ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. ACON

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. ACON Michael Kurnia, Edward Budi Sutanto dan Pieter Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Metode penelitian analisis yang digunakan dalam menyusun laporan akhir skripsi ini adalah metode analisa dan perancangan sistem beriorentasi objek. Metode analisis dilakukan dengan metode studi lapangan berupa wawancara dan survey terhadap proses bisnis yang sedang berjalan. Selain itu juga berdasarkan teori-teori yang mendukung yang diperoleh dari bukubuku yang berkaitan dengan analisa dan perancangan sistem. Metode perancangan dilakukan dengan merancang model sistem yang diusulkan, rancangan basis data dan rancangan layar dialog.tujuan penelitian adalah merancang sistem informasi pada pt. Acon dengan mengembangkan sistem yang sedang berjalan saat ini yakni secara manual menjadi komputerisasi. Hasil yang dicapai adalah merancang sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan pt. Acon untuk mendukung proses penjualan dan persediaan pada perusahaan tersebut. Simpulan dari hasil penelitian yang dilakukan pada pt. Acon, dengan menerapkan sistem informasi maka pt. Acon akan dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut dalam proses penjualan dan persediaan. Kata Kunci Analisa, Perancangan, Sistem Informasi, tunai, kredit, persediaan

2 PENDAHULUAN 1. Latar belakang Pada era saat ini, penggunaan sistem informasi dan teknologi sudah sangat berkembang pesat, tetapi banyak perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dengan penggunaan buku-buku dan surat-surat, di sisi lain beberapa perusahan banyak juga yang mulai beralih ke sistem terkomputerisasi. Hal ini terjadi karena perusahaanperusahaan membutuhkan sistem yang berbasiskan teknologi, yang memungkinkan mereka lebih cepat dalam pengolahan data dan memungkinkan pengambilan keputusan dengan hasil yang lebih akurat. Menurut Al-Dalabeeh, El-Rahman kh. International Journal of Business and Management 7.12 (Jun 2012, p97-106). Accounting information systems necessary to meet the requirements of modern management, yang artinya, sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk menunjang persyaratan dari manajemen modern. Menurut Piercy, Nigel F. The Journal of Business & Industrial Marketing (2010): p , The sales function must serve as a dynamic source of value creation and innovation within the firm, yang artinya Fungsi penjualan harus berfungsi sebagai sumber dinamis penciptaan nilai dan inovasi dalam perusahaan. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, maka perusahaan dapat mengurangi permasalahan khususnya dalam pembelian, penjualan dan persediaan yang sering kali menimbulkan redundansi data yang pada akhirnya dapat menimbulkan kesalahan informasi. Sistem terkomputerisasi juga mampu membantu kegiatan proses bisnis agar dapat berjalan lebih cepat dari sistem manual. Selain itu proses penjualan kredit yang relatif memerlukan proses yang lebih panjang, terutama pada saat penagihan piutang, agar semuanya dapat tertagih dengan baik. Oleh karena itu, tuntutan akan sistem terkomputerisasi yang di dukung oleh beberapa faktor lain seperti, sumber daya

3 manausia, jaringan internet, internal komputer dan external komputer guna meningkatkan performa perusahaan semakin dibutuhkan oleh perusahaan khususnya dalam memenangkan persaingan global. Menurut Ang, Brahmawong (2009, p39.1) dalam Special Issue of the International Journal of the Computer, the Internet and Management, Vol.17 No. SP1 berpendapat bahwa, Revenue cycle is a critical cycle of a business, either the revenue generates cash or credit. Yang dapat diterjemahkan, Siklus pendapatan merupakan siklus yang kritis bagi sebuah perusahaan baik itu transaksi tunai maupun kredit. PT.ACON merupakan perusahaan yang memproduksi bata ringan yang berkualitas, perusahaan tersebut sudah memiliki banyak partner bisnis atau kontraktor, seperti: PT Summarecon Agung Tbk, Ciputra Group, dll. Dengan beberapa sertifikat yang telah diraih, salah satunya dari ITB (Insitut Teknologi Bandung) sejak tahun Saat ini semua sistem yang digunakan pada PT.ACON masih manual dan belum terkomputerisasi hanya saja untuk mencatat laporan bulanan PT. ACON saat ini menggunakan Ms.Excel. Sehingga saat ini masih banyak terjadi kesalahan dalam proses penjualan dan persediaan tersebut seperti kesulitan dalam menyimpan data-data penting dari pelanggan antara lain: daftar harga, contact pelanggan, no. rekening pelanggan dan lain-lain. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah analisa untuk mengetahui kebutuhan sistem yang akan diterapkan pada PT. ACON tersebut. Selain itu kami juga akan merancang sistem informasi penjualan dan persediaan untuk diterapkan pada PT. ACON tersebut sebagai peralihan dari sistem manual ke sistem komputerisasi.

4 Berdasarkan pertimbangan di atas, maka kami tertarik untuk menyusun skripsi dengan judul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan pada PT. ACON. 2. Ruang lingkup a. Pembahasan mengenai penjualan barang Dalam proses perancangan sistem informasi ini akan dibuat sebuah sistem yang dapat memudahkan pimpinan PT. ACON dalam mengawasi proses penjualan barang dengan merancang sistem aplikasi penjualan, seperti: penyimpanan data customer untuk mempersingkat waktu dalam melayani pembayaran yang sudah menjadi customer tetap, membuat Surat Permintaan Produk, pembuatan Sales Order, pencarian daftar harga barang, meng-update harga jual barang, membuat limit kredit, memeriksa invoice yang jatuh tempo dan membuat bukti pelunasan. b. Pembahasan mengenai persediaan barang Dalam proses perancangan sistem informasi ini akan dibuat sebuah sistem yang dapat memudahkan pimpinan PT. ACON dalam mengecek persediaan barang dengan merancang sistem aplikasi persediaan, seperti: mengetahui stock barang yang baru masuk gudang dan stock barang yang keluar dari gudang untuk dikirim kepada pelanggan. 3. Tujuan penelitian Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Merancang sistem informasi penjualan barang sehingga dapat membantu mempercepat proses operasional dalam setiap transaksi yang dilakukan. 2. Menganalisa dan meminimalisasikan kesalahan dari penjualan dan persediaan barang. 3. Membantu PT. ACON untuk mengidentifikasi masalah-masalah dan menganalisa kebutuhan sistem dari usernya.

5 4. Metodologi penelitian Metode yang digunakan untuk penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Studi Pustaka Yaitu proses pencarian data dari berbagai sumber, seperti : buku-buku ataupun pencarian informasi melalui internet yang berkaitan tentang analisa dan perancangan sistem informasi. Studi pustaka ini juga dapat dilakukan untuk mengetahui landasan teori yang dapat dijadikan acuan dalam penulisan ini. b. Wawancara Yaitu proses mengumpulkan data yang diperlukan dengan memperoleh informasi langsung dari sumbernya mengenai masalah yang berhubungan dengan skripsi ini yang merupakan proses tanya jawab lisan maupun komunikasi langsung dengan pihak terkait. c. Observasi Yaitu proses mengumpulkan data yang diperlukan dengan mengadakan kunjungan langsung ke PT. ACON dengan pihak-pihak terkait untuk mengetahui kinerja perusahaan tersebut. d. Metode Analisis Metode analisis dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu : 1. Analisis metode sistem yang sedang berjalan Berdasarkan hasil yang dikumpulkan dari observasi dan wawancara, maka dilakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan. 2. Identifikasi masalah Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah-masalah yang ada di dalam perusahaan. e. Metode Perancangan Metode Perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah berdasarkan metode dari Satzinger yang merujuk pada dengan tahapan perancangan sebagai berikut : a. User Interface b. Navigation Diagram c. Class Diagram d. State Chart Diagram

6 e. Use case Diagram f. Use Case Description g. Activity Diagram h. Class Diagram HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Masalah yang dihadapi No. Masalah Usulan solusi 1. Kurangnya dokumen yaitu surat barang masuk, bukti penerimaan Membuat dokumen pendukung yaitu surat barang masuk dan, bukti penerimaan. 2. Tidak ada laporan-laporan perpindahan barang dan laporan usia piutang. 3. Belum adanya penentuan limit kredit yang jelas dan sesuai dengan kredibilitas pelanggan 4. Diperlukan waktu yang lama untuk mengetahui stock barang digudang. Membuat laporan perpindahan barang dan laporan piutang yang akan mendukung pengambilan keputusan Penentuan kebijakan limit kredit bagi setiap pelanggan berdasarkan Karakter, kepastian, kondisi pelanggan. Membuat data entry untuk setiap barang masuk dan barang keluar.

7 2. Rich picture usulan 5. konfirmasi pengiriman 12. SPB Sales 1. pesanan 2. data diri 3. SO 4. membayar pelanggan 8. invoice 11. membayar 7. surat jalan yang sudah signed Bagian keuangan 6. surat jalan Bagian gudang 10. menagih 9. daftar piutang Bagian akuntansi 14. bukti penerimaan barang 15. SBM 13. mengirim barang produksi Bagian produksi 17. laporan yang dibutuhkan Bagian manajemen Bagian penagihan 16. menyiapkan laporan yang dibutuhkan Gambar rich picture usulan

8 3. Use case usulan Gambar usecase usulan

9 4. Class diagram usulan Gambar class diagram usulan

10 1. User interface usulan Tampilan form utama Contoh tampilan Tr_sales Order

11 2. tampilan report dan print dari form Tampilan Report Penjulana umum Gambar print invoice

12 SIMPULAN Dibutuhkan program aplikasi dan sistem database untuk membantu PT. ACON dalam mendapatkan data yang lebih akurat. Selain itu, mencegah terjadinya human error. Saran Diperlukan adanya pengenalan dan pelatihan sistem kepada karyawan PT. ACON untuk mencapai hasil maksimal. Diperlukan adanya back up dan recovery data pada sistem yang baru untuk menghindari hilangnya data setiap 2 minggu. Serta perawatan pada setiap hardware yang ada dengan dilakukannya perawatan secara rutin selama 6 bulan sekali. Refrensi Al- Dalabeeh, Abed El- Rahman kh; Al- Zeaud, Hussein Ali. International Journal of Business and Management (Jun 2012): Al Sawalqa, Fawzi; Qtish, Atala. International Business Research 5. 9 (Sep 2012): Andrew Troelsen(2008).Pro C# 2008 and the.net 3.5 Platform. Apress Arif, Abubakar, Wibowo. (2008). Akuntansi Keuangan Dasar 1. (Edisi 3). Jakarta: PT. Grasindo. Assauri (2008). Manajemen Produks dan Operasi.Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Bai, Xue; Nunez, Manuel; Kalagnanam, Jayant R. Information Systems Research (Jun 2012): ,593, Fraser, Lyn M., Ormiston, Aileen., (2009) Understanding Financial Statement, eighth edition, Pearson Prentice Hall

13 Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, 8th edition. South Western Cengage Learning. Gelinas, U. J. Jr., Dull, R. B. (2008). Accounting InFormation System. 7 th edition. Thomson Learning, Canada. Gelinas, Ulric J., Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System (7th edition). Canada: Thompson South Western. Gelinas, Ulric J. Jr & Dull, Richard B. (2008). Accounting information systems.seventh Edition. Thomson, Canada. Gitman, Lawrence J. (2009). Principle of Managerial Finance. 12th edition. Pearson International edition, United Satates or Canada. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan Cobit (Edisi Revisi). Mitra Wacana Media, Jakarta Hall, James A. (2011). Introduction To Accounting Information Systems. 7th edition. South Western Cengage Learning, USA. Hall, James A.(2011).Introduction to Accounting Information Systems. Seventh Edition, Cengage Learning, Canada Ikatan Akuntansi Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan Per 1 September Jakarta: Salemba Empat. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2010), Intermediate Accouting. 13th edition. John Willey & Sons, Inc, Asia. Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P..(2010). Management Information System Managing The Digital Firm. Eleventh Edition, Pearson, United States L. Mathiassen, A. Munk-Madsen, P. A. Nielsen and J. Stage. (2000).Object-Oriented Analysis & Design(Major revision).english: Marko Publishing House Lian, Jiexin; Hu, Zhaoxia; Shatz, Sol M. Software Quality Journal (Mar 2008): Mardiyanto, Handono. (2009). Intisari Manajemen Keuangan. Grasindo, Jakarta. O Brien, James A. & Marakas, George M.(2008). Management information system.8thedition. Mc Graw Hill International Edition, New York Rainer, R.kelly Jr. & Cegielski,Cosey G.. (2010). Introduction to Information Systems. Third Edition.Wiley. Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku-1). Bandung : Salemba Empat. Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku-2). Bandung : Salemba Empat.

14 Rama, Dasaratha V., Jones, Fredrick L. (2008). Sistem informasi Akuntansi. Terjemahan Paul A. Rajoe, dkk. Jakarta: Salemba Empat. Salehi, Mahdi; Rostami, Vahab; Mogadam, Abdolkarim. International Journal of Economics and Finance 2. 2 (May 2010): Saringat, Mohd Zainuri; Herawan, Tutut; Ibrahim, Rosziati. Computer and Information Science 3. 2 (May 2010): Sexton, Glenn. Credit Management (Feb 2011): 36. Stice, James D., Stice, Earl, Skousen, Fred. (2009). Akuntansi Keuangan. Edisi 16. Jakarta: Salemba Empat. Tokic, Marija; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annals of the Faculty of Engineering Hunedoara 9. 2 (2011): Waluyo. (2008). Akuntansi Pajak. Edisi Ke-1. Salemba Empat. Jakarta. Warren, Carl S., Reeve, James M., Duchac, Jonathan E. (2011). Principles of Accounting (24th edition). South Western: Cengage Learning. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., Kieso, Donald E. (2010). Accounting Principles. 9th Edition. John Wiley and Sons Inc., Asia. Whitten, Jeffry L. & Bentley, Lonnie D. (2009). System analysis & design for the global enterprise.7th Edition. McGraw-Hill, New York