STUDI TENTANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN Studi Kasus pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk.

Transkripsi

1 JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 7 No. 1, April 2007 : 1-7 STUDI TENTANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN Studi Kasus pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. Oleh : H. Moermahadi Soerja Djanegara* dan Maicella Chandra Haryadi *Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor ABSTRAK Tujuan penelitian mengetahui sejauhmana peranan internal audit terhadap peningkatan pengendalian intern penjualan serta membandingkan antara teori pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan auditor internal terhadap pengendalian intern penjualan dengan kenyataan yang ada. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa Peranan internal audit sebagai badan independen pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. dikatakan telah berjalan efektif karena perusahaan dapat meningkatkan pengendalian intern penjualannya untuk setiap cabang. Dengan demikian tujuan perusahaan dalam pencapaian efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, keandalan pelaporan keuangan serta kepatuhan terhadap kebijakan telah terpenuhi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa peranan internal audit melalui pemeriksaan yang dilakukan secara rutin sangat memberikan pengaruh terhadap peningkatan efektivitas pengendalian intern penjualan pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. Pengendalian intern yang kuat juga dapat meminimalisasikan kesalahan, kurang akuratnya suatu informasi dan menghindari adanya penyalahgunaan yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Keywords: Internal Audit; Pengendalian Intern Penjualan. PENDAHULUAN Era globalisasi mengakibatkan tingkat persaingan yang semakin ketat, setiap perusahaan dituntut untuk mampu meningkatkan sumber daya perusahaan secara optimal. Apalagi dengan adanya dampak dari krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia beberapa tahun yang lalu. Persaingan yang semakin global mengharuskan perusahaan agar mampu menghasilkan produk-produk dan jasa yang berkualitas dengan harga yang bersaing. Pengaruh yang benar terhadap kegiatan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan dan menjaga kelangsungan hidupnya adalah melalui kegiatan penjualan, karena pendapatan perusahaan diperoleh dari hasil penjualan dikurangi dengan biaya yang dikeluarkan. Rendahnya tingkat penjualan atau kegagalan dalam mencapai target penjualan yang telah ditetapkan, dapat memperkecil laba yang diharapkan bahkan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, berbagai cara dan upaya dilakukan oleh pihak manajemen untuk meningkatkan penjualan tersebut, dan juga menekan biaya-biaya yang berdampak pada kemampuan untuk menghasilkan laba. Untuk dapat melaksanakan kegiatan penjualan yang efektif, diperlukan suatu alat pengendalian yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat menciptakan adanya konsistensi dan kontinuitas didalam

2 DJANEGARA dan HARYADI, Studi Tentang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan keseluruhan aktivitas perusahaan. Alat pengendalian yang dimaksud adalah sistem dan prosedur penjualan. Tetapi dengan sistem pengendalian yang baik belum cukup untuk memastikan bahwa kegiatan penjualan pada khususnya telah berjalan secara efektif, oleh karena itu perlu adanya orang atau bagian yang bertugas untuk melakukan pemeriksaan intern khususnya yang disebut dengan Auditor Intern. Pemeriksaan intern berkewajiban untuk menyediakan informasi tentang kelengkapan dan efektivitas sistem pengendalian intern organisasi dan kualitas suatu pelaksanaan tanggung jawab yang ditugaskan. Informasi yang diberikan mungkin akan berbeda bentuk dan perinciannya tergantung pada persyaratan dan permintaan manajemen yang bersangkutan. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian dilakukan dengan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan terutama bagian internal audit dan meninjau langsung proses kerja dalam perusahaan. Untuk mendapatkan datadata yang akurat dilakukan penelitian kepustakaan, penelitian lapangan dan melakukan analisis terhdapa data-data yang diperoleh. Teknik yang digunakan dalam menganalisis data yang ada berdasarkan pengendalian terhadap sistem dan prosedur penjualan sehingga dapat diketahui sejauhmana peranan internal audit dalam meningkatkan efektivitas pengendalian intern penjualan pada PT. Anta Express Tour & Travel Services Tbk. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Peranan Internal Audit Dalam Meningkatkan Pengendalian Intern penjualan Perusahaan 1. Prosedur Pemeriksaan Internal Audit Terhadap Penjualan Secara umum prosedur pemeriksaan internal audit yang dilakukan oleh PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. terhadap kegiatan penjualan adalah a. Perencanaan Audit Perencanaan audit merupakan bagian dari persiapan pemeriksaan. Dalam hal ini internal auditor harus dapat merencanakan setiap audit dengan benar. Namun berdasarkan keterangan dari pihak internal audit pada PT. Anta Exprees Tour & Travel Service, Tbk. menyatakan bahwa belum tersusunnya jadwal yang tetap dalam pemeriksaan audit rutin baik terhadap kantor cabang maupun kantor pusat. Sedangkan tahap perencanaan yang dilakukan pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. yaitu dengan mendokumentasikan dan mendapatkan informasi tentang apa yang akan diaudit yaitu: - Sebelum melaksanakan pemeriksaan, kepala bagian Auditor internal terlebih dahulu membuat Surat Penugasan yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai objek yang akan diperiksa dan berdasarkan Surat Penugasan yang telah dibuat maka staff auditor internal dapat melakukan pemeriksaan terhadap kantor cabang yang dituju. - Kepala bagian auditor internal menentukan jumlah staff auditor yang diperlukan untuk melaksanakan audit, pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk biasanya menugaskan 1 atau 2 orang staff auditor internal untuk mengembangkan rencana kerja yang mencakup bidang-bidang yang utama dalam kegiatan penjualan pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. - Setelah informasi atau data terkumpul, auditor internal mengidentifikasikan bidang-bidang yang menjadi perhatian audit selama dalam pemeriksaan, menulis program audit, mengidentifikasikan prosedur dan mengkomunikasikan hasil, serta mendapatkan persetujuan atas rencana kerja audit. b. Pemeriksaan dan Evaluasi Informasi Dalam pelaksanaan pemeriksaan, auditor internal perlu mengetahui dengan jelas sistem dan prosedur penjualan yang 2

3 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 7 No. 1, April 2007 terdapat pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. Pemeriksaan mencakup seluruh pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan termasuk invoice, tiket, voucher hotel, laporan keuangan dan proses kegiatan perusahaan serta mengumpulkan bukti-bukti kompeten yang memadai untuk menunjang temuan audit yang bermafaat bagi perusahaan demi tercapainya sasaran. Auditor juga harus mendokumentasikan temuan-temuannya dalam kertas kerja audit, mencatat informasi yang diperoleh serta setiap analisis yang dibuat. c. Mengkomunikasikan Hasil Pekerjaan auditor internal akan bermanfaat bagi perusahaan apabila hasilnya dikomunikasikan dengan benar kepada orang-orang yang tepat. Auditor intern selaku pelaksana pemeriksaan diwajibkan untuk melaporkan secara tertulis segala hasil yang diperoleh dari pemeriksaan intern tersebut, termasuk saran atau rekomendasi serta tindak lanjut yang diperlukan. Hasil laporan tersebut akan ditunjukan kepada Direktur Utama PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. untuk membahas kesimpulan audit serta rekomendasinya yang sesuai sebelum menerbitkan laporan akhir. Sebagai contoh, apabila auditor internal mengaudit salah satu cabang perusahaan, maka auditor tersebut harus membahas kesimpulan dan rekomendasinya dengan manajer cabang sebelum menerbitkan laporan akhir kepada kantor pusat. Uraian hasil pemeriksaan harus memberikan infomasi yang objektif terhadap kegiatan penjualan pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. dan juga harus disertai hasil audit. Laporan disampaikan tepat waktu dan bersifat konstruktif berikut rekomendasi untuk peningkatan atau perbaikannya. d. Tindak Lanjut Tindak lanjut merupakan langkah akhir dalam prosedur audit. Auditor internal harus menindaklanjuti masalah yang dikemukakan atau rekomendasi yang sampaikan dalam laporan hasil pemeriksaan. Laporan tindak lanjut yang diperoleh dari misalnya pada bagian penjualan dievaluasi setiap periode secara berkesinambungan guna mengetahui apakah tindak lanjut tersebut telah selesai dilaksanakan atau masih dalam proses. Hal ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa setiap rekomendasi dan saran dari audit internal dilaksanakan oleh bagian penjualan, tetapi apabila diketahui rekomendasi tersebut tidak dilaksanakan dengan baik, maka auditor internal perlu segera mencari solusi yang terbaik. Hasil dari pelaksanaan evaluasi atas tindak lanjut dari audit internal akan dituangkan kedalam sebuah laporan yang akan ditujukan kepada Dewan Direksi. 2. Pelaksanaan Pemeriksaan Internal Audit Terhadap Penjualan Pelaksanaan audit merupakan metode atau rincian dari prosedur yang penting sehubungan dengan keahlian audit internal. Dibawah ini akan dijelaskan pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan audit internal terhadap pengendalian intern penjualan pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. diantaranya adalah a. Opname Cash Yaitu pemeriksaan terhadap jumlah fisik yang terdapat pada kasir. Opname cash ini biasanya dilakukan oleh internal auditor tanpa memberitahukan cabang yang akan diaudit. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam opname cash ini adalah - Mengeluarkan dan menghitung semua uang yang terdapat dalam brankas pada kasir. - Memisahkan uang berdasarkan nilai mata uangnya. - Membandingkan jumlah uang tersebut dengan laporan penjualan harian. - Apabila terdapat selisih atas perbandingan diatas, maka perlu dikonfimasikan kepada kasir yang bersangkutan. - Setelah mendapatkan keterangan dari kasir yang bersangkutan dan 3

4 DJANEGARA dan HARYADI, Studi Tentang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan mendapatkan alasan yang jelas maka, internal audit membuat laporan hasil pemeriksaan. Hasil laporan pemeriksaan tersebut ditandatangani oleh kasir sebagai penanggungjawab bagian administrasi dan laporan tersebut diberikan kepada manager cabang untuk meminta persetujuannya dan ditandatangani. b. Opname Piutang Yaitu pemeriksaan terhadap jumlah penjualan yang dilakukan secara kredit. Dalam opname piutang, internal auditor melakukan langkah-langkah sebagai berikut : - Membandingkan rincian jumlah piutang yang belum dibayar berdasarkan laporan yang ada di RAM dengan fisik berupa copy invoice berwarna biru dan hijau yang terdapat di bagian collection. - Apabila rincian fisik berdasarkan nomor urut yang tercetak pada invoice tidak lengkap, maka internal auditor mengkonfirmasikan kepada bagian collection untuk mengetahui apakah piutang tersebut telah lunas atau belum. - Setelah dilakukan pemeriksaan tersebut, internal auditor menyusun laporan atas opname piutang berdasarkan hasil pemeriksaan. c. Opname Stock Yaitu pemeriksaan terhadap produkproduk penjualan yang belum terpakai. Produk-produk penjualan tersebut antara lain : - Tiket Domestik (manual & printing) - Tiket Internasional (manual dan printing) - Voucher Hotel - Service Order - Letter of Guarantee Dalam opname stock, terdapat langkah-langkah yang dilakukan internal auditor dalam pemeriksaan yaitu : 1) Memeriksa rincian dan jumlah dari produk-produk penjualan tersebut secara fisiknya berdasarkan nomor urut yang tertera pada masing-masing produk penjualan tersebut. 2) Khusus untuk opname tiket, harus dicocokan sesuai dengan rincian yang terdapat pada laporan penjualan tiket yang berasal dari RAM. 3) Apabila dalam opname tersebut ternyata nomor pada produk penjualan tersebut ada yang hilang maka internal audit harus mengkonfirmasikan ke bagian stok tiket, untuk mencari tahu penyebab kehilangan tiket dan voucher. 4) Setelah mendapatkan konfirmasi tersebut dengan alasan yang jelas maka internal audit membuat laporan hasil pemeriksaan. 5) Hasil laporan tersebut diberikan kepada manajer cabang yang bersangkutan untuk dimintai persetujuannya. d. Opname Hutang ( Account Payable ) Yaitu pemeriksaan terhadap rincian hutang (billing) dari airlines dengan rincian yang terdapat pada RAM. Langkahlangkah yang dilakukan oleh internal auditor dalam opname hutang ini adalah - Membandingkan rincian tagihan hutang yang telah ditagih oleh airlines dengan rincian yang terdapat pada RAM. - Apabila rincian tersebut berbeda, maka internal audit harus mencari dimana letak perbedaannya, biasanya kesalahan terjadi karena beberapa hal antara lain disebabkan oleh adanya keterlambatan invoicing, salah membuat perhitungan harga pokok penjualan dan salah mematikan nomor tiket. - Membuat laporan hasil pemeriksaan hutang yang berisi ringkasan dari nomor-nomor tiket yang masih outstanding ( belum dibayarkan ke airlines ), dan ringkasan atas kesalahan yang terjadi. - Untuk selanjutnya apabila kesalahan terletak pada pihak airlines maka kelebihan tagihan tersebut dikompensasikan untuk pembayaran periode berikutnya, dan begitu juga sebaliknya apabila kesalahan terletak pada bagian tiketing maka selisih 4

5 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 7 No. 1, April 2007 tersebut menjadi tanggungan bagian tiketing yang bersangkutan. e. Opname Hutang Refund Yaitu pemeriksaan terhadap pengembalian dana yang masih harus dibayar kepada customer karena ada pembatalan terhadap pembelian produk. Adapun langkah-langkah internal audit dalam melakukan pemeriksaan hutang refund adalah - Membandingkan fisik credit note dengan rincian credit note yang masih belum dibayar. - Apabila rincian tersebut tidak lengkap, maka internal audit harus mengkonfirmasikan kepada bagian yang mengurusi refund, untuk mengetahui apakah refund tersebut telah dikeluarkan atau belum. - Setelah mendapatkan jawaban atas konfirmasi tersebut, maka internal audit membuat laporan atas refund yang belum dikembalikan kepada customer. f. Opname Deposit Yaitu pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui kesesuaian jumlah deposit yang telah disetorkan oleh customer dengan rincian pada RAM. Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh internal auditor adalah - Membandingkan rincian outstanding dari RAM dicocokkan dengan buktibukti fisik berupa tanda terima uang. - Apabila terdapat ketidaksamaan antara fisik dengan laporan maka, perlu dipertanyakan kepada bagian accounting dan dimintai penjelasan atas ketidakcocokan tersebut. - Setelah ada konfirmasi maka auditor internal membuat laporan berdasarkan hasil pemeriksaan yang diperoleh untuk kemudian diproses lebih lanjut. g. Opname Advance Yaitu pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui kesesuaian antara jumlah deposit yang dilakukan kepada agent yang berada di luar negeri karena adanya kegiatan tour, pemesanan kamar hotel, dan lain sebagainya. Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh internal auditor adalah - Membandingkan antara rincian pembayaran yang ada pada program RAM dengan tagihan yang berasal dari agent luar negeri. - Apabila terdapat ketidakcocokan dari rincian, perlu adanya penjelasan dari bagian yang mengurusi advance. - Selanjutnya apabila masih terdapat ketidakcocokan, maka internal auditor membuat laporan sesuai hasil pemeriksaan. Adapun pelaksanaan audit merupakan tahap utama dalam melaksanakan prosedur audit yang telah ditentukan yaitu dengan mengumpulkan bukti-bukti kompeten yang memadai, melakukan analisis sehingga dapat memberikan dasar yang layak untuk menarik kesimpulan dan mengembangkan rekomendasi. Adapun contoh pemeriksaan rutin yang telah dilakukan Internal Auditor pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. terhadap salah satu kantor cabangnya untuk menilai kembali efisiensi dan efektivitas cabang dalam mengontrol operasional perusahaan. Pemeriksaan tersebut dilakukan baik secara prosedur maupun administrasinya. Pemeriksaan audit yang dilakukan lebih menitikberatkan pada proses penggabungan back office perusahaan induk dengan anak perusahaan, yaitu PT. Anta Express Tour & Travel Services, Tbk dengan PT. Vayatour. Selama melakukan pekerjaannya auditor harus menyelesaikan setiap langkah audit secara keseluruhan untuk mengukur efektivitas, efisiensi dan ekonomis. Tahap pelaporan merupakan tahap terpenting untuk dapat menilai keberhasilan internal audit dalam melakukan pemeriksaan. Laporan pemeriksaan audit tersebut memberikan hasil bahwa : 1. Prosedur administrasi cabang masih dalam proses penyesuaian setelah adanya penggabungan back office tersebut. 2. Proses transisi membuat supervisor cabang dan pusat belum dapat menjalankan fungsi pengawasan 5

6 DJANEGARA dan HARYADI, Studi Tentang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan dengan baik. Contohnya pada pengawasan stok tiket pada kantor cabang, yang biasanya pengawasan dilakukan oleh supervisor stok pada kantor cabang, dengan adanya penggabungan tersebut supervisor stok berada pada kantor pusat dan tidak hanya mengawasi 1 cabang saja tetapi melakukan pengawasan ke beberapa cabang. Adapun saran yang diberikan oleh internal auditor adalah sebagai berikut a. Kantor cabang yang diaudit harus melakukan opname fisik secara periodik ( Kas, A/R dan Stock ticket dan dokumen ) minimal 1x dalam sebulan. b. Melakukan pengecekan terhadap ticket yang belum terinvoice. c. Prosedur administrasi disesuaikan kebutuhan cabang terutama dengan adanya penggabungan, tetapi harus jelas antara keterangan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang. d. Filing dokumen fisik harus lengkap dan urut berdasarkan nomor atau tanggal pemakaiannya. e. Supervisor Accounting & finanace harus memperhatikan transaksi pemerimaan uang antara PT. Anta & PT. Vaya. f. Branch Manager harus mengingatkan supervisor finance untuk melakukan opname fisik tertulis. Dari hasil laporan pemeriksaan diatas, menunjukkan bahwa peranan auditor internal pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk telah menjadi salah satu bagian terpenting dalam perusahaan sehingga dapat memberikan keyakinan bahwa pengendalian intern penjualan, ketaatan terhadap kebijakan, serta operasi perusahaan telah memadai sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat diperoleh kesimpulan 1. Departemen Internal Audit pada PT. Anta Exprees Tour & Travel Service, Tbk., telah ditempatkan pada kedudukan yang sudah tepat sebagai departemen yang terpisah dan berdiri sendiri. Internal audit bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama, sehingga kedudukannya menjamin independesi dengan bagianbagian yang lainnya. 2. Dalam menjalankan tugasnya, pada masing-masing departemen pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk guna mendukung tercapainya sasaran dan tujuan perusahaan maka terdapat tugas dan prosedur penjualan serta adanya pembagian tanggungjawab yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3. Prosedur pemeriksaan yang dilakukan auditor internal pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. terhadap kegiatan penjualan telah terlaksana dengan baik. Pelaksanaan pemeriksaan khususnya pemeriksaan operasional oleh auditor internal pada PT. Anta Express Tour & Travel Service, Tbk. dilakukan secara rutin setiap bulannya dengan pemeriksaan untuk cabang yang berbedabeda namun dalam perencanan pemeriksaan audit tersebut belum mempunyai jadwal pemeriksaan yang pasti. 5. Pemeriksaan dilakukan guna mengetahui adanya kelemahan-kelemahan atau apabila terjadi penyimpangan yang ada didalam fungsi kegiatan operasional yang terkait khususnya dalam bidang penjualan. Dengan demikian adanya peranan internal audit dapat meningkatkan pengendalian intern penjualan perusahaan serta diharapkan mencapai tujuan perusahaan yaitu efisiensi, efektifitas dan dipatuhinya kebijakan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA 6

7 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 7 No. 1, April 2007 Bodnar, George H., William S. Hopwwed, Accounting Information Systems. New Jersey : Pretince Hall, Inc, Boockholdt J. L., PhD., CPA., CMA. Accounting Information Systems : Transaction Processing and Controls. Singapore : The McGraw-Hill Companies, Inc, Gillespie, Cecil. Accounting Systems, Procedure and Methods. Prentice Hall Inc. 2 Ed. New Jersey, Hartadi Bambang, Drs., M.M., Akt. Sistem Pengendalian Intern dalam hubungannya dengan manajemen dan audit. Edisi Ketiga. BPFE- Yogyakarta. Yogyakarta, Hollander Anita S., Denna Eric L., Cherrington J. Owen. Accounting, Information, Technology, and Business Solutions. Second Edition. Singapore : The McGraw-Hill Companies, Inc, Ikatan Akuntan Indonesia. Standar Akuntansi Keuangan (PSAK). No.30 Salemba Empat. Jakarta, Lesmana Rico., dan Surjanto, Rudy. Financial Performance Analyzing. PT.Elex Media Komputindo. Jakarta, Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Salemba Empat. Jakarta, Narko, Drs., M.M., Akt. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama. Yogyakarta, Purwono Edi. Aspek-Aspek EDP Audit Pengendalian Internal pada Komputerisasi. ANDI. Yogyakarta, 2004 Romney B. Marshall., Steinbart Paul John.. Accounting Information Systems. Ninth Edition. New Jersey : Pearson Education, Inc, Tunggal Widjaja. Amin, Drs, Ak, MBA. Coso Based Auditing. Harvarindo. Jakarta, Yunus, Hadori, Drs. Sistem Akuntansi dan Pengawasan. Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi UGM. Yogyakarta. 7