ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT. KYOSHA INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT. KYOSHA INDONESIA NAMA : DEWI ARNIETA MEILILLAH NPM : JURUSAN : AKUNTANSI DOSEN PEMBIMBING : SUPININGTYAS P, SE., MM

2 LATAR BELAKANG Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor Pengendalian Internal PT. Kyosha Indonesia

3 Rumusan Masalah Bagaimana prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan ekspor pada PT. Kyosha Indonesia dan apakah sistem informasi akuntansi penjualan ekspor terhadap pengendalian internal pada PT. Kyosha Indonesia sudah berjalan secara efektif dan efisien. Tujuan Penelitian Mengetahui prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan ekspor pada PT. Kyosha Indonesia dan mengetahui dan menganalisis apakah sistem informasi akuntansi penjualan ekspor terhadap pengendalian internal pada PT. Kyosha Indonesia sudah berjalan secara efektif dan efisien.

4 Metode Penelitian Objek Penelitian Jenis dan Sumber Data Prosedur Pengumpulan Data Teknik Analisis Data Primer Data Sekunder Metode Wawancara Metode Studi Pustaka Deskriptif Kualitatif

5

6 Pihak dalam perusahaan: Bagian Sales Bagian Tooling Bagian Engineering Bagian EXIM Bagian Packing and Delivery Bagian Accounting Bank Pihak Luar Perusahaan: Freight Forwarder EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) Beacukai

7 Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Ekspor TRF (Tooling Request Form) SRF (Sample Ruquistion Form) PO (Purchase Order) Invoice PEB (Persetujuan Ekspor Barang) Packing List Bill Of Lading Delivery Order

8 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor PT. Kyosha Indonesia 1. BAGIAN SALES.pdf 2. BAGIAN TOOLING.pdf 3. BAGIAN ENGINEERING.pdf 4. BAGIAN EXIM.pdf 5. BAGIAN PACKING AND DELIVERY.pdf 6. BAGIAN ACCOUNTING.pdf

9 Penilaian Sistem Pengendalian Internal

10 Penilaian Sistem Pengendalian Internal Fungsi Penjualan Dipisahkan Fungsi Akuntansi Fungsi Penjualan Dipisahkan Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penerimaan Kas Dipisahkan Fungsi Akuntansi BELUM

11 Penilaian Sistem Pengendalian Internal

12 Diotorisasi Diotorisasi Diotorisasi Dilakukan Penilaian Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Order Proses Produksi Pengiriman Barang Pencatatan Akuntansi Direktur Produksi Manajer Produksi Manajer Exim Bagian Accounting

13 Penilaian Sistem Pengendalian Internal Formulir bernomor urut tercetak Karyawan yang berwenang Tanggung jawab

14 Penilaian Sistem Pengendalian Internal Sesuai Mutu Karyawan Tanggung Jawab

15 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor 1. Struktur Organisasi Kerangkapan tugas yang dilakukan oleh bagian accounting. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Belum adanya kegiatan membuat laporan pengiriman barang pada bagian packing and delivery yang digunakan agar catatan mengenai barang yang dikirim lebih jelas dan terperinci. Belum adanya kegiatan membubuhkan cap SUDAH DIKIRIM setelah barang dikirim setelah semua dokumen sudah dicocokan sebagai tanda bukti yang sah bahwa barang sudah dikirim. Belum adanya kegiatan membubuhi cap LUNAS setelah customer sudah melakukan pembayaran dan setelah semua dokumen sudah dicocokan sebagai tanda bukti yang sah bahwa customer benar telah membayarkannya. 3. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Karyawan di bagian accounting melakukan kerangkapan fungsi yaitu fungsi penerimaan kas dan pencatatan akuntansi.

16 Usulan Evaluasi Sistem Penjualan Ekspor 1. Penambahan Bagian Keuangan Bagian keuangan bertanggung jawab sebagai menerima pembayaran harga barang dari customer. Apabila penerimaan kas hanya dilakukan oleh karyawan yang mempunya ahli dibidang keuangan dan tidak melakukan kerangkapan tugas antara penerimaan kas dan pencatatan kas, hal ini bisa meminimalisir kecurangan yang terjadi dan juga dapat meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan. 2. Penambahan Kegiatan a)penambahan kegiatan dalam hal ini adalah membuat laporan pengiriman barang. Kegiatan ini dibuat dan diperlukan sebagai laporan mengenai barang-barang yang telah dikirim yang dilakukan oleh bagian packing and delivery agar lebih jelas dan terperinci serta meminimalisir kesalahan sekecil apapun. b)penambahan kegiatan selanjutnya adalah membubuhkan cap sudah dikirim sebagai bukti yang sah bahwa barang sudah dikirim. c)penambahan kegiatan memberikan tanda pembayaran berupa cap lunas sebagai tanda bahwa customer telah melakukan pembayaran. 3. Pemindahan Kegiatan Pemindahan kegiatan menerima bukti transfer dan mengecek bukti transfer dari rekening perusahaan ke bagian keuangan yang semula dilakukan oleh bagian accounting.

17 Pengembangan Prosedur dan Bagan Alir Baru Perusahaan Flowchart Usulan: 1. BAGIAN SALES USULAN.pdf 2. BAGIAN TOOLING USULAN.pdf 3. BAGIAN ENGINEERING USULAN.pdf 4. BAGIAN EXIM USULAN.pdf 5. BAGIAN PACKING AND DELIVERY USULAN.pdf 6. BAGIAN ACCOUNTING USULAN.pdf 7. BAGIAN KEUANGAN USULAN.pdf

18 KESIMPULAN Prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan ekspor pada PT. Kyosha Indonesia yaitu terdiri dari prosedur penjualan, prosedur produksi barang, prosedur pembuatan dokumen ekspor, prosedur pengiriman barang dan prosedur penerimaan pembayaran. Prosedur ini melibatkan bagian-bagian yang terkait yaitu bagian sales, bagian tooling, bagian engineering, bagian exim, bagian packing and delivery dan bagian accounting. Bagian-bagian tersebut menggunakan dokumen yang diperlukan dalam melakukan aktivitas-aktivitas penjualan ekspor, dokumen-dokumen tersebut antara lain tooling request form, sample requistion form, invoice, packing list, delivery order, persetujuan ekspor barang, purchase order, bukti transfer. Serta catatancatatan akuntansi yang diperlukan yaitu jurnal. Sistem informasi akuntansi penjualan ekspor terhadap pengendalian internal pada PT. Kyosha Indonesia belum sepenuhnya berjalan efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan masih belum ada pemisahan antara fungsi penerimaan kas dengan fungsi pencatatan akuntansi. Fungsi penerimaan kas dengan fungsi pencatatan akuntansi masih dilakukan oleh bagian accounting. Selain itu masih belum adanya kegiatan membuat laporan pengiriman barang, dan memberikan tanda atau cap untuk mengesahkan suatu dokumen agar meminimalisir kecurangan yang bisa saja terjadi didalam perusahaan.

19 SARAN Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan fungsi penerimaan kas dengan fungsi pencatatan akuntansi dengan menambah bagian keuangan dalam sistem dan prosedur penjualan ekspor yang telah diterapkan, sehingga mencegah dan meminimalisir terjadinya tindakan kecurangan oleh karyawan. Pada proses pengiriman barang yang dikerjakan oleh bagian packing and delivery, sebaiknya perusahaan menambahkan kegiatan yaitu membuat laporan pengiriman barang sebelum kegiatan mengirim barang, hal ini dilakukan agar jelas mengenai jumlah, harga, tanggal dan keterangan mengenai barang yang dikirim agar lebih tersusun dan rapih. Selanjutnya setelah barang dikirim sebaiknya perusahaan menambahkan kegiatan yaitu pemberian cap SUDAH DIKIRIM pada dokumen DO (Delivery Order). Hal ini juga dimaksudkan agar mencegah dan meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi. Pada saat prosedur penerimaan pembayaran, sebaiknya perusahaan menambahkan kegiatan yaitu pemberian cap LUNAS pada bukti transfer yang diberikan oleh customer setelah dicocokan dengan dokumen yang lainnya. Hal ini dimaksudkan agar memberikan pengesahan atau tanda bahwa dokumen tersebut sudah benar setelah dicocokan. Agar mencegah dan meminimalisir kesalahan atau penggantian data yang mungkin terjadi.

20