RANCANG BANGUN SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA CV. HIRA CIPTA MANDIRI BOGOR

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2017, pp. 631~ RANCANG BANGUN SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA CV. HIRA CIPTA MANDIRI BOGOR Lukmansyah 1, Nur Hidayati 2 1 AMIK BSI Bogor lukmansyah34@gmail.com 2 AMIK BSI Jak arta nur.nrh@bsi.ac.id Abstrak CV.Hira Cipta Mandiri membutuhkan adanya pembangunan sistem informasi yang dapat menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para klien atau relasi. Pada saat ini CV. Hira Cipta Mandiri Bogor merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang keahlian teknis dengan inti fabrikasi mesin, teknoelektro, dan megkhususkan diri dalam sistem pengolahan air limbah atau waste watertreatment plant (WWTP). Sistem yang ada pada CV. Hira Cipta Mandiri Bogor inimasih dilakukan secara manual, mulai dari pembuatan PO (Purchase Order) keluaratau pemesanan, pembayaran, penerimaan barang sampai pembuatan pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses sistem berlangsung dapat terjadi kesalahandalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalampencarian data-data yang diperlukan. Rancang bangun sistem ini merupakansolusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada CV ini.rancang bangun sistem ini didukung dengan penggunaan bahasapemograman Microsoft Visual Basic.net dan Database MySQL, sehingga diharapkan dapattercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas padaperusahaan ini. Kata Kunci :Sistem Pembelian Tunai, Sistem Pembelian, Bahan Baku 1. Pendahuluan CV. Hira Cipta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang teknis dengan inti pabrikasi mesin, teknik elektro, dan mengkhususkan diri dalam sistem pengolahan air limbah (waste water treatment plant, WWTP). Bahan baku adalah unsurunsur yang belum diolah yang digunakan dalam proses pabrikasi. Jika terjadi kekurangan bahan baku yang tersedia dapat mengakibatkan terhambatnya proses produksi. Usaha untuk menyediakan bahan baku yang cukup untuk proses produksi tentu saja harus ditempuh dengan melakukan pembelian bahan baku. Pembelian bahan baku supaya dapat berjalan dengan efektif dan efisien, maka harus memperhatikan penerapan sistem pembelian yang baik, yang tentunya disesuaikan dengan kondisi perusahaan, hal ini disampaikan oleh (Linawati,2014). Menurut Gelinas dan Dull (2010), proses pembelian merupakan suatu struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang dirancang untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai berikut: (1) Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari bagian pembelian dan penerimaan. (2) Mendukung pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur bagian pembelian dan penerimaan. (3) Membantu dalam penyajian laporan internal dan laporan eksternal. Permasalahan yang dihadapi pada CV. Hira Cipta Mandiri Bogor adalah masalah sistem pembelian bahan baku. Dimana Pimpinan tidak dapat mengontrol kegiatan pembelian dengan baik, karena tidak adanya informasi yang lengkap serta lambat sehingga terkadang membuat Pimpinan sering mengalami kesulitan dalam menyusun atau mengambil keputusan dengan tepat. Informasi yang disajikan tidak begitu lengkap dan lambat tersebut disebabkan oleh beberapa faktor. Salah satu faktornya adalah sistem pencatatan pembelian bahan baku yang masih manual, sehingga proses penyusunan laporan menjadi lambat dan tidak efesien. Oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian di CV. Hira Cipta Mandiri Bogor. Sehingga nantinya bisa merekomendasikan pembangunan sistem, dengan memodifikasi sistem yang telah ada atau membuat sistem yang baru untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. Diterima 27 Februari 2017; Revisi 10 Maret 2017; Disetujui 15 Maret, 2017

2 2. Metode Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu a. Penelitian tentang mempelajari dan mengevaluasi sistem pembelian bahan baku secara tunai padacv. Hira Cipta Mandiri Bogor bersifat penelitian deskriptif kualitatif, artinya penelitian disampaikan dalam bentuk deskripsi. b. Penelitian bersifat eksploratif, artinya penelitian dilakukan dengan cara mancari informasi sebanyak-banyaknya untuk mengetahui lebih mendalam mengenai bagaimana pengolahan data sistem pembelian bahan baku secara tunai padacv. Hira Cipta Mandiri Bogorserta kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam sistem tersebut.berikut bagan langkah-langkah penelitian yang dilakukan oleh penulis: Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian Keterangan : a. Studi Awal Dalam tahap studi awal, penulis mencari materi-materi serta mempelajari sistem informasi pembelian bahan baku secara tunai padacv. Hira Cipta Mandiri Bogor. b. Pengumpulan Data Dalam tahap ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode sebagai berikut: 1) Observasi Observasi dilakukan dengan cara yaitu mendatangi lokasi, melakukan pengamatan langsung pada CV. Hira Cipta Mandiri Bogor terutama pada bagian pembelian bahan baku secara tunai. 2) Wawancara Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara yaitu mengajukan tanya jawab langsung, penulis melakukan kegiatan interview dengan Ibu Anisa selaku Accounting Staffuntuk memperoleh informasi penulis butuhkan. 3) StudiPustaka (Library Research) Metode ini merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mencari informasi dari buku-buku dan literatur yang berkaitan erat dengan obyek penelitian dan masalah yang akan dibahas. c. Pengolahan Data Dalam tahap ini penulis melakukan pengolahan data dengan menggunakan metode waterfall yaitu analisis, desain, pengkodean, pengujian dan pendukung atau pemeliharaan. Menurut Sukamto dan Shalahudin(2014), Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan tahapan pendukung (support). d. Kesimpulan dan Saran Dalam tahap ini, penulis membuat kesimpulan dan saran dari penelitian yang telah dilakukan. 3. Pembahasan a. Analisa 1) Analisa Sistem Berjalan a) Tinjauan Perusahaan CV. Hira Cipta Mandiri berdiri pada tahun 2009 yang beralamat di Jl. Pakis Gunung III no. 44/51 Cilendek Timur Kota Bogor, CV. Hira Cipta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang teknis dengan inti pabrikasi mesin, teknik elektro, dan mengkhususkan diri dalam sistem pengolahan air limbah (waste water treatment plant, WWTP). Selain itu juga CV. Hira Cipta Mandiri menyediakan berbagai jasa untuk sektor industri seperti minyak dan gas, kertas, pengolahan makanan, farmasi dan lain-lain. 2) Prosedur Sistem Berjalan Adapun alur kerja dari sistem informasi pembelian bahan baku secara tunai pada CV. Hira Cipta MandiriBogoradalah : a) Prosedur Pemesanan Barang Pada proses ini, Bagian Purchasing akan melakukan pengecekan barang pada arsip stok untuk melihat barang yang berkurang atau habis. Kemudian bagian purchasing akan memeriksa daftar supplier di arsip supplier untuk menentukan supplier yang akan diberikan PO (Purchase Order), sebagai bukti dilakukannya pemesanan barang. PO asli akan diserahkan pada supplier, sedangkan yang copy PO akan diarsipkan di arsip pemesanan. b) Prosedur Penerimaan Barang Proses penerimaan barang ini akan diterima oleh purchasing, purchasing sebelumnya akan melihat data KNiST, 30 Maret

3 pemesanannya dari arsip pemesanan untuk mengkroscek antara barang yang dipesan dan diterima apakah sudah sesuai atau belum dimana setelah supplier menerima PO dari bagian purchasing, kemudian supplier akan mengirimkan barang beserta faktur pajak (FP), invoice dan surat jalan yang mana masing-masing dokumen tersebut akan di arsip kan pada arsip faktur pajak (FP), arsip invoice dan arsip SJ (Surat Jalan), untuk bukti bahwa barang sudah diterima, bagian purchasing akan memberikan TTB (Tanda Terima Barang), TTB asli akan diberikan pada supplier dan yang copy TTB akan diarsipkan di arsip penerimaan. c) Prosedur Proses Pembayaran Pada prosedur kali ini, proses pembayaran yang dilakukan yaitu accounting akan melihat pada data SJ (Surat Jalan) pada arsip SJ, data invoice di arsip invoice dan data FP (Faktur Pajak) yang diserahkan bagian purchasing. Setelah dibayarkan, pihak accountingakan mengirimkan bukti transfer pada supplier dan yang copy akan diarsipkan pada arsip pembayaran. d) Prosedur Pembuatan Laporan Pembuatan laporan dilakukan oleh bagian Purchasing dengan melihat data pemesanan, data SJ (Surat Jalan) dan data pembayaran yang sebelumnya sudah diarsipkan dan diproses oleh bagian Accounting, kemudian diberikan kepada Managing Director. Managing Director menerima laporan pembelian, sebagai informasi mengenai pembelian yang telah dilakukan setiap bulannya. 3) Diagram Alir Data Berdasarkan prosedur sistem berjalan diatas, maka dapat digambarkan alur kerja dari sistem pembelian bahan baku secara tunai pada CV. Hira Cipta Mandiri Bogor sebagai berikut : Gambar 2. Diagram Nol Sistem Berjalan KNiST, 30 Maret

4 4) Rancangan Sistem Usulan Gambar 3. Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan : Gambar diatas menjelaskan mengenai rancang bangun sistem usulan untuk memperbaiki sistem berjalannya.adapun yang direkomendasikan oleh penulis adalah mengenai penyimpanan datanya, tidak hanya menggunakan arsip saja tetapi data juga disimpan dalam suatu file atau tabel yang telah ditentukan spesifikasinya. Ada penambahan satu proses lagi, yaitu proses Jurnal. Dalam suatu perusahaan pastinya membutuhkan proses penjurnalan dari transaksi yang telah terjadi. Hal ini dimaksudkan agar pengolahan data keuangan pun menjadi tertata dengan rapi.dalam rancangan sistem usulan ini juga muncul beberapa dokumen yang baru, seperti tanda terima barang.serta ada penambahan laporannya, yaitu selain laporan pembelian juga dibuatkan laporan pengeluaran kas. Desain 1) Desain Database Desain database ini berisi tabel-tabel yang saling berelasi antara satu tabel dengan tabel yang lainnya. Tabel-tabel inilah yang nantinya digunakan sebagai dasar dalam pembuatan program aplikasinya. Adapun 12 tabel tersebut dapat digambarkan sebagai berilkut : KNiST, 30 Maret

5 Gambar 4. Normalisasi bentuk ketiga 2) Desain Input/Ouput Input merupakan merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksitransaksi yang dilakukan oleh organisasi.output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi dapat berupa hardcopy atau softcopy, melalui internet, ekstranet, atau world wide web.adapun desain input/output yang diperlukan dalam pembangunan sistem ini adalah: a) Tampilan Menu Utama Gambar 5. Desain Tampilan Menu Utama b) HIPO KNiST, 30 Maret

6 Gambar 14. HIPO b. Pengkodean Dalam tahap ini dilakukan penulisan kode program dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.net dan MySQL untuk pembuatan databasenya. c. Pengujian Setelah tahapan desain dan pengkodean telah selesai, maka akan dilakukan pengujian atau testing program untuk melihat apakah sudah sesuai dengan yang dibutuhkan oleh CV. Hira Cipta Mandiri Bogor baik mengenai input ataupun output yang dihasilkan, apakah masih ada kesalahan dalam programnya, sehingga nantinya aplikasi sistem pembelian bahan baku secara tunai ini bisa diimplementasikan dalam CV. tersebut. d. Pendukung atau Pemeliharaan Dukungan yang diberikan dalam tahap ini, yaitu dengan melakukan pelatihan bagi para karyawan untuk dapat mengoperasikan aplikasi penerimaan kas atas penjualan yang baru, sehingga nantinya bisa bekerja dengan optimal dan dapat menghasilkan informasi yang akurat dan efektif. 4. Simpulan Berdasarkan uraian pembahasan yang penulis lakukan pada CV. Hira Cipta Mandiri Bogor mengenai sistem pembelian, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya sistem pembelian pada CV. Hira Cipta Mandiri Bogor sudah baik, namun dalam pencatatannya masih menggunakan cara manual yaitu dengan aplikasi Microsoft Excel, sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak agar dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik dan tepat. Dengan adanya sistem komputerisasi diharapkan dapat mengurangi dan memperbaiki kesalahan dalam sistem pembelian bahan baku secara tunai pada khususnya.komputerisasi sebagai alternatif dari permasalahan yang terjadi dan diharapkan dapat mengalami perubahan yang signifikan sehingga menghasilkan laporan yang dibutuhkan dengan tepat waktu, efektif dan efisien Referensi Gelinas, U.J., Richard B. Dull (2008). Accounting Information System. (7th edition). Canada: Thompson South- Western Linawati.2014.Analisis Pembelian Bahan Baku Terhadap Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku. Jurnal Nusantara of research. Vol 1 No. 1. ISSN Sukamto, Rossa A.&Shalahuddin, M Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.Bandung : Informatika KNiST, 30 Maret