SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM OPERASIONAL KEGIATAN PERSONALIA PADA PT. PANCAMITRA PACKINDO

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM OPERASIONAL KEGIATAN PERSONALIA PADA PT. PANCAMITRA PACKINDO Yoannita Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak PT. Pancamitra Packindo merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri pembuatan kemasan karton box yang memiliki tenaga kerja yang berjumlah sekitar 368 orang. Karenanya untuk dapat mengelola karyawan dalam jumlah yang banyak, diperlukan suatu manajemen sumber daya manusia yang baik. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menganalisis sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan pada perusahaan, mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan dan mengusulkan perbaikan dan merancang sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Pancamitra Packindo. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan melakukan analisis proses bisnis berjalan, melakukan Audit SDM yang meliputi wawancara untuk menghasilkan daftar periksa dan kuesioner dengan menggunakan teknik simple random sampling untuk melakukan analisis gap antara kepuasan karyawan dan kinerja MSDM. Dari hasil analisis manajemen sumber daya manusia yang diterapkan pada Perusahaan, dan hasil Audit SDM ditemukan beberapa aktivitas manajemen sumber daya manusia yang perlu diperbaiki yaitu pada proses perekrutan dan seleksi karyawan yang tidak terdokumentasikan dengan baik, pelatihan karyawan yang masih belum berjalan karena sulitnya menentukan kebutuhan pelatihan dan kurangnya dukungan dari manajemen, penilaian kinerja yang dirasa masih kurang objektif dan kurang dapat menilai

2 kinerja yang sesungguhnya dari karyawan, pengelolaan data karyawan dan kegiatan-kegiatan personalia yang menyangkut dengan data karyawan masih belum terintegrasi dengan baik, dan prosedur perhitungan gaji berdasarkan absensi, lembur dan cuti yang masih dirasa kurang efektif. Kata Kunci: Sistem Informasi, Manajemen Sumber Daya Manusia, Audit SDM 1. Pendahuluan Dalam Era knowledge economy, kemampuan berpikir kreatif dan melakukan inovasi merupakan kunci keunggulan perusahaan. Dan kemampuan berpikir kreatif dan melakukan inovasi tersebut berada di tangan manusia. (Drucker (Purnawanto, 2010). Sudah tidak dapat dipungkiri, bahwa modal intelektual ( Human Capital ) telah menjadi hal yang penting bagi suatu organisasi, karena modal intelektual yang dimilik oleh suatu organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut unik, dan memiliki keunggulan kompetitif. Keunggulan Sumber Daya Manusia dibanding faktor produksi lainnya dalam strategi bersaing suatu organisasi meliputi banyak hal. Keunggulan itu antara lain kemampuan inovasi, outstanding service, kualitas yang unik, special skills dan kemampuan produktivitas yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan (Mathis(Purba,2008)). Sumber Daya Manusia merupakan faktor penting bagi perusahaan karenanya harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi. Namun untuk dapat mengelola SDM dengan baik dalam suatu perusahaan merupakan tantangan tersendiri bagi perusahaan karena merupakan proses yang sulit dan rumit yang seringkali menimbulkan masalah masalah seperti data karyawan yang tidak terupdate, kecurangan dalam pencatatan waktu hadir yang dapat menyebabkan tidak akuratnya

3 perhitungan gaji, lembur, dan insentif lainnya. Hal ini tentu dapat menjadi masalah yang besar ketika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah yang banyak. Dewasa ini, sistem informasi telah dikembangkan oleh organisasi untuk dapat mencapai efisiensi, efektifitas, peningkatan kualitas, dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Begitu juga halnya dengan Sistem informasi yang diterapkan untuk mendukung pengelolaan sumber daya manusia atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Salah satu keuntungan utama dengan adanya suatu sistem yang mendukung Departemen Sumber daya Manusia dalam perusahaan adalah untuk meningkatkan efisiensi dari kegiatan transactional seperti informasi pembayaran, perubahan status karyawan, dan kegiatan yang bersifat administratif lainnya. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup pada penelitian menekankan pada aktivitas manajemen sumber daya manusia pada PT. Pancamitra Packindo antara lain : Perekrutan dan seleksi, Pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, dan perhitungan gaji Analisa Masalah Analisa masalah yang dilakukan adalah dengan analisis pada proses manajemen sumber daya manusia saat ini yang dilanjutkan melakukan Audit SDM untuk menilai aktivitas manajemen sumber daya manusia berdasarkan sudut pandang manajemen dan karyawan dimana dari kedua proses ini yang digunakan untuk menemukan nilai kesenjangan yang ada antara kinerja manajemen SDM dan kepuasan karyawan, kemudian dari kedua hal ini dapat dibuat analisis kebutuhan sistem informasi sumber

4 daya manusia yang untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam perancangan sistem informasi sumber daya manusia. a) Daftar Periksa Daftar periksa merupakan alat bantu untuk mengumpulkan informasi awal mengenai berbagai aspek manajemen sumber daya manusia yang ingin diketahui. Dengan daftar periksa ini mampu mengarahkan perhatian lebih mendalam pada aspek-aspek manajemen sumber daya manusia yang di pandang di perlukan bagi perusahaan yang diukur dalam 5 skala efektivitas. Aspek aspek manajemen sumber daya manusia yang diperiksa berdasarkan ruang lingkup sistem manajemen sumber daya manusia oleh Samsudin (2006, p49), terdapat beberapa aspek yang tidak diikutsertakan dengan mempertimbangkan adanya beberapa aspek yang serupa yang sudah terwakili oleh 1(satu) aspek. b) Survey Kuesioner Penilaian Aktivitas SDM dan Kepuasan Kerja Karyawan Untuk mendukung penelitian, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan kuesioner dari karyawan mengenai penilaian terhadap aktivitas SDM. Populasi yang digunakan adalah karyawan PT. Pancamitra Packindo pada akhir Oktober 2011 yang terdiri dari 368 orang. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah Simple Random Sampling yaitu teknik pengambilan sampel yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Jumlah sampel dihitung berdasarkan rumus Slovin, dimana tingkat presisi ditetapkan sebesar 10%. Melalui rumus tersebut, diperoleh perhitungan sebagai berikut :

5 Jumlah sampel diperoleh sampel minimal sebanyak 79 sampel, dan ditetapkan jumlah sampel yang diambil adalah 80 sampel. Kuesioner berisi pertanyaan umum mengenai profil responden, dan 14 pernyataan berhubungan dengan fungsi-fungsi sistem informasi sumber daya manusia yang berisi 5 fungsi sistem manajemen sumber daya manusia yang digunakan oleh Tunggal (1995,p189) pada Selamet (2008). Terdapat beberapa pernyataan yang tidak diikutsertakan dengan mempertimbangkan ruang lingkup skripsi dan beberapa pernyataan yang serupa yang mewakili 1 pernyataan. Kualitas pelayanan pada setiap faktor digambarkan oleh nilai kesenjangan (Gap), yaitu selisih nilai tingkat performance dan importance pada factor yang sama. Nilai kesenjangan antara tingkat performance dan importance secara ideal adalah nol, yang berarti bahwa harapan karyawan telah terpenuhi bersamaan dengan kinerja manajemen SDM yang saat ini sedang berjalan di perusahaan. Nilai rata-rata performance digambarkan sebagai sumbu X dan nilai rata-rata importance akan digambarkan sebagai sumbu Y pada matriks Importance dan Performance menjadi batas untuk menentukan kuadran I, II, III, dan IV. Kuadran ini merupakan cara pemetaan area prioritas yang memerlukan perbaikan.

6 Gambar 2.1 Matrix Importance dan Performance 2.2. Perancangan Dari hasil analisa analisa proses bisnis dan audit SDM yang telah dilakukan sebelumnya, berikut disajikan table yang memuat faktor analisis, No Sasaran Masalah 1 Memperbaiki proses perolehan informasi yang berhubungan dengan kebutuhan karyawan, data pelamar dan proses seleksi (Perekrutan dan Seleksi) Sistem perekrutan dan seleksi dalam pemenuhan kebutuhan karyawan masih menggunakan penyimpanan kertas sehingga memperlambat pencarian data, selain itu permintaan akan kebutuhan karyawan masih dilakukan secara lisan dan tidak didokumentasikan, perekrutan internal yang belum dilakukan dengan efektif Solusi yang diusulkan Merancang sistem yang menyediakan dokumentasi terhadap informasi kebutuhan karyawan, data pelamar, dan seleksi karyawan Fitur Pembuatan Surat Permintaan Karyawan, Pengecekan Kebutuhan Karyawan, Pendataan Pelamar, Pencarian Pelamar berdasarkan kualifikasi pencatatan Riwayat seleksi, pemberitahuan surat kontrak karyawan yang akan berakhir, pemberian rekomendasi perpanjangan surat kontrak kepada kepala bagian secara langsung. 2 Meningkatkan Data karyawan yang Merancang sistem Pencatatan Data

7 sistem penyimpanan data karyawan sesuai dengan kondisi terbaru saat ini. (Administrasi Personalia) 3 Meningkatkan kualitas penilaian kinerja yang objektif 4 Meningkatkan aktivitas pelatihan karyawan untuk dapat memenuhi harapan karyawan akan pentingnya pelatihan (Pengembangan dan Pelatihan) tidak terintegrasi karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen fisik selain itu, data mengenai karyawan yang jarang untuk diperbaharui juga menyebabkan pengolahan data karyawan tidak dilakukan dengan baik sehingga tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan informasi terkini mengenai karyawan Penilaian kinerja yang dianggap belum objektif karena tidak adanya standar kriteria penilaian kinerja yang baku. Kurangnya dukungan dari manajemen atau perusahaan, sulitnya melakukan analisa kebutuhan pelatihan bagi setiap divisi, hasil pelatihan yang tidak terdokumentasi untuk dapat menilai efektivitas pelatihan. (Pelatihan) yang mendukung pengolahan dan penyimpanan data karyawan secara terintergrasi dan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan up to date. - Membuat Instrumen BARS yang dapat digunakan sebagai standar untuk penilaian kinerja yang objektif - Penilaian kinerja yang dilakukan 2 kali dalam 1 tahun sebagai monitoring dari penigkatan mutu karyawan - Menyusun program pelatihan berdasarkan analisa kebutuhan masing-masing departemen dan kebutuhan organisasi - Merancang evaluasi pelatihan dengan 4 tingkatan yaitu reaction, Karyawan, Pendidikan, Pengalaman Organisasi, riwayat pekerjaan, catatan keluarga, dan history karyawan yang disimpan selama menjadi karyawan perusahaan seperti hasil penilaian kinerja, pelatihan yang telah diikuti, absensi, cuti, perpindahan jabatan dan PHK. Fitur penilaian kinerja yang memungkinkan hasil penilaian kinerja karyawan didokumentasikan, hasil penilaian kinerja yang dapat dilihat atau diakses oleh karyawan. Usulan Pelatihan masing-masing divisi, Pendaftaran pelatihan melalui sistem, dokumentasi Evaluasi pelatihan, History pelatihan karyawan

8 learning, behavior, result. - Merancang sistem yang menyediakan dokumentasi pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan 5 Meningkatkan sistem kompensasi dan benefit serta perhitungan gaji karyawan (Kompensasi) Sistem pencatatan absensi dan lembur yang masih dilakukan secara manual yang seringkali menimbulkan kesalahan dalam pencatatan dan berakibat pada kesalahan perhitungan gaji. Perhitungan gaji mingguan yang dibayarkan secara tunai yang dianggap kurang efisien dan dapat menyebabkan resiko kesalahan perhitungan kehilangan uang. (Kompensasi) - Menggunakan teknologi finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk ke dalam komputer untuk pembuatan laporan absensi yang lebih efisien dan akurat. - Prosedur pembayaran gaji karyawan yang menggunakan sistem transfer ke rekening karyawan dan mengubah sistem pembayaran mingguan menjadi Pencatatan absensi karyawan, Surat Perintah Lembur, cuti yang terintegrasi dengan absensi dan perhitungan Gaji dan Upah

9 bulanan. 6 Menyediakan Informasi yang dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan Kesulitan memperoleh informasi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia seperti pengangkatan karyawan, perpindahan jabatan, Penilaian kinerja, Pelatihan, evaluasi pelatihan, PHK. ( Penilaian Kinerja, Pengembangan dan Pelatihan, Separation) Merancang sistem yang menyediakan laporan yang berguna untuk mendukung pengambilan keputusan - Laporan Pengangkatan Karyawan - Laporan Penilaian Kinerja - Laporan Pelatihan - Laporan Evaluasi Pelatihan - Laporan Perpindahan Jabatan - Laporan Surat Kontrak Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Pancamitra Packindo dirancang dengan tujuan untuk mendukung dan memaksimalkan kegiatan operasional manajemen SDM mulai dari perekrutan dan seleksi, pengangkatan karyawan, administrasi personalia, penilaian kinerja, pelatihan, pencatatan absensi, cuti, lembur, hingga perhitungan gaji karyawan serta pencetakan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk pengambilan keputusan. 3. Kesimpulan Dari hasil analisis dan perancangan terhadap Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Pancamitra Packindo maka dapat disimpulkan beberapa hal antara lain : a) Dari hasil analisis manajemen sumber daya manusia yang diterapkan pada Perusahaan, dan hasil Audit SDM ditemukan beberapa aktivitas manajemen sumber daya manusia yang perlu diperbaiki. Hal ini dapat dilihat dari masih terdapatnya kesenjangan antara performa perusahaan dengan harapan dari karyawan. Dari hal itu dapat disimpulkan bahwa karyawan kurang puas dengan

10 beberapa kinerja manajemen SDM perusahaan terutama pada bagian perekrutan dan seleksi karyawan pelatihan karyawan, penilaian kinerja, pengelolaan data karyawan dan kegiatan-kegiatan personalia, dan prosedur perhitungan gaji b) Berdasarkan hasil analisis kebutuhan informasi tersebut didapatkan sasaran yaitu : memperbaiki prosedur perekrutan dan perolehan informasi yang berhubungan dengan data pelamar dan hasil seleksi dari pelamar. membuat suatu standar penilaian yang memungkinkan penilaian kinerja yang lebih objektif, membuat suatu prosedur pelatihan yang memungkinkan analisis kebutuhan dilakukan sesuai dengan kebutuhan divisi, memperbaiki prosedur absensi, lembur, cuti dan pembayaran gaji karyawan. c) Perancangan sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi yang dapat menunjang manajemen sumber daya manusia dimulai dari permintaan tenaga kerja, penyimpanan data pelamar, seleksi, pengelolaan data karyawan, penilaian kinerja dengan metode BARS dan usulan pelatihan yang didukung dengan menyediakan usulan pelatihan dan evaluasi pelatihan, memungkinkan adanya perpindahan jabatan, integrasi sistem absensi, cuti, lembur dan perhitungan gaji karyawan hingga pengelolaan data karyawan yang keluar serta laporan-laporan untuk mendukung pengambilan keputusan.

11 Daftar Pustaka [1] Detty, Regina., Christin., Istiharini. (2009). Evaluasi Efektivitas Program Pelatihan Know Your Customer and Money Laundering di Bank XYZ Bandung. Journal of Management and Business Review, 6(1), [1 Januari 2012] [2] Purba, Sylvia D., (2008). Human Capital dan Human Resource Management Dalam Bisnis. Jurnal ekonomi : Media Ilmiah Indonusa, 13(1), [19 September 2011] [3] Selamet, I, Ketut. (2008). Kajian Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Ditinjau Dari Sisis Fungsi, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian. Forum Manajemen, 6(2). [28 November 2011] [4] Muchsam,Yoki., Falalah., Saputro, G.H. (2011). Penerapan Gap Analysis pada Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Karyawan (Studi Kasus PT. XYZ). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi [ 31 Januari 2012) [5] Aswathappa, K. (2006). Human Resource and Personnel Management (4 th Edition). New Delhi : McGraw-Hill Publishing company, Ltd [6] Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi Manajemen Audit. Jakarta : Salemba Empat. [7] Bennett, Simon., Mcrobb, S., Farmer, Ray., ( 2010 ). Object-Oriented Systems Analysis And Design Using UML (4 th Edition). McGraw-Hill Education [8] Bentley, L., D., Whitten, Jeffrey., L. (2007). System Analysis and Design for The Global Enterprise (7 th Edition). New York : McGraw-Hill. [9] Byars, Loyd L., Rue, L. W. ( 2006 ). Human Resource Management ( 8 th Edition ). New York : McGraw-Hill [10] Blanchard, P. Nick., Thacker, James. W. ( 2010 ). Effective Training : Systems, Strategies, and Practices ( 4 th Edition ). New Jersey : Pearson Education, Inc [11] Dessler, Garry. ( 2006 ). A Framework for Huan Resource Management ( 4 th Edition ). New Jersey : Pearson Education, Inc. [12] Dessler, Garry. ( 2005 ). Human Resource Management (10 th Edition). New Jersey : Pearson Education, Inc. [13] Hasibuan, M. S. P., (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi). Jakarta : PT. Bumi Aksara.

12 [14] Jeston, John., Nelis, J. ( 2008 ). Business Process Management : Practical Guidelines to Successful Implementations (2 nd Edition). Oxford : Elsevier [15] Kavanagh, M.,J., Thite, M. (2009). Human Resource Information Systems : Basics, Application and Future Directions. California : Sage Publication. [16] Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsesn, P., A., Stage, J. (2000). Object-Oriented Analysis and Design. Aalborg : Marko Publishing. [17] Mathis, R., Jackson, J. H. Alih bahasa oleh Angelica, Diana. ( 2006 ). Manajemen Sumber Daya Manusia ( Edisi 10 ). Jakarta : Salemba Empat. [18] McLeod, Jr., Raymond., Schell, George. Alih bahasa oleh Teguh, Hendra. (2004). Sistem Informasi Maanajemen (Edisi kedelapan). Jakarta : PT. Indeks. [19] Mondy, R. Wayne. (2010). Human Resource Management ( 11 th Edition ). Prentice Hall. [20] Nisfianoor, Muhammad. (2009). Pendekatan Statistika Modern untuk Ilmu Sosial. Jakarta : Salemba Humanika. [21] Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., Wright, P. M. ( 2008 ). Human Resource Management : Gaining a Competitive Advantage ( International Edition ). New York : McGraw-Hill [22] Purnawanto, Budy. ( 2010 ). Manajemen SDM Berbasis Proses : Pola Pikir Baru Mengelola SDM pada Era Knowledge Economy. Jakarta : PT Grasindo [23] Riduwan, Kuncoro, Engkos, Ahmad. (2007). Cara Menggunakan dan Membuat Analisis Jalur (Path Analysis). Bandung : CV Alfabeta. [24] Rivai, Veithzal., Sagala, E. J. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan (Edisi kedua). Jakarta : RajaGrafindo Persada [25] Santoso. (2000). Buku Latihan SPSS Statistik Parametrik. Jakarta : PT Elex Media Komputindo [26] Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D., (2005). Object-Oriented Analysis And Design With The Unified Process. Canada : Cengage Learning [27] Samsudin, Sadili. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV. Pustaka Setia [28] Setiaji, Bambang. (2004). Panduan Riset Dengan Pendekatan Kuantittatif. Surakarta : UMS. [29] Sirait, J. T., (2006). Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Jakarta : Grasindo [30] Snell, Scott., Bohlander, George. ( 2010 ). Principles Of Human Resource Management

13 (15 th Edition). South-Western Cengage Learning [31] Susilo, W. (2002). Audit SDM Panduan Komprehensif Auditor dan Praktisi Manajemen Sumber Daya Manusia Serta Pimpinan Organisasi/Perusahaan. Jakarta : PT. Vorqistatama Biamega. [32] Sutrisno, E., (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Pertama). Jakarta : Prenada Media Group