BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN"

Dewi Sumadi
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan maka hipotesis yang diterima adalah H 1, yaitu adanya faktor-faktor dan indikator-indikator yang mempengaruhi kesadaran user untuk menggunakan KM Portal Kompas Gramedia. Berikut ini akan dijabarkan faktor, indikator dan model yang didapatkan Faktor yang Mempengaruhi Kesadaran User Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan faktor-faktor yang mempengaruhi kesadaran user adalah: 1. Kualitas KM Portal dan dukungan terhadap user. 2. Partisipasi User. 3. Proses dan Prosedur Indikator yang Mepengaruhi Kesadaran User Dari faktor-faktor yang didapatkan, terdapat indikator yang membentuk faktor tersebut, yaitu kualitas KM Portal dan dukungan terhadap user yang terdiri atas indikator kelengkapan informasi, openness communication channel, penyediaan wadah komunikasi, knowledge storage, KM Portal user friendly, respon yang cepat, Information Update, bahasa mudah dimengerti, reward. Kemudian faktor partisipasi user, partisipasi user tanpa reward, partisipasi user tanpa paksaan, peran user, training mendukung 82

2 83 pengguna KM Portal, akses ke departemen lain. Dan factor ketiga adalah proses dan prosedur, yang terdiri atas indikator mudah dalam pencarian informasi, knowledge sharing, knowledge utilization, akses KM Portal yang berbeda-beda Hasil evaluasi KMS di Kompas Gramedia Model yang terbentuk untuk mengetahui nilai dari pengaruh faktor terhadap kesadaran user dalam melakukan evaluasi KMS di Kompas Gramedia diformulasikan sebagai berikut: Y = 0,947 X 1 + 0,377 X 2 + 0,467 X 3 + 6,789 Berdasarkan nilai minimum dan maksimum faktor yang ditemukan maka dapat diperoleh nilai evaluasi KMS minimum dan maksimum sebagai berikut: Tabel 5.1 Nilai Evaluasi Kesadaran User dalam penggunaan KM Portal. X 1 X 2 X 3 C Y Saat ini ,789 6,789 Minimum -3, , , ,789 1,72218 Maksimum 2, , , ,789 11,72477 Pada tabel diatas adalah kemungkinan yang terjadi terhadap evaluasi kesadaran user dalam mengggunakan KM Portal: 1. Kondisi pertama adalah kondisi saat ini dimana tidak ada penambahan atau pengurangan pada faktor X1 (Kualitas KM Portal dan dukungan terhadap user), X2 (Partisipasi user), dan X3 (Proses dan prosedur), sehingga evaluasi KMS saat ini memiliki nilai 6,789, jika dikuantifikasikan maka kondisi KM Portal saat ini adalah Cukup.

3 84 2. Kondisi kedua adalah pada saat semua faktor yang ada berkurang atau mengalami penurunan dari keadaan saat ini dan semua faktor mencapai titik terendah dengan nilai -3,18497 untuk faktor X 1, nilai -2,33683 untuk faktor X 2, dan nilai -2,50464 untuk faktor X 3. Maka kondisi KM Portal dapat dikategorikan menjadi sangat buruk. 3. Kondisi ketiga adalah kondisi yang akan terjadi bila semua faktor ditingkatkan secara bersamaan hingga mencapai titik tertinggi dengan nilai 2,63485 untuk faktor X 1, nilai 2,61354 untuk faktor X 2, dan nilai 3,11620 untuk faktor X 3. Maka pada kondisi saat itu KM Portal dapat di kuantifikasikan menjadi Sempurna Saran Setelah pengumpulan data dan analisa yang dilakukan terhadap KM Portal Kompas Gramedia. Peneliti menyarankan perusahaan Kompas Gramedia: 1. Meningkatkan manfaat dan daya guna KM Portal dengan meningkatkan kesadaran user. Kesadaran user dipengaruhi oleh faktor kualitas KM Portal dan dukungan terhadap user, partisipasi user dalam penggunaan KM Portal serta proses dan prosedur yang diterapkan perusahaan. 2. Berdasarkan data yang telah diolah faktor yang paling berpengaruh terhadap kesadaran user adalah kualitas KM Portal dan dukungan terhadap user. Untuk meningkatkan kualias KM Portal, perusahaan dapat memenuhi kelengkapan informasi dan pengetahuan dalam KM Portal. Mulai dari pengetahuan umum yang dapat menambah pengetahuan setiap user sampai pengetahuan yang lebih terstruktur sesuai dengan kebutuhan setiap

4 85 business unit atau functional unit bahkan pengetahuan yang lebih spesifik hanya untuk bidang tertentu. 3. Penyediaan wadah kumunikasi di dalam perusahaan juga perlu. Dalam hal ini perusahaan dapat menggunakan forum diskusi yang terdapat pada KM Portal. Namun forum ini masih jarang digunakan terlihat dari waktu posting setiap user. Forum diskusi juga dapat dijadikan akses untuk memperoleh informasi dan pengetahuan dari department lain, meskipun dari jarak yang jauh. Karena semua business unit dan functional unit bahkan semua level jabatan dapat mengakses forum diskusi sesuai topik yang diinginkan user. 4. Untuk mengundang keaktifan user, perusahaan harus tanggap dengan aktifitas user di KM Portal terutama forum diskusi dengan cara cepat dalam merespon postingan user yang termasuk pertanyaan, saran, maupun informasi yang disampaikan. Selain itu juga perlu melakukan update informasi agar user tertarik untuk membuka KM Portal dalam waktu yang singkat. Jika perusahaan menginginkan user menggunakan KM Portal setiap hari, maka perusahaan juga perlu melakukan update informasi setiap hari serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti user. Penggunaan bahasa di KM Portal diperlukan teknik yang tepat untuk dapat dimengerti oleh semua level posisi (jabatan) dan bidang yang berbeda tergantung dari tujuan disampaikannya pengetahuan tersebut. 5. Fitur-fitur dalam KM Portal juga berperan dalam kualitas KM Portal. Fitur yang ada sebaiknya dibuat lebih user friendly dengan menyediakan kategori yang diperlukan user. KM Portal juga seharusnya dapat

5 86 menyimpan pengetahuan (knowledge storage) yang sudah ada sebelumnya, termasuk pertanyaan yang pernah diajukan. Knowledge storage termasuk melakukan dokumentasi terhadap aktivitas yang dilakukan oleh Kompas Gramedia seperti Knowledge Book, Knowledge Movie, dan Knowledge Cafe yang kemudian perlu dimuat juga dalam KM Portal. 6. Untuk mendukung kemudahan dalam pencarian informasi bagi user, perusahaan dapat memanfaatkan FAQ. KM Portal saat ini sudah memiliki fitur FAQ yang masih harus perlu diperkaya dan dilengkapi dengan banyak informasi yang diperlukan user. Keterbukaan saluran komunikasi juga dibutuhkan di dalam perusahaan yang mendukung knowledge sharing nantinya. 7. Sebagai pemicu kesadaran user dapat dilakukan dengan memberikan reward kepada user yang aktif. Pemberian reward ini tergantung dari motif para pengguna untuk aktif. Keaktifan user lebih jelas terlihat dalam forum. Reward tidak harus berupa uang, karena ada user yang sama sekali tidak peduli dengan reward. Jadi perlu mengenal jenis reward yang diinginkan user terlebih dahulu. Reward dapat berupa point, pamor, gelar, ataupun suatu barang berwujud dan lain sebagainya. 8. Faktor kedua yang perlu diperhatikan adalah partisipasi user. Partisipasi user di Kompas Gramedia sudah aktif. Hal ini dapat dilihat dari aktifitas yang dilakukan Kompas Gramedia yang menghasilkan pengetahuan, hanya pengetahuan ini belum disalurkan ke dalam KM Portal. Peran user dapat ditingkatkan, salah satu caranya dengan memasukkan materi training

6 87 ke dalam KM Portal dan mengingatkan user untuk menggunakan KM Portal. Partisipasi lainnya dapat dilakukan dengan melibatkan pekerjaan karyawan dalam KM Portal. Misalnya Proyek yang sedang dikerjakan sebuah tim kerja (terdiri dari Project Manager (PM) dan anggota tim poyek) menjadi bagian dalam KM Portal. Dengan adanya KM Portal, anggota tim proyek dapat melaporkan hasil pengerjaan proyek pada KM Portal, sehingga PM dapat melihat perkembangan proyek dari KM Portal tanpa harus bertemu secara langsung. Perusahaan juga dapat mengadakan training penggunaan KM Portal termasuk penjelasan mengenai fungsi dan manfaat KM Portal kepada semua karyawan. Partisipasi user yang perlu ditingkatkan adalah partisipasi user yang rela aktif tanpa mengharap reward ataupun tanpa paksaan dari atasan atau peraturan perusahaan. 9. Faktor terakhir yang tidak kalah penting adalah proses dari manajemen pengetahuan itu sendiri dan prosedur di perusahaan. Demi terciptanya manajemen pengetahuan di dalam perusahaan perlu diterapkan proses berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang dapat dilakukan melalui diskusi face to face atau melalui forum diskusi di KM Portal. 10. Dengan memperoleh infomasi dan pengetahuan dari KM Portal dan user dapat menerapkannya dalan pekerjaan kesehariannya, maka user sudah menerapkan knowledge utilization. 11. Terlepas dari kualitas dan kesesuaian dari KM Portal terbaik yang telah dirancang, tidak akan berfungsi penuh jika tidak ada kesadaran dari masing-masing user.

dokumen-dokumen yang mirip

EVALUASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KOMPAS GRAMEDIA MENGGUNAKAN ANALISIS FAKTOR

EVALUASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KOMPAS GRAMEDIA MENGGUNAKAN ANALISIS FAKTOR Desi Maya Kristin; Wahyu Sardjono Information Systems Department, School of Information Systems, Binus University Jl.