Deny Suryana 1), Ahmad Affandi 2) Mahendrawathi ER 3)

Transkripsi

1 DESAIN DAN PENGEMBANGAN DASHBOARD UNTUK MEMBANTU MONITORING EFISIENSI LAYANAN PROSES SERTIFIKASI Deny Suryana 1), Ahmad Affandi 2) Mahendrawathi ER 3)

2 1. LATAR BELAKANG Why LS-Pro?? Sektor layanan LS-Pro adalah sebagai salah satu lembaga yang memberikan sertifikasi SPPT SNI untuk menjamin quality produk yang terdiri Sistem Manajemen Mutu dan Produk atau komoditi yang berkaitan regulasi SNI wajib yang ditetapkan kementrian perindustrian permintaan Sertifikasi yang tidak menentu dan semakin tingginya tuntutan pelanggan disertai persaingan yang ketat antar competitor dengan biaya yang dapat terjangkau Oleh karena itu organisasi perlu memantau KPI nya secara secara cepat dan tepat Data merupakan sumber daya yang penting untuk keberlangsungan proses bisnis. Data juga yang akan menghasilkan informasi yang nantinya akan digunakan sebagai sumber dalam pembuatan berbagai macam keputusan yang berkaitan dengan strategi organisasi Tetapi pada kenyataannya di LS-Pro saat ini proses pemantauan terhadap pelayanan yang diberikan belum terlaksana dengan baik. Sebenarnya banyak data dari rapat tinjauan manajemen yang seharusnya bisa digunakan untuk menghasilkan informasi-informasi penting untuk pengambilan keputusan. Namun sampai saat ini data maupun informasi tersebut belum dapat termanfaatkan secara maksimal. Manajemen masih mengalami kesulitan karena data yang dipantau cukup banyak namun informasi tidak dapat diperoleh dengan cepat karena belum tersedianya tools untuk mengolah data-data menjadi informasi. Tools intelijensia bisnis yang dapat mengatasi masalah ini adalah dashboard.

3 2. Rumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang diatas dan untuk menjawab permasalahan sesuai topik yang diangkat dalam penelitian maka tesis ini disusun berdasarkan beberapa rumusan masalah sebagai berikut yaitu : 1. Indikator apa saja yang dapat digunakan untuk mengetahui Proses Penyelesaian SPPT SNI 2. Bagaimana merancang KPI dan indikator ke dalam sebuah dashboard yang dapat membantu evaluasi Penyelesaian SPPT SNI 3. Dapatkah dashboard menghasilkan informasi-informasi penting terkait kinerja efisiensi layanan proses sertifikasi

4 3. SOLUSI Maka penelitian ini penulis membuat desain dashboard yang akan di kaji berdasarkan standart pembuatan dashboard yang disesuaikan dengan tujuan bisnis serta KPI (Key Performance Indicator) menggunakan metode yang diajukan oleh Rasmussen (2009) yang terdiri dari Intelligence Phase,Design Phase dan Impelementation Phase, yang nantinya diharapkan dashboard dapat menjadi penyedia informasi yang akurat, mudah dan cepat. 4. Batasan Masalah Pada penelitian ini pengambilan data dilakukan di Lembaga Sertfikasi Produk Baristand Industri Surabaya dengan mengambil data yang berkaittan dengan proses penyelesaiaan SPPT SNI. Di Proses bisnis Lembaga Sertifikasi Produk tidak ada proses Manufakturing Pengukuran dan penyampaian informasi data menggunakan dashboard Data yang digunakan untuk penelitian ini adalah data kuantitatif, dari proses awal pengajuan SPPT SNI sampai SPPT SNI diterbitkan pada tahun 2011 dimulai bulan Januari sampai bulan Oktober 2011.

5 5. Tujuan Tujuan dari penyusunan tesis ini adalah membuat purwarupa dashboard untuk visualisasi data dan penyediaan informasi yang terkait dengan tujuan bisnis utama LS-Pro secara ringkas, akurat dan mudah. 6. Kontribusi Penelitian Sampai saat ini belum banyak penelitian yang dilakukan terkait dengan implementasi intelijensia bisnis pada umumnya dan dashboard pada khususnya di instansi layanan publik seperti LS-Pro. Sehingga hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi tentang bagaimana tujuan bisnis dan KPI yang ditetapkan oleh sebuah instansi publik dan bagaimana dashboard dapat membantu mengatasi masalah pengukuran kinerja di organsasi layanan publik tersebut.

6 Dashboard Seperti namanya dashboard berfungsi seperti dasbor mobil yang menampilkan kinerja kendaraan secara real-time, seperti indikasi tentang apakah bahan bakar habis, berapa kecepatan jalan mobil, berapa suhu mesin mobil. Dari ulasan sederhana tersebut dapat disimpulkan dashboard adalah adalah sebuah visualisasi sederhana tentang indikator. Indikator inilah yang diukur kedalam sebuah satuan yang divisualisasikan dalam sebuah bentuk gambar dan atau angka. (Raymond Jr, 1998 ; Few, stepehen 2006 Tujuan utama Dashboard adalah Visualisasi berbagai macam elemen kunci atau yang dikenal dengan sebutan KPI.KPI diharapkan dapat secara efektif dan efisien membantu pengguna dashboard agar lebih mudah dalam melakukan berbagai aktifitas seperti monitoring, pengukuran kinerja, perencanaan strategis dll. Kelebihan lain yang ditawarkan dalam penggunaan dashboard : Kemampuan untuk mengidentifikasi tren Pengukuran efisiensi Kemampuan menghasilkan laporan yang detail mengenai tren baru

7 METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini kami menggunakan metode yang diajukan oleh Rasmussen (2009) Intellegence Phase Design Phase Implementation Phase Mengumpulkan Data dan Informasi Meliputi wawancara pada bagianyang terkait dan Review dokumen Analisa dan Mendapatkan KPI T KPI telah sesuai Y MAP KPI Details Memilih presentation model dan interactivity untuk setiap KPI Storyboarding T Desain telah sesuai Y Membangun dashboard Uji coba dan analisa KPI Dashboard telah sesuai T Y Kesimpulan dan Saran

8 Analisa dokumen dan informasi Review Dokumen 1. Dokumen Panduan Mutu LS-Pro tahun Dokumen Panduan Operasional 3. Rapat tinjauan manajemen Prosentase penyelesaian SPPT SNI tepat waktu Jumlah penerimaan SPPT SNI baik dalam negeri maupun luar negeri Jumlah SPPT SNI inlier dan outlier waktu penyelesaian 4. Sasaran Mutu Penyelesaian Sertifikasi 35 hari kerja Wawancara 1. Ketua LS-Pro

9 Scorecard Penyelerasan KPI Penyelesaiaan sertifikasi dengan Tujuan bisnis Objective KPI Pengukuran Memantau dan Mengevaluasi Efisiensi layanan proses penyelesaian sertifikasi Mengevaluasi penyelesaiaan SPPT SNI tepat waktu Mengevaluasi rata-rata penyelesaian SPPT SNI Mengevaluasi penerimaan SPPT SNI tersertifikasi Prosentase Penyelesaian SPPT SNI Tepat Waktu Lama waktu penyelesaian SPPT SNI Jumlah SPPT SNI Prosentase jumlah sertifikasi yang selesai inlier dalam waktu tiap bulan Lama waktu Penyelesaaiaan SPPT SNI yang tersertifikasi dalam waktu tiap bulan Jumlah Pendaftar SPPT SNI tersertifikasi dalam waktu tiap bulan Mengevaluasi lama waktu audit kecukupan audit kecukupan Rata-rata lama waktu audit kecukupan yang selesai dalam waktu tiap bulan Mengevaluasi lama waktu audit kesesuaian audit kesesuaian Rata-rata lama waktu audit kesesuaian yang selesai dalam waktu tiap bulan Mengevaluasi lama waktu rapat tim teknis sampai penandatangan SPPT SNI Sertifikasi Rata-rata lama waktu sertifikasi dalam waktu tiap bulan

10 Form detil KPI Form detil KPI mengacu pada Framework To Map the KPI Details Required for building Dashboard (Malik, 2005). KPI Prosentase Penyelesaian sertifikasi Tepat Waktu Lama waktu penyelesaian SPPT SNI Jumlah SPPT SNI Variance Basis Target Penyelesaian sertifikasi Lama waktu penyelesaian SPPT SNI Jumlah SPPT SNI Dimension Periode Periode Periode Bulan Bulan Bulan Calculation lama waktu audit kecukupan + lama waktu audit kesesuaian + lama waktu sertifikasi Jumlah Pendaftar SPPT SNI tersertifikasi Alert < 70 % >35 hari Presentation Model Gauge Gauge Barchart threshold lower < 70 % (Merah) < 35 (hijau) upper > 70 % (Hijau) > 35 (merah) Data source DB_Sistem Informasi LS-Pro DB_Sistem Informasi LS-Pro DB_Sistem Informasi LS- Pro

11 KPI Lama waktu audit kecukupan Lama waktu audit kesesuaian Lama waktu sertifikasi Variance Basis Lama waktu audit kecukupan Lama waktu audit kesesuaian Lama waktu waktu rapat tim teknis Dimension Periode Periode Periode Calculation Bulan Bulan bulan Alert > 5 hari kerja > 20 hari kerja > 10 hari kerja Presentation Model Gauge Bar Gauge Bar Gauge Bar threshold lower < 5 hari kerja (Hijau) < 20 hari kerja (Hijau) < 10 hari kerja (Hijau) upper > 5 hari kerja (Merah) > 20 hari kerja (Merah) > 10 hari kerja (Merah) Data source DB_Sistem Informasi LS-Pro DB_Sistem Informasi LS- Pro DB_Sistem Informasi LS- Pro

12 Pengukuran penerimaan desain dashboard Menurut Read, Tarrell, Fruhling (2009) Pengukuran desain dashboard dengan menggunakan metode penyebaran kuisioner kepada pengguna atau manajerial LS-Pro. Tujuannya metode survey yang dilakukan dengan penyebaran kuisioner sebagai instrumen untuk mendapatkan informasi dari para responden.(resmussen,2009) Responden yang akan diambil dalam penelitian ini 32 orang, jumlah ini dipilih agar memenuhi syarat perhitungan statistik yang baik. Kerlinger & Lee (2000) juga menyebutkan bahwa untuk mengurangi kemungkinan terjadinya bias disarankan untuk mengambil responden sebanyak minimal 30 orang. Manajerial LS-Pro - Ketua LS-Pro Wakil Ketua Ls- Pro - Manajer Administrasi Deputi Manajer Administrasi - Manajer Operasional Deputi Manajer Operasional - Manajer Mutu Deputi Manajer Mutu - Sekretaris Staf Pejabat Struktural - Ka.Sub.Bag TU Staf - Ka.Sie PJT Staf - Ka.Sie PPK Staf - Ka.Sie TI Staf - Ka.Sie Standardisasi Staf Jumlah 3 orang 3 orang 3 orang 2 orang 2 orang 2 orang 2 orang 2 orang 2 orang

13 Pemilihan Software = Xcelsius 2008 Desain Arsitektur Dashboard Data Source SQL Server Busines Logic Excel Model database Visualization Flash File Excel Model Sebelum melakukan pembangunan dashboard, data diambil dari database kemudian disimpan di spreadsheet excel Proses berikutnya data dari excel ditampilkan secara grafik oleh aplikasi dashboard atau xcelsius berupa file swf.

14 Uji coba Setelah dashboard selesai dibangun dan diisi dengan data, maka perlu menguji aplikasi dashboard. Tujuan umum dari uji coba antara lain : Mengetahui apakah semua KPI yang terdapat dalam scorecard telah ditampilkan Mengetahui semua fungsi yang ada telah berjalan dengan benar Mengetahui contoh analisa yang dapat dihasilkan dari tampilan dashboard Mengetahui apakah tampilan dashboard sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna

15 1. Uji coba verifikasi Uji Coba Komponen Tujuan : 1. Untuk memastikan bahwa semua indikator komponen dalam scorecards dapat ditampilkan 2. Untuk memastikan bahwa semua fungsionalitas bekerja dengan baik. Hasil : komponen di setiap Tab dapat berfungsi dengan baik sehinggga manajemen dapat melihat informasi yang diinginkan. Dengan demikian, dapat dilakukan penindakan lebih lanjut oleh manajemen No. Tab dashboard Komponen Dashboard Fungsi 1 Ringkasan Grafik Gauge Penyelesaiaan SPPT SNI Tepat waktu Menampilkan capaian penyelesaiaan SPPT SNI yang tepat waktu terhadap target dalam dalam satuan presentase Komponen berjalan dengan baik Ok Keterangan Grafik Gauge Lama waktu penyelesaiaan SPPT SNI Menampilkan rerata capaian lama waktu penyelesaiaan SPPT SNI dari awal proses pengajuan sampaai SPPT SNI selesai Ok Grafik Gauge Audit kecukupan Menampilkan rerata capaian lama waktu audit kecukupan Ok Grafik Gauge Audit Kesesuaian Menampilkan rerata capaian lama waktu audit kecukupan Ok Grafik Gauge Audit Sertifikasi Menampilkan rerata capaian lama waktu sertifikasi Ok Grafik Coloumn Chart Menanmpilkan SPPT SNI tersertifikasi Ok 2 Total SPPT SNI Line chart Menampilkan tren penerimaan SPPT SNI dalam periode tahun Ok Coloumn chart Menampilkan penerimaan nama komoditi SPPT SNI dalam periode bulan Ok 3 Audit kecukupan - Line chart Menampilkan rerata lama waktu audit kecukupan dalam periode tahun Ok - Coloumn chart Menampilkan nama komoditi yang lama waktu audit kecukupan melebihi 5 hari kerja dalam periode bulan Ok 4 Audit kesesuaian Line chart Menampilkan rerata lama waktu kesesuaian dalam periode tahun Ok Coloumn chart Menampilkan nama komoditi yang lama waktu audit kesesuaian melebihi Ok 20 hari kerja dalam periode bulan 5 Penerbitan sertifikasi Line chart Menampilkan rerata lama waktu audit sertifikasi dalam periode tahun Ok 6 Sertifikasi tepat waktu Coloumn chart Gauge chart Menampilkan nama komoditi yang lama waktu penerbitan sertifikasi melebihi 10 hari kerja dalam periode bulan Menampilkan capaian penyelesaiaan SPPT SNI yang tepat waktu terhadap target dalam dalam satuan presentase Ok Ok Coloumn chart Menampilkan nama komoditi inlier dan outlier Ok

16 2. Uji coba validasi Tujuan : memastikan bahwa dashboard memenuhi syarat manajemen Lembaga Sertifikasi Produk. Hasil Validasi: Seluruh KPI dalam scorecard dan user requirement yang dikumpulkan pada fase intelijen telah diimplementasikan dalam dashboard Hasil Wawancara Sebelum dan Sesudah dashboard : Pengaruh sebelum dan sesudah dashboard telah memberikan kontribusi positif dalam rangka membantu monitoring efisiensi layanan penyelesaiaan SPPT SNI

17 Hasil penelitian ini 1. Indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proses penyelesaiaan sertifikasi antara lain ; Lama waktu penyelesaian SPPT SNI, Prosentase Penyelesaian SPPT SNI Tepat Waktu, Jumlah Penerimaan SPPT SNI tersertifikasi, Lama waktu audit kecukupan, Lama waktu audit kesesuaian, Dan lama waktu rapat tim teknis sampai tanda tangan 2. Pembuatan desain dashboard didasarkan pada kebutuhan pengguna dari hasil evaluasi kuisioner yang dibagikan kepada koresponden atau pengguna dengan nila rata-rata sebesar 6.1 (setujuh) artinya menunjukan untuk desain dashboard siap dikembangkan ke aplikasi dashboard atau setujuh dilakukan ke tahap berikutnya dikarenakan untuk tampilan warna dan fungsi tata letak sesuai dengan kebutuhan pengguna 3. Pada tahap uji coba verifikasi yang diwakili manajemen, tampilan komponen pada dashboard sesuai dengan desain. 4. Hasil aplikasi dashboard di validasikan kepada pengguna hasilnya dapat diterima dan dimanfaatkan oleh pengguna 5. Aplikasi dashboard menghasilkan informasi penting terkait kinerja efisiensi layanan proses sertifikasi pada masing masing KPI 6. Total pendaftar 353 SPPT SNI yang inlier sebesar 237 SPPT SNI sementara yang oulier sebesar 116 SPPT SNI sehingga capaian penyelesaian SPPT SNI 67 %. Penyebab tidak tercapainya 70 % target penyelesaian SPPT SNI 35 hari kerja dipengaruhi oleh beberapa factor ekternal dan factor internal. Misalnya, Penerimaan jumlah SPPT SNI yang diajukan pihak perusahaan / eksternal dipengaruhi lama waktu audit kecukupan dari target 5 hari kerja yang inlier (tepat waktu) 50 % serta lama waktu audit kesesuaian dari target 20 hari kerja kesesuaian yang inlier (tepat waktu) 50 %. Tetapi dari penerbitan sertifikasi target terpenuhi 100% inlier (tepat waktu). Terdapat 10 komoditi yang menyebabkan tidak tercapainya target yaitu komoditi baja 4096, baja 0601, Kipas angin 60335, Pompa 6292, Pupuk 2089, Pupuk 3769, Pupuk TSP 2086, Regulator 3769, Bronjong kawat 0090 dan Semen Penerapan regulasi SNI wajib tidak disosialisasikan ke Industri, baik Industri besar dan industry kecil. 8. Dalam proses audit kecukupan kelengkapan dokumen pihak ekternal dibutuhkan, kekurangan dokumen yang dimiliki pihak perusahaan maka waktu audit kesesuaian atau audit lapangan akan tertunda sementara sampai dokumen yang diajukan komplit. Kelengkapan dokumen yang dimaksud antara lain dokumen administrasi, dokumen Sistem Manajemen Mutu dan Dokumen Teknis 9. Kesiapan Pabrik atau manufaktur dalam rangka proses audit kesesuaian mundur dari jadwal yang ditentukan. Hal ini disebabkan kesiapan SDM manufactur / pabrik belum memadai mengenai Implementasi SMM (Sistem Manajemen Mutu), pemahaman ISO 9001:2008, pemahaman Standart mutu produk dan kelengkapan alat uji untuk mutu produk dalam rangka memenuhi syarat mutu.

18 Kesimpulan Indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proses penyelesaiaan sertifikasi antara lain ; Lama waktu penyelesaian SPPT SNI, Prosentase Penyelesaian SPPT SNI Tepat Waktu, Jumlah Penerimaan SPPT SNI tersertifikasi, Lama waktu audit kecukupan, Lama waktu audit kesesuaian, Dan lama waktu rapat tim teknis sampai tanda tangan Pembuatan desain dashboard didasarkan pada kebutuhan pengguna Berdasarkan hasil uji coba verifikasi komponen dashboard, komponen dalam dashboard telah berjalan sesuai dengan desain yang dibuat. Berdasarkan hasil kuisioner penerimaan aplikasi dashboard pengguna atau manejemen menyetujui aplikasi dashboard Total pendaftar 353 SPPT SNI yang inlier sebesar 237 SPPT SNI sementara yang oulier sebesar 116 SPPT SNI sehingga capaian penyelesaian SPPT SNI 67 %. Penyebab tidak tercapainya 70 % target penyelesaian SPPT SNI 35 hari kerja dipengaruhi oleh beberapa factor ekternal dan factor internal. Misalnya, Penerimaan jumlah SPPT SNI yang diajukan pihak perusahaan / eksternal dipengaruhi lama waktu audit kecukupan dari target 5 hari kerja yang inlier (tepat waktu) 50 % serta lama waktu audit kesesuaian dari target 20 hari kerja kesesuaian yang inlier (tepat waktu) 50 %. Tetapi dari penerbitan sertifikasi target terpenuhi 100% inlier (tepat waktu). Terdapat 10 komoditi yang menyebabkan tidak tercapainya target yaitu komoditi baja 4096, baja 0601, Kipas angin 60335, Pompa 6292, Pupuk 2089, Pupuk 3769, Pupuk TSP 2086, Regulator 3769, Bronjong kawat 0090 dan Semen Dan hasil validasi kepada pengguna atau manajerial,aplikasi dashboard setelah diimplementasikan dapat diterima dan dimanfaatkan oleh pengguna. Saran Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut: 1. Dashboard selanjutnya diharapkan dapat dikembangkan untuk membantu proses monitoring efisiensi layanan proses sertifikasi. 2. Karena teknologi yang digunakan untuk pengembangan saat ini hanya terbatas pada Xcelsius, maka masih terdapat batasan-batasan pengembangan terutama dalam hal komponen dashboard. Untuk pengembangan selanjutnya, diharapkan untuk lebih meng-explore komponen-komponen dashboard lain (di luar komponen Xcelsius) untuk diterapkan dalam dashboard apabila ingin melakukan pengembangan kedepaannya.