Oleh: Mulyadi Universitas Gadjah Mada

Transkripsi

1 Oleh: Mulyadi Universitas Gadjah Mada Jogjakarta, September 2013

2 2 1. Opening remark 2. Latar belakang 3. Konsep pemberdayaan karyawan 4. Paradigma pemberdayaan karyawan 5. Mindset pemberdayaan karyawan sudut pandang manajer 6. Mindset pemberdayaan karyawan sudut pandang karyawan 7. Perwujudan mindset pemberdayaan karyawan ke dalam sistem manajemen 8. Beda delegasi wewenang dengan pemberdayaan karyawan 9. Closing remark

3 OPENING REMARK

4 Treating others with dignity and respect is not only right, but it means you ll end up surrounding yourself with the best and most talented people (James W. Lewis Direktur Eksekutif Golden Key Honor Society, USA)

5 LATAR BELAKANG

6 6 Pergeseran teknologi yang digunakan oleh masyarakat di dalam memenuhi kebutuhan produk dan jasa Tipe pekerja yang fit dengan teknologi yang digunakan oleh masyarakat Pergeseran peran manajer.

7 7 Teknologi Informasi Knowledgebased works Knowledge workers menjadi dominan Menuntut otonomi dan wewenang lebih besar Learning organization Perubahan organisasi Boundaryless organization Empowered employees Jejaring (Network) Tim lintas fungsional Koordinasi melalui komunikasi, persuasi, dan kepercayaan (trust)

8 8 Command and Control Information is closely guarded

9 9 Relay doubles the noise and cuts the message in half Direct Access Direct Access Shared Database Information is shared Karyawan

10 THE REVOLUTION OF EMPOWERED INDIVIDUAL

11 11 MENGAPA KARYAWAN TIDAK MAMPU MENGAMBIL KEPUTUSAN? BAGAIMANA MEMBERDAYAKAN KARYAWAN DALAM MENGAMBIL KEPUTUSAN? Tidak memiliki kompetensi Ditingkatkan kompetensinya Tidak memiliki wewenang Diberi wewenang untuk pengambilan keputusan Tidak memiliki informasi Diberi wewenang untuk akses ke pusat informasi Diberi insentif untuk risiko yang ditanggung dalam pengambilan keputusan

12 KONSEP PEMBERDAYAAN

13 13 Pemberdayaan berarti memampukan (to enable), memberi kesempatan (to allow) atau mengizinkan (to permit), yang dapat diartikan baik melalui inisiatif sendiri atau dipicu oleh orang lain.

14 PARADIGMA PEMBERDAYAAN KARYAWAN

15 Tinggi tuntutannya dan berubah secara konstan 15 Kontribusi Karyawan Improvement Berkelanjutan Tuntutan Customers Karyawan berinterkasi dengan customers. Karyawan menerjemahkan tuntutan customers kedalam produk dan jasa Karyawan mengelola dan meng-improve proses. Karyawan bekerja dengan para pemasok. Karyawan menentukan dan menggunakan ukuran. Karyawan membandingkan proses mereka dengan proses organisasi lain. Karyawan memberikan kontribusi kepada masyarakat. Karyawan melaksanakan semua tugas lain dan mengubah sebuah gedung yang berisi peralatan menjadi bisnis yang berhasil. Penyesuaian Proses oleh Karyawan Kepuasan Customers Customers

16 16 Ditinjau dari sudut pandang manajer, pemberdayaan karyawan merupakan proses pemberian kesempatan kepada karyawan untuk memampukan diri karyawan di dalam merencanakan dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan

17 17 Ditinjau dari sudut pandang karyawan, pemberdayaan karyawan merupakan proses untuk meningkatkan keandalan dirinya agar dipercaya oleh manajer di dalam merencanakan dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan yang bersangkutan

18 18 Perwujudan pemberdayaan karyawan menyangkut dua pihak: manajer yang bertanggung jawab untuk menjadikan karyawan berdaya, dalam arti karyawan dapat dipercaya dan diandalkan oleh manajer untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang sebelumnya dilaksanakan oleh manajer, dan karyawan yang bertanggung jawab untuk menjadikan dirinya berdaya, dalam arti dapat menumbuhkan kepercayaan di dalam diri manajer bahwa ia dapat dipercaya untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang sebelumnya tidak pernah dilakukannya.

19 19 Employee empowerment dari perspektif manajer Employee empowerment dari perspektif karyawan

20 EMPLOYEE EMPOWERMENT MINDSET MANAGER PERSPECTIVE

21 EMPLOYEE EMPOWEMENT MANAGER PERSPECTIVE 21 Tampak Luar Pengetahuan Manajemen KEYAKINAN DASAR (1) karyawan adalah manusia, (2) orang pada dasarnya adalah baik, (3) birokrasi membunuh inisiatif, (4) tugas manajer adalah menyediakan pelatihan, teknologi, dan dukungan bagi karyawan Employee Empowerement Mindset NILAI DASAR (1) Kejujuran dan (2) kerendahan hati Paradigma Pemberdayaan Karyawan

22 22 Karyawan adalah manusia Orang pada dasarnya adalah baik Birokrasi menghambat inisiatif Tugas manager adalah menyediakan pelatihan, teknologi memadai, dan dukungan bagi karyawan

23 Karyawan adalah manusia

24 24 Manajer mengelola berbagai sumber daya: uang, sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya modal. Di antara berbagai sumber daya tersebut, hanya karyawan yang merupakan sumber daya manusia. Jika tidak secara eksplisit ditanamkan dalam diri manajer bahwa karyawan adalah sumber daya manusia, manajer akan mempunyai kecenderungan untuk memperlakukan karyawannya sebagaimana yang dilakukan terhadap sumber daya lain.

25 25 Human resource is the most valuable assets Sumber daya manusia adalah satusatunya sumber daya yang memiliki potensi untuk tumbuh dan belajar

26 Orang pada dasarnya adalah baik

27 27 Inti pemberdayaan karyawan adalah keyakinan bahwa orang pada dasarnya baik. Meskipun kadang-kadang orang gagal, dan kadang-kadang orang melakukan kesalahan, namun tujuan orang adalah menuju kebaikan. Sebagai manusia yang berakal sehat dan makhluk yang berpikir, orang memiliki kecenderungan alami untuk berhasil dalam pekerjaannya.

28 28 Dalam manajemen tradisional, manajer mengajukan pertanyaan Apa yang saya lakukan untuk memotivasi karyawanku? Dalam manajemen modern, manajer mengajukan pertanyaan: Apa yang perlu saya lakukan, dan apa yang perlu dilakukan oleh organisasi, untuk menghilangkan penyebab tidak adanya minat karyawan dalam mencapai kinerja unggul, atau untuk menghilangkan penyebab gangguan terhadap usaha mereka dalam mencapai kinerja unggul?

29 Birokrasi menghambat inisiatif

30 30 Hirarkhi organisasi yang tinggi menguatkan pesan kepada karyawan bahwa kontribusi yang lebih besar dalam mewujudkan visi organisasi hanya diharapkan dari orang-orang yang menduduki jenjang organisasi atas. Satu aspek organisasi yang paling merusak pemberdayaan adalah berjenjangnya tingkat manajerial. Setiap tingkat manajerial diharuskan me-review, memantau, dan menyetujui pekerjaan tingkat manajerial di bawahnya. Tingkat manajerial menengah sekarang ini menarik perhatian karena memberikan kontribusi lebih rendah dalam menghasilkan nilai bagi customer dibandingkan dengan karyawan yang berada di garis depan, namun menelan biaya yang lebih besar. Organisasi dibangun berdasarkan anggapan bahwa karyawan yang berada dalam tingkat lebih rendah (dan secara khusus: pekerjaannya) harus diawasi dan diverifikasi secara cermat untuk meyakinkan kualitas dan untuk menghindari kesalahan.

31 Tugas manager adalah menyediakan pelatihan, teknologi memadai, dan dukungan bagi karyawan

32 32 Manajer dan karyawan harus belajar peran baru dalam organisasi yang menerapkan pemberdayaan karyawan. Manajer yang semula melakukan pemantauan, review, persetujuan, dan pembuatan keputusan, harus mengajarkan pekerjaan tersebut kepada karyawan agar karyawan dapat melakukan pekerjaan yang sebelumnya menjadi tanggung jawab manajer. Karyawan, di lain pihak, harus belajar untuk menerima tanggung jawab baru, yang sebelumnya diserahkan kepada manajer atasannya, untuk mendapatkan penyelesaian.

33 33 Manajer harus melihat karyawan sebagai satu ikat (bundle) kesempatan yang harus dikembangkan dan diperluas untuk tujuan pemberian layanan kepada customers. Manajer bertanggung jawab untuk menyediakan teknologi memadai dan pelatihan bagi karyawan untuk memungkinkan mereka mengerjakan apa yang dapat mereka kerjakan. Di samping itu, manajer harus memberikan dukungan selama proses perubahan karyawan dalam memikul tanggung jawab baru ini. Jika manajer tidak memiliki kesediaan untuk menerima kesalahan dan kegagalan, karyawan akan cenderung kembali ke cara kerja lama yang telah dikenal sebelumnya.

34 34 Kejujuran Kerendahan hati

35 Kejujuran

36 36 Manajer harus mengatakan yang sebenarnya kepada karyawan, dan sebaliknya manajer juga harus memberikan kesempatan sama kepada karyawan untuk mengatakan yang sebenarnya kepada manajer. Manajer harus memberikan informasi yang dimilikinya kepada karyawan untuk memungkinkan karyawan mengambil keputusan secara efektif. Pemberdayaan pada dasarnya merupakan pengintegrasian antara pemikiran dan pelaksanaan.

37 Kerendahan hati

38 38 Pemberdayaan karyawan berarti pemberian tanggung jawab lebih besar kepada karyawan untuk mengambil keputusan. Dengan demikian, dapat terjadi inisiatif karyawan jauh lebih baik dibandingkan yang dilakukan oleh manajer. Kerendahan hati untuk mengakui kinerja karyawan harus merupakan suatu nilai yang dijunjung tinggi oleh manajer, jika pemberdayaan karyawan dikehendaki berhasil dalam suatu organisasi. Tugas manajer adalah membuat karyawan yang berada di bawah wewenangnya menjadi terkenal karena kinerjanya. Tugas ini hanya dapat dilakukan oleh manajer yang memiliki kerendahan hati.

39 EMPLOYEE EMPOWERMENT MINDSET EMPLOYEE PERSPECTIVE

40 40 Tampak Luar Pengetahuan Manajemen KEYAKINAN DASAR: (1) pemberdayaan didasarkan pada kepercayaan manajer atas karyawan, (2) kepercayaan didasarkan atas kompetensi dan karakter. Employee Empowerment Mindset NILAI DASAR: (1) kejujuran, (2) keberanian, (3) integritas, (4) mental berlimpah, dan(5) kesabaran. Paradigma Pemberdayaan Karyawan

41 41 Kepercayaan dalam diri manajer (trust-based relationship) Kompetensi dan karakter

42 42 Pemberdayaan karyawan hanya akan terwujud jika karyawan dapat dipercaya oleh manajer. Oleh karena itu, karyawan perlu menanamkan keyakinan dalam dirinya bahwa ia dapat merencanakan, mengimplementasikan rencana, dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya atau tanggung jawab kelompoknya jika manajer mempercayai (trust) karyawan.

43 43 Pembangunan kepercayaan bukan sesuatu yang mudah dilaksanakan, jika karyawan memandang bahwa manajer akan memberikan wewenang untuk pengambilan keputusan kepada karyawan karena pengambilan keputusan merupakan hak karyawan. Hak untuk pengambilan keputusan hanya dapat diperoleh karyawan melalui pembuktian kompetensi karyawan di dalam pengambilan keputusan. Tanpa keyakinan bahwa kepercayaan dari manajerlah yang menjadikan pemberdayaan karyawan terwujud, karyawan tidak akan bersemangat untuk meningkatkan kompetensi dan membangun karakter untuk mendapatkan hak pengambilan keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

44 44 Kejujuran Keberanian Integritas Mental berlimpah Kesabaran

45 45 Mental berlimpah (abundant mentality) adalah kemampuan jiwa seseorang dalam menerima keberhasilan, kelebihan, keberuntungan, penghargaan yang diperoleh orang lain. Mental berlimpah sangat diperlukan, karena karyawan bekerja dalam tim kerja (teamwork), yang bersama dengan karyawan lain bahumembahu memenuhi kebutuhan customer. Perwujudan nilai mental berlimpah antara lain: (1) ringan hati untuk memberikan selamat atas keberhasilan rekan sekerja, (2) menghindarkan diri dari sikap merendahkan prestasi kerja rekan sekerja, (3) membiasakan diri melihat the bright side of everyone and everything.

46 PERWUJUDAN EMPLOYEE EMPOWERMENT

47 47 Organisasi masa depan Organisasi semakin datar Organisasi sebagai destabilizer De-jobbed organization Virtuality Control through vision and values Kunci keberhasilan organisasi: speed, flexibility, integration, and innovation Pengelolaan knowledge workers Subsidiarity dan peran manajer Wewenang Leadership from everybody

48 BEDA ANTARA EMPLOYEE EMPOWERMENT DENGAN PENDELEGASIAN WEWENANG

49 49 Terdapat perbedaan mendasar antara konsep delegasi wewenang dengan pemberdayaan karyawan Terdapat perbedaan besar kultur yang dihasilkan oleh delegasi wewenang dengan kultur yang dihasilkan oleh pemberdayaan karyawan

50 50 DELEGASI WEWENANG PEMBERDAYAAN KARYAWAN Delegasi wewenang adalah pemberian wewenang kepada manajer yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otorisasi secara eksplisit dari manajer pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut dilaksanakan Pemberdayaan karyawan adalah pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, tanpa otorisasi secara eksplisit dari manajer di atasnya.

51 51 DELEGASI WEWENANG PEMBERDAYAAN KARYAWAN Position-based relationship Trust-based relationship Karyawan yang patuh, tidak berinisiatif, dan tidak kreatif Berangkat dari what has been Karyawan yang berinisiatif, kreatif, dan bersemangat untuk mengeksplorasi peluang Berangkat dari what can be

52 CLOSING REMARK

53 What does make a business distinct and what is its peculiar resource is its ability to use knowledge of all kinds from scientific and technical knowledge to social, economic, and managerial knowledge. It is only in respect to knowledge that a business can be distinct, can therefore produce something that has a value in the market place. (Peter F. Drucker)