Organization Culture Health Index EXECUTIVE SUMMARY

Transkripsi

1 Organization Culture Health Index EXECUTIVE SUMMARY ACT Consulting (Group of ESQ) MENARA 165. Jl. TB. Simatupang, Kav 1. Cilandak, Jakarta Selatan Telp. (021)

2 Mengapa Diperlukan Karakter? TRANSFORMASI BIROKRASI VISI MISI - TUJUAN REVOLUSI MENTAL STRATEGI STRUKTUR PIMPINAN KEYAKINAN NILAI-NILAI SISTEM/ PROSES KARAKTER PELAKSANAAN KINERJA

3 MENGAPA TRANSFORMASI GAGAL? Heart of Change by John Kotter 70% transformasi yang pernah dilakukan gagal karena hanya menggunakan Kepala (Head) tanpa Hati (Heart). Pemimpin yang berhasil dalam melakukan transformasi adalah mereka yang melibatkan aspek Hati (Heart)

4 MVVM ALIGNMENT CLARITY OF : MISSION, VISION, VALUE & MEANING VERY HIGH ENTROPY HIGH ENTROPY LOW ENTROPY

5 How Does Transformation Work? 10 % IQ KNOWLEDGE + SKILL BEHAVIORS 90 % EQ SQ VALUES BELIEFS Organization don t transform, people do - Richard Barretts-

6 ACCELERATED CULTURE TRANSFORMATION (Akselerasi Perubahan Budaya) DIRECTION, ALIGNMENT & ENGAGEMENT MVVM ALIGNMENT ACT Value, System, Leadership VSL 3.0 Triple Bottom Line Memanfaatkan IQ, EQ, SQ

7 Objectives Untuk mengetahui Indeks Kesehatan Budaya Organisasi (by demography) dan hal-hal yang menghambat kinerja Mengetahui harapan karyawan terhadap budaya saat ini dan area perbaikan Untuk mengidentifikasi Personal Values karyawan dan juga Budaya Kemenkominfo saat ini dan yang diharapkan Untuk mengetahui tingkat kenyamanan karyawan. If we can measure, we can manage

8 How to Design a Roadmap? Desired Culture Roadmap Current Culture OCHI Organization Culture Health Index

9 Methodology Pengukuran / penelitian menggunakan metode survey dan validasi hasil melaui Focused Group Discussion sebanyak 2 sesi (sesi staff dan sesi leader) Tehnik Pengambilan data menggunakan Stratified Random Sampling, pengambilan sampel dengan memperhatikan strata (tingkatan) di dalam populasi Pertanyaan : nilai/perilaku yang menggambarkan diri Anda saat ini (Personal Values) nilai/perilaku yang menggambarkan bagaimana organisasi Anda beroperasi saat ini (Current Culture) nilai/perilaku yang menurut Anda penting untuk dimiliki oleh organisasi, agar dapat mencapai kinerja yang tinggi (Desired Culture) Survey diikuti oleh 1519 Responden dari 3584 total populasi (level of confidence 95%)

10 Contoh Pengisian Survey Personal Values

11 Contoh Pengisian Survey Current Culture

12 Contoh Pengisian Survey Desired Culture

13 Number of Respondents No Pusat Pelayanan Populasi Responden % dari Partisipan terhadap Populasi % dari Partisipan terhadap Total Responden 1 Sekretariat Jenderal % 20% Direktorat Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos & Informatika Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Pos & Informatika Direktorat Jenderal Aptika Informatika Direktorat Jenderal Informasi & Komunikasi Publik Badan Penelitian & Pengembangan Sumber Daya Manusia % 21% % 12% % 9% % 12% % 21% 7 Inspektorat Jenderal % 5% TOTAL % 100%

14 Demographic Age Tahun Tahun Tahun > 50 Tahun Length of Service 0 5 Tahun > 5 10 Tahun > Tahun > Tahun > 30 Tahun 32% 17% 14% 18% 28% 32% 23% 23% 13%

15 Demographic 5% Sekretariat Jenderal 21% 20% Direktorat Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos & Informatika Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Pos & Informatika Direktorat Jenderal Aptika Informatika 12% 21% Direktorat Jenderal Informasi & Komunikasi Publik 9% 12% Badan Penelitian & Pengembangan Sumber Daya Manusia Inspektorat Jenderal

16 Areas of Analysis 1 Entropi & Faktor Penghambat 2 Values Mapping Harapan Karyawan Implementasi Nilai KEMENKOMINFO Tingkat Kenyamanan Bekerja 6 Kesimpulan 7 Rekomendasi

17 Entropi & 1 Faktor Penghambat Mengukur banyaknya energi yang terbuang akibat pekerjaan yang tidak produktif yang disebabkan oleh konflik, friksi atau stres yang terjadi dalam organisasi Mengindentifikasi nilai-nilai berpotensi menghambat yang menyebabkan tingginya entropi

18 Entropi Budaya energi yang terpakai untuk kegiatan tidak produktif disebuah lingkungan kerja. Entropy menunjukkan tingkat konflik, friksi dan frustrasi dilingkungan tersebut

19 Entropi Budaya What does 44% entropy look like? Energy available for productive work Non-productive or destructive energy

20 Entropi Level Rentang Entropi dan Risiko yang Dihadapi : 10% or less (Prime) Sehat. 11% - 20% (Minor Issues) Membutuhkan adjustment kultural dan struktural. 21% - 30% (Significant Issues) 31% - % 40(Serious Issues) 41-50% (Critical Issues) More than 50% (Cultural Crisis) Membutuhkan transformasi kultural, struktural dan leadership coaching. Membutuhkan transformasi kultural, struktural, leadership coaching/mentoring, dan pengembangan leadership. Membutuhkan transformasi kultural, struktural dan perubahan dalam leadership, leadership mentoring/coaching serta pengembangan leadership. Untuk corporations, risiko tinggi berupa kebangkrutan atau takeover.

21 1. a. Entropi energi yang terpakai untuk kegiatan tidak produktif disebuah lingkungan kerja. Entropy menunjukkan tingkat konflik, friksi dan frustasi dilingkungan tersebut Level Entropi = 29 % 10% 13% 6% 5% 2% 11% KEY ISSUES: Entropi budaya sebesar 29 % Level 3 Hambatan pada hal-hal yang berkaitan dengan sistem dan proses yang tidak efektif Level 2 Hambatan pada hal-hal yang berkaitan dengan hubungan Interpersonal, Pelanggan, Vendor Level 1 Hambatan pada hal-hal yang berkaitan dengan Masalah Finansial dan Pertumbuhan Organisasi

22 1.b. Faktor-faktor yang menghambat Tingkat Nilai-nilai yang Mungkin Membatasi (suara/vote) Entropi Budaya % birokrasi (576) pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri (348) kebingungan (297) kekuasaan (263) hirarki (191) menahan informasi (135) lembur (117) persaingan internal (293) sifat menyalahkan (263) manipulasi (176) membangun kerajaaan bisnis (82) kurangnya sumber daya (569) kehati-hatian (348) fokus jangka pendek (219) pengurangan biaya (189) kontrol (149) ekploitasi (121) pekerjaan yang tidak terjamin keamanannya (106) 13% dari total suara 5% dari total suara 11% dari total suara Total 4442 dari % dari total suara Key Theme : Ketidakjelasan koordinasi dan kerjasama di internal organisasi Sistem yang kaku, proses dan struktur internal yang menghambat efektivitas Pegawai yang saling mengkritik dan rasa curiga terhadap yang lainnya

23 1.c. Hasil FGD VALUES SITUASI SAAT INI Birokrasi Alur approval yang cukup berbelit Struktur yang meluas dan fungsi yang tidak beragam Tidak adanya pelaporan hasil kegiatan pada pimpinan Kurangnya sumber daya Pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri SDM saat ini banyak di usia pensiun, sehingga diperlukan generasi baru agar dapat menciptakan energi positif Kurangnya SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan tugas dan fungsinya Tidak adanya pemetaan jabatan Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar satker Saling melempar tugas dan tanggung jawab Lebih mementingkan kepentingan individu daripada kepentingan organisasi Kehati-hatian Ketakutan dalam mengambil resiko Banyaknya ketentuan dalam melaksanakan tupoksi sehingga menimbulkan keraguan dalam menjalankan tugas Kebingungan Kurangnya arahan dari pimpinan kepada pegawai dalam meberikan tugas Kurangnya informasi yang merata Terjadinya tumpang tindih tugas dan fungsi pada pegawai Persaingan internal Adanya pegawai yang saling menjatuhkan satu sama lain Kurang berjalannya fungsi berbagi informasi untuk mencapai tujuan organisasi

24 1. d. Entropi per Unit Sekretariat Jenderal 26% birokrasi, kurangnya sumber daya, pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri, kehati-hatian dan persaingan internal Inspektorat Jenderal 47% birokrasi, kebingungan, pengembangan cenderung berjalan sendirisendiri, kurangnya sumber daya dan lembur Direktorat Jenderal Sumber Daya Perangkat Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Pos & Direktorat Jenderal Informasi & Komunikasi Direktorat Jenderal Aptika Informatika Badan Penelitian & Pengembangan Sumber 28% 27% 32% 36% 27% birokrasi, kurangnya sumber daya, kehati-hatian, persaingan internal dan kontrol kurangnya sumber daya, birokrasi, kehati-hatian, persaingan internal dan kebingungan birokrasi, kurangnya sumber daya, pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri, kebingungan dan kekuasaan kurangnya sumber daya, birokrasi, pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri, kehati-hatian dan fokus jangka pendek kurangnya sumber daya, birokrasi, pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri, kehati-hatian dan kebingungan 0% 20% 40% 60% KEY ISSUES: Nilai birokrasi dan kurangnya sumber daya menjadi nilai yang berpotensi menghambat di seluruh Unit

25 Values Mapping 2 Memetakan 10 nilai yang paling banyak dipilih untuk mengetahui fokus organisasi saat ini dan juga GAP

26 Values Mapping Positive Focus / Excessive Focus Service Making a Difference Internal Cohesion Transformation Self-esteem Relationship Survival Service To Humanity and the Planet Social responsibility, future generations, long-term perspective, ethics, compassion, humility Strategic Alliances and Partnerships Environmental awareness, community involvement, employee fulfilment, coaching/mentoring Building Internal Community Shared values, vision, commitment, integrity, trust, passion, creativity, openness, transparency Continuous Renewal and Learning Accountability, adaptability, empowerment, teamwor k, goals orientation, personal growth High Performance Systems, processes, quality, best practices, pride in performance. Bureaucracy, complacency Employee Recognition Loyalty, open communication, customer satisfaction, friendship. Manipulation, blame Financial Stability Shareholder value, organisational growth, employee health, safety. Control, corruption, greed

27 2.a. Values Mapping Personal Values Fokus pada menemukan tujuan dan makna bekerja Current Culture Fokus pada perubahan dan pengembangan organisasi Desired Culture Fokus pada perubahan dan pengembangan organisasi Service Making a Difference Internal Cohesion Learning Self Esteem Relationship Financial?? Service Making a Difference Internal Cohesion Learning Self Esteem Relationship Financial KEY ISSUES : Terdapat nilai-nilai yang bepotensi menghambat pada level 1 dan level 3 Kurang fokus pada menciptakan kolaborasi dan sinergi, internal maupun eksternal, serta pada pelayanan dan kontribusi sosial

28 2.b. Hasil FGD AREA SITUASI SAAT INI Area 1 Survival Area 3 Self-esteem Area 6 Making a difference Area 7 Sevice Penghasilan yang didapat dinilai tidak professional, hal ini membuat PNS (secara general) mencoba membuat kegiatan-kegiatan yang bisa menghasilkan Mindset masih berorientasi pada uang. Hanya mau datang dan mengerjakan sesuatu yang sifatnya dinas luar dan ada honornya Sangat rahasia (tidak transparan) SOP yang tidak berjalan dengan baik Faktor pendukung atau tools yang belum maksimal Sistem kerja yang terlalu berbelit Kurang koordinasi antar Satker untuk pekerjaan yang terkait sehingga tumpang tidih Belum adanya sinergi antara atasan dan bawahan Masih ada kecenderungan GAP atau pengelompokan tertentu antara senior dan junior Outcome yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan tidak berdampak secara signifikan terhadap masyarakat Kurang berjalan sesuai dengan CSR Masih banyak yang belum mengenal Kemenkominfo

29 Harapan karyawan 3 Menganalisa GAP antara nilai-nilai yang dirasakan pada budaya saat ini dan nilai-nilai yang dianggap penting dimasa depan agar oraganisasi memiliki kinerja tinggi

30 3.a. Harapan Karyawan Suara Budaya Saat Ini Suara Budaya Yang Diharapkan Lompatan jujur inovatif integritas bertanggung jawab profesionalisme keadilan efisien transparan kebijaksanaan berani mengambil resiko Key Request : Responden ingin melihat orang-orang menunjukkan dorongan dan peningkatan kinerja yang keberlanjutan Responden ingin menempatkan fokus yang kuat dalam mengeksplorasi ide-ide dan cara baru dalam bekerja. Responden menginginkan rasa saling percaya satu sama lain Responden ingin mendapatkan keterbukaan antara satu dan yang lainnya

31 3.b. Hasil FGD VALUES SITUASI YANG DIHARAPKAN Jujur Lebih transparan dalam melaporkan hasil kegiatan Memaksimalkan waktu kerja secara efektif dan efisien Mengutamakan kepentingan organisasi diatas kepentingan individu Inovatif Meningkatkan inovasi, tidak hanya terpaku dengan pekerjaan yang monoton Penggunaan teknologi yang maksimal sehingga memudahkan pekerjaan Dibutuhkan training untuk membangkitkan motivasi pegawai Integritas Meningkatkan disiplin waktu kerja dan pengerjaan tugas Dibutuhkan komitmen dari pimpinan dalam menerapkan aturan Meningkatkan kohesifitas antar pegawai maupun satker Bertanggung jawab Pentingnya job description yang jelas dan terukur sehingga tidak menimbulkan saling lempar kesalahan karena tidak memahami tupoksi Diharpakan adanya proses pendampingan dari pimpinan kepada pegawai Bertanggung jawab dalam bekerja, baik dari segi waktu maupun hasil pekerjaan Profesionalisme Penempatan pegawai sesuai dengan kompetensi Sosialisasi tugas dan tanggung jawab bagi pegawai Tidak mengerjakan pekerjaan lain selama jam kantor Role model yang positif dari pimpinan

32 4 Implementasi Nilai KEMEMNKOMINFO Mengetahui sejauh mana nilai-nilai KEMENKOMINFO dirasakan pada budaya saat ini

33 4. Implementasi Nilai 20% 15% 11% 12% 17% 16% 10% Current Culture 5% 0% Akuntabel Inovatif Integritas Profesional KEY ISSUES: Nilai Akuntabel dan Inovatif dirasakan masih kurang pada budaya saat ini

34 5 Tingkat Kenyamanan Bekerja Mengidentifikasi keselarasan Personal Values Current Culture

35 5. Tingkat Kenyamanan Bekerja PERSONAL VALUES (PV) bertanggung jawab jujur disiplin kerjasama etika integritas komitmen dapat diandalkan menghormati keluarga CURRENT CULTURE (CC) birokrasi (L) kurangnya sumber daya (L) bertanggung jawab kerjasama kerjasama tim kehati-hatian (L) pengembangan cenderung berjalan sendiri-sendiri (L) berbagi informasi komunikasi yang terbuka kebingungan (L) KEY ISSUES : Nilai yang sama, Personal Values Current Culture = 2 Tidak ada nilai yang sama Responden tidak merasa nyaman pergi ke tempat kerja. 1 2 nilai yang sama Responden tidak sepenuhnya merasa nyaman pergi ke tempat kerja. 3 atau lebih nilai yang sama Responden merasa nyaman pergi ke tempat kerja.

36 5.b. Tingkat Kenyamanan Bekerja per Unit Sekretariat Jenderal 4 Bertanggung jawab, jujur, menghormati dan kekompakkan Inspektorat Jenderal 1 Integritas Direktorat Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos & 3 Bertanggung jawab, integritas, kekompakkan Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Pos & 2 Kerjasama dan komitmen Direktorat Jenderal Informasi & Komunikasi Publik 3 Bertanggung jawab, jujur dan kerjasama Direktorat Jenderal Aptika Informatika Badan Penelitian & Pengembangan Sumber 2 3 Kerjasama dan etika Bertanggung jawab, jujur dan kerjasama KEY ISSUES : Tidak ada nilai yang sama Responden tidak merasa nyaman pergi ke tempat kerja. 1 2 nilai yang sama Responden tidak sepenuhnya merasa nyaman pergi ke tempat kerja. 3 atau lebih nilai yang sama Responden merasa nyaman pergi ke tempat kerja.

37 Kesimpulan 6 Kesimpulan dari hasil pengukuran Indeks Kesehatan Budaya KEMENKOMINFO

38 6. Kesimpulan 1. Angka Entropi KEMENKOMINFO tahun 2015 adalah 29%, yaitu masalahmasalah signifikan yang memerlukan perhatian segera. 2. Nilai-nilai faktor penghambat kinerja di KEMENKOMINFO adalah birokrasi, kurangnya sumber daya, pengembangan cenderung berjalan sendirir-sendiri, kehati-hatian, kebingungan dan persaingan internal. 3. Budaya KEMENKOMINFO pada tahun 2015 fokus pada level 4 yaitu transformation (perubahan dan pengembangan organisasi), namun terjadi gap pada level 6 yaitu sinergi dan kolaborasi, serta level 7 yaitu pelayanan dan kontribusi sosial. 4. Nilai-nilai yang dianggap penting untuk lebih ditingkatkan di masa depan yaitu jujur, inovatif, integritas, bertanggung jawab dan profesionalisme. 5. Secara umum tidak semua karyawan merasa nyaman pergi ke tempat kerja. Ada 2 nilai kesamaan antara karyawan dengan budaya saat ini, yaitu bertanggung jawab dan kerjasama.

39 Rekomendasi 7 Rekomendasi solusi untuk ROADMAP 2015

40 7. Rekomendasi 1. Menjadikan entropi sebagai KPI dan menurunkan angka entropi menjadi 26%, serta melaksanakan OCHI secara berkala setiap 12 bulan di KEMENKOMINFO 2. Menyelaraskan pandangan para pimpinan tentang tujuan organisasi dan budaya kerja organisasi 3. Melakukan sistem review agar proses kerja berjalan lebih efektif dan memastikan setiap orang memiliki kompetensi untuk menjalankan tugas 4. Melakukan internalisasi budaya kepada seluruh karyawan Desired Culture Entropy 26% Entropy 29% Current Culture OCHI Organization Culture Health Index

41 Importance of Personal Allignment TINGGI KEJELASAN TENTANG NILAI PERUSAHAAN KOMITMEN 4.87 KOMITMEN 4.90 KOMITMEN 6.26 KOMITMEN 6.12 RENDAH KEJELASAN TENTANG NILAI PRIBADI TINGGI Leadership Challenge, James Kouzes & Barry Posner, Copyright 2002 by John Wiley & Sons, Inc. Page 43

42 Whole System Changes BEHAVIORS INDIVIDUAL behaviors Mission Alignment GROUP behaviors Personal Alignment System Alignment VALUES INDIVIDUAL beliefs & values Values Alignment GROUP beliefs & values BELIEFS

43 DASHBOARD HCHP NEDBANK 20% 10% Threshold 10,000 20,000 HC 5% Entropi 13% Income 22,378 Commentary: Dalam 6 tahun terakhir, entropi budaya terus turun dari 25% hingga mencapai 13% Pada periode yang sama, pendapatan sudah meningkat hingga 60% Base Extra Ordinary 30,000 HP

44 Nedbank: Current Culture Evolution cost-consciousness 2. profit 3. accountability 4. community involvement 5. client-driven 6. process-driven 7. bureaucracy (L) 8. results orientation 9. client satisfaction 10. silo mentality (L) 1. cost-consciousness 2. accountability 3. client-driven 4. client satisfaction 5. results orientation 6. performance driven 7. profit 8. bureaucracy (L) 9. teamwork 10. community involvement 1. client-driven 2. accountability 3. client satisfaction 4. cost-consciousness 5. community involvement 6. performance driven 7. profit 8. achievement 9. being the best 10. results orientation 1. accountability 2. client-driven 3. client satisfaction 4. community involvement 5. achievement 6. cost-consciousness 7. teamwork 8. performance driven 9. being the best 10. delivery 3 matches 4 matches 4 matches 5 matches 6 matches KPI : Entropy 25% Entropy 19% Entropy 17% Entropy 14% 1. accountability 2. client-driven 3. client satisfaction 4. cost-consciousness 5. community involvement 6. achievement 7. teamwork 8. employee recognition 9. being the best 10. performance driven Entropy 13% 1. accountability 2. client-driven 3. client satisfaction 4. Teamwork 5. Brand reputation 6. Being the best 7. Achievement 8. Community Involment 9. cost-consciousness 10. commitment 6 matches Entropy 13%

45 Organization don t transform. People do. - Richard Barret -

46 INDIKATOR Hasil Pengukuran Indeks Kesehatan Budaya Organisasi Pelaksanaan Survey : 09 April 27 April 2015 Jumlah Responden : 1519 Responden dari total Populasi 3584 (level of confidence 95%) 1.Entropi Energi yang terpakai untuk kegiatan tidak produktif disebuah lingkungan kerja. Entropy menunjukkan tingkat konflik, friksi dan frustasi dilingkungan tersebut HASIL PENGUKURAN Entropi : 29 % < 10% Budaya organisasi SEHAT 11 20% Budaya organisasi CUKUP SEHAT memerlukan beberapa penyesuaian minor 21 30% AGAK SEHAT, masalah-masalah signifikan yang memerlukan perhatian segera % TIDAK SEHAT, situasi serius yang memerlukan intervensi dan perubahan kepemimpinan segera > 41% SITUASI KRITIS, memerlukan perubahan kepemimpinan untuk menghindari kegagalan organisasi 2.Faktor Yang Menghambat 3.Area Perbaikan 4.Harapan Karyawan 5. Tingkat Kenyamanan Hal-hal yang menyebabkan timbulnya entropi Area yang menjadi GAP pada budaya saat ini dan perlu dikembangkan dimasa depan Hal Hal yang dianggap penting untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas Menunjukkan tingkat kenyamanan bekerja. Semakin banyak nilai yang sama semakin tinggi tingkat komitmen dan kinerja 6 (enam) hal utama, yang PALING MENGHAMBAT produktivitas saat ini : birokrasi, kurangnya sumber daya, pengembangan cenderung berjalan sendirir-sendiri, kehatihatian, kebingungan dan persaingan internal Level 6, Hal-hal yang berkaitan dengan menciptakan kolaborasi dan sinergi, internal maupun eksternal Level 7, Hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan dan kontribusi sosial 5 (lima) hal utama, yang PALING PENTING dimasa depan: jujur, inovatif, integritas, bertanggung jawab dan profesionalisme 2 nilai > 3 Orang-orang merasa nyaman pergi ke tempat kerja. 1-2 Orang-orang agak nyaman pergi ke tempat kerja. 0 Orang-orang merasa tidak nyaman pergi ke tempat kerja Nilai yang sama Bertanggung jawab dan kerjasama