BAB IV PEMBAHASAN. a) Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal atas siklus pendapatan yang

Transkripsi

1 BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Ruang Lingkup Evaluasi Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal atas siklus pendapatan yang diterapkan pada penelitian di PT. X ini adalah : a) Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal atas siklus pendapatan yang terjadi pada PT.X. b) Mengevaluasi 5 komponen pengendalian internal, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan terkait dengan penjualan dan penerimaan kas. c) Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelamahan yang ditemui dalam pengendalian internal penjualan dan penerimaan kas. IV.2 Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan Penjualan dan penerimaan kas adalah dua fungsi yang terdapat dalam siklus pendapatan. Maka dari itu sebelum menguraikan dan membahas penerapan pengendalian internal atas penjualan dan penerimaan kas, penulis akan terlebih dahulu membahas pengendalian internal pada siklus pendapatan. Siklus pendapatan adalah siklus yang terdiri dari aktivitas terkait dengan pertukaran barang dagangan dan jasa dengan pelanggan dan penerimaan kas dari 74

2 penjualan. Secara khusus pada perusahaan manufaktur seperti PT. X, siklus pendapatan terdiri dari fungsi penjualan dan penerimaan kas. Pada kegiatan utama perusahaan, yaitu penjualan barang produksi, transaksi penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun nontunai. Pembayaran tunai yaitu pembayaran dengan uang tunai, dimasukkan ke dalam file penerimaan kas dengan ketentuan penjualan yang terjadi berjumlah dibawah 25 juta rupiah yang kemudian akan di setor ke bank keesokkan harinya. Pembayaran nontunai yaitu pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan jasa transfer bank, dimasukkan ke dalam file penerimaan kas dengan ketentuan penjualan yang terjadi berjumlah diatas 25 juta rupiah yang kemudian akan di cek kebeneran bukti cek yang diberikan oleh bagian penerimaan kas. Dalam bab ini penulis akan melakukan evaluasi pengendalian internal pada PT. X dengan menggunakan pendekatan COSO dalam subbab yang pertama. Penulis akan berusaha mengevaluasi penerapan 5 komponen dari pengendalian internal menurut COSO pada PT. X yaitu lingkungan pengendalian (control environment), Penilaian risiko (risk assessment), Informasi dan komunikasi (information and communication), aktivitas pengendalian (control activities), Pemantauan (monitoring). IV.2.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Menurut Elder (2010) menyatakan bahwa lingkungan pengendalian yang baik berisi tindakan, kebijakan dan prosedur yang menunjukkan perilaku dari manajemen 75

3 puncak, direktur dan pemimpin dari entitas tentang pengendalian internal dan kepentingannya terhadap perusahaan. Dari hal diatas dapat kita ketahui bahwa esensi dari pengendalian internal yang efektif bergantung pada perilaku dari manajemen. Jika manajemen puncak menyadari bahwa pengendalian itu penting, maka bagian lain dari organisasi akan mengikuti dan merespons dengan cara menjaga dan memelihara pengendalian internal secara berkelanjutan. Disini peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen pertama dari pengendalian internal yaitu lingkungan pengendalian, dengan menguraikannya menjadi 4 subkomponen : a) Integritas dan nilai etika Penulis dapat menilai pelaksanaan integritas dan nilai etika perusahaan, pada saat penulis melakukan observasi dan wawancara. Karena penelitian di perusahaan sifatnya sangat terbatas dan hanya boleh melakukan penelitian pada bagian siklus pendapatan, pertama kali penulis menilai dari kualitas pelayanan mereka kepada penulis selama melakukan penelitian. Dalam penerapannya di perusahaan, integritas dan nilai etika berarti sikap seseorang dalam melakukan wewenang dan tanggungjawabnya dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Integritas dan nilai etika juga berhubungan dengan bagaimana tingkat kejujuran seseorang terhadap pekerjaannya dan kualitas dan kinerjanya. 76

4 Dari hasil observasi dan wawancara dengan bagian penjualan, penulis menemukan beberapa hal yang sudah dengan baik dilaksanakan oleh perusahaan berhubungan dengan integritas dan nilai etika, yaitu : 1. Sikap staf yang selalu siap dan cermat dam menjawab pertanyaan penulis seputar topik skripsi yang dibahas dan penerapan aturan khusus dalam penelitian oleh mahasiswa. Setiap kali penulis melakukan penelitian, ada banyak hal baru yang didapat, meskipun ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa dijawab, karena bersifat rinci dan menyangkut rahasia perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan mempunyai aturan khusus tentang penelitian yang dilakukan mahasiswa di perusahaan, yaitu tentang informasi apa saja yang dapat diberikan dan sampai sejauh mana informasi dapat diberikan oleh pihak perusahaan. Melalui bagian penjualan, perusahaan mengatakan bahwa informasi yang bersifat rahasia dan terlalu rinci tidak dapat diberikan oleh perusahaan. Akibat dari adanya aturan perusahaan ini, penulis menjadi sedikit kesulitan untuk meakukan penelitian secara detail. Penelitian yang dilakukan penulis pada penjualan dan penerimaan kas, hanya pada transaksi yang kasat mata, seperti penerimaan order dan pembayaran dari pembeli. Observasi ke hal-hal seperti penyimpanan kas di brankas tidak dapat dilakukan penulis, karena keterbatasan penelitian. Dari hal tersebut dapat melihat bahwa pihak PT. X, secara khusus pada bagian penjualan telah menjaga integritas dan nilai etikanya dengan baik. 77

5 2. Perusahaan telah membuat kebijakan sesuai dengan praktik bisnis yang diharapkan. Salah satu contoh kebijakan perusahaan yang sesuai dengan praktik bisnisnya adalah kebijakan yang mengharuskan adanya otoritas dan internal cek dari pihak kepala keuangan untuk mengecek keakuratan jumlah penerimaan kas di bagian keuangan. Hal ini dilakukan untuk menjamin keabsahan dan keakuratan dari praktik bisnis perusahaan yaitu penjualan. Evaluasi penulis hanya pada tingkat kesadaran karyawan akan pengendalian internal. Para karyawan harus lebih sadar tentang pentingnya menjaga integritas dan nilai etika dalam perusahaan. Maka dari itu manajemen, secara khusus yang menangani penjualan dan penerimaan kas harus memberikan pengenalan akan pentingnya pelaksanaan pengendalian internal di perusahaan kepada para karyawannya. Hal ini dapat dilakukan pada pelatihan awal karyawan baru/masa percobaan. Selain hal-hal positif diatas, penulis juga menemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan integritas dan nilai etika pada perusahaan, yaitu : 1. Masih ada beberapa karyawan yang bercanda dan mengobrol satu sama lain selama pekerjaan berlangsung Hal ini terjadi karena kurangnya kesadaran akan pengendalian internal pada diri masing-masing karyawan itu sendiri. Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa sebagian karyawan cenderung untuk bertindak secara profesional hanya pada saat adanya pengawasan dari pihak atasan saja. 78

6 Hal ini baik langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi kinerja para karyawan. Saran penulis untuk hal ini adalah harus ada teguran langsung dari manajer atau supervisor terkait terhadap karayawan yang bercanda dan mengobrol selama jam kerja berlangsung dan memberikan sanksi yang tegas jika hal tersebut terus menerus dilakukan. b) Filosofi dan gaya operasi manajemen PT. X telah mempunyai filosofi sendiri yang membedakan dari perusahaan lain. Filosofinya yaitu : 1. Mengutamakan pelayanan yang terbaik bagi konsumen dengan menyediakan produk yang terbaik dan bermutu tinggi sesuai dengan keinginan pelanggan 2. Menciptakan manajemen yang satu untuk mencapai tujuan perusahaan Menurut Boynton (2005) filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic reliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Dari filosofi diatas, dapat disimpulkan bahwa filosofi yang ditetapkan menekankan pada kualitas dalam menjalankan bisnisnya. PT. X beranggapan bahwa untuk menjaga customer value, perusahaan harus selalu memberikan kualitas pelayanan dan produk yang bermutu. Untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan juga harus memiliki kesatuan manajemen yang sempurna, artinya manajemen menyadari pentingnya kesatuan diantara mereka dan bahwa tindakan mereka dalam perusahaan saling berhubungan dan terkait untuk mencapai tujuan perusahaan. 79

7 Menurut penulis, perusahaan telah memiliki filosofi yang baik, dimana perusahaan mengaggap pelanggan sebagai raja. Evaluasi yang diberikan hanya terkait bagaimana perusahaan mengimplementasikan kedua hal tersebut, yaitu bagaimana caranya memberikan satisfication bagi pelanggan, menjual produk yang bermutu dan berkualitas, dan juga menjaga kesatuan manajemen. Hal ini adalah pekerjaan yang harus menerus dilakukan dan ditingkatkan oleh berbagai pihak di dalam perusahaan. Selain itu, pihak manajemen juga harus mempertimbangkan risiko bisnis dengan lebih hati-hati lagi. Temuan yang penulis temukan terkait dengan filosofi adalah masih adanya pelanggan yang complain karena pelayanan di bagian penjualan terlalu lama, ataupun masih adanya karyawan yang tidak memahami product knowledge. Menurut Boynton (2005), gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana suatu kesatuan usaha dijalankan. Gaya operasi manajemen juga terkait apakah manajemen melalui aktivitasnya, memberikan contoh yang jelas kepada pegawai tentang pentingya pengendalian internal. Setelah mempelajari struktur organisasi yang diberikan, penulis menyimpulkan bahwa perusahaan, dalam hal ini manajer puncak, melakukan pemusatan kekuasaan desentralisasi pada manajemen menengah dan bawah. Dengan gaya operasi saat ini, kesadaran akan pengendalian akan bertumpu pada manajemen menengah dan bawah, sehingga biaya pengendalian cenderung rendah. Di lain sisi, manajer puncak benar-benar teliti untuk mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya pada orang yang dapat dipercaya dan capable, untuk mencegah terjadinya kecurangan. Manajer puncak juga disarankan untuk melakukan pemeriksaan dan review secara berkala atas manajer menengah dan bawah. Selain itu manajer puncak dapat mengacu pada pedoman the right man in the right place, artinya manajer puncak 80

8 menetapkan fungsi manajer menengah dan bawah berdasarkan kapabilitas dan kemaksimalannya atas fungsi tersebut. c) Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang Mengacu pada pendapat Boynton (2005), sturktur organisasi dikatakan baik jika mampu membantu perusahaan untuk memenuhi tujuannya dan membantu melaksankan aktivitas-aktivitasnya. PT. X memiliki struktur yang cukup baik. Struktur organisasinya adalah struktur lini. Dikatakan lini karena seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dan hanya menerima perintah dari atasan tersebut. Departementalisasi perusahan adalah berdasarkan fungsi. Dikatakan fungsi karena pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Selanjutnya pelimpahan wewenang pada perusahaan adalah wewenang lini dan fungsional. Wewenang lini ditunjukkan dengan adanya hubungan seseorang atasan untuk memerintahkan bawahan langsung dan tiap bawahan hanya mempunyai tanggung jawab terhadap satu atasan saja. Contohnya : manajer keuangan memerintahkan kepada staff untuk membuat laporan keuangan bulanan dan penjelasannya. Wewenang fungsional adalah wewenang yang dipunyai personil suatu departemen untuk memberikan saran atau usulan dalam bidangnya masing-masing terhadap personil di departemen lain. Contoh pada perusahaan bagian personalia memberikan usulan kepada bagian akuntansi agar mengisi daftar kehadiran lengkap. Setelah melakukan studi dokumentasi atas struktur organisasi perusahaan, penulis menemukan beberapa evaluasi yang diberikan terkait dengan struktur organisasi secara umum : 81

9 1. Sebaiknya bagian ekspedisi membuat satu bagian lagi diatas staff ekspedisi yaitu bagian supervisor ekspedisi agar dapat melakukan pengawasan langsung ke lapangan ketika terjadi pengiriman barang. 2. Sebaiknya bagian penjualan terpisah dengan bagian kredit dalam hal penilaian kredit dan pemberian otoritas kredit sehingga terdapat kejelasan pendelegasian wewenang. d) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Perusahaan telah mempunyai kebijakan dan praktik sumber daya manusia untuk merekrut karyawan sampai pada pembayaran gaji karyawan. Dari hasil pengisian kusioner oleh bagian penjualan, terlihat beberapa poin penting yang dapat ditelusuri lebih lanjut oleh penulis. Dibawah ini penulis paparkan beberapa pelaksanaan kebijakan dan praktik sumber daya manusia oleh perusahaan : 1. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia yang ada telah menghasilkan perekrutan yang kompeten dan dapat dipercaya, yang dapat mendukung struktur pengendalian yang efektif Hal ini dapat dilihat dengan adanya prosedur, sistem dan standar yang ditetapkan oleh perusahaan dan serikat pekerja dalam perekrutan karyawan yang kompeten. Melalui wawancara dengan bagian penjualan, penulis dapat melihat bahwa proses perekrutan telah menghasilkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Hal ini dibuktikan dengan tingkat pengetahuan dari manajer penjualan untuk dapat menjawab pertanyaanpertanyaan yang diberikan penulis. 82

10 2. Para karyawan telah memahami dengan benar, tugas prosedur dalam pekerjaan mereka. Melalui observasi ke perusahaan dan pengisian kuesioner oleh bagian penjualan, penulis dapat melihat sejauh mana pemahaman karyawan tentang tugas dan pekerjaan mereka. Pada bagian penjualan, penulis melihat bahwa ia memahami tugas dan pekerjaan mereka dengan benar. Hal ini terlihat dengan sikapnya saat memberikan jawaban kepada penulis terkait topik skripsi yang dibahas. Manajer penjualan selalu siap menjawab semua pertanyaan dari penulis, dengan tetap memegang batasan penelitian yang ditetapkan perusahaan. Pemahaman karyawan yang benar terkait tugas dan pekerjaan mereka, juga disimpulkan dari wawancara penulis dengan bagian staff bagian penjualan. Saat penulis melakukan wawancara dengan staff bagian penjualan, dia cukup mengetahui apa yang harus dikerjakan dan seluk beluk pekerjaannya seputar bagian penjualan. Misalanya, cara penerimaan order dari pelanggan dan memasukkanya ke database perusahaan dan kemudian di kordinasikan ke bagian terkait. 3. Kebijakan mengenai pengembangan SDM telah dikembangkan dan dilaksanakan dengan baik Melalui wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa PT. X telah menetapkan syarat-syarat pekerjaan di awal. Berdasarkan syaratsyarat tersebut, dilakukan penyeleksian bagi calon pekerja. Proses penyeleksian dimulai dengan adanya masa percobaan. Calon pekerja yang memenuhi persyaratan penerimaan akan diterima sebagai 83

11 pekerja dengan masa percobaan paling lama 6 bulan terhitung dari tanggal yang bersangkutan mulai kerja. Calon pekerja yang berhasil melampaui masa percobaan akan diangkat menjadi pekerja tetap. Inilah gambaran singkat proses penyeleksian dan perekrutan karyawan. Selanjutnya perusahaan juga telah menetapkan kebijakan tentang pengupahan, kesempatan berkarir dan promosi kenaikan jabatan secara berkala bagi setiap karyawan. Dari hal diatas penulis menyimpulkan bahwa kebijakan mengenai pengembangan SDM telah dikembangkan dan dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan. 4. Terdapat tindakan pendisiplinan terhadap perilaku karyawan yang tidak diharapkan, seperti pemberian surat peringatan 1,2, dan 3 Perushaan telah berusaha mencegah adanya kecurangan ataupun ketidak disiplinan karyawan dengan memberikan sanksi pemecatan bagi karyawan yang melakukan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Dan memberikan peringatan sampai 3 kali jika karyawan tidak disiplin dalam pekerjaannya. 5. Perusahaan mempunyai kebijakan khusus bagi karyawan yang langsung menangani penerimaan kas (bagian keuangan dan penagihan), seperti pemberian polis asuransi ketaatan atas kerugian akibat pencurian kas, keharusan karyawan untuk mengambil cuti, dan adanya rotasi jabatan secara periodik. Pimpinan perusahaan membrikan perhatian kepada karyawannya dengan cara memberikan gaji yang memadai, memberikan tunjangan- 84

12 tunjangan bagi karyawan seperti, tunjangan transport, tunjangan makan, tunjangan jabatan untuk supervisor, tunjangan hari raya dan pemberian cuti berkala. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara, kuesioner, dan observasi terhadap komponen lingkungan pengendalian (control environment) yang terjadi di perusahaan, yaitu: No. Keterangan Pengendalian Efektif ( ) / Tidak Efektif ( ) 1. Integritas dan nilai etika 2. Filosofi dan gaya operasi manajemen 3. Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang 4. Kebijakan dan praktik Sumber Daya Manusia Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa lingkungan pengendalian (control activities) yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, tetapi masih ada yang harus diperbaiki perusahaan yaitu perlu di tingkatkannya peran supervisor dalam menjalankan tugasnya dan perusahaan juga harus menyusun struktur organisasi sesuai dengan fungsinya. Hal ini dilakukan agar perusahaan dalam meningkatkan keefektifan pengendalian internal yang ada dalam perusahaan. 85

13 IV.2.2 Evaluasi Penilaian Resiko (Risk Assessment) Risiko yang mungkin timbul telah diidentifikasi, dianalisis dan dikelola dengan cukup baik oleh perusahaan, sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian internal dan mengurangi penyimpangan para perusahaan. Hal ini tercermin dari adanya pelatihan terhadap karyawan yang dapat berupa pendidikan keahlian dan pendidikan lainnya yang dapat meningkatkan keahlian karyawan serta adanya training bagi karyawan baru selama 6 bulan. Meskipun demikan masih ada beberapa catatan penulis mengenai apa yang harus diperbaiki, khususnya dalam hal pengendalian internalnya. Dari pengamatan wawancara yang dilakukan, risiko yang mungkin timbul disebabkan oleh beberapa faktor di bawah ini, beserta temuan dan evaluasi yang dikemukakan penulis, yaitu : 1. Adanya kerentanan kas terhadap pencurian Melalui wawancara dengan bagian penjualan, kecurangan yang sering ditemui adalah pencurian pada saat pelunasan pembayaran oleh bagian penagihan. Meskipun sudah ada prosedur yang jelas dan tegas dalam menanggulangi adanya pencurian kas, tetapi pencurian pelunasan pembayaran masih terjadi. Hal ini masih terjadi disebabkan karena kebijakan perusahaan yang kurang tegas dalam menindak lanjuti para pelanggan yang tidak membayar kewajiban yaitu hanya dengan menutup account pelanggan tersebut di database perusahaan dan hanya akan terbuka jika pelanggan tersebut melunasinya. Inilah yang memberi peluang bagi bagian penagihan untuk melakukan kecurangan. Dari hal diatas penulis menyimpulkan bahwa perusahaan harus merubah kebijakannya dalam menindak lanjuti para pelanggan yang tidak membayar 86

14 pelanggannya, yaitu dengan membuat konfirmasi kembali pihak pelanggan tersebut apabila telah dilakukan penagihan. Karena walaupun jumlah uang yang di curi sedikit dan tidak material bagi perusahaan tetapi dapat merusak mental para karyawan karena memberikan peluang bagi karyawan melakukan kecurangan. 2. Prosedur kenaikan jabatan secara reguler. Dari hasil wawancara dan pengisian kuesioner oleh pihak penjualan, ditemukan bahwa perusahaan memiliki prosedur kenaikan jabatan secara reguler. Kenaikan jabatan baik disadari ataupun tidak disadari akan mempengaruhi pengendalian internal perusahaan. Contoh : karyawan yang dulunya bertugas melakukan mengupdate buku besar penjualan, sekarang naik jabatan menjadi manajer. Tentunya ada penyesuaian dalam wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Dari hal diatas, tentunya manajer akan lebih concern dalam hal pencatatan dan proses update buku besar penjualan. Karena ia mengetahui kemungkinan-kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi. Prosedur kenaikan jabatan dilakukan perusahaan untuk memberikan kesempatan bagi setiap karyawan untuk meningkatkan kapabilitasnya untuk bekerja bagi perusahaan serta memperluas jenjang karirnya ke depan. Bagi perusahaan, prosedur kenaikan jabatan dilakukan guna melakukan regenerasi kepemimpinan, sehingga perusahaan mendapatkan SDM yang lebih fresh dengan semangat kerja yang lebih tinggi. Evaluasi yang diberikan hanya pada persayaratan bagi seorang yang diproyeksikan untuk naik jabatan ke jabatan yang lebih tinggi. Sebaiknya perusahaan tidak asal dalam menaikkan jabatan karyawan, perusahaan juga harus 87

15 melihat keandalan kinerja dari karyawan. Untuk menghindari nantinya karyawan yang sudah naik jabatanya dapat bekerja secara maksimal dan lebih baik. 3. Karyawan baru Staff penjualan mengatakan bahwa dengan adanya karyawan baru yang masih mempunyai semangat kerja tinggi akan memacu karyawan lainnya untuk bekerja dengan lebih baik. Disamping itu, terdapat ide-ide baru dan pandangan atau pengertian lain atas pengendalian internal yang sedang diterapkan dalam perusahaan yang akan sangat membantu bila karyawan berkualitas baik. Tetapi sisi lain, pihak penjualan mengatakan bahwa karyawan baru ini akan membutukan masa-masa percobaan pada saat awal bekerja. Hal-hal seperti pemahaman akan jobdesknya, pemahaman akan bekerjanya mesin dan komputer, pemahamannya tentang produk yang di keluarkan perusahaan, dll, perlu dipahami oleh karyawan baru ini dengan cepat dan tepat. Sering terjadi dalam masa percobaan 6 bulan, kinerja karyawan yang baru ini akan dapat mengganggu kelancaran proses penjualan dan penerimaan kas. Hal-hal ini yang harus dipertimbangkan oleh manajemen, agar proses penjualan dan penerimaan kas tidak terhambat dan tetap berjalan dengan baik. Evaluasi yang diberikan sehubungan dengan hal diatas adalah perlu bagi manajer yang bersangkutan yang memiliki kewenangan untuk mendampingi ataupun mendelegasikan tugas pengawasan kepada orang lain yang berkompeten untuk mengawasi kinerja karyawan baru, dan juga memberikan pengertian kepada pelanggan untuk memahami bahwa karyawan yang bersangkutan sedang dalam masa percobaan. 4. Adanya kecelakaan dan musibah yang tidak diprediksi 88

16 Hal-hal seperti kebakaran, adanya kerusuhan dan kejadian lain yang tidak diprediksi sebelumnya, yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan, sudah dipertimbangkan penaggulangannya oleh perusahaan. Contohnya : jika terjadi kebakaran, PT. X menyediakan tabung pemadam kebakaran pada sudut-sudut ruangan untuk mengantisipasi kebakaran. Tetapi jika kebakaran yang terjadi cukup besar, perusahaan akan berusaha karyawan dan orang-orang yang ada di dalam perusahaan terlebih dahulu lewat pintu darurat. Kerugian yang terjadi karena kebakaran, akan ditanggung oleh asuransi. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara, kuesioner, dan observasi terhadap komponen penilaian risiko (risk assessment) yang ada di perusahaan, yaitu : No. Keterangan Pengendalian Efektif ( ) / Tidak Efektif ( ) 1. Perubahan dalam lingkungan operasi 2. Personel baru 3. Sistim informasi yang baru atau yang diperbaiki 4. Restruktutisasi korporasi Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa penilaian risiko (risk assessment) yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, karena perusahaan telah mampu dalam menilai perumusan tujuan perusahaan secara keseluruhan yang kemudian dilakukan identifikasi risiko secara baik dan setelah 89

17 perusahaan mengetahui apa saja risiko yang mungkin akan timbul maka perusahaan akan menganalisis risiko tersebut. Tetapi perusahaan belum dapat mengelola risikorisiko timbul, sehingga masih ada kebocoran-kebocaran dari pengendalian yang telah dibentuk. IV.2.3 Evaluasi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Berdasarkan studi dokumentasi atas kuesioner yang diberikan kepada pihak bagian penjualan, prosedur penjulan dan pengamatan penulis di perusahaan, penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan : 1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang digunakan untuk pemrosesan saldo dan transkasi dalam siklus pendapatan yang sesuai dengan fungsi dan hasil yang diharapkan. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi. Hal ini ditunjukkan dengan tersedianya prosedur penjualan untuk transaksi penjualan tunai maupun nontunai untuk transaksi penjualan. Prosedur menggambarkan arus informasi dan aktivitas yang dilakukan pada transaksi penjualan sampai diterimanya pembayaran atas penjualan tersebut. Prosedur penjualan dibuat sebagai dasar bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian internal kunci pada setiap aktivitasnya, menetapkan risiko pengendalian dan mengukur efisiensi dan efektifitas operasi penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dipandang baik oleh penulis, karena pada setiap perusahaan harus terdapat prosedur penjualan sebagai dasar bagi perusahaan dalam melakukan 90

18 aktivitasnya. Dari hasil pengamatan di perusahaan, penulis menyimpulkan bahwa sistem atau prosedur yang dibuat telah sesuai dengan fungsi dan hasil yang diharapkan. 2. Setiap karyawan di dalam perusahaan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang dipegangnya. Dari hasil wawancara singkat dengan staff bagian penjualan, dapat diambil kesimpulan bahwa karyawan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawabnya berkenaan dengan fungsi yang dipegangnya. Pada saat wawancara, staff hanya menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan bagian penjualan. Selanjutnya ia juga memberitahukan bahwa ia tidak bisa menjawab pertanyaan yang bersifat detail. Dari hal ini penulis menyimpulksan bahwa karyawan telah memahami peran dan tanggungjawabnya, termasuk dalam hal ini peran dan tanggungjawabnya dalam memberikan informasi kepada orang diluar perusahaan. 3. Proses pencatatan yang dilakukan secara komputerisasi dan telah terintegrasi dengan bagian yang berkaitan memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Dari hasil wawancara dan pengisian kuesioner oleh bagian penjualan terkait pelaksanaan proses pencatat yang terkomputerisasi, penulis menemukan bahwa proses pencatat secara terkomputerisasi telah memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Contohnya : data penjualan yang telah diotorisasi dan di input oleh bagian admin penjualan langsung terintegrasi ke bagian 91

19 akuntansi untuk dibuatkan jurnalnya. Hal ini akan memudahkan bagian akuntansi untuk melakukan tugasnya dalam membuat jurnalnya. Berdasarkan observasi ke perusahaan dan wawancara dengan bagian penjualan, penulis masih menemukan beberapa kelemahan pada proses informasi dan komunikasi perusahaan, yaitu : Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, selain hal-hal positif diatas, penulis juga menemukan temuan yaitu perusahaan tidak memiliki bagan alur penjualan dan penerimaan kas (flowchart) untuk melakukan kegiatan operasi perusahaan, karena perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat flowchart tersebut. Dari hal diatas, perusahaan haruslah memiliki bagan alur penjualan dan penerimaan kas (flowchart), sebagai pedoman bagi karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara, kuesioner dan observasi terhadap komponen informasi dan komunikasi (information and communication) yang ada di perusahaan, yaitu : No. Keterangan Pengendalian Efektif ( ) / Tidak Efektif ( ) 1. Transaksi sesuai dengan asersi manajemen 2. Audit trail dalam sistem akuntansi 3. Dokumen dan Catatan 4. Komunikasi antar karyawan dan divisi 92

20 Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi dan komunikasi (information and communication) yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, karena transaksi yang ada pada perusahaan sudah menggambarkan asersi manajemen dan tersedianya audit trial dalam sistem akuntansi serta perusahaan serta hubungan komunikasi yang baik antar karyawan maupun antar divisi membuat kinerja perusahaan meningkat. Tetapi selain keefektifan tersebut, masih ada pengendalian yang kurang efektif pada informasi dan komunikasi yaitu pada dokumentasi dan catatan, dokumentasi dan catatan yang dimaksud adalah tidak tersedianya prosedur perusahaan khususnya untuk siklus pendapatan dan kebijakan yang diberlakukan secara tertulis yang diterapkan perusahaan. IV.2.4 Evaluasi Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Adapun evaluasi terhadap aktivitas pengendalian internal siklus pendapatan meliputi : 1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai 2. Evaluasi terhadap otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas 3. Evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai 4. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aset dan catatan IV Evaluasi Terhadap Pemisahan Tugas yang Memadai Mengacu pada pendapat Boynton (2005), pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang tidak melaksanakan tugas dengan tidak seimbang. Tugas yang tidak seimbang adalah jika mungkin bagi seorang karyawan untuk melakukan kecurangan 93

21 dan mempunyai kemampuan untuk menutupi kecurangan yang dia lakukan dalam tugas normalnya. Untuk melakukan evaluasi pada aktivitas pengendalian internal, maka dibutuhkan keterkaitan fungsi-fungsi yang saling berhubungan dalam menjalankan penjualan tunai dan penerimaan kas yang sedang berjalan di dalam perusahaan. Secara khusus dalam evaluasi terhadap pemisahan tugas, perlu diketahui fungsi-fungsi apa saja yang harus dipisahkan agar tidak terjadi penyelewengan. Melalui prosedur penjualan dan penerimaan kas yang diberikan, pengisian kuesioner, wawamcara ke bagian penjualan, dan observasi ke perusahaan, penulis menemukan beberapa fungsi yang sudah mendapat pemisahan tugas yang baik dan memenuhi kriteria, yaitu : a) Fungsi penerimaan kas terpisah dengan fungsi pencatatan Pada sistem penjualan dan penerimaan kas perusahaan, fungsi penerimaan kas dan fungsi pencatatan telah dipisah. Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh bagian penagih, sedangkan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi. Mengacu pada pendapat Arens yang diterjemahkan Jusuf (2003), pemisahan fungsi antara fngsi penerimaan kas dengan fungsi pencatatan dimaksudkan untuk melindungi perusahaan dari adanya penggelapan kas. Contoh kasus, jika penagih yang bertugas menerima penerimaan kas juga bertugas melakukan pencatatan, ada kemungkinan bagian penagihan menerima uang tunai kemudian tidak mencatatnya sebagai penjualan. Perusahaan melakukan pemisahan fungsi antara penerimaan kas dengan pencatatan dengan tujuan mengantisipasi adanya kasus seperti halnya di atas. 94

22 Dengan adanya dua fungsi yang terpisah, maka pengendalian internal akan lebih mudah dilakukan. Jika terjadi kelalaian penagih tentang keakuratan harga, perhitungan kas, dll, dapat segera diperiksa dan ditelusuri oleh bagian pencatatan. b) Fungsi penerimaan kas terpisah dengan fungsi keuangan Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa fungsi penerimaan kas yang berfungsi menerima pembayaran baik tunai maupun nontunai, terpisah dengan fungsi keuangan yang bertugas memonitor kas yang masuk ke perusahaan dan ada tidaknya kas untuk pengeluaran perusahaan. Hal ini dilakukan perusahaan agar fungsi keuangan dapat melakukan pengawasan terhadap jumlah kas yang masuk dan keluar dari kas perusahaan yang dipegang oleh fungsi keuangan. Dalam hal ini fungsi keuangan berfungsi sebagai internal check dari fungsi penerimaan kas, karena kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas akan juga masuk ke dalam kas keuangan perusahaan. c) Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi penerimaan kas Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima order dari pelanggan dan mencatatnya di laporan penjualan, terpisah dengan fungsi penerimaan kas yang berfungsi menerima pembayaran baik tunai maupun nontunai. Hal ini dilakukan perusahaan agar terhindar dari pencurian kas ataupun penggelapan kas dengan menghapus penjualan yang terjadi ataupun penjualan fiktif yang dapat merugikan perusahaan. 95

23 Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, ditemukan masih ada beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penjualan dan penerimaan kas pada PT. X, antara lain sebagai berikut : a) Penyetoran hasil penjualan disetorkan ke bank oleh fungsi penyetoran ke bank sekaligus oleh fungsi penerimaan kas Menurut Boynton (2005), Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain penagih, untuk melakukan internal check. Perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas antara fungsi penyetoran ke bank dan fungsi penerimaan kas. Hal ini dapat mengakibatkan timbulnya kecurangan yang dilakukan oleh penagih, yaitu : penagih dapat menyetorkan uang hasil tagihannya ke bank tetapi dalam jumlah yang berbeda dengan faktur penjualan yang seharusnya ia setorkan. Penulis merekomendasikan agar perusahaan menggunakan pihak ketiga dalam menyetorkan uang ke bank, seperti dengan menggunakan jasa angkut kas (secure recordi), agar terhindar dari kecurangan yang dapat dilakukan oleh bagian penagihan. b) Perusahaan tidak memiliki fungsi kredit secara khusus dalam kegiatan penjualan, fungsi penjualan digabung dengan fungsi kredit Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima order dari pelanggan dan mencatatnya di 96

24 laporan penjualan, tidak terpisah dengan fungsi kredit yang berfungsi memberikan otoritas kredit bagi pelanggan. Hal ini tidak boleh di lakukan perusahaan karena dapat timbul terjadi kecurangan, seperti bagian penjualan yang asal mengotorisasi suatu order tanpa melakukan penilaian kredit terhadap calon pelanggan. Saran penulis adalah dibuatnya lagi satu bagian yang sejajar dengan bagian penjualan yang berfungsi untuk menilai kelayakan calon pelanggan yang akan melakukan order. IV Evaluasi Terhadap Otoritas yang Sesuai dari Transaksi dan Aktivitas Otoritas perlu dilakukan karena bahwa setiap transaksi harus disahkan dengan benar untuk mewujudkan pengendalian internal yang memadai. Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang dan persetujuan atas transaksi tersebut. Catatan, formulir, dan dokumen yang merupakan media yang digunakan untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi. Oleh karena itu, penggunaannya harus diawasi sedemikian rupa, juga dalam pelaksanaannya setiap transaksi perlu diotorisasi dengan jelas dan sesuai. Berdasarkan hasil observasi dan inspeksi penulis ke perusahaan, ditemukan bahwa otoritas yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan cukup baik. Diantaranya adalah sebagai berikut : a) Bukti setoran pembayaran yang dibuat, diperiksa terlebih dahulu oleh bagian keuangan. Hal ini dilakukan untuk menyesuaikan bukti setoran pembayaran 97

25 dengan faktur penjualan yang ada untuk kemudian baru diserahkan ke bagian penagihan. b) Dilakukannya otorisasi terlebih dahulu oleh bagian keuangan atas setoran yang diterima beserta buktinya untuk kemudian diberikan kebagian akuntansi yang kemudian dilakukannya pencatatan. IV Evaluasi terhadap Dokumen dan Catatan yang Memadai Menurut Boynton (2005), Dokumen dan catatan adalah hasil representasi proses informasi dan komunikasi, yang menyediakan bukti audit yang penting. Dokumen menyediakan bukti berkaitan dengan keterjadian dari transaksi dan harga, karakteristik, dan jangka waktu transaksi. Ketika dokumen diotorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stampel dari pihak yang berwenang, maka dokumen menyediakan dasar penetapan tanggung jawab dalam mengotorisasi dan mencatat transaksi. Dokumen dan catatan harus memadai untuk memberikan jaminan wajar bahwa semua aset dikendalikan dengan baik dan semua transaksi dicatat dengan benar. Dari hasil observasi ke perusahaan, penilaian resiko pengendalian dan wawancara, penulis menemukan beberapa temuan terkait dokumen dan catatan memadai. Di bawah ini diuraikan beberapa penggunaan dokumen dan catatan yang telah sesuai dan memadai : 1. Bukti slip pembayaran tunai telah dicetak bernomor urut Dari hasil inspeksi dan pengamatan fisik atas struk penjualan, penulis menemukan bahwa pada setiap bukti slip pembayaran tunai telah dicetak prenumbered atau bernomor urut. Hal ini membuktikan bahwa perusahaan secara 98

26 khusus bagian penjualan dan penerimaan kas, telah memiliki pengendalian internal yang baik. Mengacu pada pendapat Boynton (2005), Dokumen dan catatan yang bernomor urut akan memudahkan pengendalian internal atas dokumen yang hilang dan sebagai bantuan dalam mencari dokumen ketika mereka diperlukan dikemudian hari. Hal ini sangat mempengaruhi sasaran penetapan waktu, kelengkapan dan keterjadian bukti audit yang terkait dengan masalah. 2. Bukti slip pembayaran tunai disiapkan saat pelanggan sudah jatuh tempo dan diberikan segera sesudah pembayaran dilakukan Berdasarkan hasil observasi penulis pada proses penagihan, penulis menemukan bahwa bukti slip pembayaran tunai disiapkan saat pelanggan sudah jatuh tempo dan diberikan segera sesudah pembayaran dilakukan. Proses penyiapan dimulai pada saat pelanggan sudah jatuh tempo. Pada saat itu bagian akuntansi menyerahkan surat penagihan kepada bagian penagihan yang sebelumnya di cocokkan terlebih dahulu dengan faktur penjualan, setelah sesuai barulah bagian penagih melakukan penagihan ke pelanggan. Disanalah proses pemberian bukti slip pembayaran dilakukan. 3. Bukti slip pembayaran telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas Pada setiap transaksi penjualan yang dibuat terdapat tanggal transaksi berlangsung (keterjadian dan waktu), mencantumkan nama perusahaan (hak dan kewajiban), nama barang, harga barang dan besarnya pajak (kelengkapan). Hal ini menunjukkan bahwa bukti slip pembayaran sebagai salah satu dokumen dalam transaksi penjualan telah memiliki informasi yang cukup lengkap. 99

27 Informasi-informasi ini nantinya akan digunakan auditor untuk mencari temuan audit dan bukti audit jika disinyalir salah saji material ataupun kecurangan terjadi. Pada slip bukti pembayaran juga tercantum nama penagih yang bertugas menagih atas transaksi penjualan yang sudah jatuh tempo. Hal ini juga menunjukkan adanya pengendalian internal dalam dokumen tersebut. jika pada suatu saat terdapat masalah terkait pembayaran dari pelanggan, penagih yang bersangkutan akan ditindaklanjuti dengan berdasarkan nama bagian penagihan yang tertera pada bukti slip pembayaran. IV Evaluasi Terhadap Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan PT. X telah menerapkan pengendalian fisik yang baik atas aset dan catatannya. Dari hasil observasi, penilaian resiko dan wawancara penulis dengan bagian penjualan, penulis menemukan beberapa pengendalian fisik atas aset dan catatan yang telah diterapkan dengan baik oleh perusahaan. Diantaranya adalah : 1. Akses terhadap penerimaan pembayaran dibatasi hanya kepada penagih yang bertugas Dari hasil observasi penulis ke perusahaan dan wawancara dengan bagian penjualan dan bagian penagihan, penulis menemukan bahwa akses fisik ke kas yang diterima dari pelanggan hanya dimiliki oleh bagian penagihan yang bertugas. Prosesnya adalah ketika pelanggan sudah jatuh tempo maka bagian akuntansi mengirimkan surat penagihan atas pelanggan yang sudah jatuh tempo kepada bagian penagihan yang ditunjuk untuk menagih pembayaran tersebut hal 100

28 ini menunjukkan adanya pengendalian di dalam akses fisik terhadap aset perusahaan, yaitu penerimaan kas. Ada dua hal yang penting, yang pertama adalah penetapan tanggung jawab pada satu orang yang independen. Artinya jika sewaktu-waktu terjadi kecurangan ataupun kesalahan, maka mudah untuk mencari penyebabnya dan penanggulangannya karena akses fisik hanya kepada satu orang saja. Kedua, akses fisik yang dibatasi hanya kepada satu orang mengakibatkan penagih yang bertugas akan segan untuk melakukan kecurangan dan akan berupaya bertindak seprofesional mungkin untuk meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi. 2. Akses ke brankas (tempat penyimpanan uang tunai) dibatasi hanya kepada bagian keuangan Dari hasil observasi penulis ke perusahaan dan wawancara dengan bagian penjualan, penulis menemukan bahwan akses fisik ke brankas (tempat penyimpanan uang tunai) dibatasi hanya kepada bagian keuangan. Prosesnya adalah setiap penagih menyerahkan bukti slip pembayaran rangkap 2 yang di terima setelah pelanggan melunasi pembayaran dan total kas tunai yang diterima, bagian keuangan mengotorisasi bukti slip pembayaran yang diterima ke dalam brankas. Selanjutnya kas yang disimpan di brankas disetorkan setiap harinya ke bank ke esokkan harinya oleh bagian penagih. 3. Perusahaan secara berkala membuat salinan pendukung dari program dan datadata arsip penjualan ke file kantor pusat Dari hasil wawancara penulis dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa perusahaan telah membuat salinan pendukung dari program dan data-data arsip penjualan ke file kantor pusat. Mengacu pada pendapat Arens (2003), proses 101

29 pendukung dan pemulihan adalah langkah-langkah yang bisa diambil suatu organisasi dalam peristiwa hilangnya peralatan, program atau data. Dalam hal ini, perusahaan telah melakukan proses pendukung dan pemulihan yang baik jika sewaktu-waktu terjadi kecelakaan tertentu yang dapat menyebabkan kehilangan data. Selain itu dengan adanya back up data setiap penjualan kantor cabang di kantor pusat, pihak keuangan pusat dapat melakukan pengecekkan secara berkala terhadap pemasukan perusahaan dan melakukan penelusuran secara detail ke bukti slip pembayaran jika diperlukan. Hal ini mencerminkan adanya transaction trail yang baik di dalam aktivitas penjualan perusahaan untuk dilakukan penelusuran atas transaksi penjualan yang terjadi. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara, kuesioner dan observasi terhadap komponen aktivitas pengendalian (control activities) yang ada di perusahaan, yaitu : No. Keterangan Pengendalian Efektif ( ) / Tidak Efektif ( ) 1. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai 2. Evaluasi terhadap otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas 3. Evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai 4. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aset dan catatan 102

30 Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa aktivitas pengendalian (control activities) yang ada pada perusahaan sudah efektif, tetapi masih terdapat pengendalian yang tidak efektif yaitu pengendalian terhadap pemisahan tugas yang memadai. Hal ini terjadi karena belum dijalankannya pemisahan tugas secara efektif atas fungsi-fungsi yang ada. IV.2.5 Evaluasi Pemantauan ( Monitoring ) Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan oleh penulis pada perusahaan, secara khusus bagian penjualan, penulis menemukan beberapa hal tekait dengan penerapan pemantauan (monitoring) yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen pada transaksi siklus pendapatan perusahaan, yaitu : 1. Pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen telah dilakukan secara berkala Dari hasil wawancara dan kuesioner yang diberikan kepada bagian penjualan, disimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan pemerikasaan kelengkapan dan keabsahan dokumen. Bagian penjualan mengatakan bahwa pada setiap transaksi terdapat pemeriksaan secara berkala atas kelengkapan dan keabsahan dokumen. Hal ini dimaksudkan untuk menyediakan transaction trail dan backup data penjualan, jika pada kasus tertentu bagian lain yang berwenang ingin mengakses atau meneliti penjualan yang terjadi. Dengan adanya pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen, trust dan keandalan data akuntansi akan semakin terjaga dengan baik. Jika hal ini dilakukan secara terus menerus oleh pihak perusahaan, maka salah saji potensial dan kecurangan akan dapat dicegah. 103

31 2. Manajemen mempunyai waktu khusus untuk melakukan pemantauan atas kinerja karyawan dan kegiatan pemantauan telah dimasukkan ke dalam agenda rutin perusahaan. Berdasarkan wawancara dengan manajer penjualan, penulis menemukan bahwa proses pemantauan atau disebut penilaian prestasi kerja telah dimasukkan dalam agenda rutin perusahaan. Penilaian tidak dilakukan secara periodik, tetapi disebutkan oleh manajer penjualan bahwa penilaian prestasi kerja dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. 3. Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran yang dibuat oleh karyawan, baik yang disengaja ataupun tidak disengaja. Berdasarkan wawancara dengan manajer penjualan, penulis menemukan bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi-sanksi yang tegas guna mencegah dan menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Manajer penjualan juga menjelaskan tentang kewajiban pekerja, larangan dan sanksi yang diberikan jika karyawan melakukan pelanggaran. Adapun peringatan/sanksi atas kesalahan atau pelanggaran yang diberikan kepada pekerja dapat berupa : a) Teguran/peringatan lisan Teguran/peringatan secara lisan diberikan oleh atasan langsung / pimpinan yang berwenang untuk kesalahan / pelanggaran yang bersifat ringan atau umum yang masih dapat diperbaiki dan dicatat dalam personal record pekerja yang bersangkutan. b) Peringatan tertulis 104

32 Peringatan tertulis diberikan secara tertulis oleh atasan / atasan langsung kepada karyawan yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri dari surat peringatan 1 3. Pemberian surat peringatan tidak selalu berurutan satu sampai tiga, tetapi dapat diberikan langsung peringatan 2 / 3 sesuai dengan berat / ringannya jenis pelanggaran yang dilakukan karyawan. Jika hal ini direspon dengan baik oleh setiap karyawan, maka kecurangan dan kelalaian yang berhubungan dengan pekerjaannya masing-masing dapat dicegah dan diminimalisasi. Dari proses pengumpulan data, baik itu kuesioner dan wawancara yang dilakukan, penulis mencoba menguraikan beberapa temuan dan evaluasi yang disarankan terkait dengan proses penilaian prestasi kerja di perusahaan : a) Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan dan evaluasi atas kebijakan dan prosedur yang ada dalam perusahaan Perusahaan tidak melakuakn pemeriksaan dan evaluasi kebijakan dan prosedur karena menganggap hal itu tidak perlu dilakukan, padahal kebijakan dan prosedur yang berjalan sangat penting untuk menilai pengendalian internal suatu perusahaan karena ini sangat rentan terhadap penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh manajer atas. Oleh karena itu penulis memberikan saran bagi perusahaan untuk melakukan pemeriksaaan dan evaluasi atas kebijakan dan prosedur secara berkala agar jika terjadinya penyalahgunaan wewenang yang dilakukan manajer atas akan segera terdeteksi. b) Proses pemantauan dan kesadaran akan pengendalian 105

33 Berdasarkan pengamatan penulis pada perusahaan, khususnya pada bagian penjualan dan penerimaan kas, pemantauan harian dilakukan dalam waktu yang tidak menentu oleh supervisor, dan sifatnya berdasarkan intuisi supervisor tersebut. hal ini ditunjukkan dengan adanya briefing setiap pagi. Hal-hal yang dibahas adalah seputar pembagian jobdesk masing-masing karyawan, pemberitahuan tentang program perusahaan ke depan, dan juga sharing singkat tentang apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam aktivitas penjualan. Selanjutnya supervisor akan melakukan pemantauan berdasarkan intuisinya. Misalnya ia berkeliling dan melihat kinerja karyawan. Saat seseorang karyawan bertindak tidak sesuai kriteria yang ditetapkan, supervisor mempunyai kewenangan untuk menegur karyawan tersebut. Demikian juga dengan kualitas pelayanan karyawan kepada pelanggan, menjadi tanggung jawab bagi supervisor untuk mengingatkan kepada karyawan tentang hal tersebut. jika pada suatu saat terjadi complain dari pelanggan, supervisor yang melakukan pemantauan akan segera bertindak tanggap terhadap keluhan pelanggan tersebut, dengan cara melakukan pendekatan kepada pelanggan dan memberikan solusi singkat terhadap complain tersebut. Evaluasi yang diberikan adalah pada tingkat kesadaran karyawan. Para karyawan, secara khusus pada bagian penjualan dan penerimaan kas harus sadar akan pentingnya pengendalian internal. Terkadang masih dijumpai karyawan yang melaksanakan pekerjaan dengan tidak serius dan tidak profesional, ketika tidak ada supervisor yang 106

34 melakukan pemantauan. Hal ini menjadi momok buruk bagi perusahaan secara keseluruhan. Jadi seharusnya sikap dan dukungan karyawan terhadap pengendalian internal bukan ditentukan dari ada / tidaknya pemantauan dari manajer, tetapi harus timbul dari kesadaran karyawan itu sendiri untuk ikut berpartisipasi di dalamnya. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara, kuesioner dan observasi terhadap komponen pemantauan (monitoring) yang ada di perusahaan, yaitu : No. Keterangan Pengendalian Efektif ( ) / Tidak Efektif ( ) 1. Monitoring kegiatan yang sedang berjalan 2. Evaluasi yang terpisah 3. Tindak lanjut atas temuan audit Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pemantauan (monitoring) yang ada pada perusahaan sudah efektif, karena kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh kepala cabang telah dilakukan secara rutin dan sudah menjadi agenda rutin perusahaan serta adanya tindak lanjut apabila pada saat kegiatan tersebut ditemukan sebuah temuan. Tetapi hal ini kurang efektif karena dilakukan oleh orang yang tidak mempunyai kapasitas mengaudit, dan seharusnya hal ini dilakukan oleh auditor internal yang mempunyai latar belakang untuk melakukan evaluasi terhadap perusahaan. 107