APLIKASI PENDATAAN ADMINISTRASI PENERIMAAN PEGAWAI BERBASIS WEB DIBAGIAN REKRUTMENT DAN PENGEMBANGAN SDM DI PT. HALEYORA POWERINDO

Transkripsi

1 APLIKASI PENDATAAN ADMINISTRASI PENERIMAAN PEGAWAI BERBASIS WEB DIBAGIAN REKRUTMENT DAN PENGEMBANGAN SDM DI PT. HALEYORA POWERINDO Sri Kurniasih, S.T., M.Kom. 1, Rizky Rahmanto 2 Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax sri.kurniasih@yahoo.co.id, 2 rizkyrahmanto334@gmail.com Abstrak Penerimaan pegawai adalah salah satu faktor yang penting di dalam perusahaan. Penerimaan pegawai sangat diperlukan untuk mencari Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengisi suatu pekerjaan yang ada diperusahaan. PT. Haleyora Powerindo dalam proses penerimaan pegawai belum ada sistem yang dapat menampung data pelamar secara online maka pelamar harus datang langsung ke perusahaan atau melalui jasa ekspedisi untuk menyerahkan dokumen lamaran tersebut dan prosesnya akan cukup lama dan menghasilkan tumpukan berkas yang banyak. Selain itu belum adanya juga sistem yang dapat memberikan Informasi tentang lowongan pekerjaan yang ada di PT. Haleyora Powerindo, juga Informasi tentang hasil seleksi pelamar dan pengumuman diterima atau tidaknya pelamar tersebut. Dengan merancang aplikasi ini bermagsud untuk mempermudah dalam melakukan penyeleksian terhadap berkas lamaran yang masuk ke perusahaan dan mengurangi tumpukan berkas yang tidak terpakai. aplikasi ini dinilai sangat efektif karena dirancang untuk memberikan pelayanan berupa informasi tentang lowongan kerja, hasil seleksi pelamar dan informasi pengumuman hasil penerimaan karyawan melalui website. Metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah Metode Prototype, perancangan sistemnya menggunakan UML (Unified Modelling Language), untuk perancangan aplikasi menggunakan framework YII2, Database menggunakan MySQL dan untuk pengujian aplikasi ini menggunakan pengujian BlackBox. Kata kunci : Penerimaan Pegawai, Aplikasi, Metodologi Prototype I.1 Latar Belakang Masalah PT. Haleyora Powerindo sebagai anak perusahaan PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) PLN merupakan sebuah perusahaan Operating Holding dalam bidang kelistrikan. Dalam proses penerimaan pegawai belum ada sistem yang dapat menampung data pelamar secara online maka pelamar harus datang langsung ke perusahaan atau melalui jasa ekspedisi untuk menyerahkan dokumen lamaran tersebut dan prosesnya akan cukup lama dan menghasilkan tumpukan berkas yang banyak. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dan untuk meningkatkan kinerja dalam melayani para pelamar, maka dibutuhkan aplikasi penerimaan pegawai dengan menggunakan teknologi komputer, yaitu berbasis web. Hal tersebut menjadi dasar untuk memudahkan calon pelamar dalam melakukan pengiriman data diri atau berkas lamaran secara online serta dapat mengetahui hasil dari lamaran yang telah dikirim melalui website. I.2 Identifikasi Permasalahan Sesuai dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka permasalahan dapat diidentifikasikan sebagai berikut: 1. Belum adanya sistem pendaftaran lamaran pekerjaan secara online untuk mempermudah calon pelamar dalam mengisi data lamaran. 2. Belum tersedianya website perusahaan yang dapat mempublikasikan lowongan pekerjaan yang ada dan untuk menyampaikan informasi tentang seleksi dan penerimaan pegawai di PT. Haleyora Powerindo. 3. Belum tersedianya database untuk memudahkan penyimpanan data lamaran dan pencarian data sesuai kriteria yang di butuhkan untuk mempercepat proses penyeleksian. I.3 Ruang Lingkup Permasalahan Untuk mempermudah pelaksanaan pembuatan aplikasi ini dan masalah yang dihadapi tidak terlalu luas, peneliti menentukan ruang lingkup permasalahan sebagai berikut : 1. Pada penelitian ini hanya membahas masalah yang berhubungan dengan sistem penerimaan pegawai pada PT. Haleyora Powerindo mulai dari perusahaan mempublikasikan lowongan pekerjaan, masuknya data pelamar hingga penentuan keputusan di terima atau tidaknya pelamar tersebut.

2 2. Tes di lakukan secara langsung di tempat dan waktu yang di tentukan oleh perusahaan. 3. Laporan yang dihasilkan berupa jumlah total pelamar, jumlah pelamar yang lolos seleksi, jumlah pelamar yang diterima beserta data-data pelamar yang di terima. I.4 Tujuan Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah : 1. Merancang dan membangun aplikasi pendataan administrasi penerimaan pegawai secara online yang dapat mempermudah calon pelamar untuk mengisi data lamaran. 2. Membangun sebuah website yang dapat mempublikasikan lowongan pekerjaan yang ada dan dapat menyampaikan informasi tentang seleksi dan penerimaan pegawai di PT. Haleyora Powerindo. 3. Menyediakan database yang dapat menampung dan mengelola data pelamar sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian data pelamar sesuai kriteria yang di butuhkan. II.1 Teori Tentang Permasalahan II.1.1 Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah: program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju (Nurcahyono, 2012). II.1.2 Pegawai atau Karyawan Pegawai adalah Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja, termasuk orang pribadi yang melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri (wibowo, 2016). II.1.3 Penerimaan Pegawai (Recruitment) Penerimaan Pegawai sebagai suatu proses yang dilakukan organisasi untuk mencari dan menemukan pegawai yang dibutuhkan, merupakan aktivitas manajemen sumber daya manusia. Kegiatan Penerimaan Pegawai sebagai suatu proses selalu diikuti dengan seleksi untuk menemukan kesesuaian kebutuhan dengan kemampuan pribadi sumber daya manusia. Dalam merencanakan aktivitas-aktivitas perekrutan, organisasi penting menyusun strategi guna mengidentifikasi bagaimana karyawan yang akan direkrut (Tjhin, 2013). II.1.4 Seleksi Seleksi tenaga kerja adalah suatu kegiatan untuk menentukan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan perusahaan. (Ardana, mujiati, & Utama, 2012). II.1.5 Website Secara teknis, web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks (Farid Hamzah Habibie, 2014). II.1.6 MySQL MySQL Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak mungkin berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi pengguna (interface) yang mungkin berguna sebagai program aplikasi pengakses database yang dihasilkan. MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yang open windows seperti Visual Basic, Delphi dan lainya (Wardani, 2013). II.1.7. Xampp XAMPP ( X(windows/linux) Apache MySQL PHP dan Perl) merupakan paket server web PHP dan database MySQL yang paling popular dikalangan pengembang web dengan menggunakan PHP dan MySQL sebagai databasenya. (Sidik, 2012). II.1.8. Framework Framework adalah sebuah kerangka kerja. Framework juga dapat diartikan sebagai kumpulan script (terutama class dan function) yang dapat membantu developer programmer dalam menangani berbagai masalah-masalah dalam pemrograman seperti koneksi ke database, pemanggilan variabel, file,dll sehingga developer lebih fokus dan lebih cepat membangun aplikasi. Bisa juga dikatakan Framework adalah komponen pemrograman yang siap re-use kapan saja, sehingga programmer tidak harus membuat skrip yang sama untuk tugas yang sama. Misalkan saat anda membuat aplikasi web berbasis ajax yang setiap kali harus melakukan XML Http Request, maka Xajax telah mempermudahnya untuk anda dengan menciptakan sebuah objek khusus yang siap digunakan untuk operasi Ajax berbasis PHP. Itu adalah salah satu contoh kecil, selebihnya (Ary Budi Warsito, 2014). II.1.9. YII Yii adalah framework (kerangka kerja) PHP berbasis-komponen, berkinerja tinggi untuk pengembangan aplikasi Web berskala-besar. Yii adalah free software dengan lisensi BSD licence, aplikasi web framework open-sourceyang ditulis dengan PHP5. Yii menyediakan reusability maksimum dalam pemrograman Web dan mampu meningkatkan kecepatan pengembangan secara signifikan. Nama Yii (dieja sebagai /i:/) singkatan

3 dari Yes It Is!. Yii mengimplementasikan pola desain model-view-controller (MVC), yang diadopsi secara luas dalam pemrograman Web. MVC bertujuan untuk memisahkan logika bisnis dari pertimbangan antarmuka pengguna agar para pengembang bisa lebih mudah mengubah setiap bagian tanpa mempengaruhi yang lain. Dalam MVC, model menggambarkan informasi (data) dan aturan bisnis; view (tampilan) berisi elemen antar muka pengguna seperti teks, input form; sementara controller mengatur komunikasi antar model dan view (Ary Budi Warsito, 2014). II.2 Metodologi Yang Digunakan II.2.1 Object-Oriented Programming (OOP) OOP atau singkatan dari Object Oriented Programming merupakan cara atau metode baru dalam membuat program, dan dalam teknik membuat program OOP adalah dengan mengetahui terlebih dahulu Objeknya, kemudian atribut (field/data) dan Perilaku (Fungsi). berbeda dengan programan Prodesural (konvensional), membuat program memakai aspek input, proses, dan output. Pemrograman ini mempertinggi kualitas dan produktifitas pengembangan software. Program pengembangannya dilakukan dengan pendekatan building block. Setiap block, disebut object, bersifat independen dan mampu berjalan sendiri atau saling kunci dengan object lain dengan mudah dan otomatis. (Ary Budi Warsito, 2014). Karakteristik (ciri) suatu program termasuk dalam OOP, apabila terdapat Pembungkusan (Encapsulation), Polymorphisme, dan Turunan (Inheritance) 1. Pembungkusan (Encapsulation) Pembungkusan(Encapsulaton) merupakan suatu karakteristik OOP dimana program terbungkus menjadi satu) data (properti/field) dan perilaku (fungsi/method) artinya lebih memperhatikan aspek internal daripada aspek eksternal. Contoh Di dalam sebuah program sering kita jumpai tombol Button Close (Sebagai Data), kemudian kita sisipkan Method System.exit(0) untuk keluar dari sistem Java. 2. Polymorphisme Polymorphisme merupakan suatu karakteristik OO dimana objek yang berbeda dapat memakai method Polymorphisme dengan nama yang sama pada suatu kelas (class) 3. Turunan(Inheritance) Turunan Merupakan Suatu Karakteristik OOP dimana suatu kelas (Parent Class/Base Class) yang dapat diturunkan ke kelas yang lain (child class/derived class), sehingga kelas anak dapat memiliki data atau perilaku kelas orangtuanya. desain program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat tool untuk mendukung pengembangan system tersebut (Tjhin, 2013). Berikut 4 macam diagram yang paling sering digunakan dalam pembangunan aplikasi beriorientasi obyek, yaitu : 1. Use Case Diagram 2. Activity Diagram 3. Class Diagram 4. Sequence Diagram II.2.3 Metode Prototype Menurut Pressman (Pressman, 2012) dalam melakukan perancangan sistem yang akan di kembangkan dapat menggunakan motode prototype. Metode ini cocok digunakan untuk mengembangkan sebuah perangkat yang akan dikembangkan kembali. Adapun tahapan metode prototype adalah sebagai berikut : a. Komunikasi dan pengumpulan data awal, yaitu analisis terhadap kebutuhan pengguna. b. Quick desain (desain cepat), yaitu pembuatan desain secara umum untuk selanjutnya dikembangkan kembali. c. Pembentukan prototype, yaitu mengevaluasi prototype dan memperhalus analisis terhadap kebutuhan pengguna. d. Evaluasi prototype, yaitu pembuatan perangkat prototype termasuk pengujian dan penyempurnaan. e. Perbaikan prototype, yaitu pembuatan tipe yang sebenarnya berdasarkan hasil dari evaluasi prototype. f. Produksi akhir, yaitu memproduksi perangkat secara benar sehingga dapat digunakan oleh pengguna. III.1. Aliran Proses Dalam Pembuatan Aliran proses dimodelkan dengan Diagram Use case yang di maksud untuk memberikan gambaran fungfi fungsi yang harus terdapat pada sistem. III.1.1. Use case Diagram Diagram use case digunakan untuk memodelkan bisnis proses berdasarkan prespektif pengguna sistem. Diagram use case terdiri dari use case dan aktor. Diagram use case dapat mengilustrasikan kebutuhan sistem, sedangkan aktor meliputi semua yang ada diluar sistem yang berinteraksi dengan sistem. II.2.2 Unified Modelling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan

4 Gambar III.1 Use Case Diagram Aplikasi Pendataan Administrasi Penerimaan Pegawai III.3. Pemodelan Data Dalam pembuatan pemodelan data ini dimodelkan dengan menggunakan diagram kelas yang menggambarkan object class. Diagram kelas menunjukan hubungan antar kelas dalam sistem yang sedang dibangun dan bagaimana mereka saling berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan. diagram kelas umumnya tersusun dari elemen class interface, dependency, generalization, dan association. III.3.1 Class Diagram III.2. Aliran Kerja Dalam pembuatan aliran kerja dimodelkan dengan menggunakan Diagram Aktifitas, yang dimagsudkan untuk memberikan gambaran alur aktifitas dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya. III.2.1. Activity Diagram Diagram aktifitas atau Activity Diagram adalah sebuah cara untuk memodelkan aliran kerja atau Workflow dari use case dalam bentuk grafik, dengan ini menunjukan langkah langkah dalam aliran kerja, titik-titik keputusan dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan masing-masing aktifitas, dan objek-objek yang digunakan dalam aliran kerja Gambar III.3 Class Diagram Aplikasi Pendataan Administrasi Penerimaan Pegawai Gambar III.2 Aktivity Diagram Registrasi Lamaran III.4. Struktur Organisasi Obyek dan Pesan Dalam sub bab ini akan membahas tentang bagaimana memodelkan interaksi antara objekobjek dalam sistem, ada dua tipe diagram interaksi yakni squence diagram dan collaboration diagram. Pada pemodelan sistem ini akan digambarkan sequence diagram selain itu juga ada narasi sebagai penjelasan dari model yang telah di buat.

5 III.4.1. Sequence Diagram Nama : Form Data Pelamar Fungsi : untuk mengisi data lamaran Bentuk : Gambar III.6 Dialog Screen form Data Pelamar Gambar III.4 Sequence Diagram Registrasi Lamaran III.5. Perancangan Antar Muka Dalam sub bab ini menjelaskan mengenai penggambaran tampilan sistem yang akan digunakan oleh pengguna. Berikut adalah perancangan antar muka dari sistem ini. Nama : Form Login Fungsi : untuk masuk ke aplikasi sesuai hak akses Bentuk : IV.1. Implementasi Implementasi adalah suatu bentuk kegiatan yang merupakan rangkaian lanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Implementasi di maksudkan untuk mewujudkan hasil dari perancangan sistem. Hasil ini berati hasil dari rangkaian kegiatan implementasi perancangan sistem yang telah dibuat serta sudah dapat digunakan dan berfungsi dengan baik. Tabel IV.1 Daftar Rencana Kegiatan Tabel IV.2 Gantt Chart Gambar III.5 Dialog Screen form login

6 IV.1.2. Implementasi Antarmuka Implementasi antar muka menjelaskan mengenai dialog screen Sistem Penerimaan Pegawai. Berikut adalah penjelasan dari implementasi antarmuka dari sistem yang dibuat: melengkapi kekurangan dari sistem ini, saran-saran tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Untuk kedepannya sistem dapat dikembangkan agar dapat melakukan penyeleksian data lamaran secara otomatis 2. Selain itu untuk kedepannya bisa ditambahkan fungsi untuk melakukan tes secara online 3. Dan juga sistem ini dapat di perluas hingga mencakup kontrak pegawai dan penggajian DAFTAR PUSTAKA Gambar IV.2 Form Login Gambar IV.3 Form Data Pelamar V.1. Kesimpulan Setelah melalui beberapa tahapan analisa, perancangan dan pengujian, dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan dibangunnya sistem penerimaan pegawai ini mempermudah para pelamar untuk melamar pekerjaan secara online dan bisa dilakukan dimana saja 2. Adanya sistem ini dapat mempermudah perusahaan dalam mempublikasikan lowongan pekerjaan dan mempermudah para pelamar untuk mengakses lowongan pekerjaan melalui sistem ini 3. Dengan adanya sistem ini pula dapat mempermudah dalam proses penyimpanan data lamaran dan pencarian data karena sudah menggunakan database yang dapat mengelola data pelamar Ardana, I. k., mujiati, n. w., & Utama, I. w. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ary Budi Warsito, e. a. (2014, Mei). KAJIAN YII FRAMEWORK DALAM PENGEMBANGAN WEBSITE PERGURUAN TINGGI Vol.7 No.3, Farid Hamzah Habibie, e. a. (2014, Agustus). PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN CALON TENAGA KERJA SECARA ONLINE BERBASIS WEB PADA BURSA KERJA KHUSUS SMK GANESHA TAMA BOYOLALI. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi Volume 5 Nomor 2, Pressman, R. S. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi). Yogyakarta: Andi. Sidik, B. (2012). Pemrograman Web Dengan PHP. Bndung: Informatika. Tjhin, B. A. (2013, September). ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENERIMAAN PEGAWAI HONORER PADA KANTOR BPN KOTA TANGERANG. PARADIGMA VOL. XV, Wardani, S. K. (2013, April). SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA NILAI SISWA BERBASIS WEB PADA SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) MUHAMMADIYAH PACITAN. Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS) Volume 2 No 2, wibowo. (2016, Desember 12). wibowo pajak. Dipetik April 15, 2017, dari wibowo pajak: ngertian-pegawai.html Yuhefizard, S. (2016). DataBase Management Menggunakan Microsoft Access Jakarta: PT Elex Media Komputindo. V.2. Saran Setelah perancangan sistem ini selesai, ada beberapa saran yang akan dikemukakan untuk