FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT OTOMASI KEARSIPAN PERUSAHAAN (STUDI KASUS PADA PT. PELINDO I MEDAN) SKRIPSI OLEH: GALLY ANGGA ANANTA NIM:

Transkripsi

1 FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT OTOMASI KEARSIPAN PERUSAHAAN (STUDI KASUS PADA PT. PELINDO I MEDAN) SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi OLEH: GALLY ANGGA ANANTA NIM: PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2014

2 LEMBAR PERSETUJUAN Judul Skripsi : Faktor - Faktor Penghambat Otomasi Kearsipan Perusahaan Studi Kasus: PT. Pelindo I (Persero) Medan. Oleh : Gally Angga Ananta NIM : Pembimbing I : Drs. Jonner Hasugian, M.Si. Tanda Tangan : Tanggal : Pembimbing II : Himma Dewiyana, ST. M.Hum Tanda Tangan : Tanggal :

3 LEMBAR PENGESAHAN Judul Skripsi : Faktor - Faktor Penghambat Otomasi Kearsipan Perusahaan Studi Kasus: PT. Pelindo I (Persero) Medan. Oleh : Gally Angga Ananta NIM : DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua Jurusan : Dr. Irawaty Kahar A, M.Pd Tanda Tangan : Tanggal : FAKULTAS ILMU BUDAYA Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A Tanda Tangan : Tanggal :

4 PERNYATAAN ORISINALITAS Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai salah satu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain. Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip. Medan, 14 September 2014 Penulis, Gally Angga Ananta ( )

5 ABSTRAK Ananta, Gally Angga Faktor-Faktor Penghambat Otomasi Arsip Perusahaan studi kasus pada PT.Pelindo I (persero) Medan. Medan: Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara. Arsip memiliki peranan penting dalam perjalanan sebuah organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman, pengelolaan arsip juga mengalami perubahan ke arah yang lebih canggih pula, yakni dengan pengelolaan yang terotomasi. Penelitian ini mengkaji tentang otomasi kearsipan pada perusahaan. Permasalahan yang diajukan dalam penelitian ini adalah apa faktor yang menjadi penghambat pelaksanaan otomasi kearsipan di perusahaan. Penelitian ini dilakukan di PT. Pelindo I Medan. Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif. Penentuan informan dilakukan dengan cara wawancara mendalam (dept interview) oleh tiga orang karyawan pelaksana. Hasil wawancara tersebut didukung pula dengan studi literature, yakni dengan mengumpulkan seluruh literatur yang berkaitan dengan topik pembahasan ini. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sumber informasi arsip yang diotomasikan oleh bidang administrasi umum adalah seluruh surat keluar yang berasal dari setiap bidang di PT. Pelindo I Medan. Faktor-faktor penghambat otomasi arsipnya adalah karena tidak adanya organisasi arsip dan pegawai arsip yang berlatar belakang kearsipan, melainkan pegawai biasa yang diberi tugas salah satunya adalah untuk mengelola arsip. Pegawai magang dari sekolah-sekolah ataupun mahasiswa juga diberdayakan untuk melakukannya. Sehingga hal ini dapat menyulitkan pertanggungjawaban pengelolaan arsip karena kegiatan ini juga diberikan tanggung jawabnya pada pihak lain. Aplikasi otomasi arsip yang digunakan belum memenuhi kebutuhan perusahaan untuk melakukan kegiatan otomasi arsip, karena masih terdapat kekurangan. Kata kunci: Otomasi Arsip, Pernghambat Otomasi Arsip

6 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Faktor-Faktor Penghambat Otomasi Arsip Perusahaan studi kasus pada PT.Pelindo I (persero) Medan. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya. Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada Ibunda Erliza dan Ayahanda Syaifulbahri beserta Abang dan adiku tercinta yang selalu memberikan dukungan baik dari segi apapun serta do a yang selalu menyertai hingga terselesaikannya skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si. Selaku Pembimbing I, dimana beliau telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasehatnya kepada penulis. 2. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum. Selaku Pembimbing II, dimana beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. 3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. 4. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.

7 5. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU. 6. Kepada abangku Tiyo Irving Billidio terima kasih atas dukungan yang sangat luar biasa selama kuliah dan penyelesaian penulisan skripsi ini. 7. Kepada adikku tersayang Chewi Ceri Anugrah atas dukungan dan do a nya. 8. Kepada seluruh anggota keluarga besarku tercinta, terima kasih atas segala dukungan baik dari segi apapun serta do a yang selalu menyertai selama penulisan skripsi ini. 9. Kepada sahabat terbaik, teman teristimewa, Frezi Widianingsih terimakasih banyak 4 tahun ini telah menjadi inspirasiku. 10. Kepada Ibu Wati, Pak Rozi dan Pak Dimas selaku informan terima kasih atas waktunya untuk di wawancarai. 11. Untuk teman-teman tercinta yang selalu kompak dan setia menemani disaat senang maupun susah, Kost-an 5B ( Romy, Fahmi, Bang Mat, Bang Aji, Bang Bay, Bang Topik, Iwan, Pandi ), terima kasih yang teramat luar biasa atas waktu, kenangan, dukungan, perhatian, nasehat serta doa a nya selama penulisan skripsi ini. Semangat dan pantang menyerah Broo!! 12. Untuk teman-temanku seluruh angkatan 2010 terima kasih atas kebersamaannya. 13. Kepada kakak senior dan adik junior terima kasih atas dukungannya selama penulisan skripsi ini. Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini.

8 Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih. Medan, April 2014 Penulis Gally Angga Ananta

9 DAFTAR ISI ABSTRAK... IV KATA PENGANTAR... V DAFTAR ISI... VIII BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penulisan Manfaat Penulisan Ruang Lingkup Penelitian... 4 BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Arsip Pengertian Arsip Sejarah Kearsipan Fungsi Arsip Jenis Arsip Pengorganisasian Arsip Arsip Perusahaan Landasan Hukum Arsip Perusahaan Jenis Arsip Perusahaan Alih Media Arsip Pemindahan dan Pemusnahan Arsip Perusahaan Otomasi Arsip Pengertian Otomasi Arsip Otomasi Layanan Kearsipan Infrastruktur Otomasi Kearsipan Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian Fokus penelitian Proses penelitian Mengidentifikasi Informan Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data Keabsahan Data Jenis dan Sumber Data... 35

10 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Profil Pelindo I (Persero) Medan Gambaran Umum Otomasi Arsip di PT. Pelindo I Medan Karakteristik Informan Faktor-Faktor Penghambat Otomasi Arsip Sumber Daya Manusia Aplikasi Otomasi Arsip Infrastruktur Penunjang Aplikasi Dana Rangkuman Hasil Penelitian BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

11 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Arsip mempunyai peran penting dalam organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Arsip bagi perusahaan diantaranya berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, sebagai alat bukti bila terjadi masalah, sebagai alat pertanggungjawaban, menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi perusahaan. Pentingnya arsip bahkan dibuktikan dengan pemberlakuan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan. Arsip akan bermanfaat secara optimal apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip tidak dikelola dengan secara baik akan menimbulkan masalah. Seiringan dengan perkembangan zaman, dan pengelolaan arsip yang semakin berkembang, membuat sebagian perusahaan yang mengelola arsip secara manual beralih ke sistem yang terotomasi, karena dengan sistem manual lamakelamaan dapat menimbulkan serangkaian kendala seperti kesulitan penemuan kembali secara cepat dan tepat karena sistem penyimpanan yang kurang sistematis, dan bertambahnya secara terus-menerus arsip tanpa penyusutan sehingga terjadi penumpukan. Kendala lainnya yaitu Tata kerja dan Fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai dan tidak mengikuti perkembangan teknologi kearsipan modern. Maka dari itulah setiap perusahaan dituntut untuk melakukan otomasi arsip. Teknologi yang semakin maju juga memberi dampak yang positif bagi dunia kearsipan, Pengelolaan arsip secara modern atau tata kearsipan otomatis merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip, penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi