4.1 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Internal Atas Pendapatan Pada PT. Karga Walon Berdasarkan Komponen Pengendalian COSO

Transkripsi

1 BAB 4 PEMBAHASAN Pada bab ini akan membahas evaluasi perencanaan analisis atas prosedur serta kebijakan manajemen perusahaan mengenai kegiatan pengendalian dari aktivitas operasional PT. Karga Walon, yang khususnya berkaitan dengan pengendalian pada siklus pendapatan perusahaan, yang bertujuan untuk mengkaji efisiensi serta efektivitas dalam pelaksanaan pengendalian internal tersebut. Selain itu, juga akan diidentifikasikan kelebihan serta kekurangan atau kelemahan yang berkaitan dengan penerapan aktivitas pengendalian tersebut, berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada perusahaan. Aktivitas perusahaan yang dianalisis diantaranya, penjualan jasa, piutang usaha, serta penerimaan kas PT. Karga Walon yang meliputi kebijakan dan prosedur, struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, serta dokumen yang digunakan dalam setiap aktivitas perusahaan. Evaluasi ini dilakukan dengan membandingkan kegiatan pengendalian yang berjalan dalam perusahaan dengan komponen pengendalian dari COSO internal control framework. Tahapan yang dilakukan dalam menyusun perencanaan evaluasi diantaranya, menentukan ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi dan mengumpulkan data dari hasil wawancara dengan pihak yang berwenang di perusahaan, serta melakukan observasi pada aktivitas operasional PT. Karga Walon. Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal atas siklus pendapatan yang diterapkan pada penelitian di PT. Karga Walon adalah: 1. Membandingkan kebijakan pengendalian yang ada pada PT. Karga Walon dengan kondisi ideal yang seharusnya menurut 5 komponen dalam COSO internal control framework. 2. Mengevaluasi fungsi-fungsi yang terkait dengan siklus pendapatan seperti penjualan jasa, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT. Karga Walon. 3. Mengidentifikasi kelemahan atau kekurangan, serta kendala yang terdapat dalam prosedur dan kebijakan, serta pelaksanaan pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT. Karga Walon. 4. Membuat rekomendasi serta saran perbaikan atas kelemahan atau kekurangan yang ditemukan tersebut. 49

2 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Internal Atas Pendapatan Pada PT. Karga Walon Berdasarkan Komponen Pengendalian COSO Suatu pengendalian internal dalam suatu perusahaan dapat dikatakan telah memadai apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dibuat dan dilaksanakan oleh perusahaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup dalam komponen-komponen pengendalian internal, dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian internal tersebut, serta tujuan perusahaan. Committee of Sponsoring Organizations (COSO) memaparkan bahwa, untuk dapat memperoleh pengendalian yang memadai serta berjalan dengan efektif, terdapat lima komponen pengendalian internal yang saling terkait, setiap komponen-komponen dari pengendalian internal tersebut harus diperhatikan dalam menjalankan operasional suatu perusahaan, karena setiap komponennya saling mengisi dalam menciptakan suatu pengendalian internal yang efisien dan efektif. Berikut ini dapat diuraikan aktivitas pengendalian internal yang telah diterapkan oleh PT. Karga Walon berdasarkan komponen pengendalian internal COSO (Committee of Sponsoring Organizations), yang meliputi Lingkungan Pengendalian, Penilaian Resiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, serta Pemantauan. Selain itu, juga akan diuraikan kelemahan dan kekurangan serta kendala yang muncul dalam prakteknya di lingkungan operasional perusahaan, termasuk sebab serta akibat yang mempengaruhi berdasarkan kelemahan tersebut, dan rekomendasi yang dapat disarankan atas pengendalian internal perusahaan yang dinilai kurang atau belum memadai. Berikut merupakan uraian dari komponen-komponen tersebut : Lingkungan Pengendalian Berikut merupakan kebijakan perusahaan yang sudah diterapkan dalam lingkungan pengendalian internal yang terdapat pada PT. Karga Walon : 1. Komitmen Kepada Integritas dan Nilai Etika PT. Karga Walon selalu menanamkan semangat kerja yang tinggi pada setiap karyawannya, baik di kantor maupun di lapangan, sehingga dapat bekerja dengan giat, jujur dan penuh dengan rasa tanggung jawab untuk

3 51 dapat menyelesaikan pekerjaannya secara tepat waktu dan mengutamakan keselamatan atas dirinya dan juga barang milik customer. Adapun salah satu bentuk dari penekanan pentingnya nilai etika, kejujuran, serta integritas kepada para karyawannya, PT. Karga Walon menetapkan suatu disiplin kerja yang harus ditaati oleh semua karyawan, seperti jam masuk kantor yaitu jam 9 pagi dan pulang jam 5 sore dari hari senin sampai jumat. Perusahaan juga menyediakan reward untuk setiap prestasi karyawannya, untuk memacu semangat kerja bagi karyawannya, selain itu juga ada sistem punishment untuk setiap pelanggaran atau kelalaian yang dilakukan karyawan, yang bertujuan untuk memotivasi mereka untuk lebih produktif dalam bekerja dan menimbulkan kesadaran untuk dapat meminimalkan kesalahan atau kelalaian dan pelanggaran yang dapat dilakukan oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya. Namun, berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, terdapat keterbatasan dimana, beberapa karyawan di kantor dapat pulang terlebih dahulu sebelum jam 5 sore, jika pekerjaannya telah selesai. Hal ini tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan manajemen perusahaan. Selain itu, sistem pengendalian absensi karyawan pada PT. Karga Walon tidak memiliki pengendalian khusus yang dapat memantau dan mencatat jam masuk dan jam pulang kerja setiap karyawan di kantor, seperti kartu absensi. Hal ini disebabkan karena kapasitas perusahaan yang belum besar, dengan jumlah karyawan di kantor yang kurang dari 20 orang. Perusahaan sebaiknya membuat sistem absensi yang lebih ketat, untuk menghindari karyawan yang dapat mangkir dari pekerjaannya, dan lebih menekankan ketegasan dalam jam masuk dan pulang kerja sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan manajemen. 2. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Filosofi PT. Karga Walon yaitu Reaching on Time and Safety, dengan memberikan service yang terbaik bagi pelanggan dalam menyelesaikan proyek atau jasa yang diberikan secara tepat waktu, serta mengutamakan kepentingan keselamatan bagi karyawannya, maupun barang customer yang diantarkannya. Hal itu dilakukan dengan tujuan

4 52 agar dapat memenuhi kepuasan customer, dan juga kenyamanan dalam bekerja bagi para karyawannya. Selain itu, pimpinan perusahaan selalu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik bagi karyawannya, serta menekankan agar selalu ada kerukunan dan kebersamaan dalam hubungan antara pekerja yang satu dengan pekerja yang lainnya, agar dapat bekerja dalam keharmonisan, efektif dalam menggunakan waktu dan memperhatikan prioritas, memiliki semangat yang tinggi, serta berusaha terus-menerus untuk melakukan perbaikan di dalam pekerjaannya, sehingga dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan baik dan tepat waktu yang tentunya tetap memperhatikan unsur keamanan bagi dirinya dan barang customer. 3. Struktur Organisasi PT. Karga Walon memiliki struktur organisasi secara tertulis, mulai dari Director, Technical Advisor, General Manager, Finance & Accounting Manager, Marketing / Business Development, Coordinator Sea-Airport Docs / Operation, dan seterusnya, yang menerangkan posisi jabatan serta wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi atau bagian yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi dan job descriptions yang terdapat pada PT. Karga Walon, merupakan struktur organisasi fungsional, di mana masing-masing departemen mengerjakan tugas dan tanggung jawab secara terpisah sesuai dengan fungsi dan aktivitasnya. Hasil kerja dari setiap fungsi akan diperiksa oleh manajer dari masingmasing bagian departemen, dan selanjutnya manajer dari masingmasing bagian tersebut melaporkan hasil kerja mereka kepada pimpinan perusahaan dalam hal ini General Manager. Selain itu juga pimpinan perusahaan sesekali juga akan memantau dan mengontrol setiap kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan tidak memiliki komite audit yang bertugas untuk memantau laporan keuangan perusahaan serta bagian Human Resources Department (HRD) yang bertugas memantau dan menjaga kualitas sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan, serta menghitung dan membayar gaji karyawan, yang fungsinya digantikan oleh pimpinan perusahaan dalam memantau kualitas SDM dan bagian Finance & Accounting dalam menghitung dan membayar gaji karyawan. Perekrutan karyawan baru dilakukan

5 53 langsung oleh pimpinan perusahaan, untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten dibidangnya, berdasarkan keyakinan pimpinan perusahaan, serta kegiatan pelatihan / training biasanya dilakukan dengan mendaftarkan karyawan tersebut pada sekolah atau tempat kursus tertentu diluar perusahaan, yang berkaitan dengan keahlian khusus yang harus dimiliki oleh karyawan tersebut. Hal ini disebabkan, karena sistem perekrutan karyawan jarang dilakukan, karena kapasitas perusahaan yang belum terlalu besar, biasanya perekrutan karyawan baru hanya dilakukan jika ada posisi tertentu yang harus diisi dan dibutuhkan oleh perusahaan. Sebaiknya, perusahaan memiliki 1 atau 2 karyawan yang memiliki kompetensi dalam bidang sumber daya manusia untuk membantu pimpinan perusahaan dalam menilai dan mengontrol sumber daya manusia yang ada pada perusahaan, sehingga dapat lebih efektif. 4. Komite Audit Seperti yang sudah diuraikan sebelumnya, perusahaan tidak memiliki Komite Audit, karena tidak terdapatnya fungsi dari komite audit, dalam hal ini internal auditor pada struktur organisasinya, maka pemeriksaan dan pengontrolan atas laporan keuangan dilakukan oleh Manager Finance & Accounting dan aktivitas perusahaan lainnya dilakukan oleh manajer tiap departemen, sesuai dengan wilayah tugas dan wewenangnya masing-masing, yang akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan perusahaan (General Manager), yang sesekali juga akan langsung mengontrol dan memantau setiap aktivitas perusahaan. Selain itu, perusahaan juga menggunakan jasa auditor eksternal pada setiap periode tertentu untuk dapat menilai serta memberikan opini mengenai laporan keuangan dan aktivitas kegiatan perusahaan. Hal ini dikarenakan, PT. Karga Walon merupakan perusahaan milik pribadi dan masih tergolong perusahaan yang belum besar, sehingga segala bentuk pemantauan dan pengawasan dilakukan oleh pimpinan sendiri, sebagai posisi tertinggi dalam perusahaan. 5. Metode Penerapan Wewenang dan Tanggung Jawab PT. Karga Walon telah memiliki struktur organisasi serta job descriptions pada tiap posisi yang sudah cukup baik dalam menjalankan

6 54 fungsinya, yang memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing sesuai dengan bidangnya. Hal ini terlihat dari pembagian tugas dan wewenang setiap jabatan yang tertulis sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing. Namun, terdapat kekurangan dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu masih belum adanya bagian tertentu yang terdapat dalam struktur organisasi perusahaan, seperti bagian HRD (Human Resources Department), yang sudah dijabarkan sebelumnya, hal tersebut dapat menimbulkan kelemahan atau kendala bagi perusahaan, karena segala aktivitas pengendalian atas kualitas sumber daya manusia, serta kinerja karyawan harus dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan dalam pemantauan tiap aktivitas perusahaan. 6. Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia Karena tidak adanya bagian HRD (Human Resources Department) dalam struktur organisasi perusahaan, perekrutan dan penyeleksian karyawan pada PT. Karga Walon dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten dibidangnya, dengan berdasarkan keyakinan pimpinan perusahaan terhadap kualitas calon karyawan barunya. Perusahaan merekrut seorang pegawai baru hanya berdasarkan kebutuhan serta posisi yang dibutuhkan saja dalam perusahaan, seta memperhatikan kemampuan individu berdasarkan posisi yang diperlukan tersebut. Segala bentuk pemantauan dan konrol atas kualitas karyawan, dilakukan oleh manager masing-masing bagian, yang akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan perusahaan. Perusahaan juga memperhatikan jenjang karier bagi karyawannya yang berpotensi dan mau maju dan berkembang dalam perusahaan.dengan mengadakan pelatihan kerja (training) ataupun kursus sekolah di luar perusahaan sesuai bidangnya untuk menunjang kompetensi karyawan dalam melaksanakan tugas yang telah ditetapkan guna mendapatkan pegawai yang memiliki kualitas yang baik. Perusahaan juga memberikan tunjangan hari raya (THR) dan bonus berdasarkan prestasi dan kinerja karyawan yang telah dicapai, yang besarnya ditentukan berdasarkan kondisi laba perusahaan, serta punishment bagi setiap pelanggaran yang

7 55 dilakukan karyawan, sehingga dapat memotivasi karyawan dalam memaksimalkan kinerjanya. 7. Pengaruh Eksternal PT. Karga Walon, sebagai perusahaan yang bergerak pada bidang jasa kargo selalu ingin memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer nya, oleh karena itu perusahaan selalu ingin berkembang searah dengan kemajuan teknologi, dalam hal peralatan yang digunakan dalam menjalankan aktivitas usahanya pada customer, yang mayoritas merupakan kendaraan pengangkut serta alat berat yang digunakan untuk mengangkut dan memindahkan barang-barang khusus yang tidak biasa. Perusahaan selalu memperhatikan perkembangan teknologi terbaru dalam hal peralatan kerjanya, sehingga dapat terus meng update teknologi yang dipakai dalam melayani customer, dengan cara memperbaharui peralatan kerjanya dengan peralatan dengan teknologi terbaru dan termutakhir, sehingga dapat tetap menjaga kualitas kerja yang tepat waktu dan aman bagi kepentingan customer, dan dapat bersaing dengan kompetitor. Selain itu juga perusahaan selalu memperhatikan perawatan secara berkala pada setiap peralatan kerjanya, sehingga dapat menjaga kualitas peralatan itu sendiri dalam setiap pemakaiannya Penilaian Risiko Dalam setiap bidang usaha selalu terdapat resiko didalamnya, perusahaan selalu berusaha untuk dapat menangani, meminimalisir serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan dalam menghadapi risiko yang dapat timbul karena keadaan-keadaan yang mungkin terjadi seperti dibawah ini : a. Personil Baru Untuk mencegah risiko yang mungkin dapat terjadi pada setiap karyawan baru yang belum begitu memahami prosedur yang dijalankan perusahaan, maka setiap karyawan yang baru masuk bekerja diberikan pemahaman mengenai prosedur dan kebijakan perusahaan, serta akan diberikan surat perjanjian kerja bersama yang berisikan detail hak dan kewajiban karyawan serta peraturan-peraturan tenaga kerja, serta job descriptions dari setiap bagian dan posisi jabatan. Karyawan biasanya

8 56 menjalani masa percobaan kerja selama 3 bulan yang disesuaikan menurut pertimbangan pimpinan perusahaan, maupun pimpinan departemennya, sebelum di angkat menjadi karyawan tetap. Dari masa percobaan kerja tersebut, dapat dievaluasi atau dinilai kinerja dari karyawan tersebut yang memiliki komitmen dalam bekerja serta kehandalan dan keahlian yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan departemennya. Perekrutan berdasarkan posisi yang kosong dan diperlukan dalam perusahaan, yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan sendiri. b. Teknologi Baru PT. Karga Walon merupakan sebuah perusahaan di bidang jasa kargo dan jasa pengangkutan heavy equipment yang tentunya harus didukung oleh teknologi kendaraan-kendaraan pengangkutnya yang baru atau modern dalam proses pelaksanaan proyek jasa angkut barang-barang customer ke tempatnya. Dalam setiap kegiatannya PT. Karga Walon selalu berkaitan dengan perangkat alat-alat dan kendaraan berat operasional pengangkut yang biasanya digunakan untuk dapat mengangkut barang-barang dengan spesifikasi yang tidak biasa, maka perusahaan selalu mengembangkan serta menggunakan peralatan dengan teknologi yang terbaik, sehingga dapat memberikan service yang maksimal bagi customer. Selain itu juga, perusahaan memiliki sumber daya manusia yang memiliki keahlian khusus dalam mengoperasikan peralatan tersebut, yang tentunya sudah ahli, professional, serta berpengalaman dalam mengoperasikannya, dan juga teknisi-teknisi khusus yang dapat merawat serta memperbaiki alat-alat tersebut jika terjadi kerusakan. c. Risiko Penggunaan Sistem Komputerisasi Dalam Input Kartu Piutang Customer PT. Karga Walon dalam aktivitas pencatatan atas piutang dari customer dicatat dalam sistem yang berbasiskan komputer, sehingga dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat mengoperasikannya dengan baik, serta pengecekan secara berkala terhadap sistem yang digunakan. Dalam prakteknya pemantauan terhadap sistem tersebut dilakukan oleh manajer Finance & Accounting sebagai orang yang menggunakannya.

9 57 Terdapat kelemahan yang dapat teridentifikasi pada pengendalian risiko terhadap penggunaan sistem komputerisasi ini, karena jika manajer yang bersangkutan sebagai pengguna sistem tersebut resign dari perusahaan, maka manajer yang baru akan sedikit kesulitan dan memerlukan waktu yang cukup untuk dapat mempelajari serta mengoperasikannya, karena sistem yang digunakan pada setiap perusahaan cukup berbeda, hal tersebut dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan dalam menjalankan operasionalnya, khususnya dalam hal kontrol atas piutang. Selain itu juga hal ini dapat menimbulkan resiko terlewatnya pengecekan terhadap piutang customer yang harusnya sudah dibayarkan, karena hanya dilakukan manajer Finance & Accounting, walaupun jarang terjadi. d. Risiko Medan di Lapangan Project Disetiap project yang dijalankan perusahaan terdapat resiko-resiko yang terdapat di lapangan, seperti kendala-kendala pengangkutan barang customer ke tempatnya, dan sebagainya. Oleh karena itu, perusahaan akan melakukan analisis resiko terlebih dahulu setiap sebelum mengerjakan project dari customer, jika memang dirasa masih dapat dikendalikan maka perusahaan akan menjalankan project tersebut, dengan kesepakatan harga tertentu sesuai dengan kendala dan biayabiaya yang mungkin akan dihadapi dalam medan proyek selama proses pengerjaan proyek, berdasarkan negosiasi dengan calon customer. e. Risiko Perkembangan Kompetitor dan Persaingan Harga Dalam perkembangannya usaha bidang jasa kargo yang dibidangi oleh PT. Karga Walon telah banyak muncul perusahaan-perusahaan baru yang menyediakan jasa yang serupa dengan PT. Karga Walon, tentunya hal ini cukup memberikan ancaman bagi perusahaan. Namun, perusahaan telah memiliki pelanggan-pelanggan yang sudah menjalin kerjasama dengan PT. Karga Walon cukup lama, yang telah mengakui hasil kinerja perusahaan yang baik. Manajemen perusahaan mengakui bahwa biaya jasa yang disediakan PT. Karga Walon saat ini cukup diatas rata-rata dari para perusahaan pesaingnya, namun perusahaan akan selalu memberikan kinerja terbaik dalam setiap proyeknya, bagi para customer nya dengan mengutamakan keselamatan karyawan serta

10 58 barang yang diantarkannya dalam penyediaan jasa kargo, sesuai dengan filosofi perusahaan. Hal tersebut telah diakui oleh beberapa customer PT. Karga Walon, terbukti masih banyaknya customer yang menggunakan jasa perusahaan. f. Risiko Penagihan Piutang Untuk meminimalkan risiko tidak tertagihnya piutang, perusahaan berusaha menjalin hubungan baik dengan customer, agar customer mendapat kepuasaan bila memakai jasa PT. Karga Walon, sehingga customer tersebut merasa memiliki hubungan relasi yang baik dengan perusahaan, dan dapat melunasi piutang secara tepat waktu dan sesuai dengan perjanjian. Perusahaan juga memberikan kebijakan pembayaran dibelakang setelah project selesai dilakukan, kepada customer yang dinilai telah memiliki pembayaran yang baik dan juga telah lama menjadi customer perusahaan. Hal tersebut sangat rentan dan beresiko bagi perusahaan, walaupun dalam prakteknya jarang diberikan. Perusahaan lebih sering memberikan cara pembayaran per progress pengerjaan proyek, karena dapat lebih terkontrol dan efesien dalam mengatur biaya dalam tiap tahapan pengerjaan suatu proyek, dan juga lebih terstruktur pembayarannya, sehingga dapat menghindari terjadinya piutang tak tertagih Aktivitas Pengendalian Dalam suatu perusahaan, aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa prosedur dan kebijakan perusahaan yang telah dibuat dan diterapkan untuk menanggulangi risiko yang mungkin dapat terjadi dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan dengan baik. Aktivitas pengendalian pada PT. Karga Walon antara lain, sebagai berikut: a. Review Terhadap Kinerja Pada PT. Karga Walon review terhadap hasil kerja karyawan dilakukan oleh manager tiap departemen yang akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan perusahaan, yang sesekali juga akan langsung menilai setiap hasil kinerja karyawannya, yang dilakukan secara berkala pada setiap kinerja karyawan baik di kantor maupun lapangan dan gudang penyimpanan inventaris perusahaan. Dalam hal

11 59 ini, setiap aktivitas operasional perusahaan mengenai pekerjaan atau proyek yang sedang dikerjakan, akan dipantau dan dievaluasi oleh Operation Manager, mengenai menghimpun customer dipantau dan direview oleh Marketing / Business Development Manager, dan setiap laporan keuangan dipantau dan dievaluasi oleh Finance & Acoounting Manager, yang semuanya juga akan dipamtau oleh General Manager sebagai pimpinan perusahaan. b. Pemisahan Tugas Berdasarkan struktur organisasi yang ada pada PT. Karga Walon dapat tergambarkan bahwa terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang cukup baik pada setiap posisi dan bagiannya, mulai dari menghimpun customer yang dilakukan oleh marketing, kemudian proyek dikerjakan dan dipantau bagian operation, dan bagian finance & accounting yang akan menangani pembayaran piutang dari customer. Namun, masih terdapat beberapa keterbatasan dalam fungsi pemisahan tugas pada PT. Karga Walon, diantaranya karena tidak adanya komite audit dan bagian HRD, maka segala pemantauan akan setiap laporan keuangan dan aktivitas operasional perusahaan langsung dilakukan oleh manajer setiap bagian masing-masing sesuai wewenangnya, serta pimpinan perusahaan sendiri, sehingga membuat tugas dan tanggung jawab masing-masing manajer dan pimpinan perusahaan bertambah, hal ini mengindikasikan fungsi pemisahan tugas yang ada pada PT. Karga Walon masih belum lengkap. Selain itu belum adanya pemisahan tugas antara bagian Finance & Accounting dalam perusahaan, juga membuat tugas dan tanggung jawab bagian ini menjadi lebih berat. c. Otorisasi Atas Cash Request / Request of Payment Kas yang dikeluarkan oleh perusahaan bagi crew sebelum mengerjakan proyek diotorisasi dan ditandatangani oleh Finance & Accounting Manager bersama dengan Operation Manager, serta General Manager, dengan menggunakan dokumen Cash Request / Request of Payment, sehingga aliran kas perusahaan yang keluar untuk membiayai proyek perusahaan terkontrol dan terdokumentasi dengan jelas, dan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya tindak

12 60 kecurangan yang dilakukan oleh karyawan crew ataupun pihak yang tidak bertanggung jawab lainnya. d. Pengolahan Informasi Sistem pengamanan data pada PT. Karga Walon hanya dipegang dan diketahui oleh manajer setiap departemen, dengan menggunakan password yang hanya diketahui oleh pimpinan perusahaan dan manajer departemen tersebut. Data-data yang ada memiliki back up yang dilakukan secara periodik serta disimpan dalam bentuk print out maupun file soft copy, setiap file print out atau hard copy perusahaan diarsipkan dan disusun dalam binder besar berdasarkan bulan dan tahun terjadinya transaksi, selain itu juga pelaksanaan pembuatan laporan didasarkan atas bukti sumber dokumen pendukung yang lengkap. Disamping itu, terdapat pelaporan total penerimaan kas atas setiap customer. e. Pengendalian Fisik Pengendalian fisik terhadap pengamanan alat-alat dan kendaraan berat inventaris perusahaan dilakukan dengan menempatkannya di gudang yang terletak terpisah dari kantor perusahaan. Selain itu setiap pembayaran piutang dan penerimaan kas dari customer dilakukan dengan cara transfer ke rekening perusahaan di bank, guna menghindari resiko penyalahgunaan atau kelalaian dalam penyimpanan kas, setiap custumer yang telah melakukan transfer ke rekening bank perusahaan maka akan mengkonfirmasikannya pada Finance & Accounting Manager, sebagai bukti bahwa piutang atau kewajibannya telah dibayarkan ke rekening perusahaan, sehingga Finance & Accounting Manager dapat mengecek saldo perusahaan yang ada di bank dan kemudian mengeluarkan Bank / Cash Voucher sebagai file bukti transfer. Setiap customer yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening perusahaan akan diurus dan dikontrol langsung oleh manajer Finance & Accounting. f. Pengendalian Catatan dan Dokumen yang Memadai Pada PT. Karga Walon, dokumen yang berkaitan dengan siklus pendapatan akan terdapat nomor urut ataupun nomor PO (Purchase Order) yang tercetak berdasarkan proses komputerisasi saat atau

13 61 setelah transaksi yang membutuhkan dokumen tersebut berjalan, sehingga pemakaiannya dapat terkendali dan dipertanggungjawabkan, bukti transaksinya menjadi mudah ditelusuri kembali. Selain itu perusahaan juga menggunakan dokumen rangkap, dengan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, yang masing-masing dipegang oleh pihak yang berkepentingan, dengan tujuan untuk mencegah kekeliruan dalam sistem administrasi. Dokumen yang akan dikirimkan oleh bagian Finance & Accounting ke customer setelah proyek selesai dikerjakan antara lain: a. Invoice / Debit Note Invoice telah mencantumkan nama pelanggan, nomor invoice, tanggal, biaya total atas penyediaan jasa, dan kolom otorisasi, terdiri dari 3 rangkap, masing-masing untuk customer, bagian Finance & Accounting, dan untuk arsip perusahaan. b. Delivery Note Pada Delivery Note telah mencantumkan nomor surat jalan, nama customer, alamat customer, jumlah barang, nama barang, nama pengirim barang, dan kolom otorisasi, yang berisikan 3 rangkap, masing-masing untuk customer, bagian Finance & Accounting, dan untuk arsip perusahaan. c. Copy atas SPK Dokumen ini berupa kopian dari SPK asli yang diberikan oleh customer yang bersangkutan, sebagai bukti dan tanda bahwa tugas dan kewajiban perusahaan dalam menyediakan jasa telah selesai dilakukan berdasarkan kesepakatan yang tertera dalam SPK. Dokumen-dokumen tersebut dibuat minimal dua rangkap, untuk pihak yang berkepentingan sehingga pihak-pihak tersebut dapat mengontrol dan memantau setiap transaksi yang dilakukan, biasanya diberikan pada customer dan bagian Finance & Accounting, serta untuk arsip perusahaan untuk dokumen-dokumen tertentu yang menggunakan lebih dari dua rangkap. Dari hal diatas membuktikan bahwa perusahaan telah memiliki evaluasi yang memadai terhadap dokumen dan catatan atas setiap transaksi perusahaan.

14 Informasi dan Komunikasi Dalam manajemen perusahaan, sanagatlah dibutuhkan suatu sistem informasi dan komunikasi yang baik dan memadai, untuk memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan, serta menginformasikan dan mengkordinasikannya pada setiap karyawan untuk diaplikasikan dalam pekerjaannya, guna melakukan pengelolaan dan pengendalian kegiatan perusahaan. Kordinasi informasi dan komunikasi tersebut tercemin dari halhal yang telah perusahaan terapkan dan jalankan dalam sistem operasionalnya, seperti : 1. Informasi Serta Dokumen yang Terkait Pada PT. Karga Walon selalu akan diadakan manajemen meeting setiap ada project dari customer untuk mengkaji segala resiko dan biaya yang akan dihadapi perusahaan dalam menjalankan project tersebut. Selain itu juga rapat dilakukan untuk mengetahui report dan informasi setiap departemen, baik Accounting and Finance, Marketing / Business Development, dan Sea-Airport Docs / Operations mengenai masalah-masalah yang dihadapi dan yang perlu dibahas atau didiskusikan bersama untuk dapat dicari penyelesaian serta tindak lanjut yang tepat dalam memecahkan masalah yang ada tersebut, sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat tetap berjalan dengan baik dan lancar. Dalam menjalankan operasionalnya, perusahaan memiliki dokumen yang terkait dalam setiap transaksi, sehingga setiap transaksi dapat teroganisir dengan baik dan menghindari adanya kesalahan dalam penyampaian informasi ataupun pencatatan transaksi tersebut pada antar departemen. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya ialah, dokumen Surat Perintah Kerja (SPK) yang dibuat oleh customer yang telah melakukan kesepakatan dengan manajemen PT. Karga Walon sebagai surat yang menyatakan bahwa kesepakatan telah terjadi sehingga proyek sudah dapat dikerjakan, dokumen Standar Operating Procedure (SOP) yang dikeluarkan oleh manajemen dalam melakukan proyek yang telah disepakati, biasanya berisi mengenai keperluan teknis dalam menjalankan proyek, serta peralatan dan crew yang akan mengerjakan proyek, sampai dengan

15 63 kewajiban-kewajiban dan prosedur yang harus diperhatikan crew dalam mengerjakan proyek. Selain itu, pengiriman barang menggunakan dokumen Delivery Note dan Receiving Report, kemudian sebagai bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat dokumen Invoice, dan bukti pembayaran yang sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen bank voucher serta, kwitansi pembayaran khusus bagi customer tertentu. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan, dan tahun terjadinya transaksi. Semua dokumen digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajemen atas evaluasi operasional perusahaan selama periode tertentu, biasanya berdasarkan laporan tiap bulan, seperti laporan penjualan atau transaksi jasa, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas. 2. Komunikasi Antar Bagian Departemen Komunikasi antar departemen pada PT. Karga Walon terjalin dengan baik. Dalam hal menjalankan operasional perusahaan pada sektor jasa kargo, tim Marketing / Business Development akan berusaha mendapatkan customer, dengan mengikuti tender yang diadakan calon customer, kemudian jika sudah deal manajemen serta tim lapangan akan melakukan tinjauan atau survey pada medan lokasi pengiriman, kemudian manajemen akan melakukan negosiasi mengenai biaya serta keperluan teknis lainnya dengan customer setelah terjadi kesepakatan maka akan dikeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dan manajemen akan mengeluarkan Standar Operating Procedure (SOP) pada tim pekerja di lapangan untuk segera mengerjakan proyek, dan akan dipantau dan dikontrol bagian Operation. Setelah proyek selesai dikerjakan maka bagian Finance & Acoounting akan mengirimkan invoice kepada customer sebagai bukti tagihan atas proyek yang telah diselesaikan. Begitu juga, komunikasi antara pimpinan perusahaan dengan setiap karyawannya tetap terjaga karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para karyawannya, sehingga menimbulkan suasana kerja yang harmonis.

16 Pemantauan Dalam setiap penerapan kebijakan dan prosedur dalam perusahaan, diperlukan monitoring yang dilakukan secara berkala, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Berikut adalah yang telah diterapkan oleh PT. Karga Walon dalam menjalankan fungsi pemantauan : 1. Pemantauan Oleh Pimpinan dan Manajemen Perusahaan Pemantauan terhadap kinerja karyawan biasanya dilakukan mulai pada tingkatan staff maupun pekerja di lapangan atau dalam hal ini di tempat customer, yang dilakukan oleh pimpinan General Manager. Sedangkan, pemantauan terhadap segala pencatatan transaksi keuangan dilakukan oleh Finance and Accounting Manager bersama dengan General Manager dan masing-masing manajer juga bertanggung jawab untuk memantau dan mengontrol kegiatan aktivitas departemennya, sehingga setiap prosedur dan kebijakan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan pada tiap departemen dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2. Pemeriksaan Laporan Keuangan oleh Auditor Eksternal Pada setiap akhir periode, perusahaan akan menunjuk salah satu Kantor Akuntan Publik (KAP) untuk dapat memberikan opini atas kewajaran pelaporan keuangan perusahaan, terutama dalam penyajian posisi keuangan dan hasil operasi dalam suatu periode. Auditor Eksternal juga bertugas untuk menilai apakah laporan keuangan organisasi disajikan dengan baik sesuai dengan prinsipprinsip akuntansi yang diterima secara umum, diterapkan secara konsisten dari periode ke periode, dan seterusnya. Opini ini akan digunakan para pengguna laporan keuangan, baik oleh manajemen perusahaan serta pihak-pihak yang berkepentingan diluar perusahaan, antara lain untuk melihat seberapa besar tingkat reliabilitas laporan keuangan yang disajikan oleh organisasi tersebut. Auditor eksternal juga bertugas untuk dapat memberikan rekomendasi atau saran perbaikan, bila ditemukan kelemahankelemahan ataupun kekurangan dari kegiatan operasional perusahaan maupun dalam penyajian laporan keuangannya, dalam periode tertentu.

17 Evaluasi Terhadap Penerapan Komponen Pengendalian Internal COSO Pada PT. Karga Walon Dari setiap komponen pengendalian internal COSO yang telah diterapkan oleh PT. Karga Walon, dapat dikatakan sudah cukup efisien dan efektif, terlihat dari hampir tiap komponen pengendalian internal yang ada pada PT. Karga Walon telah sesuai dengan komponen pengendalian dari COSO. Namun, pada beberapa aspek masih terdapat keterbatasan dan kekurangan, diantaranya : 1. Pada komponen Lingkungan Pengendalian aspek Komite Audit, perusahaan tidak memiliki komite audit dalam perusahaannya. Sebab : Hal ini disebabkan, karena PT. Karga Walon merupakan milik pribadi dan masih tergolong perusahaan yang tidak terlalu besar, sehingga segala bentuk pemantauan dan pengawasan atas aktivitas perusahaan dilakukan oleh pimpinan sendiri, serta dengan hasil dari pemeriksaan auditor eksternal. Akibat : Tidak adanya kontrol dan pengawasan yang terstruktur terhadap setiap aktivitas perusahaan oleh bagian yang berkompeten seperti auditor internal yang dilakukan secara berkala dan terstruktur. Pengawasan dan kontrol laporan dan setiap aktivitas perusahaan hanya dilakukan oleh pimpinan perusahaan dan auditor eksternal pada periode tertentu. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya dapat lebih meningkatkan pengendalian dan pemantauan pada setiap kegiatan transaksi perusahaan karena tidak adanya Komite Audit atau auditor internal yang dapat bertugas untuk memantau dan mengontrol setiap kegiatan operasional perusahaan secara berkala. 2. Pada komponen Lingkungan Pengendalian aspek Risiko Penggunaan Sistem Komputerisasi Dalam Input Kartu Piutang Customer, kontrol atas sistem kartu piutang hanya dilakukan oleh manajer Finance & Accounting sebagai pengguna sistem komputerisasi tersebut.

18 66 Sebab : Hal ini disebabkan, karena jumlah karyawan PT. Karga Walon yang masih tergolong sedikit, sehingga mengharuskan manajer Finance & Accounting melakukannya sendiri. Akibat : Manajer yang bersangkutan sebagai pengguna sistem tersebut fungsinya menjadi vital, karena jika ia resign dari perusahaan, maka manajer yang baru akan sedikit kesulitan dan memerlukan waktu yang cukup untuk dapat mengoperasikannya, karena sistem yang digunakan pada setiap perusahaan cukup berbeda, sehingga hal ini dapat menghambat kinerja operasional perusahaan yang tentunya dapat merugikan. Rekomendasi : Sebaiknya pihak yang menguasai dan dapat mengoperasikan sistem tersebut ada lebih dari satu orang yang berbeda, sehingga jika salah satunya resign maka ada yang masih dapat menggunakan dan mengontrol sistem tersebut. 4.3 Evaluasi Pegendalian Internal Atas Sistem Akuntansi Penjualan Jasa Pada PT. Karga Walon PT. Karga Walon telah memiliki sistem pengendalian internal yang sudah cukup baik dalam mengendalikan kegiatan operasional perusahaan, khususnya pada sektor pengendalian atas pendapatan, dalam sistem akuntansi penjualannya, hal tersebut dapat dilihat dari : 1. Proses Melakukan Otorisasi Pada Setiap Dokumen Telah Sesuai dengan Fungsinya Masing-Masing Bagian marketing akan menerima Request dari customer melalui hasil kinerja tim marketing baik dalam mengikuti tender maupun dari hasil promosi lainnya. Setelah itu akan dilakukan survey terhadap medan yang akan dihadapi, kemudian akan dilakukan negosiasi mengenai harga, cara pembayaran dan sebagainya, setelah ada kesepakatan antara manajemen perusahaan dengan customer, maka akan dikeluarkan SPK oleh customer. Manajemen juga akan mengeluarkan Purchase Order (PO) / Job Order dan SOP dimana di dalam dokumen SOP tersebut terdapat prosedur-prosedur perusahaan yang harus

19 67 ditaati dan dijalani crew yang akan mengerjakan proyek, informasi tentang peralatan yang dibutuhkan dalam menjalankan proyek, dan juga crew yang akan ditugaskan mengerjakan proyek. Delivery Note (surat jalan) dibuat oleh manajemen dan berdasarkan SPK dari customer. Untuk setiap kegiatan proyek perusahaan pada delivery note diberikan cap dengan disertai tanggal pengiriman, untuk memudahkan identifikasi. Setelah itu, pengiriman invoice kepada customer dilakukan oleh bagian Finance & Accounting yang akan dikirimkan kepada customer setelah proyek selesai dikerjakan, setelah customer melakukan transfer ke rekening perusahaan, maka bagian Finance & Accounting akan mengeluarkan Bank Voucher. Tabel 4.1 Tabel Aktivitas Dalam Siklus Pendapatan No. 1 2 Aktivitas Menerima Permintaan Customer Memerintahkan crew untuk menjalankan proyek 3 Mengerjakan Proyek Dokumen yang Digunakan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Purchase Order (PO) Standar Operating Procedure (SOP) Delivery Note dan Receiving Report 4 Mengirimkan Invoice Invoice, Copy SPK, dan Faktur Pajak (jika ke Customer ada) Mencatat Pembayaran Kartu Piutang dan Bank 5 Piutang Voucher Diotorisasi Oleh Customer dan Manajemen bersama Marketing Manajemen Manajemen & Marketing Manajer Finance & Accounting Manajer Finance & Accounting 2. Pengecekan Secara Berkala Antara Invoice dengan Receiving Report Berdasarkan SPK yang Sudah Diselesaikan Bagian akuntansi akan mengecek secara berkala antara setiap invoice dengan Receiving Report dari proyek yang telah diselesaikan, sebelum invoice dikirim ke customer. Sebelumnya akan dilakukan kepastian kebenaran invoice dengan pengecekan kesepakatan harga dan biaya atas jasa yang dikerjakan yang tertera pada SPK. Jika terjadi kesalahan pada pembuatan invoice, maka akan mengakibatkan

20 68 kerugian untuk perusahaan. Selain itu, akan timbul rasa ketidakpuasan customer terhadap kinerja perusahaan, atas kesalahan tersebut. 3. Proses Penjurnalan Atas Transaksi Penjualan Jasa Untuk Keperluan Pembukuan Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap Penjurnalan transaksi penjualan atas jasa pada PT. Karga Walon dilakukan untuk keperluan pembukuan berdasarkan invoice yang didukung dengan dokumen pendukung yaitu delivery note (surat jalan), yang telah diotorisasi oleh bagian marketing dan lapangan berdasarkan proyek yang sudah diselesaikan dan SPK yang ada. Pencatatan atas pembayaran piutang dari customer per progress pengerjaan proyek akan masuk pada akun invoice in process setiap dilakukannya progress pembayaran. 4. Pembuatan Laporan Penjualan Atas Jasa Pembuatan laporan penjualan atas jasa dapat memungkinkan dan memudahkan manajemen dalam mengontrol serta mengetahui setiap transaksi penjualan atas jasa yang telah terjadi, maupun yang masih dalam proses pengerjaan. Sehingga dapat dengan mudah mereview kembali transaksi yang telah terjadi untuk dapat direkap dalam laporan keuangan perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, tidak terdapat kelemahan dalam pengendalian internal atas sistem akuntansi penjualan pada PT. Karga Walon. 4.4 Evaluasi Pengendalian Internal Atas Piutang Pada PT. Karga Walon PT. Karga Walon memiliki beberapa pengendalian internal dalam sistem akuntansi terhadap piutang yang telah memadai dan cukup baik, diantaranya meliputi: 1. Kebijakan Pemberian Piutang PT. Karga Walon memiliki kebijakan dan prosedur dalam pemberian kredit untuk pembayaran atas jasa perusahaan pada customer nya yang ditetapkan oleh manajemen atau pimpinan perusahaan begitu juga untuk penetapan biaya atas jasa kepada customer. Seperti yang sudah dijelaskan pada bab 3, umumnya PT. Karga Walon memiliki 3 jenis sistem pembayaran atas jasa yang diberikan bagi pelanggannya, yaitu

21 69 pembayaran 100% di akhir, pembayaran per progress kinerja yang telah diselesaikan seperti progress kerja sudah 60% terselesaikan maka pelanggan akan membayar 50% piutangnya, dan pembayaran dengan sistem uang muka yang dibayarkan diawal sebelum dilakukan pekerjaan proyek yang akan dikerjakan. Semua sistem pembayaran pelanggan tersebut berdasarkan kesepakatan antara manajemen perusahaan dengan calon customer perusahaan. Namun, kebijakan pemberian piutang yang paling sering dilakukan adalah pembayaran piutang per progress kinerja yang telah diselesaikan, selain itu perusahaan juga biasanya akan meminta uang muka terlebih dahulu kepada customer sebelum mengerjakan proyek, berdasarkan kebutuhan biaya yang diperlukan dalam proses pengerjaan proyek dari customer yang jumlahnya ditentukan berdasarkan hasil survey terhadap resiko dan kebutuhan di lapangan yang telah dilakukan oleh tim sebelumnya. Sebagai contoh, bila kebutuhan biaya yang harus dikeluarkan dalam mengerjakan suatu proyek sebesar seratus juta rupiah, maka uang muka yang harus diserahkan customer sebesar seratus juta rupiah, dan sisanya akan menjadi piutang yang akan dibayarkan bila proyek tersebut telah selesai. 2. Perusahaan Membuat Penjadwalan Piutang Berdasarkan Umur atau Lamanya Piutang Melalui Sistem Perusahaan dalam praktiknya membuat penjadwalan piutang berdasarkan umur atau lamanya piutang (aging schedule) berdasarkan tanggal dikeluarkannya Purchase Order (PO) customer dan diterimanya SPK dengan sistem komputerisasi yang ada pada perusahaan. Pada umumnya penjadwalan atas penagihan piutang ini sangat penting untuk mengetahui piutang mana saja yang belum dibayar dan sudah lewat berapa lama dari waktu pembayaran yang seharusnya. Tanpa adanya penjadwalan tersebut, kemungkinan terjadinya piutang tak tertagih atau piutang macet tidak dapat diketahui secara pasti dan tentu saja akan merugikan perusahaan. 3. Perusahaan Memberikan Sanksi Pinalti Kepada Customer yang Terlambat Membayar Piutang yang Telah Jatuh Tempo

22 70 Perusahaan akan memberikan sanksi berupa pinalti kepada customer yang terlambat melakukan pembayaran atas piutangnya kepada perusahaan, sanksi pinalti tersebut berupa denda dengan jumlah nominal tertentu tergantung jumlah piutang yang belum dibayarkan serta kebijakan manajemen perusahaan. 4. Melakukan Pengendalian Fisik Pembayaran Invoice Dalam Bentuk Bank Voucher Pengendalian fisik atas pembayaran invoice dari customer dalam bentuk Bank Voucher, yang dilakukan oleh bagian Finance & Accounting perusahaan. Pada Bank Voucher tertulis bahwa pembayaran telah dilakukan oleh customer yang sebelumnya dilakukan pengecekan dengan pihak bank melalui internet banking. 5. Informasi dan Komunikasi Penagihan Kepada Customer Dalam Bentuk Invoice Invoice merupakan bentuk informasi untuk penagihan atas piutang kepada customer. Dalam invoice tertera dengan jelas nama perusahaan, deskripsi (jenis jasa), harga, potongan harga, PPN dan total nilai invoice. Disamping itu, dicantumkan juga mengenai nama customer, nomor PO, referensi SPK customer, Note, dan tanggal. Dalam menentukan penawaran harga atas jasa yang diberikan kepada customer, manajemen terlebih dahulu menghitung segala biaya yang dapat dikeluarkan dalam proses pengerjaan proyek, berdasarkan hasil survey lapangan sebelumnya, yang harus dibayarkan oleh customer, baik melalui pembayaran yang termasuk dalam piutang, ataupun melalui reimburse atas pengeluaran perusahaan saat pengerjaan proyek berdasarkan bukti transaksi yang sah atas pengeluaran tersebut, pada saat pelunasan piutang. Selain kebaikan-kebaikan tersebut diatas, terdapat pula beberapa kelemahan ataupun permasalahan yang perlu mendapat perhatian, yaitu sebagai berikut: 1. Kebijakan Pembayaran Piutang 100% diakhir proyek Oleh Customer Tertentu

23 71 Kondisi Perusahaan terkadang memberikan kebijakan bagi customer tertentu untuk dapat membayar atau melunasi piutangnya 100% diakhir proyek telah selesai dikerjakan, hal tersebut dilakukan hanya atas dasar kepercayaan pada customer tersebut, walaupun jarang diberikan. Manajemen juga tidak melakukan pembatasan atau syarat untuk maksimal piutang kepada customer. Kriteria Pada dasarnya pemberian kebijakan piutang tersebut haruslah berdasarkan alasan yang kuat dan dapat dipertanggung jawabkan, seperti perjanjian bermaterai ataupun jaminan lainnya dari customer dan pembatasan maksimal piutang juga perlu dilakukan untuk menghindari kemungkinan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bila customer tidak melunasi piutangnya. Sebab Perusahaan ingin selalu menjalin hubungan yang baik dengan customernya, sehingga dapat memberikan keringanan dalam hal metode pembayaran atas jasa yang telah diberikan, kepada customer yang dirasa telah menjalin hubungan yang baik dengan perusahaan dari proyek-proyek sebelumnya, dan juga bagi customer yang memiliki pembayaran baik. Akibat Dengan adanya kebijakan tersebut maka akan memunculkan adanya resiko piutang tak tertagih dari customer yang diberikan fasilitas tersebut, atau tertundanya pembayaran piutang yang seharusnya dilakukan dan menjadi tanggung jawab customer, sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian material bila resiko tersebut benar terjadi, sehingga dapat menghambat aktivitas lainnya dari perusahaan, serta menurunkan keuntungan yang seharusnya didapatkan perusahaan. Rekomendasi Sebaiknya kebijakan piutang tersebut haruslah berdasarkan alasan yang kuat dan dapat dipertanggung jawabkan selain SPK, seperti perjanjian bermaterai ataupun jaminan lainnya dari customer,

24 72 walaupun dalam praktiknya sangat jarang dilakukan pemberian kebijakan pembayaran diakhir 100% pada customer. 2. Tidak Adanya Pemisahan Fungsi Bagian Finance & Accounting Kondisi Perusahaan tidak memisahkan fungsi antara Finance & Accounting dengan jumlah karyawan bagian ini yang terbatas. Pengecekan terhadap kartu piutang hanya dilakukan oleh manajer Finance & Accounting. Hal ini dikarenakan perusahaan sudah memiliki sistem terstruktur pada bagian ini. Kriteria Sebaiknya dalam perusahaan dapat dipisahkan fungsi diantara keduanya, untuk dapat meringkan tugas dan tanggung jawab bagian tersebut, namun masih dalam satu departemen yang sama. Dimana tugas Finance adalah di bagian penagihan cek dan piutang, sedangkan tugas Accounting ialah mencatat dan menjurnal setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Sebab Hal ini disebabkan, karena kapasitas perusahaan yang tidak terlalu besar, sehingga manajemen menganggap tidak perlu adanya pemisahan fungsi Finance & Accounting. Akibat Kinerja bagian Finance & Accounting menjadi cukup berat karena tugas dan tanggung jawabnya cukup besar, dan juga menimbulkan resiko terlewatnya pengecekan terhadap piutang customer yang harusnya sudah dibayarkan, karena hanya dilakukan manajer Finance & Accounting, sehingga bagian ini dapat terlambat untuk mengirim invoice ke customer, walaupun jarang terjadi dan waktu keterlambatannya yang tidak jauh. Rekomendasi Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi kedua bagian tersebut, namun masih dalam satu departemen yang sama, sehingga dapat lebih mengefektifkan kinerja departemen tersebut, dan juga manajer Finance & Accounting, sehingga dapat bekerja lebih maksimal. Selain

25 73 itu, pengecekan kartu piutang di sistem tidak hanya dilakukan oleh manajer, namun juga oleh staff nya di bagian finance. 4.5 Evaluasi Pengendalian Internal atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Pada PT. Karga Walon Berikut ini merupakan bentuk-bentuk pengendalian perusahaan terhadap sistem akuntansi penerimaan kas dari customer, pada PT. Karga Walon : 1. Penerimaan Kas Diterima Melalui Bank Transfer Dengan Tetap Dipantau Oleh Bagian Finance & Accounting Fungsi penerimaan kas dalam suatu perusahaan sangatlah rentan atas segala tindakan manipulasi atau kecurangan, oleh karena itu PT. Karga Walon berusaha melakukan pengendalian internal terhadap fungsi penerimaan kas agar terhindar dari tindakan tersebut. Untuk meminimalkan atau mengantisipasi risiko yang mungkin timbul, maka perusahaan membuat kebijakan untuk setiap penerimaan kas dari tagihan piutang customer dan penerimaan kas lainnya, diterima perusahaan melalui bank transfer ke rekening perusahaan, dimana akan tersedia nomor rekening perusahaan di setiap faktur penagihan piutang customer, sehingga memudahkan customer untuk mengetahui nomor rekening perusahaan dan melakukan pembayaran melalui transfer. Fungsi penerimaan kas dilaksanakan oleh bagian Finance & Accounting, pembayaran melalui transfer dirasa lebih efektif bagi perusahaan karena tidak memerlukan tenaga penagih untuk melakukan penagihan ke perusahaan customer dan terhindar dari penyalahgunaan kas yang dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Setiap catatan dan penjurnalan atas transaksi penerimaan kas untuk keperluan pembukuan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Untuk setiap penjurnalan transaksi penerimaan kas dari customer berdasarkan dokumen invoice, bukti pencatatan invoice ialah Bank Voucher yang berdasarkan dari pengecekan saldo terlebih dahulu ke pihak bank. 2. Pemantauan Saldo Rekening Bank Melalui Fasilitas Internet Banking Pemantauan terhadap penerimaan kas dilaksanakan manajer Finance & Accounting dengan mengecek internet banking apabila ada

26 74 penerimaan uang kas yang masuk ke rekening perusahaan. Sebagai bukti sah atas penerimaan kas biasanya customer memberikan bukti transfer yang telah dilkukan, dan setelah itu akan dikeluarkan Bank / Cash Voucher sebagai bukti kas masuk dari pembayaran piutang. 3. Membuat Rekonsiliasi Bank Sebagai Pengendalian Terhadap Catatan Transaksi Rekonsiliasi Bank merupakan suatu prosedur pengendalian terhadap kas di Bank dengan membandingkan catatan kas perusahaan secara priodik dengan laporan dari Bank berupa kas statement yang berisi semua transaksi penyetoran selama periode tertentu. Rekonsiliasi bank dilakukan untuk menunjukkan dan menjelaskan adanya perbedaan antara catatan kas menurut bank dan menurut perusahaan. Jika perbedaan dihasilkan dari transaksi yang belum dicatat bank, maka catatan perusahaan dianggap benar. Sebaliknya, jika perbedaan dihasilkan dari kesalahan dalam catatan perusahaan dan catatan bank, maka diperlukan penyesuaian. Tujuan utama rekonsiliasi bank ialah untuk menselaraskan antara pembukuan perusahaan mengenai kas di bank dengan kas statement yang dikeluarkan Bank menjadi sama atau balance. Dengan dibuatkan daftar rekonsiliasi bank, maka kesalahan dalam pencatatan transaksi di kas dapat diketahui. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, tidak terdapat kelemahan dalam pengendalian internal atas sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Karga Walon.