Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi. Berbasis Komputer Pada Cv. Orbit Trust Corp. Yogyakarta NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Pada Cv. Orbit Trust Corp Yogyakarta NASKAH PUBLIKASI Disusun oleh: IRMA MARYATI JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Komputer di CV. Orbit Trust Corp Analysy and Planing Computer Program of acounting Information system in CV. Orbit Trust Corp Yogyakarta Irma Maryati Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information systems have an important role in companies in providing information that is very useful for operation and management. Therefore, many companies have information technology or information systems department. So does CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta, a firm in Yogyakarta hat have business in publishing. For several years CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta has used information system to handle its important activities such as recording transactions and supporting decision making. However, there are two main issues related to management of information systems. For the time being CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta outsources all of new information systems and develops small applications especially for reporting that are handled by internal people, but several questions are waiting to be answered: Is it possible to do insourcing rather than outsourcing? What are the constraints? What should CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta do toward insourcing? How to reduce the weaknesses of outsourcing if the company still wants to use this approach? Second, about decision in developing new systems that so far are handled by top management without a formal document called an information systems plan. In this thesis, researcher tried to analyze those issues and the results are addressed to give suggestions to CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta in managing information systems. Besides, researcher also recommends that CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta should develop a customer database to utilize data that have been located in the repositary in order to provide better value to its customers. Keywords: Information systems, Information systems acounting, Outsourcing, Insourcing.

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berkembang dengan pesatnya, sehingga sesuatu yang sebelumnya tidak pernah terpikirkan, sekarang menjadi sesuatu teknologi yang hebat. Sebuah perusahaan tanpa adanya suatu system informasi cepat dan akurat maka akan memperlambat perkembangannya, sedangkan tujuan utama didirikannya perusahaan adalah untuk mencari keuntungan semaksimal mungkin dari modal pertama kali membangun sebuah usaha. Dengan keuntungan yang diperoleh, suatu persahaan dapat berkembang dan mempertahankan kelangsungan usahanya. Berapa besar keuntungan yang diperoleh perusahaan akan sulit ditentukan jika perusahaan tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi. Dengan kegiatan akuntansi perkembangan perusahaan dapat diikuti dari waktu kewaktu, keuntungan atau kerugiaan perusahaan dapat diketahui atau dideteksi, sehingga jika perusahaan merugi akan dapat segera diketahui penyebabnya dan segera dapat ditanggulagi permasalahannya, sedangkan jika mendapatkan keuntungan perusahaan dapat mengembangkannya untuk perluasan usaha. Oleh karena itu kegiatan akuntansi sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar, baik perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun perusahaan non laba. Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, dan pelaporan atas transaksi-transaksi keuangan perusahaan serta interprestasinya. Untuk mengetahui proses pencatatan akuntansi tersebut tentunya dibutuhkan sebuah system aplikasi akuntansi yang akurat, tepat waktu serta relevan dalam menghasilkan informasi yang disajikan untuk memenuhi keperluaan manajer,pemilik perusahaan (investor), kreditor, instansi pemerintah serta pemakai lainnya. Maka dari itu penulis mengambil judul dalam penyusunan skripsi ini yaitu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer di CV. Orbit Trust Corp Yogyakarta 1.1 Rumusam Masalah Rumusan masalah yang diangkat berdasarkan latar belakang diatas yaitu bagaimana proses pencatatan transaksi pada pembuatan laporan laba/rugi di CV. Orbit Trus Corp Yogyakarta tersebut menjadi lebih akurat, tepat waktu dan relevan agar tidak mengalami keterlambatan dalam menyampaikan laporan keuangan kepada pimpinan dengan menggunakan sebuah system informasi akuntansi.

5 1.2 Metode Penelitian Dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode. Adapun beberapa metode tersebut antara lain: 1. Metode pengumpulan data Metode pengumpulan data yang digunakan terdiri dari 2 metode. a. Metode wawancara Metode ini dilakukan dengan cara mengadakan Tanya jawab dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan informasi yang dibutuhkan. b. Metode pustaka Metode ini dilakukan dengan cara mengambil bahan dari literatur serta sumber lain yang berhubungan dengan maslah-masalah yang akan dibahas. 2. Analisa data Pada tahap ini penulis melakukan analisa terhadap data-data yang telah diperoleh sebelumnya. 3. Perancangan program Dilakukan sebagai gambaran dan acuan dalam tahap desain program. 4. Uji coba program Uji coba program ini dilakukan untuk memastikan program yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan harapan. 5. Pembuatan laporan Penyusunan laporan berdasarkan permasalahan yang ada secara sistematis. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

6 2.2 Visual Basic Bahasa pemrogrman adalah bahasa-bahasa atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman yang akan digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah Visual Basic 6.0. Visual Basic merupakan program yang berorientasi pada objek (Object Oriented Programing/OOP). Dimanan sebuah program dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut objek. Objek tersebut dapat diolah sendiri-sendiri. Setiap objek memliki sekumpulan sifat dan metode yang melakukan fungsi tertentu yang sesuai dengan apa yang telah diprogramkannya ( Kusrini, Andi sunyoto, 2007 ( Efraim turban, Jay E. Aronson, Ting Peng Liang,2005) 2.3 Pengolahan Database (Microsoft access 2007) Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan dengan semua objek, topik atau yang mempunyai tujuan tertentu. Informasi atau data yang diolah tersebut disimpan dalam sebuah file. Contohnya adalah database buku, koleksi musik, data siswa, data karyawan, dan lain-lain. 3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Sistem Analis dapat didefinisikan sebagai penguraian dasi suatu system informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permaslahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya 1. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan sangat bepengaruh pada tahap selanjutnya. 3.2 Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam analisis system. Masalah dapat didefinisiskan sebagai suatu hal yang diinginkan untuk dipecahkan. Langkah pertama yang harus dilakukan pada tahap analisis system adalah mengidentifikasi masalah terlebih dahulu yang terjadi pada CV. Orbit Trust Corp Yogyakarta. 1 Kusrini, S.Kom, Koniyo Andri, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengan Visual Basic dan SQL Sever, Penerbit PT. ANDI OFFSET Yogyakarta, 2007, Hal. 59.

7 Untuk kasus ini masalah yang terjadi pada system penjualan, produksi, persediaan dan laporan keuangan yaitu sebagai berikut : 1. Pengendalian terhadap persediaa barang kurang terkontrol karena pemasukan dan pengeluaran barang tidak terinci sehingga tidak diketahui dengan pasti berapa jumlah barang yang masih tersedia. 2. Data barang disimpan masih dalam bentuk arsip, wujud nota pembelian, sehingga untuk transaksi penjualan barang mengalami hambatan, dan dalam mencari data barang yang dibutuhkan mengalami kesulitan. 3.3 Perancangan sistem Di dalam perancangan sistem ini dibuat rancangan flowchart system, perancangan DAD, perancangan database, rancangan proses aliran data, perancangan tabel, perancangan antar muka dan flowchart program yang terjadi dalam sistem. 3.4 Perancangan Database Database merupakan bagian dari implementasi sistem informasi yang digunakan untuk menyimpan semua data, baik basis pengetahuan maupun basis aturan. Normalisasi dalam perancangan database diperlukan untuk mempermudah perancangan database. Tujuan dilakukan normalisasi ini adalah untuk menghindari agar tidak terjadinya kerancuan pada masing-masing file yang berupa kerangkapan atau perulangan data yang sama. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut :

8 Tabel 4.1 Rencana Kegiatan Implementasi Nama Kegiatan Bulan I II III IV V VI Pemilihan dan Pelatihan Personil Instalasi Perangkat Keras & Perangkat Lunak Pemrograman dan Pengetesan Program Uji Coba Sistem Konversi Sistem 4.2 Pengujian sistem Proses uji coba dilakukan dengan beberapa skenario pengujian. Skenario ini bertujuan untuk mengetahui proses input data, kebenaran pemrosesan data dan hasil yang ditampilkan. Secara umum, pengujian dilakukan dengan variasi skenario. Skenario uji coba yang dilakukan antara lain: 1. Uji coba login user, untuk menguji penanganan terhadap hak akses yang diberikan oleh system informasi akuntansi yaitu untuk Akuntansi Keuangan. 2. Uji coba masukan data kode akun, untuk menguji penanganan terhadap data yang dimasukkan dalam form-form di system informasi akuntansi. Uji coba ini merupakan contoh untuk fungsi-fungsi yang sejenis, yaitu setting nama perusahaan, manajemen vendor, dan manajemen pelanggan. 3. Uji coba masukan data transaksi, untuk menguji fungsi transaksi yang ada pada system aplikasi serta proses untuk menghasilkan laporan keuangan. 4. Uji coba integritas data, untuk menguji kebenaran laporan keuangan yang dihasilkan, dengan cara membandingkan dengan membandingkan kode akun awal periode dengan neraca dan buku besar khusus akun kas 5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

9 1. Sistem informasi akuntansi yang baru pada CV. ORBIT TRUST CORP, Yogyakarta dimaksudkan untuk : a. Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan data keuangan sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat. b. Membantu dalam penyusunan laporan sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat tentang data keuangan. 2. Sistem yang baru lebih baik sehingga layak diterapkan. Sistem yang dibuat terdapat kelebihan serta kekurangan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Kelebihan a. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data. b. Meminimalkan tingkat kesalahan pada proses pemasukkan data. c. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti. d. Bentuk output dibuat sedemikian rupa sehingga mudah diterima, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. e. Aplikasi dapat di update (diperbaharui) sesuai dengan kebutuhan yang di inginkan. 2. Kekurangan a. Sistem hanya dapat berjalan dengan computer yang menggunakan RAM diatas 32 MB. b. Fasilitas-fasilitas backup menggunakan metode copy file. Aplikasi masi dalam bentuk sederhana 5.2 Saran Demi kelancaran operasional secara umum didalam lembaga, maka perlu untuk diterapkannya suatu aplikasi computer secara terarah, terpadu dan menyeluruh. Penulis berusaha untuk mengajukan beberapa pemikiran berupa saran sebagai pertimbangan, antara lain : Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperahtikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan segera dapat diperbaiki. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berkepentingan.

10 Agar kegiatan yang dilakukan hasilnya maksimum perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari kesalahan. Dan perlu adanya tenaga ahli yang menguasai bidang komputer untuk mengolah data akademik melalui sistem komputer yang telah dikembangkan. Sistem yang penulis rancang hanya dapat digunakan untuk pengolahan data akademik yang menghasilkan laporan, sistem ini diharapkan nantinya dapat dikembangkan lagi sehingga menghsilkan informasi yang lengkap.