BAB VI SIMPULAN, KETERBATASAN DAN REKOMENDASI

Transkripsi

1 BAB VI SIMPULAN, KETERBATASAN DAN REKOMENDASI 1. Simpulan Berdasarkan hasil penelitian manajemen perubahan pada DJPBN, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah: 1) Dengan menggunakan analisis DICE framework, proyek SPAN yang dilaksanakan DJPBN memiliki kemungkinan untuk berhasil yang cukup tinggi karena berada dalam Win Zone. Namun demikian faktor upaya atau effort merupakan faktor yang paling membutuhkan perhatian lebih dibandingkan faktor yang lainnya karena upaya yang diperlukan dari pegawai untuk berubah cukup besar yaitu 20% hingga 40%. 2) Berdasarkan analisis dengan Ulrich Initiative and Process Change Model, faktor kunci keberhasilan yang memiliki nilai terbawah adalah faktor ketiga yaitu shaping vision/ membentuk visi. Faktor dengan nilai terendah kedua adalah faktor kedua yaitu creating need/ menciptakan kebutuhan. Kelima faktor yang lain sudah cukup baik dengan nilai di atas 80. 3) Gap Alur Kerja yang muncul pada analisis Ulrich Culture Change Model adalah masih diperlukannya peningkatan kemampuan individual, kemampuan berkolaborasi, perumusan visi misi yang lebih jelas, sikap yang tegas terhadap pemborosan dan arahan yang jelas dari pimpinan untuk menjalankan pekerjaan. 81

2 4) Gap Alur Komunikasi atau Informasi yang muncul adalah masih kurangnya kemudahan mengakses informasi dan media yang digunakan serta manfaat yang lebih luas dari alur komunikasi yaitu sebagai sarana pencapaian perubahan. 5) Gap yang muncul pada Alur Pembuatan Keputusan atau Wewenang adalah masih kurang cepatnya pembuatan keputusan serta pertimbangan dalam pembuatan keputusan sehingga memiliki implikasi negatif pada organisasi. 6) Gap Alur Sumber Daya Manusia yang terjadi pada DJPBN adalah dibutuhkannya support dari segala lini, komunikasi yang baik dan rasa bangga sebagai bagian dari organisasi dalam menyelesaikan kegagalan manajerial. Selain itu organisasi belum dapat menjadikan perbedaan sebagai kekuatan organisasi. Kepuasan individu masih perlu mendapat perhatian dan komitmen antara organisasi dengan individu semestinya berada dalam kondisi yang seimbang. 2. Keterbatasan Dalam penelitian ini terdapat beberapa keterbatasan yang menyebabkan kualitas data yang diperoleh tidak maksimal, yaitu: 1) Wawancara yang dilakukan dengan Informan 1 dilakukan pada jam kerja dan ruang kerja terbuka. Hal ini menyebabkan konsentrasi informan seringkali terpecah dikarenakan banyaknya interupsi dari bawahan Informan 1 terkait 82

3 pekerjaan. Akan lebih baik apabila interview dilakukan di ruang tertutup atau disediakan waktu khusus untuk pelaksanaan interview. 2) Pertanyaan yang disampaikan cukup banyak sehingga interview memakan waktu cukup panjang. Hal ini mengakibatkan kualitas jawaban Informan 1 di akhir sesi menurun karena Key Informant sering menjawab dengan jawaban tidak tahu. Oleh karena itu akan lebih baik apabila sesi interview dibagi menjadi dua atau tiga tahap. 3) Proses pengumpulan data tahap kedua dilakukan melalui . Ketiadaan interaksi langsung antara peneliti dengan informan, menyebabkan informasi yang diperoleh terlalu singkat. Hal ini dikarenakan peneliti tidak dapat menggali informasi secara mendalam seperti penggunaan metode interview. Ditemukan juga jawaban informan yang menyalin jawaban dari informan lain. Hal ini sangat mungkin untuk dilakukan karena mudah sekali untuk copy paste jawaban. 4) Beberapa jawaban informan bersifat normatif, sehingga analisis juga didasarkan pada pengalaman peneliti selama bekerja di DJPBN. 3. Rekomendasi Berdasarkan analisis dan simpulan diatas, penulis merekomendasikan: 1) Meskipun analisis DICE menunjukkan bahwa proyek SPAN berada pada Win Zone, namun faktor effort perlu diperhatikan. Perubahan sistem menuntut 83

4 pegawai untuk belajar lagi dan tuntutan tambahan pekerjaan terkadang datang ketika pegawai dalam puncak kesibukan. Oleh karena itu, persiapan training bagi pegawai harus dilakukan sedari dini. Desain pembelajaran juga dibuat agar mudah dipahami oleh pengguna aplikasi dan dibuat modul/ buku petunjuk yang user friendly. 2) Dalam membentuk visi, pegawai belum sepenuhnya melihat hasil perubahan dalam hal perilaku, karena dinilai sulit merubah kebiasaan untuk menjaga keamanan sistem yang baru. Untuk mengatasinya, perlu dilakukan sosialisasi secara intensif mengenai penggunaan komputer dengan aman kepada seluruh Kepala Kantor, Supervisor dan operator aplikasi di KPPN. Pegawai yang ditunjuk untuk mengoperasikan aplikasi, merupakan pegawai yang memenuhi standar pengetahuan teknis tertentu sehingga memahami resiko yang mungkin dihadapi apabila gegabah dalam mengoperasikan komputer. Dalam menciptakan kebutuhan, pegawai belum dapat melihat bagaimana perubahan akan membantu mereka dan/ atau bisnis dalam jangka pendek maupun panjang. Sebaiknya dalam sosialisasi, tidak hanya disampaikan sebatas pesan perubahan namun juga keuntungan SPAN bagi para stakeholder. Ilustrasi mengenai manfaat SPAN secara meyakinkan akan menciptakan semangat bagi seluruh anggota organisasi untuk mendukung proyek ini dengan sepenuhnya. 84

5 3) Gap Alur Kerja yang muncul dapat diatasi dengan cara: Training yang dapat meningkatkan kualitas individu untuk bekerja secara tim. Perumusan dan pengkomunikasian visi misi yang lebih jelas. Pemimpin menjadi role model dengan bersikap tegas terhadap pemborosan serta memberikan arahan secara jelas kepada bawahan dalam menjalankan pekerjaan 4) Gap Alur Komunikasi atau Informasi dapat diatasi dengan cara mengoptimalkan fungsi website DJPBN dengan menyediakan segala informasi yang diperlukan anggota organisasi yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan menggunakan user dan password untuk masing-masing pegawai, maka keamanan informasi dapat lebih dijaga. Sebelumnya informasi banyak yang tersebar melalui milis, dan berita seringkali menjadi simpang siur. Penambahan fitur search engine dalam website DJPBN juga akan memudahkan pencarian informasi dari para usernya. 5) Gap yang muncul pada Alur Pembuatan Keputusan atau Wewenang dapat diatasi dengan cara meningkatkan kualitas SDM misalnya kemampuan problem solving dan memperbaiki sarana pendukungnya agar dapat mempercepat proses pembuatan keputusan. Kecepatan dalam pengambilan keputusan tentunya harus disertai dengan kualitas yang tidak memiliki implikasi negatif pada organisasi. 85

6 6) Gap yang muncul pada Alur Sumber Daya Manusia dapat diatasi dengan cara: Mengadakan kegiatan yang dapat memperbesar rasa kepemilikan terhadap organisasi yaitu DJPBN. Organisasi yang solid akan lebih mudah dalam mengatasi kegagalan manajerial dibandingkan dengan organisasi yang tidak solid. Kemampuan dalam berkomunikasi dan support dari seluruh pihak dalam anggota organisasi juga perlu ditingkatkan. Di DJPBN, tiap Direktorat memiliki proyek masingmasing dan mereka merasa yang menjadi pekerjaannya adalah proyek pada direktoratnya. Perspektif mengenai kepentingan kelompok ini seharusnya diubah menjadi kepentingan organisasi. Beberapa anggota organisasi seringkali berorientasi pada kuantitas kepesertaannya dalam tim bukannya kualitas, karena didorong oleh motivasi finansial. Semakin banyak keikutsertaannya dalam tim maka semakin banyak pula penghasilan yang diperoleh. Perbedaan/ diversity dalam organisasi dapat dijadikan sebagai kekuatan organisasi. Saat ini yang dilakukan oleh DJPBN adalah menjaga agar perbedaan tidak menimbulkan konflik dalam organisasi. Dengan memanfaatkan diversity, masalah mutasi pegawai seharusnya dapat dikurangi karena penempatan pegawai didasarkan pada home base-nya. 86

7 Dalam memperlakukan individu, organisasi masih menganggapnya sebagai aset yang dapat dipindah-pindahkan sesuai dengan kebutuhan organisasi. SK Penempatan merupakan harga mati yang sulit untuk ditawar. Beberapa pegawai memutuskan untuk keluar dari organisasi karena masalah penempatan ini. Saat ini komitmen pegawai masih didasarkan pada motif ekonomi yaitu organisasi memberikan kepastian penghasilan tetap sampai masa pensiun. Seharusnya komitmen antara organisasi dengan individu berada dalam kondisi yang seimbang. 87