ANALISIS EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENDAPATAN PADA PT KARGA WALON

Transkripsi

1 ANALISIS EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENDAPATAN PADA PT KARGA WALON Michael Hery Gunawan, Drs., MM Accounting and Finance Department, Faculty of Economics and Communication, BINUS University Vila Tangerang Regensi 2 Blok EA 6 / No 12, Tangerang, Banten, matius.michael91@gmail.com Abstract This research aims to analyze the efficiency and effectiveness of the functions and procedures and policies related to the implementation of internal control over revenue cycle applied PT. Karga Walon, based on the COSO components of internal control, and identify limitations in its application, as well as suggest improvements as needed. This research was conducted by using the method of data collection from interviews with the authorities of the PT. Karga Walon, as well as observation. The analysis method was based on the COSO components of internal control. The results obtained are internal controls over the revenue cycle is applied to the company in general is efficient and effective, and has been in accordance with the control components proposed by COSO (Committee of Sponsoring Organizations), particularly in the sales system, control of receivables, and cash receipts. However, companies also need to consider that there are some deficiencies in the internal control of the company, among others, the provision in the policy to the end of the payment of certain customer and also the lack of separation of finance and accounting functions. Keywords: efficiency, effectiveness, internal controls, revenue, COSO Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efisiensi dan efektivitas dari fungsi-fungsi serta prosedur dan kebijakan yang terkait penerapan pengendalian internal atas siklus pendapatan yang diterapkan PT. Karga Walon, dengan berdasarkan komponen pengendalian internal dari COSO, dan mengidentifikasi keterbatasan dalam penerapannya, serta memberikan saran perbaikan yang diperlukan. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode pengumpulan data dari hasil wawancara dengan pihak yang berwenang dari PT. Karga Walon, serta observasi. Metode analisis dilakukan dengan berdasarkan komponen pengendalian internal COSO. Hasil yang diperoleh adalah pengendalian internal atas siklus pendapatan yang diterapkan pada perusahaan secara umum sudah cukup efisien dan efektif, serta telah sesuai dengan komponen pengendalian yang dikemukakan oleh

2 COSO (Committee of Sponsoring Organizations), khususnya pada sistem penjualan, pengendalian piutang, serta penerimaan kas. Namun, perusahaan juga perlu memperhatikan beberapa kekurangan yang terdapat dalam pengendalian internal perusahaan, antara lain adanya pemberian kebijakan dalam pelunasan pembayaran diakhir terhadap customer tertentu dan juga belum adanya pemisahaan fungsi finance & accounting. Kata Kunci : efisiensi, efektivitas, pengendalian internal, pendapatan, COSO PENDAHULUAN Dari tahun ke tahun perkembangan perekonomian global semakin meningkat, seiring juga dengan meningkatnya daya beli konsumsi pada masyarakatnya, hal tersebut memungkinkan semakin banyaknya perusahaan-perusahaan baru yang muncul, dalam berbagai jenis barang produksi maupun jasa, sehingga meningkatkan daya saing bagi perusahaan-perusahaan yang sudah terlebih dahulu beroperasi. Oleh karena itu, sebuah perusahaan membutuhkan sistem pengendalian yang baik dalam pengoperasian manajemennya, agar tetap dapat bersaing dengan kompetitor, sehingga perusahaan dapat bertahan dalam persaingan usaha yang semakin ketat. PT. Karga Walon merupakan sebuah perusahaan yang secara umum bergerak dalam bidang jasa general cargo dan heavy lift, jasa pengantaran barang-barang tidak biasa yang harus menggunakan alat-alat berat khusus untuk mengangkutnya, seperti barang-barang industri, dan barang export maupun import. Bagi suatu perusahaan, pendapatan merupakan tujuan serta aspek penting dalam menjalankan usahanya, karena melalui pendapatan perusahaan dapat membiayai setiap aktivitas operasional perusahaan, serta menghimpun laba. Oleh karena itu, penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki pengendalian yang memadai dalam merencanakan, mengatur, serta mengendalikan siklus pendapatan yang masuk ke kas perusahaan, karena rentan akan tindakan kecurangan dalam proses penerimaan kas. Umumnya, siklus pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan, dan penerimaan kas. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam mengumpulkan informasi, teori dan data yang diperlukan adalah metode kualitatif. Suatu metode penelitian yang bertujuan untuk mengembangkan keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada. Landasan teori biasanya digunakan sebagai penopang fokus penelitian. Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyajikan serta menganalisis berbagai macam data yang ditemukan sehingga dapat ditarik suatu simpulan dan dibuat suatu rekomendasi apabila dirasakan perlu. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan penelitian lapangan dan penelitian kepustakaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan beberapa cara, yaitu dengan wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung manager Finance & Accounting perusahaan Bapak Robert Naibaho dan Bapak Ary Lugistianto yang menjabat dalam periode yang berbeda selama proses penelitian sebagai narasumber. Cara pengamatan (observasi) dimana penulis melakukan pengamatan langsung di PT. Karga Walon yang berlokasi di Kelapa Gading, Jakarta. Serta dengan cara dokumentasi dimana penulis menelusuri bukti-bukti dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan yang diteliti yaitu siklus pendapatan. Penelitian kepustakaan dimana penulis mencari referensi dan teori-teori yang berkaitan langsung dengan masalah pokok dalam skripsi. Penulis menggunakan metode evaluasi dengan metode COSO, dimana dalam metode ini, penulis mempelajari mengenai manajemen perusahaan mengenai lingkungan pengendalian, pengendalian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian dan pengawasan. HASIL DAN BAHASAN Evaluasi efesiensi dan efektivitas pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT. Karga Walon menggunakan 5 unsur pengendalian COSO yang terdiri dari lingkungan pengendalian, pengendalian,, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan.

3 Evaluasi lingkungan pengendalian terlihat dari, PT. Karga Walon selalu menanamkan semangat kerja yang tinggi pada setiap karyawannya, baik di kantor maupun di lapangan, sehingga dapat bekerja dengan giat, jujur dan penuh dengan rasa tanggung jawab untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya secara tepat waktu dan mengutamakan keselamatan atas dirinya dan juga barang milik customer. Filosofi PT. Karga Walon yaitu Reaching on Time and Safety, dengan memberikan service yang terbaik bagi pelanggan dalam menyelesaikan proyek atau jasa yang diberikan secara tepat waktu, perusahaan juga memiliki struktur organisasi secara tertulis, mulai dari Director, Technical Advisor, General Manager, Finance & Accounting Manager, Marketing / Business Development, Coordinator Sea-Airport Docs / Operation, dan seterusnya, yang menerangkan posisi jabatan serta wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi atau bagian yang terdapat dalam perusahaan. Perusahaan tidak memiliki Komite Audit, karena tidak terdapatnya fungsi dari komite audit, dalam hal ini internal auditor pada struktur organisasinya, maka pemeriksaan dan pengontrolan atas laporan keuangan dilakukan oleh Manager Finance & Accounting dan aktivitas perusahaan lainnya dilakukan oleh manajer tiap departemen, job descriptions pada tiap posisi sudah cukup baik dalam menjalankan fungsinya, yang memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawabnya masingmasing sesuai dengan bidangnya. Karena tidak adanya bagian HRD (Human Resources Department) dalam struktur organisasi perusahaan, perekrutan dan penyeleksian karyawan pada PT. Karga Walon dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten dibidangnya. PT. Karga Walon, sebagai perusahaan yang bergerak pada bidang jasa kargo selalu ingin memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer nya, oleh karena itu perusahaan selalu ingin berkembang searah dengan kemajuan teknologi, dalam hal peralatan yang digunakan dalam menjalankan aktivitas usahanya pada customer. Evaluasi penilaian risiko pada PT. Karga Walon antara lain, untuk mencegah risiko yang mungkin dapat terjadi pada setiap karyawan baru yang belum begitu memahami prosedur yang dijalankan perusahaan, maka setiap karyawan yang baru masuk bekerja diberikan pemahaman mengenai prosedur dan kebijakan perusahaan, serta akan diberikan surat perjanjian kerja bersama. Perusahaan selalu memperbaharui kendaraan berat operasionalnya, selain itu perusahaan juga memiliki sumber daya manusia yang memiliki keahlian khusus dalam mengoperasikan peralatan tersebut. PT. Karga Walon dalam aktivitas pencatatan atas piutang dari customer dicatat dalam sistem yang berbasiskan komputer, perusahaan akan melakukan analisis resiko terlebih dahulu setiap sebelum mengerjakan project dari customer. Perusahaan telah memiliki pelanggan-pelanggan yang sudah menjalin kerjasama dengan PT. Karga Walon cukup lama, yang telah mengakui hasil kinerja perusahaan yang baik, dan untuk meminimalkan risiko tidak tertagihnya piutang, perusahaan berusaha menjalin hubungan baik dengan customer, agar customer mendapat kepuasaan bila memakai jasa PT. Karga Walon, sehingga customer tersebut merasa memiliki hubungan relasi yang baik dengan perusahaan, dan dapat melunasi piutang secara tepat waktu dan sesuai dengan perjanjian Aktivitas pengendalian yang diterapkan pada PT. Karga Walon dilihat dari review terhadap hasil kerja karyawan dilakukan oleh manager tiap departemen yang akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan perusahaan, yang sesekali juga akan langsung menilai setiap hasil kinerja karyawannya, yang dilakukan secara berkala pada setiap kinerja karyawan baik di kantor maupun lapangan dan gudang penyimpanan inventaris perusahaan, pemisahan tugas dan tanggung jawab yang cukup baik pada setiap posisi dan bagiannya. Kas yang dikeluarkan oleh perusahaan bagi crew sebelum mengerjakan proyek diotorisasi dan ditandatangani oleh Finance & Accounting Manager bersama dengan Operation Manager, serta General Manager, dengan menggunakan dokumen Cash Request / Request of Payment, sistem pengamanan data pada PT. Karga Walon hanya dipegang dan diketahui oleh manajer setiap departemen, dengan menggunakan password yang hanya diketahui oleh pimpinan perusahaan dan manajer departemen tersebut baik hard copy maupun soft copy. Pengendalian fisik terhadap pengamanan alat-alat dan kendaraan berat inventaris perusahaan dilakukan dengan menempatkannya di gudang yang terletak terpisah dari kantor perusahaan, dokumen yang berkaitan dengan siklus pendapatan akan terdapat nomor urut ataupun nomor PO (Purchase Order) yang tercetak berdasarkan proses komputerisasi saat atau setelah transaksi yang membutuhkan dokumen tersebut berjalan. Evaluasi informasi dan komunikasi, dimana perusahaan selalu akan mengadakan manajemen meeting setiap ada project dari customer untuk mengkaji segala resiko dan biaya yang akan dihadapi perusahaan dalam menjalankan project tersebut. Selain itu juga rapat dilakukan untuk mengetahui report dan informasi setiap departemen. Komunikasi antar departemen pada PT. Karga Walon terjalin dengan baik. Dalam hal menjalankan operasional perusahaan pada sektor jasa kargo, setiap departemen telah menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing dengan baik, serta telah memiliki kordinasi antar departemen yang baik.

4 Pemantauan yang dilakukan perusahaan adalah pemantauan oleh pimpinan dan manajemen perusahaan dan pemeriksaan laporan keuangan oleh auditor eksternal. PT. Karga Walon telah memiliki sistem pengendalian internal yang sudah cukup baik dalam mengendalikan kegiatan operasional perusahaan, khususnya pada sektor pengendalian atas pendapatan, dalam sistem akuntansi penjualannya, antara lain proses melakukan otorisasi pada setiap dokumen telah sesuai dengan fungsinya masing-masing, pengecekan secara berkala antara invoice dengan receiving report berdasarkan SPK yang sudah diselesaikan, proses penjurnalan atas transaksi penjualan jasa untuk keperluan, serta pembuatan laporan penjualan atas jasa. Selain itu, PT. Karga Walon juga memiliki pengendalian internal dalam sistem akuntansi terhadap piutang yang telah memadai dan cukup baik, diantaranya meliputi PT. Karga Walon memiliki kebijakan dan prosedur dalam pemberian kredit untuk pembayaran atas jasa perusahaan pada customer nya yang ditetapkan oleh manajemen atau pimpinan perusahaan begitu juga untuk penetapan biaya atas jasa kepada customer, perusahaan membuat penjadwalan piutang berdasarkan umur atau lamanya piutang melalui sistem, perusahaan memberikan sanksi pinalti kepada customer yang terlambat membayar piutang yang telah jatuh tempo, melakukan pengendalian fisik pembayaran invoice dalam bentuk bank voucher, serta informasi dan komunikasi penagihan kepada customer dalam bentuk invoice. Berikut ini merupakan bentuk-bentuk pengendalian perusahaan terhadap sistem akuntansi penerimaan kas dari customer, pada PT. Karga Walon, antara lain penerimaan kas diterima melalui bank transfer dengan tetap dipantau oleh bagian Finance & Accounting, pemantauan saldo rekening bank melalui fasilitas internet banking, serta membuat rekonsiliasi bank sebagai pengendalian terhadap catatan transaksi. SIMPULAN DAN SARAN Terdapat beberapa keterbatasan yang terdapat pada PT. Karga Walon antara lain perusahaan tidak memiliki komite audit ataupun auditor internal yang bertugas dalam pemantauan dan pengendalaian atas aktivitas operasional perusahaan, karena status perusahaan yang merupakan perusahaan pribadi. Sistem komputerisasi dalam input kartu piutang customer, kontrol atas sistem kartu piutang hanya diketahui dan dilakukan oleh manajer Finance & Accounting sebagai pengguna sistem komputerisasi tersebut. Kebijakan dan prosedur pembayaran piutang oleh customer 100% di akhir proyek cukup rentan dengan tidak tertagihnya piutang, walaupun dalam prakteknya jarang diberikan. Tidak adanya pemisahan fungsi bagian Finance & Accounting, sehingga pengecekan terhadap kartu piutang dilakukan oleh manajer Finance & Accounting itu sendiri. Dari kelemahan tersebut, dapat diberikan saran untuk mencapai pengendalian internal yang lebih baik, antara lain sebaiknya dapat lebih meningkatkan pengendalian dan pemantauan pada setiap kegiatan transaksi perusahaan karena tidak adanya fungsi dari Komite Audit atau auditor internal yang dapat bertugas untuk memantau dan mengontrol setiap kegiatan operasional perusahaan secara berkala. Sebaiknya pihak yang menguasai dan dapat mengoperasikan sistem komputerisasi kartu piutang ada lebih dari satu orang yang berbeda, sehingga jika salah satunya resign maka ada yang masih dapat menggunakan dan mengontrol sistem tersebut. Kebijakan dalam pemberian piutang dengan pembayaran diakhir 100% pada customer, harus berdasarkan alasan yang kuat dan dapat dipertanggung jawabkan, seperti perjanjian bermaterai ataupun jaminan lainnya dari customer. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi kedua bagian tersebut, namun masih dalam satu departemen yang sama, sehingga dapat lebih mengefektifkan kinerja departemen tersebut, selain itu pengecekan kartu piutang di sistem tidak hanya dilakukan oleh manajer, namun juga oleh staff nya di bagian finance. Perusahaan dapat meningkatkan penerapan sistem pengendalian internal yang masih belum lengkap dan sesuai dengan dengan prinsip COSO secara lebih detail. Hal ini dapat dilakukan dalam rangka pencegahan untuk segala kemungkinan kondisi yang dapat memicu terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh pihak yang tidak berkepentingan dan bertanggung jawab yang dapat merugikan perusahaan. Mempertegas dan memperketat pengawasan terhadap setiap kebijakan manajemen terhadap kinerja karyawan, khususnya pada sistem absensi karyawan, serta mempertimbangkan setiap penetapan kebijakan-kebijakan baru terkait kondisi-kondisi yang disebabkan oleh kelemahan penerapan sistem pengendalian internal.

5 REFERENSI Abbas, Qaisar and Iqbal, Javid. (2012). Internal Control System: Analyzing Theoretical Perspective and Practices. Middle-East Journal of Scientific Research, 12 (4): Agoes,S. (2008). Auditing: Pemeriksaan Akuntan Oleh Kantor Akuntan Publik jilid I (edisi 3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Alhaddad, Mohamed Rizky. (2013). Penerapan Sistem Pengendalian Internal Pendapatan Pada PT. Valindo Global. Skripsi S1. Universitas Bina Nusantara: Jakarta. Bayangkara, IBK. (2011). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). (2013). Internal Control - Integrated Framework Executive Summary. May 2013, diakses 16 April 2014 dari Herry. (2009). Akuntansi Keuangan. Jakarta : Bumi Aksara Ikatan Akuntansi Indonesia. (2012). Standar Akuntansi Keuangan : per 1 Juni Jakarta : Ikatan Akuntansi Indonesia. Ikhsan, A., & Prianthara, I.B.T (2009). Akuntansi Untuk Manajer (edisi 1). Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI). (2011). Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Karagiorgos, T., Drogalas, G., Dimou, A. (2010). Effectiveness Of Internal Control System In The Greek Bank Sector. Journal of Banking Regulation, Vol 7, No ½, pp Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2011). Intermediate Accounting IFRS ed (Vol 1). New Jersey: John Wiley & Sons. Kurniawati, Heny. (2011). Evaluasi Lingkungan Pengendalian Dalam Pertumbuhan Usaha Yang Cepat : Studi Kasus PT G. BINUS BUSINESS REVIEW, Vol. 2 No. 1 Mei 2011: Mulyadi.(2008). Sistem Akuntansi. (edisi 3). Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2008). Auditing. Jilid I.(edisi 6). Jakarta: Salemba Empat. Rama.Dasartha V & Jones, Frederick L. (2008).Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Wibowo. Jakarta : Salemba empat. Razy, Nur Fakhrur. (2011). Analisis Pengendalian Internal Atas Siklus Pendapatan Jasa (Studi Kasus Pada Hotel Griyadi Montana Malang). (online). Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2009). Accounting Information Systems 9th edition. New Jersey: Pearson Education. S.R.Soemarso.(2009). Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kelima. Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Sarosa, Samiaji. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Penerbit Grasindo. Susanto, Azhar.(2008). Sistem Informasi Akuntansi.Bandung : Lingga Jaya. Wicaksono, Aries. (2013). Evaluasi Pengendalian Internal Siklus Pendapatan Pada PT. X. BINUS BUSINESS REVIEW, Vol. 4 No. 2 November 2013: RIWAYAT PENULIS Michael lahir di kota Jakarta pada 5 Desember Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun Penulis aktif di organisasi Himpunan Mahasiswa Akuntansi (HIMA) sebagai Manager Creative & Business Department periode 2013.