BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Pustaka Pengertian sistem Pada dasarnya sistem digunakan untuk menangani suatu permasalahan atau pekerjaan agar mencapai tujuan perusahaan. Dalam melaksanakan kegiatan usahanya perusahaan memerlukan suatu sistem kerja yang teratur, agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan pemanfaatan sumber-sumber ekonomi yang tersedia dalam perusahaan. Menurut Marshall dkk (2005 : 1) Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi mencapai suatu tujuan tertentu Pengertian sistem pengendalian internal Pengertian pengendalian internal dalam arti luas dapat dibagi dua yaitu pengawasan administratif dan pengawasan akuntansi. Pengawasan administratif meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedurprosedur yang berhubungan dengan efisiensi usaha dan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan perusahaan. Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pengamanan harta milik perusahaan serta dapat dipercayanya laporan keuangan. Pengendalian internal sangat penting dalam perkembangan operasi perusahaan, karena masalah masalah yang timbul sangat kompleks. Pengendalian internal yang baik dan memadai sangat diperlukan sesuai 6

2 dengan perkembangan zaman dan juga perkembangan zaman dan juga perkembangan dunia usaha. Istilah pengawasan internal pun mengalami perkembangan tidak hanya untuk mengawasi kecermatan dan pembukuan, tetapi mempunyai arti luas yaitu meliputi seluruh organisasi perusahaan. Menurut Boynton dkk (2003 : 373) meyatakan bahwa Pengendalian adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut: keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi. Pengendalian internal merupakan suatu proses, ini berarti alat untuk mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri, pengawasan internal terdiri dari serangkaian tindakan yang meresap dan terintegrasi dengan tidak ditambahkan kedalam infrastruktur suatu entitas. Pengendalian internal dilaksanakan oleh orang bukan suatu dewan direksi, manajemen dan personal lainnya. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 18) menyatakan bahwa Sistem Pengendalian Internal adalah sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk: mengamankan aktiva perusahaan, mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. Pengertian sistem pengendalian internal diatas dapat dipahami bahwa pengawasan internal bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang dilakukan pihak didalam maupun diluar perusahaan, selain itu pengendalian internal juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik disengaja ataupun tidak, sehingga 7

3 mempermudah prosedur audit. Pengendalian internal agar berjalan efektif memerlukan adanya pembagian tanggung jawab secara khusus tujuannya adalah agar setiap karyawan dapat mengkonsentrasikan perhatian kepada lingkup tanggungjawabnya masing-masing sehingga tidak ada suatu fungsi yang tidak tertangani Fungsi sistem pengendalian internal Menurut Romney dkk (2006 : 230), menyatakan bahwa pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting meliputi: a. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control), Dibutuhkan untuk mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. Misalnya mempekerjakan personil akuntansi yang berkualitas tinggi, pemisahan tugas pegawai yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi. b. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control), Dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul. Misalnya pengendalian untuk pemeriksaan adalah pemeriksaan salinan atas perhitungan, mempersiapkan rekonsiliasi bank dan neraca saldo setiap bulan. c Pengendalian korektif (corrective control), Dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasikan penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan, dan mengubah sistem agar masalah dimasa mendatang dapat diminimalisasikan atau dihilangkan Tujuan sistem pengendalian internal Sedangkan Menurut Mulyadi (2001 : 163), menyatakan bahwa tujuan sistem pengendalian internal dilihat dari definisi sistem pengendalian intern adalah: a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong Efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Prinsip-prinsip pengendalian internal Menurut Weygant dkk (2007 : 455) Prinsip-prinsip pengendalian internal meliputi: pembentukan tanggung jawab, pemisahan tugas, 8

4 prosedur dokumentasi, pengendalian fisik, mekanik dan elektronik, dan verifikasi internal independent dan pengendalian lainnya. Menurut Weygant dkk (2007 : 455) menyatakan bahwa Berikut ini adalah penjelasan dari prinsip-prinsip pengendalian internal : a. Karekteristik penting dalam pengendalian internal adalah penyerahan tanggung jawab kepada karyawan tertentu. Pengendalian akan paling efektif jika hanya seseorang yang bertanggung jawab pada sebuah pekerjaan tertentu. b. Pemisahan tugas merupakan hal yang tak terelakan dalam sistem pengendalian internal. Ada dua penerapan yang umum dari prinsip ini yaitu aktivitas-aktivitas terkait seharusnya ditugaskan ke orang yang berbeda-beda dan penciptaan akuntabilitas (dengan pencatatan) atas asset yang seharusnya terpisah dari penjagaan fisik asset tersebut. c. Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi dan peristiwa sudah terjadi. Beberapa prosedur seharusnya ditetapkan untuk dokumen yaitu dokumen seharusnya diberi nomor terlebih dahulu (prenumbered), seluruh dokumen dihitung dan penyerahan dokumen ke departemen yang benar sehingga membantu penjaminan pencatatan transaksi tepat waktu. d. Penggunaan pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik adalah penting. Pengendalian fisik sangat terkait dengan perlindungan aset. Pengendalian mekanik dan elektronik juga melindungi aset dan sebagian mempertinggi keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntansi. e. Verifikasi internal independen sebagian besar pengendalian internal memberikan verifikasi internal independen. Prinsip ini melibatkan tinjauan, perbandingan, dan rekonsilasi data yang dibuat oleh karyawan lain. Untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari verifikasi internal independen perlu dilakukan: 1. Verifikasi seharusnya dilakukan setiap periodik atau mendadak. 2. Verifikasi seharusnya dilakukan oleh seseorang yang independen atas karyawan yang bertanggung jawab atas informasi yang terkait. 3. Perselisihan dan pengecualian seharusnya dilaporkan di tingkat manajemen yang dapat memberikan tindakan korektif. Diperusahaan besar, verifikasi independen sering ditugaskan kepada auditor internal. Auditor internal adalah karyawan yang mengevaluasi secara berkesinambungan tingkat efektivitas sistem pengendalian perusahaan. 9

5 Komponen sistem pengendalian internal Berdasarkan COSO dalam buku Boynton (2003 : 374), menyatahkan bahwa lima komponen model pengendalian internal yang saling berhubungan : a. Lingkungan pengendalian (control environment), menetapkan suasana suatu organisasi, yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian menjadi pondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya, yang menyedikan disiplin dan struktur. b. Penentuan resiko (risk assessment), merupakan pengidentifikasi dan analisis entitas mengenai resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar mengenai bagaimana resiko harus dikelola. c. Aktivitas pengendalian (control activities), merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu menyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. d. Informasi dan komunikasi (information and communication), merupakan pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. e. Pemantauan (monitoring), merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada suatu waktu Pengertian kas Kas Menurut Mulyadi (2001 : 163) adalah Kas diartikan sebagai alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Berdasarkan keterangan diatas maka dapat disimpulkan kas merupakan alat pertukaran atau pembayaran finansial yang mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditasnya. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (2008 : 83) adalah Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. 10

6 Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan kas adalah uang atau alat pertukaran yang digunakan sebagai alat pembayaran financial. Menurut Bastian (2006 : 119) menyatakan bahwa Secara umum Prosedur kas bertujuan untuk: a. Memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan mengenai kas dari pengakuan sampai proses penerimaannya. b. Mendapatkan data atau catatan yang akurat tentang kas sesuai dengan input dari masing-masing dinas/unit kerja. c. Mendukung pembuatan keputusan personel yang mengendalikan fungsi kas. Kas diakui sebesar nilai nominal dari uang tunai yang dapat dipersamakan dengan uang tunai, serta rekening giro di bank yang tidak dibatasi penggunaannya. Perubahan kas dipengaruhi oleh dua aktivitas, yaitu penerimaan dan pengeluaran kas. Penerimaan kas meliputi transaksitransaksi yang mengakibatkan bertambahnya saldo kas tunai dan rekening bank milik entitas pemerintah daerah, baik yang berasal dari pendapatan tunai, penerimaan piutang, penerimaan transfer, penerimaan pinjaman, maupun penerimaan lainnya. Penerimaan kas dicatat harian pada saat terjadinya sebesar nilai nominal yang diterima Prosedur akuntansi penerimaan kas Menurut Abdul Halim (2007 : 78) menyatakan bahwa Prosedur akuntansi penerimaan kas meliputi: serangkaian proses, baik manual maupun komputerisasi, mulai dari pencatatan, penggolongan dan peringkasan transakasi dan/atau kejadian keuangan, hingga pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang berkaitan dengan penerimaan kas pada SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dan/atau SKPKD (Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah) Fungsi yang terkait dalam prosedur akuntansi penerimaan kas pada SKPD dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada PPK-SKPD (Pejabat Penatausahaan Keuangan Satuan 11

7 Kerja Perangkat Daerah), sedangkan pada SKPKD dilaksanakan oleh fungsi akuntansi SKPKD Dokumen yang digunakan dalam prosedur akuntansi penerimaan kas pada SKPD dan/atau SKPKD terdiri dari: a. Surat ketetapan pajak daerah, digunakan untuk menetapkan pajak yang dibuat oleh PPKD. b. Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD), digunakan untuk menetapkan retribusi daerah atas wajib retribusi yang dibuat oleh pengguna anggaran. c. Surat Tanda Bukti Penerimaan (STBP), digunakan untuk mencatat setiap penerimaan pembayaran dari pihak ketiga yang diselenggarakan oleh bendahara penerimaan. d. Surat Tanda setoran (STS), digunakan untuk menyetor penerimaan daerah yang diselenggarakan oleh bendahara penerimaan pada SKPD. e. Bukti transfer, merupakan dokumen atau bukti atas transfer penerimaan daerah. f. Nota kredit bank, dokumen atau bukti dari bank yang menunjukan adanya transfer uang masuk ke rekening kas. g. Buku jurnal penerimaan kas, merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk 12

8 mencatat dan menggolongkan semua transaksi atau kejadian yang berhubungan dengan penerimaan kas. h. Buku besar, merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk memosting semua transakasi atau kejadian selain kas dari jurnal penerimaan kas ke buku besar untuk setiap rekening aset, kewajiban, ekuitas dana, pendapatan, belanja, dan pembiayaan. i. Buku besar pembantu, merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat semua transaksi atau kejadian yang berisi rincian akun buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu Penjelasan uraian prosedurnya sebagai berikut : a. Prosedur akuntansi penerimaan kas pada SKPD dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada PPK- SKPD, sedangkan SKPKD dilaksanakan oleh fungsi akunatnsi pada SKPKD. b. Fungsi akuntansi pada PPK-SKPD berdasarkan bukti transakasi penerimaan kas melakukan pencatatan kedalam jurnal penerimaan kas, disertai rekening lawan asal penerimaan kas tersebut. c. Bukti transaksi penerimaan kas mencakup surat tanda bukti pembayaran (STBP), surat tanda setoran, 13

9 bukti setoran, nota kredit, dan bukti penerimaan lainnya. d. Fungsi akuntansi pada PPK-SKPD dan/atau fungsi akuntansi pada SKPKD secara periodik atau berkala melakukan posting ke buku besar. e. Jika dianggap perlu, fungsi akuntansi pada PPK- SKPD dan/atau fungsi akuntansi pada SKPKD dapat membuat buku besar pembantu yang berfungsi sebagai rincian buku besar dan berlaku sebagai kontrol. f. Pencatatan kedalam jurnal penerimaan kas, buku besar, dan buku besar pembantu dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada PPK-SKPD dan/atau fungsi akuntansi pada SKPKD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan dalam ketentuan yang berlaku. g. Pada akhir periode, fungsi akuntansi pada PKK- SKPD dan/atau fungsi akuntansi pada SKPKD menyusun laporan keuangan Aktivitas pengendalian kas Pengendalian terhadap kas merupakan struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan, yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan kas perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data mengenai kas, memajukan 14

10 efisiensi dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan yang ditetapkan sebelumnya. Berikut ini adalah penjelasan dari aktivitas pengendalian kas: Pemisahan fungsi pemegang penerimaan kas dan pencatatan penerimaan kas, agar tidak terjadi kecurangan atau penyelewengan dana kas dan transaksi penerimaan kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh fungsi penyimpanan kas sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari fungsi yang lain Semua penerimaan kas didepositkan/disimpan secara utuh setiap hari, prosedur ini memungkinkan juga diperlukannya duplikat deposit slip yang dikirim oleh bank atau petugas lain (selain kasir) kepada departemen tersendiri untuk digunakan dalam pemeriksaan Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan dan pemeriksaan internal juga dilakukan pada selang waktu yang tidak teratur Pengecekan secara independen untuk meneliti pembukuan sehingga dapat diuji dengan membandingkan saldo dalam rekening buku besar umum dengan jumlah saldosaldo dalam buku pembantu. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam buku besar umum. 15

11 Pelaporan kinerja untuk mempresentasikan dan melaporkan kinerja semua aktivitas yang perlu dipertanggung jawabkan Perencanaan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya atas transakasi penerimaan kas yang dibuat berdasarkan nomor urut cetak. Menurut Bastian (2006 : 124) menyatakan bahwa Aktivitas pengendalian kas yaitu fungsi penagihan/pemungutan pendapatan harus terpisah dari fungsi penyimpanan uang, aktivitas pengendalian meliputi: a. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi (pencatatan). b. Jumlah kas yang diterima dari proses pendapatan harus disetor seluruhnya ke kas daerah dalam tempo 1 x 24 jam di hari yang sama dengan saat penerimaan. c. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan dari fungsi kas dilakukan secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pengendalian internal. d. Bukti kas keluar harus dilampiri dokumen pendukung yang lengkap dan sah. e. Setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas keluar yang dilampiri dokumen pendukung yang lengkap. f. Pengecekan secara independen terhadap posting kedalam buku besar pembantu penerimaan kas dan buku pembantu pengeluaran kas dengan akun kontrolnya di buku besar kas. g. Pertanggungjawaban secara periodik terhadap semua formulir bernomor urut tercetak. h. Panduan rekening dan tinjauan terhadap pemberian kode rekening. Menurut Stice dan Skousen (2004 : 499) menyatakan bahwa Karakteristik dasar dari suatu sistem pengendalian internal kas adalah: a. Tanggung jawab yang diserahkan secara khusus untuk menangani penerimaan kas. b. Pemisahan penanganan dan pencatatan penerimaan kas. c. Penyetoran seluruh kas yang diterima setiap hari (lazimnya ke rekening bank). d. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. e. Audit internal pada selang waktu yang tidak terduga. 16

12 f. Pelanggaran ganda atas kas dan pembukuan, dengan rekonsiliasi yang dilaksanakan oleh seseorang diluar bagian akuntansi. Ada pembagian tugas dan wewenang yang jelas dalam struktur organisasi, sehingga ada pemisahan tugas antara pemegang dana kas dan yang melakukan pencatatan, hal ini dilakukan untuk melindungi kas. Kas yang diterima harus langsung disetorkan maksimal dalam waktu 1x24 jam di hari yang sama pada saat menerima kas. Adanya catatan ganda untuk kas baik di bank dan pembukuan agar bisa melakukan rekonsiliasi. Pengendalian semacam ini cenderung lebih banyak diselewengkan oleh perusahaan besar dengan banyak karyawan. Perusahaan kecil dengan beberapa karyawan umumnya mendapat kesulitan dalam memisahkan sepenuhnya tugas-tugas akuntansi dan penanganan kas Keterbatasan sistem pengendalian internal pemerintah Berkaitan dengan konsep dasar sistem pengendalian internal yang dipengaruhi oleh manusia sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, keberadaan sebuah sistem pengendalian internal tidak dimaksudkan untuk meniadakan semua peluang terjadinya kesalahan atau pelanggaran. Dengan kata lain, tetap ada unsur keterbatasan atau kelemahan atas sistem pengendalian intern dalam organisasi tersebut, sebaik apapun sistem pengendalian internal itu dirancang. Keterbatasan atau kelemahan tersebut meliputi: Pertimbangan yang kurang matang Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh manajemen umumnya didasarkan pada 17

13 pertimbangan-pertimbangan yang antara lain mencakup informasi yang tersedia, waktu yang ada dan beberapa variabel lain baik intern maupun ekstern. Dalam kenyataannya sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil dengan kondisi keterbatasan waktu dan informasi akan memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan Kesalahan dalam menerjemahkan perintah Walaupun pengendalian telah dirancang dengan sebaikbaiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menerjemahkan suatu perintah. Kesalahan dalam menerjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih besar jika kesalahan menerjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan Pengabaian manajemen Suatu pengendalian intern dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki sistem pengendalian yang memadai, pengendalian tersebut tidak akan mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan pimpinan mengabaikan pengendalian. Pengabaian tersebut dapat terjadi antara lain karena adanya kepentingan di luar organisasi, seperti kepentingan pribadi seorang pimpinan. 18

14 Adanya kolusi Kolusi merupakan salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Walaupun pemisahan tugas dan fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan suatu kecurangan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan tertentu selain organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun tidak akan dapat mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan organisasi 2.2. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual dimaksudkan sebagai konsep untuk menjelaskan dan mengungkapkan katerkaitan antara variabel yang akan diteliti, berdasarkan batasan dan rumusan masalah, berdasarkan latar belakang dan kajian teori yang telah dikemukakan diatas dapat dijelaskan bahwa untuk mengurangi tindakan kecurangan yang terjadi pada suatu perusahaan, penerapan sistem pengendalian internal terhadap penerimaan kas harus efektif. Sistem pengendalian intern penerimaan kas adalah suatu susunan yang didalamnya meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga penerimaan saldo dalam kas. Untuk lebih menyederhanakan kerangka pemikiran tersebut maka dibuatlah kerangka konseptual seperti pada gambar dibawah ini: Sistem Pengendalian Internal (X) Penerimaan Kas (Y) Gambar 2 : Kerangka konseptual Sumber : Malthis (2001), Manullang (2001) 19

15 2.3. Hipotesis Hipotesis merupakan suatu proporsi, kondisi atau prinsip yang dianggap benar dan barang kali tanpa keyakinan, agar bisa ditarik suatu konsekuensi yang logis dan dengan cara ini kemudian diadakan pengujian tentang kebenarannya dengan menggunakan data (fakta) yang ada. Dengan demikian hipotesis adalah jawaban sementara terhadap perumusan penelitian yang kebenarannya harus diuji. Adapun hipotesis tentang penelitian ini adalah: Prosedur sistem pengendalian internal atas penerimaan kas di PD Pasar Medan sudah memadai dan penerapan sistem pengendalian internal atas penerimaan kas di PD Pasar juga sudah dilaksanakan dengan baik. 20