BAB IV PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1. Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. Perancangan sistem juga adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah. Tujuan dari perancangan sistem ini secara garis besar adalah untuk menghasilkan bentuk rancangan yang dapat memberikan solusi akan masalah yang dihadapi. Perancangan sistem ini meliputi Flow Map usulan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File dan Struktur Menu Sistem yang Diusulkan Sistem informasi yang diusulkan adalah Sistem Informasi secara terkomputerisasi. Tentunya, sistem informasi ini memuat kumpulan data yang saling berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga pengguna sistem informasi dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan tinjauan temuan masalah pada Bab III, maka sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat menangani permasalah-permasalah tersebut. Sistem informasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan dan mengefektifkan pelayanan kepada anggotanya. Adapun keuntungan dan konsekuensi dalam menggunakan Sistem Informasi ini, yaitu : 48

2 49 1. Keuntungan a. Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. b. Informasi laporan-laporan yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat. c. Lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan. d. Memudahkan dalam penyimpanan. 2. Konsekuensi a. Pengguna sistem informasi memerlukan pelatihan untuk menggunakan sistem informasi tersebut, dalam kaitannya ditujukan untuk petugas Administrasi. b. Media penyimpanan (hardisk) dapat rusak karena bersifat sensitif, sehingga memerlukan perawatan khusus. c. Memerlukan biaya kertas dan tinta untuk mencetak laporanlaporan Prosedur yang Diusulkan 1. Prosedur Pembelian Prosedur Pembelian yang Diusulkan adalah sebagai berikut : a. Bagian Administrasi membuat Daftar Pemesanan barang sebanyak 2 rangkap dan memberikan ke Direktur untuk ditanda tangani. b. Direktur Kemudian menandatangani daftar pemesanan barang dan memberikan kembali ke bagian administrasi.

3 50 c. Bagian Administrasi kemudian memberikan 1 rangkap daftar pemesanan ke Pemasok. d. Pemasok kemudian menyiapkan barang dan membuat nota sesuai daftar pemesanan barang, dan memberikannya ke bagian Administrasi. e. Bagian Administrasi kemudian mengecek barang dan nota. Jika tidak sesuai, maka bagian Administrasi memberikan kembali nota pembelian untuk direvisi. Jika sesuai, maka Bagian Administrasi kemudian memberikan 1 rangkap nota pembelian ke Pemasok dan 1 rangkap lagi digunakan untuk menginput data pembelian. Setelah data pembelian yang di input telah masuk ke dalam database, baru kemudian mencetak data stock barang dan data pembelian untuk diberikan kepada Direktur. Flow Map Pembelian Flow Map Pembelian ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur Pembelian yang Diusulkan untuk PT. Permata Indomedia. Dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut :

4 51 Pemasok Administrasi Direktur Daftar Pemesanan Barang Daftar Pemesanan Barang Tanda Tangan Daftar Pemesanan Barang Daftar Pemesanan Barang Daftar Pemesanan Barang Membuat Nota Nota Pembelian Nota Pembelian Cek Surat Jalan, Pemesanan & Barang Nota Pembelian T Sesuai Y Nota Pembelian Nota Pembelian Input Data Barang & Pembelian DB Cetak Laporan Pembelian & Stock Barang Laporan Stock Barang Laporan Stock Barang Laporan Pembelian Laporan Pembelian Gambar 4.1. Flow Map Pembelian yang Diusulkan

5 52 2. Prosedur Prosedur yang Diusulkan adalah sebagai berikut : a. Bagian administrasi membuat form pemesanan dan memberikan form pemesanan tersebut ke pelanggan untuk diisi sesuai pesanan. b. Pelanggan kemudian mengisi form pemesanan dan memberikannya kembali ke Bagian administrasi. c. Bagian Administrasi kemudian mengecek ketersediaan barang dari sistem informasi penjualan, apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia, maka form pemesanan diberikan kepada pelanggan untuk dilakukan revisi sesuai data barang yang ada. Jika tersedia, maka bagian administrasi menginput data penjualan dan mencetak faktur 2 rangkap, kemudian menyiapkan barang sesuai Faktur. d. Bagian Administrasi kemudian memberikan barang dan faktur pembelian ke pelanggan untuk ditanda tangani. e. Pelanggan kemudian menanda tangani dan memberikan kembali 1 rangkap faktur penjualan ke bagian administrasi. f. Bagian Administrasi kemudian mencetak laporan stock barang dan laporan penjualan untuk diberikan kepada direktur.

6 53 Flow Map Flow Map ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur Pembelian yang Diusulkan untuk PT. Permata Indomedia. Flow Map dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut :

7 54 Pelanggan Administrasi Direktur Form Pemesanan Form Pemesanan Mengisi Form Pemesanan Form Pemesanan Form Pemesanan Cek Ketersediaan Barang DB Form Pemesanan T Tersedia Y Input Data Cetak Faktur Faktur Menyiapkan Barang Faktur Faktur Tanda Tangan Faktur Faktur Cetak Laporan Stock & Laporan Stock Barang Laporan Stock Barang Laporan Laporan Gambar 4.2. Flow Map yang Diusulkan

8 Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi yang Diusulkan antara lain : 1. Daftar Pemesanan Barang Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Bagian Administrasi : Pemasok : Untuk melakukan pemesanan barang : 2 (dua) 2. Nota Pembelian Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Pemasok : Bagian Administrasi : Untuk bukti Pembelian barang : 2 (dua) 3. Laporan Pembelian Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Bagian Adminstrasi : Direktur : Untuk mengetahui data Pembelian dalam waktu tertentu : 1 (satu) 4. Laporan Stock Barang Sumber Tujuan : Bagian Administrasi : Direktur

9 56 Fungsi Rangkap : Untuk mengetahui sisa Stock Barang : 1 (satu) 5. Form Pemesanan Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Pelanggan : Bagian Administrasi : Untuk Pemesanan Barang : 1 (satu) 6. Faktur Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Bagian Administrasi : Pelanggan : Untuk bukti Barang : 2 (dua) 7. Laporan Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Bagian Administrasi : Direktur : Untuk mengetahui data dalam waktu tertentu : 1 (satu) 8. Laporan Stock Barang Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Bagian Administrasi : Direktur : Untuk mengetahui sisa Stock Barang : 1 (satu)

10 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada, yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (contoh : Hardisk, Disket, dsb). 1. Diagram Konteks Diagram Konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan secara garis besar suatu sistem dan juga merupakan diagram tertinggi yang memperlihatkan batasan sistem serta lingkungannya dan hanya mempunyai satu data proses yang menggambarkan proses yang terdapat didalam sistem. Diagram Konteks ini dapat dilihat pada Gambar 4.3. Gambar 4.3. Diagram Konteks 2. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Dari Diagram Konteks diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 0 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut :

11 58 Gambar 4.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Dari Data Flow Diagram (DFD) Level 0 diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut :

12 59 a. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 Gambar 4.5. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2 Gambar 4.6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2

13 60 c. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3 Gambar 4.7. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3 d. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4 Gambar 4.8. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4

14 61 e. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 5 Gambar 4.9. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 5 f. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 6 Gambar Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) pada dasarnya adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubunganhubungan (relasi) antar entitas tersebut. Tekanan utama pada ERD adalah table-

15 62 tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. ERD dapat dilihat pada Gambar 4.9 berikut : Gambar Entity Relationship Diagram (ERD) Kamus Data : - Pemasok = {IDPemasok, Pemasok} - Barang = {IDBarang, Kartu, Provider} - Pembelian = {Faktur_Pembelian, IDPemasok, Pemasok, IDBarang, Kartu} - Pelanggan = {IDPelanggan, Pelanggan} - = {Faktur_, IDPelanggan, Pelanggan, IDBarang, Kartu}

16 Struktur Program Struktur Program Input Proses Output Input Pemasok Pembelian Laporan Pembelian Input Pelanggan Laporan Input Provider Laporan Stock Barang Input Kartu Input Barang Input User Gambar Struktur Program 4.8. Struktur Menu Struktur Menu File View Transaksi Laporan About Input Pemasok View Data Pembelian Pembelian Input Pelanggan Cari Data Input Provider Stock Barang Input Kartu Pemasok Input Barang Pelanggan Input User Gambar Struktur Menu

17 Perancangan Antar Muka (Interface) Login X User Name XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Password XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX OK Cancel Gambar Form Login Gambar Form Utama

18 65 Input Pemasok X ID Pemasok XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Simpan Pemasok XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Batal Telepon XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ID Pemasok Pemasok Telepon Tanggal Keluar Gambar Form Input Pemasok Gambar Form Input Pelanggan

19 66 Gambar Form Input Provider Gambar Form Input Kartu

20 67 Input Barang X ID Barang XXXXXX Pulsa XXXXX Simpan Kartu XXXXXXXXXXXXX Pilih Kartu.. Harga Beli XXXXXXXX Batal Provider XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Harga Jual XXXXXXXX ID Barang Kartu Provider Pulsa Harga Beli Harga Jual Stock Keluar Gambar Form Input Barang Gambar Form Input User

21 68 Gambar Form Edit Pemasok Gambar Form Edit Pelanggan Gambar Form Edit Provider Gambar Form Edit Kartu

22 69 Gambar Form Edit Barang Gambar Form Edit User

23 70 Gambar Form Pembelian Gambar Form

24 71 Gambar Form Cetak Laporan Pembelian Gambar Form Cetak Laporan Gambar Faktur Pembelian

25 72 Gambar Faktur PT. Permata Indomedia Tanjung Pinang Bulan : Tahun : XXXXXXXXXX XXXX Print Date : XX/XX/XXXX Pemasok Barang Pulsa Harga Qty Jumlah Tanggal Gambar Laporan Pembelian

26 Gambar Faktur 73