PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN SURAT PERJALANAN DINAS PADA BAGIAN SDM DAN UMUM DI PERUM PERHUTANI DIVISI REGIONAL JAWABARAT & BANTEN

Transkripsi

1 PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN SURAT PERJALANAN DINAS PADA BAGIAN SDM DAN UMUM DI PERUM PERHUTANI DIVISI REGIONAL JAWABARAT & BANTEN Ir Endang Sunandar,.M.Kom 1, Resha Restiana Ariefin 2 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax resharariefin@gmail.com Abstrak Perum Perhutani adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) lingkup Kementrian Kehutanan yang mengelola hutan di Pulau Jawa. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan surat perintah kerja yang diberikan oleh atasan kepada pegawai untuk melakukan tugas kerja ke instansi atau kantor yang ada ditempat lain. Dalam proses SPPD yang dilakukan di Perum Perhutani tepatnya pada Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum didapatkan pengolahan data perjalanan dinas yang masih dilakukan secara manual, seperti pada proses pendataan perjalanan dinas dan pembuatan SPPD Perangkat Lunak ini dinilai dapat lebih memudahkan Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum dalam proses Pengelolaan SPPD karena dengan adanya sebuah perangkat lunak di dalam bagian ini akan membuat data perjalanan dinas terkelola lebih baik, dan tidak perlu adanya waktu yang cukup lama untuk pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem ini yaitu perangkat lunak dengan Bahasa pemrograman PHP berbasis web dan menggunakan Yii framework. Metode pendekatan yang digunakan adalah Agile dan DBMS yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak ini adalah MySQL. Kata kunci : Perangkat Lunak, Agile Software Development, Surat Perjalanan Dinas. I.1 Latar Belakang Perum Perhutani adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) lingkup Kementrian Kehutanan yang mengelola hutan di Pulau Jawa. Terdapat tiga unit kerja, masing-masing, Perum Perhutani Unit I Jawa Tengah, Unit II Jawa Timur dan Unit III Jawa Barat dan Banten. Jawa Barat adalah wilayah penyangga Ibu Kota Jakarta. Dengan posisi demikian, maka hutan di Jawa Barat dan Banten merupakan salah satu penyangga kesinambungan lingkungan dengan kedudukan yang amat penting. Terdapat banyak kegiatan yang dilakukan di dalamnya, salah satunya adalah kegiatan Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas yang meliputi pemprosesan SPPD sampai penerbitan laporan SPPD. Salah satu tugas penting pada bagian Sumber Daya Manusia adalah mengelola perjalanan dinas pegawai. Dari penelitian yang dilakukan di Perum Perhutani didapatkan pengelolaan data perjalanan dinas masih dilakukan secara manual, seperti pada proses pendataan perjalanan dinas dan pembuatan SPPD. Pegawai harus ke Bagian SDM terlebih dahulu untuk mengisi form kegiatan perjalanan dinas, kemudian pegawai meminta persetujuan dari General Manager untuk pembuatan SPPD. Setelah perjalanan dinas dilakukan pegawai memberikan berkas-berkas tersebut ke bagian keuangan yang akan memproses perhitungan dana perjalanan dinas. Hampir semua proses yang terjadi masih memerlukan estimasi waktu yang lama dan masih menggunakan berkas dalam pendokumentasiannya sehingga pengolahan tidak terstruktur dengan baik. Dengan dibangunnya Perangkat Lunak ini, diharapkan dapat menjadi solusi yang tepat karena dapat mengelola surat perjalanan dinas sehingga dapat memberikan manfaat bagi bagian SDM & Umum pada Perum Perhutani Divisi regional Jawa Barat & Banten I.2 Identifikasi Permasalahan identifikasi masalah dari hasil analisa di perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Pengelolaan data perjalanan dinas masih belum terkomputerisasi, seperti pada proses pendataan perjalanan dinas dan pembuatan SPPD, proses tersebut masih memerlukan estimasi waktu yang lama. 2. Kekurangan dari sistem yang ada yaitu sering terjadi kesulitan dalam pencarian berkas karena masih menggunakan pembukuan dengan data sangat banyak, lalu dalam proses pembuatan surat tugas pun tidak cepat, sehingga hal tersebut dapat menghambat aktivitas Pembuatan SPPD

2 I.3 Ruang Lingkup Permasalahan Ruang Lingkup Permasalahan yang akan dibahas meliputi: 1. Perangkat Lunak ini diperuntukan untuk kegiatan yang bersangkutan dengan perjalanan dinas. 2. Perangkat Lunak ini hanya dapat diakses oleh karyawan Bagian SDM & Umum Pada Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Barat & Banten 3. Perangkat Lunak ini tidak termasuk dalam pengelolaan biaya perjalanan dinas I.4 Tujuan Perancangan Tujuan perancangan perangkat lunak ini adalah : 1. Tersedianya sebuah perangkat lunak untuk mengoptimalkan waktu para karyawan dalam proses pengeloaan data dan pendokumentasiannya. 2. Memberikan kemudahan dalam proses SPPD menjadi lebih cepat dan tepat II.1 Teori Tentang Permasalahan II.1.1. Perangkat Lunak Menurut (A.S & Salahudin, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Beriorentasi Objek, 2015) dalam bukunya yang berjudul Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur & Beriontasi Objek mengemukakan bahwa definisi perangkat lunak adalah Perangkat Lunak (software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuhan, model desain, dan cara penggunaan (user manual). Sebuah Komputer tanpa terasosiasi dengan dokumnetasiny maka belum dapat disebut dengan perangkat lunak (software). Sebuah Perangkat Lunak juga sering disebut dengan sistem perangkat lunak. Sistem berarti kumpulan komponen yang saling terkait dan mempunyai satu tujuan yang ingin dicapai. mengembangkan paragraf serta dapat mengaplikasikan kaida-kaidah ejaan yang berlaku untuk penulisan bahasa yang digunakan. Surat merupakan informasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. II.1.4 Pengertian Perjalanan Dinas Menurut ( Sedianingsih, Farida Mustikawati dan Nieke Sutanto, 2010) dalam bukunya yang berjudul Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan mengemukakan bahwa definisi Perjalanan Dinas adalah Perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah pekerjaan yang bekaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan bersangkutan. Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, amtara lain pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerjasama, mengahdiri acara seremonial, kegiatan sosial dan kegiatan lainnya II.2 Metodologi Yang Digunakan II.2.1. Pengertian Agile Software Development Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi) menjelaskan bahwa Agile merupakan adalah jenis pengembangan sistem jangka pendek yang memerlukan adaptasi cepat dan pengembangan terhadap perubahan dalam bentuk apapun. (Sutabri, 2016) II.1.2 Pengertian Pengelolaan Menurut (Muhammad Rohman, 2012) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Pendidikan mengemukakan bahwa pengelolaan adalah manajemen daripada sumberdaya- sumberdaya, misalnya pengelolaan personil, pengelolaan keuangan, pengelolaan material dan sebagainya. II.1.3 Pengertian Surat Menurut (Donni Juni Priansa & Fenny Damayanti, 2015) dalam bukunya yang berjudul Administrasi & Operasional Perkantoran mengemukakan bahwa definisi surat adalah Salah satu sarana komunikasi tertulis. Oleh karena itu seseorang yang menulis surat harus menguasai tata tulis tulisan dan memiliki keterampilan menulis kalimat efektif dan Gambar I11. Tahapan Metodologi Agile Extreme Programming 1. Planning Pada tahap ini dimulai dari pengumpulan kebutuhan yang membantu tim teknikal untuk memahami konteks bisnis dari sebuah aplikasi. Selain itu pada tahap ini juga mendefinisikan output yang akan dihasilkan, fitur yang dimiliki oleh aplikasi dan fungsi dari aplikasi yang dikembangkan. 2. Design Metode ini menekankan desain aplikasi yang sederhana, untuk mendesain aplikasi dapat menggunakan Class-Responsibility-

3 Collaborator (CRC) cards yang mengidentifikasi dan mengatur class pada object-oriented. Design pada metode XP ini menjadi panduan dalam membangun perangkat lunak yang didasari pada kebutuhan klien. Dalam XP, proses design terjadi sebelum dan sesudah aktivitas coding berlangsung. Dimana aktivitas design terjadi secara terus-menerus selama proses pengembangan aplikasi berlangsung 3. Coding XP menerapkan konsep pair programming dimana setiap tugas sebuah modul dikembangkan oleh dua orang programmer. XP beranggapan bahwa dua orang akan lebih cepat dan baik dalam menyelesaikan sebuah masalah. 4. Testing Pada tahap ini pengujian aplikasi langsung diuji coba oleh pengguna atau klien dan mendapat tanggapan langsung apakah sistem yang telah dihasilkan sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Pada tahap ini juga lebih fokus pada pengujian fitur dan fungsionalitas dari aplikasi. II.2.2 Unified Modeling Language (UML) Sedangkan menurut (Sugiarti, 2013) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Perancnagan UML definisi Unified Modeling Language (UML) adalah Sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasi sistem perangkat lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. II.2.3. PHP Menurut (Simamarta, 2010) dalam bukunya yang berjudul Rekayasa Web menerangkan bahwa PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor. PHP mengijinkan pengembang untuk menempelkan kode di dalam HTML dengan menggunakan bahasa yang sama, seperti Perl dan UNIX shells. Objek sumber tersusun sebagai halaman HTML, tetapi dengan generasi konten dinamis yang programmatic. pengembangan aplikasi web, Yii menyediakan reusability maksimum dalam pemrograman web dan mampu meningkatkan kecepatan pengembangan secara signifikan. Yii juga dirancang dengan prinsip pengembangan DRY (Don t Repeat Yourself). DRY merupakan konsep kunci dari konsep agile application development yang bertujuan untuk mengurangi pengulangan. Yii melampaui framework PHP lain dalam hal efisiensi, kekayaanfitur, dan kejelasan dokumentasi,yii adalah framework (kerangka kerja) PHP berbasiskomponen, berkinerja tinggi untuk pengembangan aplikasi Web berskala-besar. Yii menyediakan reusability maksimum dalam pemrograman Web dan mampu meningkatkan kecepatan pengembangan secara signifikan. Nama Yii (dieja sebagai /i:/) singkatan dari "Yes It Is!". III.1 Aliran Proses Proses-proses yang dimodelkan dalam sekumpulan use case dan actor serta hubungannya yang digambarkan dalam diagram use case. III.1.1 Use Case Diagram Dibawah ini merupakan use case diagram dari perangkat lunak yang akan dibangun, yaitu Perangkat Lunak Pengolahan data Nilai siswa Gambar III.1 Use Case Diagram Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas II.2.4 MySQL Menurut (Sulhan, 2007) dalam bukunya MySQL merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk membangun database yang sering digunakan di lingkungan linux. MySQL merupakan software open source yang berarti free untuk digunakan. Selain di lingkungan linux, MySQL juga tersedia di lingkungan windows. II.2.5 Pengertian YII Menurut (Sharive, 2013) dalam bukunya Menguasai Framework PHP Terbaik mengatakan bahwa Yii (Yes it is) adalah sebuah framework PHP berbasis komponen dengan performa tinggi untuk

4 III.2 Pemodelan Data III.2.1 ClassDiagram Pada sub-bab ini menggambarkan Format Input danoutput dalam Perangkat Lunak Pengolahan Data Nilai Siswa meliputi rancangan antar muka input serta dokumen/formulir dan laporan-laporan. III Rancangan Antarmuka form login Nama Dialog : Menu Login Fungsi :Digunakan untuk Masuk ke Halaman utama Aplikasi Bentuk : Gambar III.24 Class Diagram III.3.1 Sequence Diagram III Sequence DiagramHuman Resource Login Gambar III.4 Sequence Diagram Login III.5 Perancangan Antarmuka Dalam sub-bab ini menggambarkan mengenai penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antara perangkat lunak dengan sistem diluarnya, dan antara perangkat lunak dengan penggunanya, yakni format struktur menu, format input/output, dialog screen dan uraian fungsi dari setiap antar muka. III.5.2 Gambar III- 35 Struktur Menu Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas Rancangan Antarmuka Perangkat lunak Gambar III- 36 Dialog Screen menu login Penjelasan : 1. Modul ini berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi dengan hak aksesnya yang berbeda 2. Modul ini digunakan untuk login karyawan, admin Bag. SDM, Bag. Keuangan & General Manager IV.1 Implementasi Tahap awal dari sebuah penerapan dan pengembangan perangkat lunak adalah implementasi rancangan. Di bawah ini akan dijelaskan rangkaian dari aktifitas implementasi yang dilakukan 1. Planning Pada tahap ini dimulai dari pengumpulan kebutuhan yang membantu tim teknikal untuk memahami konteks bisnis dari sebuah aplikasi. Selain itu pada tahap ini juga mendefinisikan output yang akan dihasilkan, fitur yang dimiliki oleh aplikasi dan fungsi dari aplikasi yang dikembangkan. 2. Design Metode ini menekankan desain aplikasi yang sederhana, untuk mendesain aplikasi dapat menggunakan Class-Responsibility-Collaborator (CRC) cards yang mengidentifikasi dan mengatur class pada object-oriented. Design pada metode XP ini menjadi panduan dalam membangun perangkat lunak yang didasari pada kebutuhan klien. Dalam XP, proses design terjadi sebelum dan sesudah aktivitas coding berlangsung. Dimana aktivitas design terjadi secara terus-menerus selama proses pengembangan aplikasi berlangsung 3. Coding XP menerapkan konsep pair programming dimana setiap tugas sebuah modul dikembangkan oleh dua orang programmer. XP beranggapan bahwa dua orang akan lebih cepat dan baik dalam menyelesaikan sebuah masalah.

5 4. Testing Pada tahap ini pengujian aplikasi langsung diuji coba oleh pengguna atau klien dan mendapat tanggapan langsung apakah sistem yang telah dihasilkan sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Pada tahap ini juga lebih fokus pada pengujian fitur dan fungsionalitas dari aplikasi. Tabel IV.1 Gantt Chart IV.1.2 Kebutuhan Sumberdaya Sub bab ini berisi penjelasan tentang rencana kebutuhan sumber daya yang digunakan secara spesifik oleh pengembang untuk melakukan coding, pengujian, dan instalasi sistem di perusahaan. Kemungkinan bisa berbeda dengan kebutuhan konfigurasi HW/SW yang harus dipenuhi perusahaan untuk menjalankan sistem baru yang diusulkan. 1. Kebutuhan Perangkat Keras (HARDWARE) Hardware merupakan perangkat keras yang dapat diasumsikan sebagai komputer, yang digunakan sebagai alat pendukung untuk menjalankan sebuah program. Kebutuhan perangkat keras pada Client dan Server : 1. CPU minimal 1.50 Ghz 2. Memory Ram 2 GB 3. Hardisk dengan min ruang kosong 30GB 4. Monitor 5. Keyboard 6. Mouse 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (SOFTWARE). A. Kebutuhan perangkat lunak pada server : 1. Windows 7 2. MySQL sebagai DBMS 3. GoogleAPI 4. Web Browser 5. XAMPP sebagai Web Server B. Kebutuhan perangkat lunak pada client : 1. Windows 7 2. Web Browser 3. Kebutuhan Brainware Diperlukan sumberdaya manusia yang tentunya dapat menunjang dalam berjalannya sistem, yakni: 1. Karyawan b. Paham menggunakan fasilitas internet 2. Admin Bag. SDM b. Paham menggunakan fasilitas internet khusunya (localhost). c. Mampu mengoperasikan/menggunakan perangkat lunak web ini secara interaktif. d. Mampu mengelola data SPPD dan SPJ didalam perangkat lunak ini e. Mampu memahami dan mengetahui bagaimana jalannya perangkat luna secara keseluruhan baik dari sistem maupu database 3. Bag. Keuangan b. Paham menggunakan fasilitas internet khusunya (localhost). c. Paham menggunakan perangkat lunak ini untuk melihat data spj di dalam Perangkat Lunak ini. 4. General Manager b. Paham menggunakan fasilitas internet khususnya (localhost) c. Paham menggunakan perangkat lunak ini untuk melihat laporan SPPD dan mengacc SPPD karyawan IV.1.3 Implementasi Antarmuka 1. Implementasi Antarmuka Login Gambar IV.1. Gambar Halaman Login Penjelasan dialog screen Login : 1. Buka browser masukan link 2. Maka akan muncull tampilan seperti gambar di atas. 3. Isikan username dan password yang sudah terdaftar V.1 Kesimpulan Berdasarkan Identifikasi masalah yang dapat diselesaikan oleh perangkat lunak dapat di simpulkan bahwa : 1. Perangkat Lunak Pengelolaan SPPD ini dapat membantu mempercepat dan mempermudah proses Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas pada bagian SDM & Umum di Perum Perhutani Divisi Regional Jawabarat & Banten

6 2. Sistem yang dibuat dapat mempermudah pencarian data-data bilamana data tersebut dibutuhkan V.2 Saran Dari segala kendala dan permasalahan yang ditemui, tentang sistem perangkat Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas yang dibahas, dirasa masih sangat jauh dari sempurna. Untuk mengembangkan Sistem Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas ini menjadi sebuah Sistem Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas yang paling tidak mendekati sempurna, diberikan saran sebagai berikut : 1. Menambahkan fitur Notifikasi pada Aplikasi agar mempermudah karyawan untuk mengetahui konfirmasi pengajuan nota diterima atau tidaknya 2. Memperbaiki tampilan atau design agar terlihat lebih menarik 3. Aplikasi ini masih harus dikembangkan agar lebih mudah digunakan oleh Pengguna 4. Aplikasi ini seharusnya bisa diakses melalui ponsel agar Karyawan mudah dalam mengaksesnya DAFTAR PUSTAKA A.S, R., & Salahudin, M. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Beriorentasi Objek. Bandung: INFORMATIKA. Denis, W. (2009). System Analysis and Design with 2.0 THIRD EDITION. Donni, J. (2015). Administrasi & Operasional Perkantoran. Bandung: CV Alfabeta Fatansyah. (2012). Basis Data. Bandung: Informatika. Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu. Nourman, D. (2012). UML Requirements Modeling For Business Analysts: Steps to Modeling Success. U.S.A: Thecnics Publications. Presman. (2009). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: CV Andi Offset. Pressman. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi). Pressman. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak. Sharive. (2013). Yii Framewoek: Menguasai PHP terbaik. Yogyakarta: Loko Media. Simamarta. (2010). Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi. Sedianingsih,F. (2010) Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Bandung: CV Alfabeta