BAB 1 PENDAHULUAN. dihindari lagi, contohnya: , world wide web, chat rooms, e-forums dan lain

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dunia bisnis mengalami perkembangan yang semakin kompleks, peningkatan dunia bisnis bergerak sebanding dengan dunia teknologi informasi yang terus berkembang pesat setiap harinya. Sebagaimana diketahui teknologi informasi digunakan oleh banyak orang untuk mendukung perkembangan suatu bisnis maka dapat diperhatikan bahwa interaksi manusia dengan dunia internet tidak dapat dihindari lagi, contohnya: , world wide web, chat rooms, e-forums dan lain sebagainya yang merupakan fasilitas yang terdapat di dalamnya (Kennedy, 2006). Beberapa tahun iniseiringperkem banganteknologiinformasi yang disebutkandiatas, banyak perusahaan yang menyadari akan pentingnya bagaimana mengidentifikasi, menggali serta menyebarkan pengetahuan yang berada dalam perusahaan kepada setiap karyawan yang biasa disebut knowledge management. Salah satu perusahaan yang menyadari hal tersebut adalah PT. PP LONDON SUM ATRA INDONESIA, TBK (yang akan disebut dengan Lonsum pada pembahasan selanjutnya). Lonsummerupakan perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan, dan saat ini Lonsum berkantor pusat di Prudential Tower 15 th & 18 th floor Jl. Jenderal Sudirman Kav. 79 Jakarta 12910, Indonesia. Lonsummemiliki visi yait u menjadi pemimpin yang diakui dunia dalam perkembangan dan kelangsungan industri minyak sawit dan perkebunan karet. Pada dasarnya 1

2 2 Lonsummemiliki banyak pakar di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, keragaman pengetahuan dan kepakaran tersebut dapat menjadi aset yang sangat berharga dalam upaya meningkatkan keunggulan dan kualitas kinerja para karyawan Lonsum. Ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh tiap individu di Lonsum belum dapat disinergikan dengan maksimal satu dengan yang lainnya selama ini. Budaya saling berbagi pengetahuan dan informasi juga belum terbentuk dengan baik, sehingga kompetensi masing-masing individu tidak berkembang dengan baik bahkan cenderung statis. Sehubungan dengan visi-nya tersebut maka Lonsum tengah berupaya meningkatkan kinerja karyawan melalui eksplorasi aset pengetahuan sebagai intangible asset melalui pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management) dengan memanfaatkan teknologi informasi. Intranet merupakan salah sat u elemen yang sangat penting dalam mengembangkan knowledge management system, dengan intranet setiap karyawan dalam perusahaan dapat terhubung dan dapat saling berbagi informasi melalui aplikasi maupun browser. Contoh aplikasi berbasis web yang memanfaatkan teknologi intranet adalah halaman portal dimana sem ua informasi yang diperlukan perusahaan dikelola dalam satu halaman portal. Jadi di halaman tersebut terdapat sem ua saluran yang berkaitan dengan aktivitas dan informasi yang berhubungan dengan dperusahaan.dengan menggunakan halaman portal, para pekerja pengetahuan (knowledge worker) di perusahaan dapat berkolaborasi sat u sama lain dan juga memungkinkan adanya partisipasi pihak luar/eksternal dengan memberikan hak akses kepada mereka untuk masuk kedalam sistem perusahaan guna mengetahui progress dari pekerjaan mereka.

3 3 Salah satu aplikasi yang dapat digunakan unt uk membant u perusahaan dalam menjalankan proses knowledge management ber basis web adalah Microsoft Sharepoint,sebuah landasansistem manajemen dokumen berbasis web yang diciptakan olehmicrosoftcorporation. SharePoint dapat digunakan unt uk menjalankan sit us-sit us web yang terdiri atas ruangan kerja (shared workspace) dan dokumen yang digunakan secara bersama-sama (shared documents), selain tentunya aplikasi khusus seperti wiki dan blog. Berdasarkan uraian hal yang melatarbelakagi kebutuhan Lonsum akan pembangunan aplikasi knowledge management system berbasis web diatas, maka kami berupaya membangun suatu aplikasi knowledge management system pada situs portal yang diharapkan mampu menjawab tuntutan kebutuhan karyawan perusahaan dan yang tentunya sejalan dengan visi dan misi Lonsum. 1.2 Ruang Lingkup Proyek pembangunan aplikasi Knowledge Management Systember basis web ini adalahpenam bahanknowledge managementpadasit us portal perusahaan Lonsum. Untukmengkajiposisiknowledgeperusahaandalambidangperkebunansaatini,sangatperl uuntukmendokumentasikanasset knowledgeperkebunan yang ada. Ruang lingkupnya lebih diarahkan membangun sebuah sistem yang dapat dijadikan sebagai repositori dar i dokumentasi asset knowledge dan pengelolaannya. Batasankerangkanyaada 3 hal, yait u : a. Pembahasan visi dan misi perusahaan Lonsum, proses bisnis, visi dan misi Knowledge Management, dan tahap analisis penciptaan knowledge dalam perusahaan.

4 4 b. Perancangan dan penam bahan menu Knowledge Management pada situs portal perusahaan Lonsum. c. Pengujiansistem (testing) dan penerapan (implementasi) Knowledge management system pada situs portal Lonsum, serta pengukuran keberhasilan penerapan KM S. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun t ujuan dari pembangunan aplikasiknowledge management system berbasis web pada situs portal perusahaan Lonsum ini adalah : membangun sebuah sistem pengelolaan pengetahuan (knowledge management system), yang dilengkapi dengan fit ur dan komponen pendukung KMS seperti SOP&Policy, discussion board (FAQ), knowledge sharing, announcement, dan beberapa fit ur tambahan lainnya. Dan manfaat yang diperoleh adalahsebagaiberikut : 1. Mempermudah perusahaan dalam mengoptimalkan penyampaian pengelolaanpengetahuan dan kebijaksanaan yang ada didalam perusahaan Lonsum. 2. Adanya fasilitas bagi karyawan untuk menerapkan knowledge sharing culture, seperti bert ukar informasi, pengetahuan dan berkom unikasi. 3. Denganadanyainformasi yang jelas, makadiharapkanpara karyawan Lonsum dapatmenemukan solusi alternatif ataspermasalahan yang sedangterjadi.

5 5 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan meliputi tiga bagian pokok yaitu Metodologi Pengumpulan Data, Metodologi Analisis, Metodologi Perancangan, dan Metodologi Strategi Implementasi. A. Metode Pengumpulan Data 1. Pencarian dan pengumpulan data mengenai visi, misi, dan inti proses bisnis perusahaan Lonsum yang akan diolah, melalui metode wawancara pada saat diadakan pertemuan terhadap user (Head Manager of MIS-IT, IT- Supervisor, dan karyawan). 2. Observasi terhadap sit us portal yang dimiliki perusahaan, kemudian mengamati pola komunikasi karyawan dalam portal tersebut. 3. Melakukan observasi lingkungan kerja dalam perusahaan. B. Metode Analisis Pada tahap analisisyang dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu : 1. Melakukan analisis terhadap data yang diperoleh, mengolahnya menjadi sebuah informasi dan functional specification. Setelah memperoleh informasi dan functional specification maka dibuatlah analisis berdasarkan framework sebagai ber ikut : i. Phases of knowledge development a. Knowledge sourcing b. Knowledge abstraction c. Knowledge conversion

6 6 d. Knowledge diffusion e. Knowledge development and refinement C. Metode Perancangan Pada tahap perancangan knowledge management system digunakan perancangan arsitektur web, perancangan sistem, perancangan fit ur dalam aplikasi dan rancangan tampilan layar. Tahapan yang dilakukan melalui kerangka sebagai berikut : i. Design Knowledge Repository for needed user interface analysis and web-based index a. Content Structure Knowledge map Source description Source identification User interface analysis b. Content Quality Control Content evaluation and verification Content maintenance Content archives ii. Design the system using UML Diagram a. Activity Diagram b. Use Case Diagram & Description c. Class Diagram

7 7 d. Sequence Diagram e. Communication Diagram f. User Interface and Navigation Diagram g. Deployment and software architecture D. Metode Strategi Implementasi Pada tahap penerapan knowledge management system pada web portal perusahaan Lonsum dapat dilakukan melalui pilot study testing yang memungkinkan pemantauan terhadap kemampuan dari sistem, interaksi sistem dan identifikasi kebutuhan dari user training. Pengukur an strategi implementasi mencakup empat area yait u : Content Culture Process, dan Infrastucture

8 8 1.5 Sistematika Penulisan PenulisanIS Major Project (skripsi) yang berjudul Aplikasi Knowledge Managementberbasis web padasitus portal PT.PP London Sumatra Indonesia Tbk diuraikankedalam lima bab, yang isinya sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang penelitian, pem batasan ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum, teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori knowledge management modul knowledge management, metode implementasi e-knowledge management padaperusahaan, serta teori-teori lainnya yang dipakaisebagai kriteria danbahanreferensidalammelakukanpenulisanis Major Project (skripsi) ini. BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEM ENT S YSTEM PERUSAHAAN Bab ini menguraikan tentang sejarah umum perusahaan, logo perusahaan, visidanmisi perusahaan, proses bisnis perusahaan, strukt ur organisasiperusahaan, tugasdantanggungjawab, dan analisis pembentukan knowledge dalam perusahaan.

9 9 BAB 4 RANCANGANKNOWLEDGE MANAGEM ENT S YS TEM& PENERAPAN Pada bab ini membahas perancangan layar, perancangan database, perancangan sistem berdasarkan hasil dari tahap metode perancangan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya dan saran-saran untuk perusahaan ke depannya.