Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Jasa TIket Dan Penyewaan Mobil Pada PT XYZ

Transkripsi

1 Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Jasa TIket Dan Penyewaan Mobil Pada PT XYZ Vini Mariani, S.Kom., MM School of Information System Bina Nusantara University Jakarta, Indonesia Dr. Henny Hendarti, S.Kom., MM School of Information System Bina Nusantara University Jakarta, Indonesia Abstract PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan tiket dan penyewaan mobil. penelian ini adalah untuk menganalisis dan merancang suatu sistem informasi untuk penjualan tiket dan penyewaan mobil. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan perancangan. Dalam pengumpulan data, peneliti menggunakan metode kepustakaan (Library Research) dan metode lapangan (field research). Hasil yang dicapai terhadap sistem penjualan tiket dan penyewaan yang sedang berjalan pada perusahaan, ditemukan beberapa kelemahan seperti kesalahan dalam pencetakan tiket dan perhitungan total transaksi, duplikasi data pelanggan, kesalahan pencatatan nomor urut formulir apabila ditulis secara manual, banyaknya form yang tidak terisi baik disengaja ataupun tidak disengaja, Kurangnya formulir dan laporan yang membantu manajemen dalam mendukung pengambilan keputusan. Simpulan dari penelitian ini adalah untuk mengatasi kelemahan tersebut, maka dirancang suatu sistem informasi penjualan tiket dan penyewaan mobil terkomputerisasi yang diharapkan dapat meningkatkan mutu dari sistem yang berjalan. Agar sistem informasi yang dirancang ini dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan pelatihan pada bagian-bagian yang terkait dengan kegiatan penjualan tiket dan penyewaan mobil. Keywords Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Jasa, Penjualan, Tiket, Penyewaan, Mobil. I. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan jaman dan pertumbuhan teknologi terus maju dan berkembang tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi informasi semakin lama semakin cepat dan meluas. Penggunaan teknologi saat ini hampir melingkupi setiap aspek kehidupan, salah satunya adalah untuk menunjang sistem yang berjalan di suatu perusahaan. Data dan informasi yang akurat akan sangat mempengaruhi dalam manajemen mengambil keputusan. Bila informasi yang dihasilkan tidak lengkap atau salah maka pengambilan keputusan akan menjadi tidak tepat. Sistem informasi yang diterapkan di perusahaan dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan, pembuatan laporan, dan proses pengambilan keputusan. Selain itu sistem informasi dalam suatu perusahaan dapat membuat perusahaan tersebut lebih efektif dan efisien dalam menjalankan operasi kerjanya apalagi bila didukung oleh teknologi informasi yang sesuai. Oleh karena itu, setiap perusahaan seharusnya sudah mengubah cara operasional kerjanya dari yang tidak terkomputerisasi menjadi terkomputerisasi. Dengan penerapan sistem informasi ini akan dengan cepat mengetahui hal apa saja yang dibutuhkan dan yang terjadi pada perusahaan dalam waktu singkat, dan pada akhirnya akan memotong banyak biaya yang tidak diperlukan dan memperbesar keuntungan. Sistem informasi saat ini juga dirasa sangat dibutuhkan perusahaan yang bergerak di bidang jasa penjualan tiket dan penyewaan mobil. Akan tetapi, sistem penjualan tiket dan penyewaan mobil yang sedang berjalan saat ini masih menggunakan sistem yang sangat sederhana, dan setiap data yang disimpan pada komputer tidak berhubungan dengan komputer lain, sehingga dalam membuat laporan masih bersifat manual. Oleh karena itu kami tertarik untuk membangun sebuah sistem komputerisasi yang dapat membantu mengatasi berbagai kelemahan yang ada pada sistem yang lama dan mempermudah proses bisnis tersebut. Dengan sistem informasi, kesalahan akibat human error dapat dikurangi. Informasi mengenai penyewaan mobil dan jumlah tiket yang terjual dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat mempercepat waktu yang dibutuhkan dalam proses pengolahan data. Informasi yang dihasilkan juga dapat lebih up to date. Mengingat pentingnya penerapan suatu sistem informasi yang baik dalam menunjang kegiatan operasional pada PT XYZ maka kami memilih penelitian kami yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Jasa Penjualan Tiket dan Penyewaan Mobil Pada PT XYZ.

2 Ruang Lingkup Dalam pembahasannya, penelitian dibatasi atas ruang lingkup yang mencakup:. Prosedur penerimaan jasa penjualan tiket mulai dari Penjadwalan, pemesanan tiket, dan tiket.. Prosedur penyewaan mobil mulai dari ketersediaan mobil, penyewaan mobil, pembatalan, dan. 3. Pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen. dan Manfaat a. Menganalisis sistem informasi jasa penjualan tiket dan penyewaan mobil serta masalah operasional pada PT XYZ. b. Memberikan solusi atas permasalahan yang ditemukan pada PT XYZ. c. Merancang sistem informasi jasa penjualan tiket dan penyewaan mobil pada PT XYZ untuk menunjang berjalannya aktivitas operasional secara lebih baik. Manfaat a. Mempermudah transaksi penjualan tiket dan penyewaan mobil. b. Mengurangi kesalahan pencatatan (human error) yang sering terjadi pada saat masih menggunakan sistem yang lama. c. Membantu manajemen dalam mengambil keputusan secara cepat dan akurat. d. Menghasilkan laporan yang dapat dipertanggung jawabkan mengenai sistem yang diterapkan dalam perusahaan. Metodologi. Studi Kepustakaan (Library Research) Studi kepustakaan adalah penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data-data secara teoritis yang berhubungan dengan masalah yang menjadi objek penelitian, diperoleh dari literatur-literatur serta bukubuku dari perpustakaan yang digunakan sebagai landasan teori.. Metode Analisis a. Pengamatan (Observation) Yaitu proses mungumpulkan data-data yang diperlukan dengan mengadakan kunjungan secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dari perusahaan mengenai sistem informasi jasa penjualan tiket dan penyewaan mobil termasuk dokumen diperlukan serta tindakan pengendalian yang diperlukan. b. Wawancara (Interview) Yaitu proses mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan mengadakan wawancara secara langsung dengan pihak yang terkait. 3. Metode Dokumentasi Yaitu melakuakan penelusuran pada dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem dan mendukung dalam pengevaluasian pengendalian aplikasi untuk segmen pengendalian masukan (input controls) dan pengendalian keluaran (output controls). 4. Metode Perancangan Berdasarkan data yang dikumpulkan dilakukan analisis menurut kriteria yang seharusnya, pembuatan rich picture dari sistem yang berjalan, serta menganalisis permasalahan yang ditemukan dalam sistem yang berjalan. Secara ringkas, analisis sistem dilakukan melalui empat tahap yaitu : a. Survey atas sistem informasi PT XYZ yang sedang berjalan, b. Analisis terhadap temuan survey, c. Identifikasi kebutuhan survey, dan d. Identifikasi persyaratan sistem II. LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Informasi Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (004, p), Sistem informasi adalah pengaturan manusia, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan keluaran berupa informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Menurut O Brien (005, p6), Sistem informasi dapat berupa kombinasi dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang mengumpulkan, mengolah dan mendistribusikan informasi dalam sebuah organisasi. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Rama dan Jones (006, p5), Accounting Information System is a subsystem of a management information system that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions. Yang diterjemahkan sebagai berikut : Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang menyediakan mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin. Menurut George H. Bodnar dan Steinbart (003, p69), Sistem Informasi Akuntansi adalah manusia dan sumber daya modal di dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk persiapan keuangan dan informasi yang didapat dari pengumpulan dan proses transaksi penjualan. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut O brien (003, p8) Sistem Informasi Akuntansi memiliki 3 komponen dasar yaitu: Input, Processing, Output Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut Rama dan Jones (006, p6-7) adalah: Producing External Report (Menghasilkan Laporan Eksternal), Supporting Routine

3 Activities (Mendukung aktifitas rutin), Decision support (Pengambilan keputusan), Planning and Control (Perencanaan dan pengendalian), Implementing internal control (Implementasi pengendalian internal). Pengertian Perancangan Sistem Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (004, p39), System design is the specification or construction of a technical, computer based solution for the business requirements identified in a system analysis. Yang diterjemahkan sebagai berikut : Perancangan sistem adalah spesifikasi atau perwujudan dari solusi teknis berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan di sistem analisis. Menurut Romney dan Steinbart (006, p79), System design is the process of preparing detail specification for development of a new information system. Yang diterjemahkan sebagai berikut : Perancangan sistem adalah suatu proses detail spesifikasi untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang baru. Pengertian Jasa Penjualan Tiket dan Penyewaan Mobil a. Pengertian Jasa Menurut Armstrong dan Kotler (005, p3), Jasa adalah setiap manfaat atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. b. Karakteristik Jasa Secara umum jasa mempunyai 4 karakteristik pokok yang membedakannya dengan barang menurut Kotler dan Amstrong (005, p49-50) yaitu: menepati janjinya, sebab nilai jasa ada pada saat itu juga dan hilang jika pasien itu tidak datang. c. Pengertian Penjualan Menurut Kotler (006, p457), Penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. d. Pengertian Tiket Menurut Tiket adalah dokumen yang diciptakan oleh operator kendaraan umum atau agen perjalanan untuk menyatakan bahwa seseorang telah memesan sebuah kursi di sebuah kendaraan. e. Pengertian Penyewaan Menurut penyewaan adalah sebuah persetujuan di mana sebuah dilakukan atas penggunaan suatu barang atau properti secara sementara oleh orang lain. Barang yang dapat disewa bermacam-macam, tarif dan lama sewa juga bermacam-macam III. SISTEM YANG BERJALAN Penjualan Tiket Sistem Yang Berjalan Penjualan Tiket :. a). Telepon. b). Datang langsung 5. Arsip. ketersediaan minibus. Tidak berwujud (Intangible) Jasa tidak bisa dilihat, dicicipi, dirasakan, didengar dan dibaui sebelum dibeli. Misalnya: orang yang akan memakai bedah plastik tidak dapat melihat hasilnya sebelum pembelian jasa itu. Penumpang pesawat terbang tidak mempunyai apapun kecuali selembar tiket dan janji untuk sampai tujuan dengan aman.. Tidak dapat dipisahkan (Inseparibility) Jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedianya, apakah penyedia tadi adalah orang atau mesin. Bila karyawan jasa menyediakan jasa, maka karyawan itu merupakan bagian dari jasa. 3. Bervariasi (Variability) Kualitas jasa tergantung pada siapa yang menyediakan jasa, waktu, tempat, dan bagaimana cara mereka disediakan. Misalnya : beberapa hotel, katakanlah Marriott, memiliki reputasi untuk penyediaan jasa yang lebih baik dari lainnya. 4. Tidak Tahan Lama / Mudah Lenyap (Perishability) Jasa tidak dapat disimpan untuk penjualan atau pemakaian yang akan datang. Misalnya: beberapa dokter meminta bayaran kepada pasien karena tidak 3. konfirmasi Customer Service 7. {FP 4. {FP {FP {FP Komisi Uang BBM 8. keberangkatan. keberangkatan {BP} Customer Service di kota tujuan 4. Pengeluaran Lain - Lain} Stock Buku Pemesanan Konfirmasi 0. Kedatangan

4 Penyewaan Mobil : 8.. Pelunasan. a) konfirmasi 7. Arsip Customer Service. ketersediaan minibus 9. Komisi Uang BBM {BP} DP {FP Telepon. b). datang langsung 6. a). Batal Pelunasan. 6. b). Pengeluaran Lain-lain} Stock 0. keberangkatan Buku Pemesanan Temuan : Kesalahan pencatatan nomor urut formulir apabila ditulis secara manual. Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. Penggunaan nomor urut tercetak dalam formulir seperti bukti kas keluar, cek, memo kredit, faktur penjualan, dan memo debit merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Nomor urut tercetak ini akan dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut. Tidak adanya sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan pengisian formulir. Pencetakkan nomor terjadi dua kali yang disebabkan karena human error. Pada sistem yang terkomputerisasi, memiliki kelebihan jika ingin membuat formulir baru, maka nomor urutnya secara otomatis melanjutkan dari nomor formulir yang ada sebelumnya. IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN JASA TIKET DAN PENYEWAAN MOBIL Berdasarkan dari kasus yang kami teliti pada PT XYZ, maka permasalahan yang ditemukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : Temuan : Bisa terjadi duplikasi data pelanggan Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen. Belum adanya database pelanggan. Dapat menimbulkan duplikasi data pelanggan. Karena tidak tersimpannya data pelanggan. Merancang form pendaftaran, membuat database pelanggan dan membuat pengkodean pada tiap pelanggan. Temuan 3 : Apabila ditulis secara tidak terkomputerisasi, maka akan ada kemungkinan data dalam suatu form yang tidak terisi baik disengaja ataupun tidak disengaja. Penggunaan formulir memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya. Tidak adanya sistem yang terkomputerisasi yang dapat langsung memunculkan pesan yang berisi peringatan untuk mengisi data yang masih kosong. Adanya data field yang kosong akibat kita tidak sengaja atau sengaja tidak mengisi. Pada sistem yang terkomputerisasi apabila ada suatu data field yang belum diisi, maka software akan memunculkan pesan yang berisi peringatan bahwa data belum diisi. Jadi setiap formulir akan memiliki data yang lengkap dan dapat dipercaya. Temuan 4 : Kurangnya formulir untuk mendukung pengambilan keputusan. Formulir digunakan sebagai penetapan tanggung jawab untuk penciptaan, pencatatan, dan penyelesaian transaksi-transaksi organisasi; mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan-

5 kesalahan; menyampaikan atau memindahkan informasi yang penting dari orang yang satu ke orang yang lain; mencatat transaksi-transaksi yang sudah lampau atau untuk menyelesaikan / melengkapi transaksi-transaksi. Karena pencatatan transaksi yang belum terkomputerisasi menyebabkan formulir yang dihasilkan sedikit, contohnya : penggabungan antara formulir pemesanan dan formulir penyewaan, penggabungan surat jalan pemesanan dan surat jalan penyewaan Hasil pengolahan data yang tidak lengkap sehingga proses pengambilan keputusan tidak tepat sasaran Menambahkan formulir yang dapat mendukung perusahaan dalam pengolahan data yang dapat membantu menghasilkan data yang lengkap dan akurat. Activity Diagram Penyewaan Mobil : Customer Service Melakukan Penyewaan Melayani Penyewaan {Form Penyewaan Menerima Pelunasan {Form {Form Pembayaran} Pembayaran Melayani Konfirmasi Membuat Surat Jalan Memenuhi Penyewaan Membuat Form Kedatangan {Form Pembayaran Membuat Laporan Penerimaan Kas Komputer Ms_ Ms_Mobil Ms_Karyawan Tr_Penyewaan Tr_Pembayaran Tr_Pembatalan Tr_suratjalan Tr_Kedatangan Activity Diagram Penjualan Tiket : Penerimaan Kas} Membuat Laporan Keuangan Tr_Laporan Keuangan} Customer Service Customer Service Kota Komputer Membuat Laporan-laporan Tr_Penjadwalan Membuat Penjadwalan Ms_Mobil Pembatalan} Keuangan} Pembatalan} Melayani Pemesanan {Form Pemesanan {Form Pemesanan (signed) Melakukan Pemesanan Ms_karyawan Ms_ History Perusahaan} History Perusahaan} Ms_LuarBatas Melayani Konfirmasi Ms_ Menganalisis Laporan Membuat Surat Jalan Tr_Booking Memenuhi Pemesanan Tr_Pemesanan Melakukan Konfirmasi Kedatangan BP Kembali Ke Jakarta Tr_Pembatalan Membuat Surat Kedatangan {Form Pemesanan Membuat Laporan Penerimaan Kas Penerimaan Kas} Membuat Laporan - Laporan Paling Diminati} Mobil Sering Digunakan} Penumpang} Pembatalan} Penumpang Perjalanan Penumpang} Membuat Laporan Keuangan Keuangan } Pembatalan} Paling Diminati} Penumpang} Mobil Sering Digunakan} Keuangan } Penumpang Menganalisis Laporan Tr_suratjalan Tr_Kedatangan Tr_Laporan SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT XYZ, maka didapatkan kesimpulan sebagai berikut :. Penerapan aplikasi sistem yang meliputi rancangan database, layar, input, dan output, untuk sistem informasi jasa pada PT XYZ, dapat mempermudah proses penjualan tiket dan penyewaan mobil serta mengurangi kesalahan dalam pengolahan data.. Dengan menambahkan laporan-laporan yang dibutuhkan diharapkan dapat membantu dalam mengambil keputusan demi kemajuan PT XYZ. 3. Adanya sistem terkomputerisasi dapat mempermudah dalam pengisian formulir, sehingga dapat mengurangi human error. 4. Sistem memberikan peringatan apabila terdapat data yang belum lengkap saat pengisian formulir, sehingga dapat membantu dalam memperoleh informasi yang lebih akurat. 5. Dengan format laporan per hari, per minggu, dan per bulan dapat membantu setiap bagian dalam membuat laporan yang lebih mendetail. 6. Adanya menu login sebelum masuk ke menu utama, dapat membantu dalam keamanan penyimpanan data dan laporan yang ada di PT XYZ dan juga mengurangi tindak

6 kejahatan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 7. Adanya media search yang dapat mempermudah dan mempercepat karyawan dalam mencari data. Sehingga dapat mengefisiensikan waktu dan memperkecil kesalahan pencarian data. Saran. Untuk melaksanakan sistem yang diusulkan, sebaiknya diadakan pelatihan kepada karyawan yang terlibat dalam penggunaan sistem tersebut, agar tidak terjadi kesalahan penggunaan sistem yang dapat berakibat rusaknya datadata yang ada.. Menjaga kerahasiaan password demi kepentingan keamanan data yang ada, sehingga tidak dirusak atau disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 3. Mengembangkan sistem yang diusulkan agar sistem tersebut dapat berhubungan ke semua bagian yang ada di PT XYZ sehingga dapat meningkatkan kualitas kerja karyawan di PT XYZ. 4. Sistem ini dapat diterapkan tanpa meninggalkan sistem yang lama. Jadi keduanya dapat dijalankan secara bersama-sama, sehingga sampai pada akhirnya sistem baru dapat menggantikan sistem yang lama. [] Connoly, Thomas dan Carolyne Begg. (00). Database Systems : A Pratical Approach To Design Implementation And Management. Edison, Wheastly, United Kingdom. [3] Jones, Frederick L. dan Darasatha V. Rama. (006). Accounting Information System : A Business Process Approach. Thompson Southwestern, Canada. [4] Kotler, Phillip dan Gary Amstrong. (006). Principles Of Marketing, th Edition. Prentince Hall, Inc., USA. [5] Mathiassen, L., Madsen, Nielsen, dan Stage. (000). Object Oriented Analysis & Design. First Edition. Marko Publishing ApS, Aalborg, Denmark. [6] Mcleod, Raymond Jr. dan George P. Schell. (004). Management Information Systems. Ninth Edition. Prentince Hall, Inc., USA. [7] O Brien, James. (005). Pengantar sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan ial, Edisi ke- terjemahan Dewi Fitiriasari dan Deny Arnos Kwary, Salemba Empat, Jakarta. [8] Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbert. (006). Accounting Information System, 0 th Edition. Prentince Hall, Inc., USA. [9] Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman. (004). Systems Analysis and Design Method, 6 th Edition. McGraw Hill, New York. REFERENCES [] Brittan, Carol dan Jill Doake. (00). Object Oriented Systems Development : A Gentle Introduction. Mc Graw- Hill. Companies. Inc., Singapore.