ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DI PT. QTON INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC OLEH: SITI KHODIJAH

Transkripsi

1 ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DI PT. QTON INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC Skripsi Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Serjana Sosial (S.Sos) Dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi OLEH: SITI KHODIJAH DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015

2 ABSTRAK Siti khodijah Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT.Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic. Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Qton Indonesia di bagian Legal Konotariatan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi arsip pertanahan yang berjalan di PT. Qton Indonesia didevisi legal kenotariatan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar bisa lebih baik dalam pengembangan sistem informasi arsip. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem informasi kearsipan belum sepenuhnya berjalan dengan baik disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena penggunaan sistem informasi arsip masih manual, dengan hanya mengentri data ke Microsoft Excel. Dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara efisien. Mengingat jumlah volume arsip yang tergolong banyak dan permintaan yang cukup tinggi, sebaiknya manajemen arsip didukung oleh sistem berbasis komputer. Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem informasi arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem informasi arsip dan mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan teknologi informasi. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, serta memiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola. Kata kunci: Sistem Informasi Arsip, Rancangan Sistem Informasi Arsip. i

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telahmemberikan rahmat serta karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya. Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada Ibunda Sulastri dan Ayahanda Barito beserta abang dan kakak tercinta yang selalu memberikan dukungan baik dari segi apapun serta do a yang selalu menyertai hingga terselesaikannya skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU. 2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. 3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. Selaku Pembimbing I, dimana beliau telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasehatnya kepada penulis. 4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. Selaku Pembimbing II, dimana beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. 5. Bapak Ishak,S.S., M.Hum, Selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan pernyataan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik. ii

4 6. Ibu Laila Hadri Nasution. S.Sos. M.P, Selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik 7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini. 8. Semua teman-teman angkatan 2013 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumater Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada penulis seperti kak Miranda, kak Ice, Ayu Febriana dan sabahat saya Mastiana Nur Mega dan seseorang yang hangat sepecial yang telah banyak mendukung Amir Mahmud Hasibuan. Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih. Medan, Agustus 2015 Penulis Siti Khodijah iii

5 DAFTAR ISI ABSTRAK... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vi DAFTAR GAMBAR... vii DAFTAR LAMPIRAN... viii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian... 4 BAB II LANDASAN TEORI Analisis Perancangan Sistem Informasi Manfaat Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi Elemen Sistem Informasi Siklus Hidup Pengembangan Sistem Pengertian Sistem Kearsipan Pengertian Arsip Fungsi Arsip Alur Hidup Arsip Hukum Kearsipan Perusahaan Arsip Perusahaan Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan Dalam Mengelola Dokumen/Arsip Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan Aplikasi Pengelolaan Dokumen Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI Pengertian Visual Basic BAB III METODE PENELITIAN Metode Penelitian Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian Fokus Penelitian Latar Penelitian Proses Penelitian Mengidentifikasi Informan Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data iv

6 3.5.4 Keabsahan Data BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Karakteristik Informal Mengidentifikasi Masalah Kategori Sistem Informasi Kearsipan Rangkuman Hasil Wawancara Analisis Kebutuhan Sistem dan Rekomendasi Sistem yang Terautomasi Kebutuhan Sistem Rekomendasi Sistem Baru Perancangan Sistem Diagram Konteks Data Flow Diagram (DFD) ERD ( Entity Relationship Diagram) Skema Diagram Rancangan Desain Antar Muka ( Interface ) BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN v

7 DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Karakteristik Informan Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawacara vi

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Hubungan komponen sistem informasi Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip Gambar 4.1 Rangkuman Hasil Wawancara Gambar 4.2 Alur Kerja Arsip Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Arsip Tanah Gambar 4.4 DFD Level Gambar 4.5 Diagram Level Gambar 4.6 ERD Gambar 4.7 Skema Diagram Pertanahan Gambar 4.8 Desain Menu Utama Gambar 4.9 Desain Menu Admin Gambar 4.10 Desain From Laporan Tanah Gambar 4.11 Desain Frorm Laporan Proses BPN vii

9 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I Pedoman Wawancara Lampiran II Hasil Transkrip Wawancara viii