KAJIAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG MENGGUNAKAN METODE FIFO PADA GUDANG FARMASI KABUPATEN SUKABUMI

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 175~180 KAJIAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG MENGGUNAKAN METODE FIFO PADA GUDANG FARMASI KABUPATEN SUKABUMI Febya Eskawati 1, Rusli Nugraha 2, Susilawati 3 1 AMIK BSI Sukabumi febyaeskawati@gmail.com 2 AMIK BSI Sukabumi rusli.rng@bsi.ac.id 3 AMIK BSI Sukabumi susilawati.ssl@nusamandiri.ac.id Abstrak Persediaan bukan merupakan hal yang asing lagi bagi setiap perusahaan. Namun masalah persediaan terkadang masih menjadi salah satu kendala untuk mencapai tujuan perusahaan, karena sistem inventory yang tidak terkendali dan tidak adanya pengawasan yang benar serta metode yang yang dijalankan masih bersifat manual. Peneliti mengkaji sistem persediaan yang dijalankan di Gudang Farmasi Kabupaten Sukabumi. Melalui metode observasi, wawancara dan studi literatur peneliti mendapati bahwa sistem persediaan yang dijalankan di instansi tersebut menggunakan metode Fifo, namun masih bersifat manual. Oleh karenanya untuk mengendalikan persediaan barang agar lebih efektif dan efisien maka diperlukan penerapan metode Fifo dengan sistem yang terkomputerisasai. Kata Kunci: Sistem Persediaan, Fifo (First In, First Out) Pendahuluan Persediaan barang dagang merupakan suatu keharusan baik bagi perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur. Persediaan termasuk kedalam aktiva lancar yang dianggap memiliki resiko cukup tinggi dalam kegiatan perusahaan jika tidak diperhatikan dengan baik. Resiko yang dapat di timbulkan dapat berupa resiko fisik maupun resiko keuangan. Metode Fifo merupakan metode penilaian persediaan yang menganggap bahwa barang yang pertama masuk, pertama keluar. Barang yang pertama masuk akan keluar terlebih dahulu dari gudang, sehingga secara sederhana kita gambarkan barang keluar akan sesuai dengan urutan ketika barang masuk. Artinya setiap barang yang masuk akan di listing (daftar) pada daftar terbawah, terdata baik tanggal masuk, kuantitas, dan tanggal kadaluarsa. Contoh kerugian yang mungkin timbul adalah adanya kerusakan dari segi fisik, apabila terjadi kecurangan terhadap persediaan yang ada digudang karena kurangnya pengawasan dan terjadinya kerusakan barang yang mengakibatkan konsumen kecewa, dan dari segi keuangan, apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Gudang Farmasi adalah perusahaan yang menggunakan metode Fifo, namun sistem yang di pakai masih menggunakan sistem manual. Untuk itu penggunaan sistem yang terkomputerisasi dirasakan perlu untuk pengolahan data keluar masuknya barang, sehingga mempermudah dalam hal pengecekan. Pada Gudang Faramasi Pemerintah Kabupaten Sukabumi, pencatatan persediaan masih dilakukan secara manual, dimana prosedur berjalannya diawali dengan prosedur penerimaan barang, prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang, dan prosedur pembuatan laporan, dalam proses ini masih sering terjadi kesalahan. Karena bersifat manual maka sering terjadi kehilangan data pencatatan persediaan barang (obat), dan pembuatan laporan menjadi terhambat. Kurangnya ketelitian dalam pencatatan persediaan barang (obat) sehingga menghambat proses pengiriman barang. Untuk itu dipandang perlu untuk memperbaiki masalah-masalah tersebut Diterima 31 Januari, 2014; Revisi 15 Februari, 2014; Disetujui 15 Maret, 2014

2 salah satunya dengan menerapkan sistem berjalan yang terkomputerisasi. Sistem Informasi Menurut Gerald dalam Ladjamudin (2005:2), mengemukakan bahwa sistem terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu sistem yang lebih menekankan pada prosedur dan elemennya. Prosedur didefinisikan sebagai suatu urutan-urutan yang terdapat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengajarkan, kapan dikerjakan dan bagaimana dikerjakannya. Menurut Fatta (2007:3), Sistem adalah sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. System informasi didefinisikan oleh Leitch dalam Jogiyanto (2005:11) sebagai berikut, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari satu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Kristanto (2007:11), sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Komponen-komponen tersebut disebut dengan blok bangunan (Building Blok) yang terdiri dari: Blok masukan. Blok Keluaran. Blok Model. Blok Teknologi. Blok Basis Data. Blok Kembali. Persediaan Barang Menurut Dunia (2008:75), ada dua sistem akuntansi dalam pencatatan persediaan, yaitu sistem persediaan periodic (periodic inventory system) dan sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system). Sistem persediaan periodic biasanya digunakan oleh perusahaan-perushaan yang menjual barang yang relative murah. Dalam system ini tidak dilakukan pencatatan yang sangat besar. Sebagai akibatnya, untuk memperoleh informasi jumlah persediaan yang akan digunakan untuk menyusun laporan keuangan, perusahaan harus melakukan perhitungan persediaan secara periodic, sekurangkurangnya sekali dalam setahun. Sedangkan sistem persediaan perpetual, setiap pembelian dan penjualan dari barang dagang dicatat dalam suatu akun persediaan. Dengan cara ini, saldo dan jumlah pembelian serta penjualan dapat diketahui dari catatan persediaan setiap saat. Penghitungan fisik barang yang juga dilakukan dalam sistem ini, disamping bertujuan menentukan saldo persediaan yang benar, juga sekaligus melakukan pengecekan atas sistem perpetual tersebut, dengan membandingkan antara dagang yang dihitung dengan catatan persediaan. Dan menurut Warren etc (2005:400), adalah barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam proses operasi bisnis perusahaan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan, bahwa persediaan barang adalah barang yang diperoleh perusahaan dagang dapat dijual kembali tanpa mengalami proses produksi selanjutnya. Penentuan Harga Pokok Menurut Dunia (2008:164), apabila kita memperoleh barang dagang harga pokok per unit (unit cost) yang tetap sama sepanjang periode tertentu, penentuan harga pokok pada waktu barang dagang tersebut dijual dan nilai persediaan pada akhir periode adalah mudah. Tetapi dalam praktiknya, barang dagang diperoleh dengan harga perunit yang sering kali berubah sehingga menimbulkan masalah dalam menentukan harga pokok dari barang yang dijual dan jumlah persediaan yang ada pada akhir periode, karena ada beberapa harga pokok per unit dari beberapa kali pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk mengatasi masalah di atas, maka ada 4 metode penentuan harga pokok persediaan (inventory costing method): 176

3 Metode identifikasi khusus (specific identification method). Metode pertama masuk pertama keluar (first in-first out atau Fifo). Metode terakhir masuk pertama keluar (las in- first out atau Lifo). Metode rata-rata tertimbang (weightedavaerage cost). Metode Fifo Menurut Dunia (2008:165), berpendapat bahwa: dalam menentukan metode fifo untuk menentukan harga pokok digunakan asumsi atas arus biaya di mana urutan biaya terjadi adalah yang pertama masuk atau diperoleh, yang pertama keluar atau dijual. Dengan demikian persediaan yang tinggal, dianggap akan dinilai dengan menggunakan biaya atau harga pokok (cost) yang paling baru. Sedangkan menurut Zulian (2005:200), dengan metode Fifo, biaya persediaan dihitung berdasarkan asumsi bahwa barang yang akan dijual untuk dipakai sendiri dan sisa dalam persediaan menunjukan pembelian atau produksi yang berakhir. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa metode Fifo adalah metode yang pertama masuk, pertama keluar. Untuk mengilustrasikan metode Fifo dalam suatu sistem pencatatan persediaan perpetual digunakan buku tambahan persediaan (inventory subsidiary ledger) untuk setiap jenis barang yang disebut juga dengan kartu-kartu persediaan. 2. Metode Penelitian Dalam rangka pengkajian materi yang menjadi objek penelitian ini, metode yang dipakai adalah: Observasi (Observation) Dalam metode ini, penulis terjun langsung untuk mencari dan mengumpulkan data dari sumbernya dengan cara melakukan pengamatan terhadap masalah yng akan dijadikan objek penulis. Studi Pustaka (Library Research) Kami mencari informasi yang kami butuhkan dengan mencari informasi diperpustakaan dan sebagian lainnya kami mencari referensi dari internet. Wawancara (Interview) Dalam metode wawancara ini, penulis dapat memperoleh data informasi dengan cara melakukan wawancara langsung terhadap sumbernya dengan melakukan tanya jawab. Dalam rangka memberikan solusi atas sistem berjalan sebagaimana yang telah dipaparkan pada bagian Pendahuluan, berikut metode Fifo pada Gudang Farmasi Kabupaten Sukabumi yang dirancang dengan sistem yang terkomputerisasi. Dengan menggunakan sistem secara terkomputerisasi akan membantu dalam pengolahan data maupun pencatatan persediaan barang, dan membuat laporan lebih cepat dan tepat, sehingga memperbaiki kinerja tidak hanya pada bagian persediaan saja namun akan berdampak baik pada bagian lain yang terkait dengan instansi ini. Prosedur Sistem Prosedur Penerimaan Barang Gudang Farmasi akan menerima obat dari Dinas sesuai kebutuhan Puskesmas dan sesuai data usulan rencana kebutuhan obat (URKO). Prosedur Pengecekan Barang Bagian Gudang akan mengecek barang (obat) yang telah masuk ke gudang sesuai URKO. Kemudiaan bila ada barang (obat) yang rusak, maka obat akan dikembalikan. Prosedur Pengiriman Barang Bila semuanya sudah siap, obat siap dikirim ke Puskesmas sesuai prosedur yang berlaku, dan melampirkan DBMB (Dokumen Bukti Masuk Barang). Lampiran dibuat 4 rangkap Arsip Kepala Kantor. Arsip Gudang Farmasi. Dinas Kesehatan. Puskesmas. Prosedur Pembutan Jurnal Pada proses penjurnalan data diperoleh dari file data persediaan (DBMB) yang disimpan diarsip kepala kantor. Melalui proses ini akan terbentuk jurnal yang akan tersimpan didalam file jurnal. Prosedur Pembuatan Laporan Pada proses pembuatan laporan data diambil dari data file jurnal, dan data file perkiraan. Dari data tersebut akan dibuat laporan persediaan dan jurnal untuk diberikan kepada kepala kantor. Diagram Alir Data Sistem 3. Pembahasan 177

4 Gambar 1. Diagram Konteks Media :Kertas. Jumlah Rangkap:1 lembar. Frekuensi :setiap pengiriman barang. Bentuk :Lampiran A-01. Nama Dokumen: Usulan Rencana Kebutuhan Obat (URKO). Fungsi :Sebagai penerimaan obat. Sumber :Dinas Kesehatan. Tujuan :Arsip Kepala kantor Arsip Gudang Farmasi. Media : Kertas. Jumlah rangkap :1 Lembar. Frekuensi :Setiap Penerimaan Barang. Bentuk :Lampiran A-02. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Nama Dokumen:Laporan Persediaan Barang Habis pakai (LPBHP). Fungsi :Untuk membuat laporan setelah selesai pengiriman barang. Sumber :Gudang Farmasi. Tujuan :Arsip Kantor Arsip Dinas Kesehatan. Media :Kertas. Jumlah Rangkap :1 lembar. Frekuensi :setiap selesai pengiriman barang. Bentuk :Lampiran B-01 Spesifikasi Program Gambar 2. Diagram Noll Sistem Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Nama Dokumen: Dokumen Bukti Masukan Barang (DBMB). Fungsi :Untuk melampirkan setiap pengiriman barang. Sumber :Dinas Kesehatan. Tujuan :Arsip Kepala Kantor Arsip Gudang Farmasi Dinas Kesehat Puskesmas. Gambar 3. HIPO Pada bagian ini spesifikasi program yang diamaksud adalah: Login. Menu Utama. Transaksi. Menu Laporan. Menu Utilty. Menu Keluar. 178

5 Spesifikasi Sistem Komputer Untuk membantu menyelesaikan data maka diperlukan computer sebagai alat bantu, karena dengan menggunakan computer akan lebih cepat dalam mengolah data dan juga sumber daya manusia yang menjalankan computer dan programprogramnya. Dengan menggunakan computer mengolah data bisa di lakukan secara cepat serta di rancang dan diorganisasikan otomatis untuk menerima dan menyimpan data (input dan output). Sebuah system yang baik harus didukung oleh ketiga komponen karena kompunen tersebut saling berhunbungan, diantaranya: Hardware (perangkat keras) merupakan peralatan dari system computer yang secara fisik dapat dilihat dan dijamah. Software (perangkat lunak) merupakan program yang berisi perintah-perintah untuk mengolah data. Brainware merupakan manusia yang berperan dalam mengoperasiakn dan mengatur system computer. Perangkat keras (Hardware) Sebuah system yang terkomputerisasi tidak lepas dari perangkat keras seperti software atau program aplikasi yang akan digunakan. Keterpaduan antara perangkat keras yang ada sangat dibutuhkan agar hasil kinerja dari system computer berjalan semaksimal mungkin Perangkat keras tersebut ada tiga yaitu: Peralatan Masukan (Input Davice). CPU (Central Procesing Unit). Peralatan keluaran (Output Device). Spesifikasi perangkat keras yang akan digunakan dalam proses komputerisasi, antara lain : Processor : Intel core 2 dou. Disk : LG DVD Drive. Memory (RAM) : Sandisk 2x 1GB PC5400. Monitor : Dell Ophplex 17. Harddisk :Saegate 120 GB 7200 RPM. Keyboard : Dell. Printer : Document 340 AP. Mouse :Dell h.. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian intruksi yang tersusun secara teratur agar computer dapat bekerja mengolah data dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh user atau pemakai. System Operasi : Window Paket Program : Visual Basic 6.0. Database : Microsoft Accses Implementasi Sebelum melangkah ke implementasi maka perlu dijelaskan segala sesuatu tentang hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi Persediaan Barang atau inventory pada Gudang Farmasi Kabupaten Sukabumi. Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaannya. Disamping itu perlu di perhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi terlaksananya system ini. Langkah-langkah yang diperlukan dalam usaha mewujudkan sistem ini meliputi: Penyiapan data awal. Pembuatan tes dan program. Pembuatan buku petunjuk. Pelatihan. Tes system. Pelatihan system. Evaluasi. 4. Simpulan Kesimpulan dari hasil kajian selama melakukan penelitian pada Gudang Farmasi Kabupaten Sukabumi, antara lain: Pada Gudang Farmasi Pemerintah Kabupaten Sukabumi, pencatatan persediaan masih dilakukan secara manual, dimana prosedur berjalannya diawali dengan prosedur penerimaan barang, prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang, dan prosedur pembuatan laporan, dalam proses ini masih sering terjadi kesalahan. Sering terjadi kehilangan data pencatatan persediaan barang (obat), dan pembuatan laporan menjadi terhambat. Kurangnya ketelitian dalam pencatatan persediaan barang (obat) sehingga menghambat proses pengiriman barang. Metode Fifo (Fisrt In, First Out) yang berjalan saat ini sangat memerlukan sistem yang sudah terkomputerisasi. Saran Saran yang dapat peneliti sampaikan terhadap manajemen Gudang Farmasi Kabupaten Sukabumi adalah: Sebaiknya Gudang Farmasi Pemerintah Kabupaten Sukabumi segera menerapkan metode Fifo yang sudah terkomputerisasi dengan sistem yang dirancang agar mampu mengurangi kendala, kesalahan dan kehilangan data yang tentunya sangat penting untuk kelancaran proses adminsitrasi dan pelaporan. 179

6 Para pegawai atau sumber daya manusia yang terlibat langsung dalam proses ini diberikan pelatihan secara intensif mengenai penggunaan komputer beserta pengoperasian aplikasinya. Dalam proses filing data perlu secara berkala melakukan back up data, hal ini perlu sekali mengingat data persediaan barang adalah bukti tertulis yang akan menjadi bahan pelaporan sebagai bentuk pertanggung jawaban sehingga memudahkan dalam proses audit. Referensi Dunia.A.Firdaus. (2008). Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi. Edisi Tiga : Jakarta. Lembaga Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Fatta.Al.Hanif. (2007). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi : Yogyakarta Andi. Hartono. (2008). Teknologi Sistem Yogyakarta. Andi Publisher. Kristanto, Andri, (2007) Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya : Yogyakarta. Penerbit Gava Media. Ladjamudin, Al-Bahra.(2005) Analisa dan Desain Sistem Informasi. Cetakan Pertama : Yogyakarta. Graha Ilmu. Mustakini.Jogiyanto. (2005). Analisa dan Desain Sistem Informasi :Yogyakarta. Andi Offset. Sutabri. Tata.S.Kom. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Amik : BSI. Jakarta. Warren, Carls, (2005). Accounting Pengantar Akuntansi : Jakarta. Salemba Empat. Zulian, Yamit. (2005). Manajemen Kualitas dan Produk Jasa. Ekonosia : Jakarta. 180