PENGANTAR MANAJEMEN PENGANTAR Apa itu Manajemen? TIU: TIK: Pengantar Manajemen PENGERTIAN : Manajemen ETIMOLOGY MANAJEMEN APA ITU MANAJEMEN?

Transkripsi

1 PENGANTAR Apa itu Manajemen? TIU: Membantu peserta memahami manajemen, mengelola pekerjaan secara profesional dan lebih akurat. TIK: - Membantu peserta untuk bisa mengkelompokan berdasarkan permasalahan dan cara pemecahaannya - peserta bisa secara profesional menangani permasalahan di tempat kerja AGENDA: Pengantar Manajemen 1. Etimology Manajemen 2. Proses-proses Manajemen 3. Evolusi teori manajemen 4. Elemen-elemen lingkungan organisasi 5. Tanggung Jawab Sosial dan Etika 6. Kewirausahaan 7. Budaya organisasi 8. Manajemen mutu 9. Perencanaan organisasi 10. Pengorganisasian 11. Distribusi dan Wewenang 12. Motivasi 13. Kepemimpinan 14. Komunikasi 15. Pengendalian PENGERTIAN : Manajemen ETIMOLOGY MANAJEMEN Dari kata Latin, manus, berarti tangan dan agere (melakukan), dipadukan menjadi manajere, kegiatan yang dilakukan dg tangan. Kata ini diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris menjadi, to manage, menangani, mengawasi dan mengkoordinir. Dari kata ini muncul kata benda bahasa Inggris management, yang berarti pengelolaan, pengurusan, penanganan APA ITU MANAJEMEN? MANAGEMENT AS A POSITION: ADMINISTRATIVE, OPERATIVE & MIDDLE MANAGEMENT MANAGEMENT AS A JOB OR ACTIVITY: DECISION-MAKING; COORDINATING THOUGHT AND ACTION; PLANNING, ORGANIZING AND CONTROLLING. What is Management? Management : the process of getting things done through the efforts of others people. What it function? Function : a type of work activity that can be identified and distinguished from other work. Supersory Manager : The Managers who directly oversee the efforts of those who actually perform the work. Middle manager : Manager above the supervisory level but subordinate to the firm s most senior. Top Managers : The organization s most senior executives. ( R. Wayne Mondy, Shane R. Premeaux : Management, Boston : Allyn Bacon) APA ITU MANAJEMEN? 1

2 PEKERJAAN MERENCANAKAN, MENGORGANIZIR DAN MENGAWASI KEGIATAN INSTITUSI BISNIS (Ralph Curries Davis) SESUAI VISI MISI PERUSAHAAN. SALAH SATU BIDANG MANAJEMEN UMUM YG MELIPUTI SEGI-SEGI PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN ( H.VEITHZAL RIVAI & ELLA JAUVANI SAGALA) FUNGSI MANAJEMEN: Managerial Functions Planning (merencanakan) 1. It is the development of objectives at each level of the organisation and also involves the determination of objectives to achieve these plans. 2. The scope of plans and the impact of plans increase as one moves up the management structure. Planning: The process of determining in advance what should be accomplished and how it should be realized. Organizing (mengorganisir) 1. Is the delegation of work amongst the various department and various individuals of the department within the organisation. 2. With the delegation of work is responsibility. The departements and individual are also assigned authority. 3. Organizing is an on-going process for the manager. How Management Is Practiced Organizing The process of prescribing formal relationships among people and resources to accomplish goals. Lotus Development Corporation Influencing: The process of determining or affecting the behavior of other. Motivation: The willingness t put forth effort in pusuit of organizational goals. Leadership: Influencing others to do what the leader wants them to do. Communication: The transfer of information, ideas, understanding, or feelings among people. Motivating (Memotivasi) The Manager acts by motivating and encouraging his subordinates through both monetary and non monetary rewards. Controlling (Mengawasi) Controlling is the task of checking individual performance with standards to see if they are in line with the organisational objectives and to take corrective actions when necessary. Controlling : The process of comparing actual performance with standards and taking any necessary corrective action. Decision Making and the Management Functions Decision making: The process of generating and evaluating alternatives and making choices them. among The Management Functions Function 2

3 A type of work activity that can be identified and distinguished from other work. Proses Manajemen: Kalau dilihat dari prosesnya, maka ORGANISASI YANG BERORIENTASI KEPADA NASABAH, dapat digambarkan sebagai berikut: PERAN MANAJEMEN: Managerial Roles Interpersonal: 1. Figure Head: Performs certain important functions like signing important documents. 2. Leadership: The manager acts as a leader motivating and encouraging his subordinates. 3. Liason: he manager acts as a go between the external environment of the organisation facilitating the exchange of information between the two. Informational 1. Nerve centre: Ali non routine information are channeled through the manager. 2. Disseminator : The manager acts as a transmitter of all messages from the top management to his subordinates. 3. Spokesman: The manager transmits organisational functions and relevant organisational information to the outsiders. Decisional: yg berkaitan dgn pengambilan keputusan 1. Entrepreneurs: The manager acts as a planner of action. 2. Disturbance Handler : He acts in problem solving and coodination. 3. Resource Allocator: The manager allocates, organises and co-ordinates all monetary resources of the organisation. 4. Negotiator: The manager acts by negotiating or communicating with outsiders in matters affecting the organisation Managerial Skill Conceptual Skill : The ability to comprehend abstract or general ideas and aplly them to specific situations. Technical Skill: The ability to use specific knowledge, methods, and techniques in performing work. 3

4 Human Skill Human Skill: The ability to understand, motivate, and get along with other people. PROS Higher pay and opportunity for advancement Respect and influence Special opportunities for accomplishment More freendom and flexibility Better working conditions Opportunity to help others CONS Not enough difference in pay Involvement with problems of others Responsibility for actions of others Inadequate authority Necessity for making tough decisions RUANG LINGKUP KERJA MANAJEMEN: Management : JANGKA PANJANG 1. Developing long term goals and plans. 2. Evaluating various departmental performances. 3. Evaluating the performance of leading personal. 4. Problem-Solving Management: JANGKA MENENGAH 1. Developing intermediate term plans and long term plans for review by top management. 2. Evaluating managerial performance. 3. Establishing Department policies. 4. Counseling Subordinate managers. 5. Reviewing of sales and production report. Management: JANGKA PENDEK 1. Developing shorterm plans. 2. Supervision. 3. Reviewing the performance of frontline supervisors. 4. Assigning tasks to the workers. 5. Maintaining close relations with the employees STRATEGIC MANAGEMENT PROCESS : Proses manajemen strategi 4

5 Hirarki atau susunan struktur manajemen 5

6 Management positions : Posisi Manajemen Perbedaan antara Manajemen & Manajerial Manajemen (James A.F Stone) Sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengevaluasi kerja anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi Manajemen (Peter E Drucker) Management is tasks, management is discipline, management is people Manajer: Orang yang bertanggungjawab mengarahkan segala upaya yang ditujukan untuk meraih tujuan organisasi 6

7 Organisasi : Dua atau lebih orang yang bekerjasama dengan cara tertentu untuk mencapai tujuan tertentu bekerjasama bukan bekerja bersama-sama tujuan tertentu bukan sembarang satu atau beberapa tujuan bukan sembarang tujuan The Organization/organisasi Kinerja Kinerja Manajerial: ukuran yang menentukan efektifitas dan efisiensi seorang manajer - seberapa baik ia memimpin dan mencapai tujuan tertentu Kinerja Organisasi: ukuran yang menentukan efektifitas dan efisiensi organisasi - seberapa baik ia memimpin dan mencapai tujuan tertentu Prinsip Dasar Manajemen (Peter E Drucker) Efisiensi: kemampuan mengunakan sumberdaya seminimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi - doing things right Efektifitas: kemampuan menentukan tujuan yang tepat - doing the right things Efficiency and Effectiveness Four Functions of Management/ 4 Fungsi Manajemen Proses Manajemen (Henry Fayol/Fayolism) Perencanaan: proses menentukan tujuan dan rencana tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut 7

8 Pengorganisasian: proses mengabungkan dua atau lebih orang untuk bekerjasama dengan cara tertentu untuk mencapai tujuan tertentu Memimpin: proses mengarahkan dan mempengaruhi pekerjaan yang terkait dengan kegiatan anggota/bagian organisasi Mengendalikan: proses untuk memastikan kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan Susunan Manajemen/Tingkatan Manajer ( The Managers) Top-level Manager 1. Menguasai peran dan kemampuan manajemen 2. Memahami faktor eksternal 3. Membuat keputusan jangka panjang 4. Keputusan dibuat berdasarkan proses analisis, pengarahan, konseptual/prilaku dan/partisipatif 5. Bertanggungjawab membuat keputusan strategik 6. Meninjau rencana dan memastikan rencana sesuai dengan keadaan di masa depan. Middle Manager 1. Memahami tugas-tugas manajerial tertentu 2. Bertanggungjawab melaksanakan tugas yang dibuat oleh top management Lower Manager 1. Memastikan keputusan dan rencana yang dibuat dua level manajer di atasnya berjalan 2. Membuat keputusan jangka pendek The Manager s Skill/ruang lingkup ketrampilan manajer Manager s Role/peran Manajer (Mintzberg) Interpersonal Roles Figurehead 8

9 Leader Liaison Informational Roles Monitor Disseminator Spokesperson Decisional Roles Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Manajer Berdasarkan Fungsi Produksi Keuangan Sumber daya manusia Pemasaran Kemampuan Manajer Teknis Hubungan antar individu Konseptual Skills Needed at Different Managerial Level Tantangan Manajer Globalisasi Lingkungan multikultur Anti korporasi Etika dan Tanggungjawab sosial Ekonomi berkelanjutan (sustainability production) - green production 9

10 Berbagai Teori tentang Manajemen: Evolusi Teori Manajemen - Aliran Manajemen Ilmiah - Aliran Teori Organisasi Klasik - Aliran Tingkah laku Manusia Aliran Ilmu Manajemen - Pendekatan Sistem - Pendekatan Kontingensi - Pendekatan Dinamik Pemikiran Awal Mengenai Manajemen : Jauh sebelum manajemen dikenal, telah banyak organisasi formal yang telah memikirkan bagaimana organisasi agar efisien dan efektif. Marchiavelli (1531) -->mengenalkan beberapa prinsip-prinsip yang dapat diadaptasikan untuk diterapkan pada organisasi manajemen masa kini. Filsafat Cina Sun Tzu (2000th yang lalu) yang kemudian di modifikasi oleh Mao Zedong, --> mengenalkan strategi perang, yang dapat di pakai untuk merencanakan strategi yang berhububungan dengan bisnis pesaing. Manajemen dan Organisasi merupakan produk dari sejarah, keadaan sosial dan tempat kejadian. Belajar teori manajemen membantu kita untuk membantu kita memahami manajemen dan organisasi yang semakin kompleks. Sekelompok asumsi yang erat berkaitan dan logis, dikemukakan untuk menjelaskan hubungan antara dua fakta atau lebih yang dapat diamati serta menyediakan dasar yang mantap untuk memperkirakan peristiwa pada masa depan. Abstraksi (kesimpulan) dari pengalaman empirik yang meramalkan peristiwa di masa datang Teori didapatkan dari: penelitian berulangkali dalam skala luas dan telah diuji oleh kelompok/orang lain (obyektif/inter subyektifitas) Teori dimanfaatkan untuk: 1. Memudahkan kita memahami peristiwa yang kita alami 2. Membuat keputusan untuk mengatasi masalah 3. Meramalkan peristiwa di masa depan 10

11 Aliran Manajemen Ilmiah (scientific Management Theory) Tokoh: - Frederick A. Taylor ( ) - Henry L.Gantt ( ) - Frank B. Gilberth ( ) & Lilian M. Gilberth ( ) Menerangkan secara ilmiah metode terbaik untuk melaksanakan tugas apapun, dan untuk menyeleksi, melatih dan memotivasi pekerja. Tujuannya adalah kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas Frederick A. Taylor Filosofis 4 Prinsip dasar : Pengembangan didasarkan ilmu manajemen yang terukur sehingga ditemukan metode terbaik untuk mengerjakan tiap tugas Seleksi ilmiah para pekerja, sehingga setiap pekerja akan diberi tanggung jawab melakukan tugas yang paling cocok dengannya (right man in the right place). Pendidikan dan pengembangan ilmiah para pekerja. Kerjasama bersahabat dan secara pribadi antara manajemen dan tenaga kerja. Sukses dari prinsip-prinsip tersebut, memerlukan revolusi mental yang lengkap dari para manajer dan tenaga kerja. Henry L. Gantt Tidak menggunakan sistem insentif (bentuk pendidikan dan pelatihan) ala Taylor, tapi memperkenalkan sistem bonus Memberikan motivasi kepada karyawan yang mampu menyelesaikan tugas yang dibebankan melalui insentif /bonus. Mencatat kemajuan pekerja dan dilakukan secara terbuka serta dicatat pada bagan balok induvidual (bagan Gantt). Gilberth:"cyclographs" dan "chronocyclographs" Mempelajari kelelahan dan gerakan serta memfokuskan pada berbagai cara untuk mendorong kesejahteraan pekerja. Perhatian Manajemen terhadap pekerja, terutama dalam mencari gerakan yang paling ekonomis sehingga dapat meningkatkan moral pekerja. Tujuan akhir dari manajemen ilmiah adalah membantu para pekerja mencapai potensial penuh sebagai manusia. Teori Scientific Management Kelemahan: Mengabaikan dimensi perbedaan kemampuan, identitas tugas, kepentingan tugas, otonomi, dan umpan balik. Pekerja semata komponen produksi serupa dengan mesin (diukur dengan stopwatch) Teori Organisasi Klasik Tokoh : - Henry Fayol ( ) -Max Webber ( ) - Mary Parker Follett ( ) -Chester I. Barnard ( ) Menumbuhkan kebutuhan untuk menemukan pedoman pengelolaan organisasi kompleks. Manajemen adalah suatu ketrampilan yang dapat diajarkan jika prinsip dasarnya dipahami (Henry Fayol) 14 Prinsip Manajemen Fayol : 1. Pembagian Tugas 11. Keadilan 2. Wewenang 12. Stabilitas Staff 3. Disiplin 13. Inisiatif 11

12 4. Kesatuan komando 14. Semangat Korps 5. Kesatuan dalam Pengarahan 6. Kepentingan Individual di bawah kepentingan umum 7. Imbalan 8. Sentralisasi (Desentralisasi) 9. Hierarki 10. Susunan Organisasi apapun mempunyai orientasi pada berbagai sasaran memerlukan pengendalian peraturan dari semua aktivitasnya dengan hati-hati(max Webber) Mengembangkan sebuah teori mengenai manajemen birokrasi yang menekankan pada kebutuhan akan hierarki yang ditetapkan dengan ketat untuk mengatur peraturan dan wewenang denga jelas. (value oriented) Organisasi ideal pastilah sebuah birokrasi yang aktivitas dan tujuan dipikirkan secara rasional dan pembagian tugas dari para karyawan dinyatakan secara jelas. (logis) Evaluasi prestasi kerja harus didasarkan pada keunggulan di masa lalu (teknokratik) Manajemen adalah seni melaksanakan pekerjaan lewat orang lain(marry Parker Follett). Memperkenalkan konsep hubungan manusia dan struktur organisasi. Kelompok merupakan tempat individual dapat menggabungkan bakat yang berbeda-beda menjadi sesuatu yang lebih besar. Fungsi control (pengendalian)yang utuh memperhitungkan bukan hanya individual dan kelompok, tetapi juga pengaruh dari faktor-faktor lingkungan seperti, politik, ekonomi dan biologi. Follet membuka jalan bagi teori manajemen untuk mengikutsertakan hubungan yang lebih luas, baik dari dalam organisasi maupun dari luar batas organisasi. Mengidentifikasi organisasi informal, dan mempromosikan efektivitas mengenali dan menggunakan kelompok informal di tempat kerja (Chester I. Barnard), Orang berkumpul bersama dalam organisasi formal tidak dapat mencapai tujuan jika bekerja sendiri-sendiri. Tetapi, dalam mengejar sasaran organisasi mereka juga harus memuaskan kebutuhan individual masing-masing. Zone of indifference (area of acceptane) ; kecenderungan yang mengkondisikan individual dapat menerima perintah yang berada dalam rentang tanggung jawab atau aktivitas yang sudah dikenal. Semakin banyak aktivitas yang termasuk di dalam zona tidak penting, semakin lancar dan semakin kooperatif sebuah organisasi. Insentif menurut Chester 1. Uang dan material lain 2. Kesempatan non material 3. Kondisi kerja yang baik 4. Imbalan ideal (kebanggan) Tugas Pemimpin menurut Chester 1. Membangun dan mempertahankan sistem komunikasi 2. Menyiapkan pelayanan penting 3. Merumuskan tujuan dan manfaat organisasi Teori Behavioral (Organisasi adalah Manusia) Tokoh : (behavioral scientist) Elton Mayo ( ) Abraham Maslow 12