur aplikasi, infrastuktur, manajemen dan kebijakan SI/TI terhadap organisasi secara keseluruhan. Masukan yang diperlukan dalam stage ini adalah identifikasi kebutuhan bisnis mendatang organisasi, identifikasi peluang pemenfaatan SI/TI, dan pemenuhan kebutuhan SI/TI saat ini. Pada stage III, Menentukan Strategi SI/TI, dibuat prioritas, pilihan strategi, dan detil strategi SI/TI. Masukan yang diperlukan adalah strategi SI/TI dan manajemen SI/TI. Pada stage IV, Rencana Implementasi, dibuat rencana dan jadwal implementasi strategi SI/TI dengan masukan dokumen detil strategi SI/TI. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pemerintah Daerah mengacu pada Metodologi Penelitian Four Stage Price Waterhouse, dimana tahapannya dimulai dari pengumpulan data, menentukan kebutuhan bisnis dan informasi, mendefinisikan target sistem informasi, mendefinisikan dan menentukan strategi sistem informasi, dan mengembangkan rencana implementasi. 3.1 Pengumpulan Data Data yang diperlukan dalam penyusunan perencanaan strategis sistem informasi Pemerintah Daerah, meliputi data yang terkait dengan model proses bisnis Pemerintah

5 Daerah, peluang dan kelemahan penerapan teknologi informasi, kekuatan dan peluang pemanfaatan teknologi informasi, tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah. Data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, dikumpulkan dengan melakukan: 1.Wawancara, dimana hasil wawancara ini ditujukan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan kebijakan pemerintah daerah dalam menjalankan pemerintahan terutama terkait terhadap pengimplementasian SI/TI dilingkungan pelaksana pemerintah daerah. 2. Observasi terhadap keseluruhan Satuan Kerja Pemerintah Daerah melalui penyebaran kuesioner. Poin-poin yang yang ingin didapat pada kuesioner tersebut meliputi tiga dokumen yang berisi tentang pemanfaatan Teknologi Informasi di Satuan Kerja Perangkat Daerah masing-masing, dimana dokumen tersebut terdiri atas pemanfaatan SI/TI pada level strategis, level manajerial, dan level operasional. 3. Studi literatur, dengan mempelajari beberapa dokumen/referensi yang berkaitan dengan visi, misi, tujuan, dan strategi pemerintah daerah dalam menjalankan pemerintahan. 3.2 Analisis dan Interpretasi Data Data-data yang terkumpul kemudian akan dianalisa dan diinterpretasikan dengan menggunakan Price Waterhouse Methodology yang terdiri dari 4 tahapan yaitu: Tahap I, Menentukan Kebutuhan Bisnis dan Informasi. Tahap II, Mendefinisikan Sasaran Sistem Informasi. Tahap III, Mendefinisikan dan Menentukan Strategi Sistem Informasi. Tahap IV, Mengembangkan Rencana Implementasi. Keempat tahapan tersebut menggambarkan aspek Why, What, How, dan When dalam metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Keterangan dibawah ini menjelaskan setiap tahapan. 1. Tahap I, Menentukan Kebutuhan Bisnis dan Informasi. Pada tahapan ini ada 3 fase kegiatan yaitu:

6 a) Identifikasi Informasi Organisasi Masukan dari proses ini adalah ekplorasi visi, misi, dan tujuan organisasi dari Perangkat Pemerintah Daerah, yang kemudian diproses menggunakan analysis of values and objectives dengan menentukan strategy and culture (How they measure success) berbentuk ukuran kesuksesan dan CSF (Critical Success Factors) yang digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi. b) Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Organisasi Masukan dari proses ini didapatkan dari hasil wawancara dengan Kepala Daerah Provinsi maupun Kabupaten disertai hasil pengamatan dari proses kerja dari keseluruhan Perangkat Pemerintah Daerah. Keluarannya adalah identifikasi faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi organisasi berdasarkan politik, ekonomi, sosial, dan hukum. Perangkat yang digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi bisnis organisasi, adalah Value Chain Analysis, Critical Success Factors (CSF), dan Strength, Weaknesses, Oppotunities, and Threats (SWOT). Keluarannya berupa pernyataan strategi, diagram Value Chain, dan daftar kebutuhan informasi bisnis organisasi. c) Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal SI/TI Masukan dari proses ini adalah trend perkembangan SI/TI saat ini dan hasil Kuesioner yang berisi tentang perkembangan SI/TI organisasi saat ini, serta pengaruh dan potensi tren perkembangan SI/TI saat ini dimanfaatkan didalam organisasi. Keluaran dari proses ini adalah identifikasi perkembangan eksternal SI/TI yang potensial dimanfaatkan didalam organisasi serta gambaran keadaan SI/TI saat ini didalam organisasi dan strategic grid dari portofolio aplikasi. 2. Tahap II, Menentukan Target Sistem Informasi. Pada tahapan ini ada 2 fase kegiatan, yaitu: a) Menentukan Peluang bagi Sistem Informasi

7 Masukan dari proses ini didapatkan dari hasil kuesioner yang disebar kepada SKPD. Keluarannya adalah penjelasan dari peluang SI/TI didalam proses bisnis dari masing-masing perangkat pemerintah daerah terhadap karakteristik dan kebutuhan informasi. b) Menentukan Target Aplikasi Sistem Informasi Masukan dari proses ini merupakan analisis data yang digunakan oleh proses bisnis, peluang sistem informasi, dan portofolio aplikasi saat ini. 3. Tahap III, Memilih dan Menentukan Strategi SI/TI dan Strategi Manajemen SI/TI. Pada tahapan ini ada 2 fase kegiatan, yaitu: a) Menentukan Strategi SI/TI Masukan dari proses ini adalah kebutuhan informasi organisasi dan perkembangan SI/TI dalam tiga atau lima tahun ke depan. Kemudian dilanjutkan dengan menganalisis dengan perangkat Value Chain Analysis, CSF, dan McFarlan s Strategic Grid untuk menentukan solusi SI/TI yang potensial. Keluarannya adalah cakupan strategi SI/TI, identifikasi solusi SI/TI dan pemetaannya pada Strategic Grid, serta pengembangan SI/TI. b) Menentukan Strategi Manajemen SI/TI Masukan dari proses ini adalah dokumen organisasi dan hasil identifikasi solusi SI/TI organisasi yang kemudian dianalisis untuk mendapatkan bentuk pengelolaan SI/TI yang tepat. Keluaran dari proses ini adalah usulan bentuk dan strategi pengelolaan SI/TI Pemerintah Daerah Kabupaten. 4. Tahap IV, Mengembangkan Rencana Implementasi. Hanya terdapat satu kegiatan yaitu Mengembangkan Rencana Strategis Sistem Informasi, dimana masukan dari proses ini adalah hasil analisis terhadap CSF organisasi, kemudian aplikasi yang harus diimplementasikan untuk mendukung strategi bisnis organisasi saat ini. Keluaran dari proses ini adalah urutan proyek implementasi terhadap strategi Sistem Informasi yang telah dipilih.

8 4. KESIMPULAN DAN SARAN Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi bagi Pemerintah Daerah dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal organisasi yang didapatkan melalui wawancara dan penyebaran kuesioner terhadap satuan Kerja Perangkat Daerah, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI dilingkungan SKPD masing-masing pemerintah daerah yang didapatkan melalui kuesioner dan peninjauan langsung terhadap keberadaan SI/TI yang dimiliki oleh SKPD dilingkungan pemerintahan. Perencanaan Strategis SI/TI ini bukan merupakan hal yang baku, namun dapat disesuaikan dengan perkembangan pemerintah daerah yang tentu saja akan berdampak pula pada perubahan strategi SI/TI selaras dengan perubahan pemerintahan daerah. 5. DAFTAR PUSTAKA Departemen Komunikasi dan Informasi. Makalah Sistem Informasi Nasional sebagai Tulang Punggung Implementasi E-Government. Jakarta: Kominfo, 2002 Ward, John. and Joe Peppard. Strategic Planning for Information System 3 nd ed. England: John Wiley & Sons, 2002 Waterhouse, Price. System Management Methodology Overvie/Baseline. Price Waterhouse World Firm Services BV Inc, 1996 Waterhouse, Price. System Management Reference Material. Price Waterhouse World Firm Services BV. Inc, 1996