BAB 1 PENDAHULUAN. bekerja secara efektif dan efisien baik dalam perencanaan produksi,

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan Mengingat kondisi dan situasi perekonomian saat ini di mana persaingan sangat ketat baik dalam negeri maupun luar negeri membuat suatu perusahaan harus pintar-pintar mengatur strategi, sasaran, dan tindakan yang diambil agar perusahaan dapat terus bertahan, mampu melunasi kewajiban, serta meningkatkan kesejahteraan pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut diatas, maka pihak manajemen harus dapat bekerja secara efektif dan efisien baik dalam perencanaan produksi, pengorganisasian, dan pelaksanaannya. Salah satu cara untuk meningkatkan keuntungan yang maksimal bagi perusahaan tersebut adalah dengan cara meminimalkan produk-produk yang cacat, karena dapat merugikan perusahaan dalam hal pendapatan, waktu dan bahan baku. Untuk itu, kami mencoba menganalisa pengendalian mutu produksi pada PT. Adeha Metalindo yang berlangsung selama ini. Tujuan penelitian ini semata-mata hanya untuk meningkatkan produktivitas yang efisien dan efektif bagi perusahaan. Penerapan sistem ini akan didukung oleh Quality Control Circle (QCC), dimana QCC adalah sekelompok kecil karyawan pelaksana, dipimpin oleh mandor secara

2 2 sukarela mencari jalan dan cara untuk memperbaiki kualitas dan mengurangi biayabiaya produksi di tempat-tempat manapun kelompok ini berada dalam sistem produksi. (Wignjosoebroto, 2003) Quality Control Circle adalah suatu elemen yang mempunyai tugas dan fungsi menganalisa semua permasalahan yang terjadi pada saat produksi dan mencari penyelesaiannya. Kegiatan Quality Control Circle merupakan sebagian dari pengendalian mutu di seluruh perusahaan. Bimbingan dan dukungan kepada Quality Control Circle datang dari kegiatan kegiatan pengendalian mutu di seluruh perusahaan yang luas. Kegiatan Quality Control Circle tidak akan ada tanpa pengendalian mutu di seluruh perusahaan. Perusahaan merupakan suatu kelompok sosial kekeluargaan tempat karyawan menumpahkan seluruh komitmen emosional dan psikologinya. Komitmen, kebudayaan, komunikasi, motivasi dan kesetiaan pada organisasi inilah yang menunjang dan memperluas gerakan QCC. Dengan aktivitas QCC ini juga dapat menciptakan semangat kerjasama, meningkatkan komunikasi antar buruh dan manajemen dan peningkatan banyak hal lainnya. Kerjasama antar manajemen, staff dan para anggota Quality Control Circle merupakan kunci bagi kelangsungan aktivitas Quality Control Circle ini. 1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah PT. Adeha Metalindo adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan rangka atap metal, genteng metal dan atap rumah metal. Banyak sekali faktor-faktor yang terkait dalam pelaksanaan aktivitas Quality Control Circle.

3 3 Umumnya, aktivitas dilakukan untuk meningkatkan kualitas pada hasil produknya. Dengan melihat permasalahan yang ada di atas, maka dilakukan penelitian yang mengacu kepada hal-hal berikut ini : Dari macam-macam produk pada bulan Maret dan April 2009, manakah yang paling besar jumlah cacatnya? Jenis cacat apa saja yang terjadi pada produk di bulan Maret, April dan Mei 2009? Apa proses yang dilakukan agar masalah tidak terjadi lagi? Mencari faktor-faktor yang paling dominan yang menyebabkan hasil produk menjadi cacat. Merencanakan usulan perbaikan terhadap pelaksanaan proses kerja untuk meminimalkan kerusakan produk 1.3 Ruang lingkup Penelitian ini dilakukan di salah satu industri manufaktur yaitu PT. Adeha Metalindo, yang hasil produknya berupa rangka atap, genteng dan atap rumah yang terbuat dari metal. Contoh tipe dari produknya antara lain yaitu Kruppdeck, tipe ADH (6800, 7000, 7500 dan lainnya), gelombang dumbo, truss (reng, CNP 75 dan 81), dan genteng metal sunroof dan rotoroof. Pengamatan dilakukan pada bulan Maret dan April 2009 pada macam-macam produk, selanjutnya memilih permasalahan yang akan dibahas menurut jumlah cacat yang paling besar. Pada bulan Maret dan April

4 dilakukan perbaikan kualitas pada produk yang jumlah cacatnya paling besar saja dan pada bulan Mei 2009 dilakukan lagi pengamatan pada jumlah produksi dan jumlah cacat yang dipilih dengan tujuan melihat perkembangan dari usaha perbaikan kualitasnya. Dari produksi dapat dilihat seberapa besar cacat produk yang terjadi dalam produksinya sehari dan seberapa banyak pula faktor yang menjadikan hasil produk menjadi cacat. Dalam produksinya banyak sekali hasil produk yang rusak, akan tetapi hasil produk yang rusak dapat diolah lagi menjadi bahan baku untuk membuat produk bahan pembantu (accecories) dan produk kembali. Waktu dan biaya yang terbuang begitu saja akan merugikan perusahaan, untuk itu kami mencoba mengamati dan mencari solusi yang terbaik untuk membantu perusahaan ini mendapatkan keuntungan yang optimal. 1.4 Tujuan dan Manfaat Berdasarkan identifikasi permasalahan diatas, maka akan didapatkan tujuan dan manfaat dari penelitian ini. Tujuan penelitian antara lain, yaitu : 1. Mengetahui berapa besar jumlah produksi dan jumlah cacat produk yang terjadi dalam proses produksinya. 2. Mengetahui faktor-faktor apa saja yang mengakibatkan produk menjadi cacat. 3. Memberikan solusi yang terbaik dalam peningkatan kualitas produksi. 4. Mengetahui proses perbaikan apa saja yang akan dilakukan untuk mengurangi jumlah cacat. 5. Meningkatkan kinerja dengan melakukan peningkatan kualitas.

5 5 Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada berbagai pihak, antara lain : 1. Perusahaan : Dapat menjadi masukan yang bermanfaat dan membantu perusahaan dalam usahanya untuk mengurangi jumlah cacat yang terjadi dan meningkatkan kualitas produk 2. Keilmuan : Dapat memberikan pengetahuan dan pengalaman mengenai delapan langkah QCC, seven tools atau tujuh alat bantu perbaikan kualitas sehingga penulis dapat lebih memahami penerapan ilmu yang didapatkan selama perkuliahan guna memecahkan permasalahan di dunia nyata. 3. Mahasiswa/i : Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan menjadi bahan penelitian lebih lanjut bagi yang berminat pada topik yang sama dengan penulis. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT Adeha Metalindo merupakan salah satu perusahaan (afiliasi) yang tergabung dalam Adeha Group Company. PT. Adeha Metalindo didirikan pada tanggal 20 Mei 1992 oleh Bpk. Antonius Lie. Perusahaan ini bergerak dalam bidang metal roofing walling and cladding. Kantor pusat PT. Adeha Metalindo berdomisili

6 6 di jalan Pangeran Jayakarta 24 No. 1-2, Jakarta Barat sedangkan pabriknya berlokasi di kawasan industri Delta Silicon, Lippo Cikarang Bekasi. PT. Adeha Metalindo memiliki banyak variasi produk dengan keunggulannya masing-masing. Produk terbarunya adalah genteng metal dengan merk SUNROOF dan DEXTRABOND, serta Kruppdeck 1000 yang telah mendapat sertifikat lulus uji yang dilakukan di Institut Teknologi Bandung. Seiring dengan product development yang telah dilakukan, PT. Adeha Metalindo juga memperluas pasar di seluruh Indonesia dengan promosi dan iklan., baik melalui media cetak ataupun event resmi sehingga produknya dikenal baik di pasaran luas. Untuk supply bahan baku, PT. Adeha Metalindo bekerja sama dengan supplier lokal seperti PT. Bluescoop Steel, PT. Sarana Central Bajatama, PT. Essar Indonesia, PT. Kerismas; dan supplier dari luar negeri seperti PT. Sunsco Steel dari Vietnam Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur organisasi perusahaan merupakan hal yang penting dalam suatu perusahaan, karena dengan mempelajari struktur organisasi dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada dalam organisasi perusahaan, koordinasi antar bagian serta pembagian tugas atau pekerjaan pada bagian-bagian yang bersangkutan, sehingga anggota dalam organisasi dapat bekerja sama secara efektif dan efisien. Dasar yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan struktur organisasi adalah bahwa struktur organisasi tersebut harus fleksibel sehingga dapat diubah untuk memenuhi perubahan kebutuhan lingkungan di mana perusahaan beroperasi. Jika

7 7 perusahaan melakukan perluasan usaha maka struktur organisasi juga harus dievaluasi kembali dan disesuaikan pula tanpa harus mengadakan perubahan total. Struktur organisasi pada PT Adeha Metalindo berbentuk garis atau lini yaitu merupakan suatu bentuk organisasi di mana terdapat hubungan yang bersifat langsung antara seorang atasan yang memerintah bawahannya dan masing-masing bawahan bertanggung jawab terhadap satu orang atasan saja. Kebaikan dari struktur organisasi berbentuk garis atau lini adalah sederhana dan disiplin kerja yang lebih terjamin karena adanya kesatuan dalam pimpinan. Sedangkan keburukan struktur organisasi berbentuk garis atau lini adalah pimpinan atau pengawas harus mengetahui dan menguasai segala hal yang terjadi dalam bagian masing-masing karena itu tidak dapat menjadi spesialis (tidak ada spesialisasi). Adapun struktur organisasi PT Adeha Metalindo yang akan dilampirkan pada bab ini adalah sebagai berikut:

8 8 Direktur Chief of Operational (COO) Manajer Akunting dan Keuangan Manajer P roduksi Manajer Sales & Marketting Manajer Teknik HRD Pembelian Kasir Pajak Invoicing PPIC P roduksi Sales Marketting Estimator Lapangan QC IT Akunting Logistik Legal Pengiriman (Sumber: PT. Adeha Metalindo, 2010) Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Adeha Metalindo Berikut adalah uraian tugas masing-masing bagian yang terdapat dalam perusahaan, yaitu: a. Direktur, uraian tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 1) Membuat perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dalam menjalankan perusahaan.

9 9 2) Membuat keputusan tentang ekspansi yang akan dilakukan untuk menunjang kegiatan perusahaan. 3) Mengontrol pelaksanaan atas rencana-rencana jangka pendek maupun jangka panjang apakah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan pada awal periode. 4) Memutuskan desain-desain model produk yang akan diluncurkan pasaran. 5) Menciptakan peluang-peluang bisnis baru yang mungkin dilaksanakan. b. COO, uraian tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 1) M enggantikan tugas-tugas direktur untuk membuat keputusankeputusan yang dianggap penting bagi kelangsungan perusahaan, apabila direktur berhalangan hadir. 2) Mengarahkan dan mengkoordinasi para manajer dalam mengendalikan operasi perusahaan. 3) Melakukan meeting dengan klien dalam usaha melakukan kerja sama yang menguntungkan perusahaan. c. Manajer Akunting dan Keuangan, uraian tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1) Membuat perencanaan keuangan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

10 10 2) Memeriksa tagihan dan menyetujui pembayaran melalui bank atau kas besar. 3) Memeriksa dan menandatangani Bukti-Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas atau Bank. 4) Memeriksa dan menandatangani Laporan Harian Kas atau Bank dan Laporan Harian Kas Kecil. 5) Membuat sistem penggajian karyawan yang dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan penggajian dan bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan pembayaran gaji karyawan. 6) Mengawasi administrasi penjualan dan pembelian. d. Kasir, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Melaksanakan administrasi kas kecil, administrasi kas besar, dan administrasi bank yang meliputi: a) Pembuatan Bukti Kas Kecil, Bukti Penerimaan atau Pengeluaran Kas atau Bank. b) Pembuatan Laporan Harian Kas Kecil, Laporan Harian Kas dan Laporan Harian Bank. 2) Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, dan pembayaran kas kecil dan kas besar. 3) Memeriksa permintaan pembayaran (Bukti-Bukti) Kas Kecil dan Kas Besar. 4) Memeriksa tagihan-tagihan dari pihak-pihak luar.

11 11 5) Memeriksa kebenaran perhitungan Daftar Upah. 6) Mencairkan cek tunai untuk pengisian kas besar atau untuk pembayaran upah mingguan dan gaji bulanan. 7) Membuat laporan keuangan secara periodik (bulanan, triwulanan, semester maupun tahunan). 8) Membuat laporan pajak untuk pelaporan pajak kepada kantor pajak. 9) Membuat laporan keuangan yang dipergunakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal. e. Pembelian, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Memeriksa permintaan pembelian. 2) Mengadakan negosiasi dengan supplier baik dalam negeri dan luar negeri. 3) Melaksanakan pembelian bahan baku dan pendukung lainnya. 4) Memonitor pesanan pembelian dengan realisasi penerimaan barang yang dipesan. 5) Memonitor harga bahan baku dan bahan pendukung lainnya. f. Invoicing (Penagihan), mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Membuat tagihan ke customer sesuai surat jalan yang terbit. 2) Mengatur jadwal para debt collector. g. Manajer Produksi, uraian tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1) Membuat jadwal produksi.

12 12 2) Mengawasi pelaksanaan produksi dan mencocokkan dengan jadwal produksi. 3) Bertanggung jawab atas kelancaran produksi. 4) Mengawasi pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin. 5) Mengusahakan seefisien mungkin penggunaan bahan, tenaga kerja, dan mesin-mesin. 6) Bertanggung jawab atas mutu produksi. 7) Menetapkan kebijakan produksi seperti jam kerja lembur, jumlah shift, jumlah pegawai, dan jumlah mesin yang digunakan sesuai dengan rencana produksi atau rencana pemasaran. h. Produksi, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Memimpin dan melaksanakan produksi sesuai dengan jadwal produksi yang ditetapkan. 2) Mengatur tenaga kerja harian. 3) Menandatangani Bon Permintaan dan Pemakaian Barang. 4) Bertanggung jawab atas kelancaran produksi. 5) Bertanggung jawab atas efisiensi penggunaan bahan, tenaga kerja, dan mesin. i. PPIC (Production, Planning, and Inventory Control), mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Membantu Manajer Produksi membuat rencana atau jadwal produksi.

13 13 2) Membantu Manajer Produksi mengawasi pelaksanaan produksi dan mencocokkan dengan jadwal produksi. 3) Membantu Manajer Produksi membuat analisa penyimpangan produksi dan mencari sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut. 4) Membantu Manajer Produksi mengatasi penyimpangan yang terjadi. 5) Mengajukan permintaan pembelian bahan kepada Manajer Produksi. 6) Menyusun perencanaan kebutuhan bahan baku. j. Quality Control, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Mengawasi mutu produksi pada waktu pelaksanaan produksi dan menemukan sedini mungkin mutu yang tidak sesuai dengan pesanan sehingga mengurangi pemborosan bahan, tenaga, mesin, dan waktu. 2) Memeriksa mutu produk akhir dan mengadakan seleksi untuk produk yang di bawah mutu standar. 3) Membicarakan dengan Produksi bila ditemukan mutu yang kurang baik. k. Gudang, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Mengawasi penerimaan bahan dan mencocokkan dengan purchase order. 2) Menyimpan bahan di gudang secara rapi. 3) Mengeluarkan bahan baku sesuai dengan Surat Permintaan dan Pemakaian Barang.

14 14 4) Mengawasi penerimaan barang jadi dari Produksi dan mencocokkan dengan Bukti Penyerahan Barang. 5) Mengatur penempatan barang jadi yang telah dikemas. 6) Bertanggung jawab atas keamanan bahan baku dan barang jadi. l. Akuntansi, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu: 1) Mengisi kode perkiraan (jurnal) pada data seperti: a) Bukti Penerimaan Kas/Bank. b) Bukti Pengeluaran Kas/Bank. c) Bukti Pembelian. d) Bukti Penjualan. 2) Memasukkan ke dalam komputer kode perkiraan (jurnal) dalam data yang tertulis di dalam bukti diatas. 3) Membantu Manajer Akuntansi menyusun laporan keuangan melalui komputer. m. Manajer Sales dan Marketting, uraian tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1) Mengusahakan peningkatan penjualan. 2) Memelihara hubungan dengan pelanggan. 3) Menerima pesanan dan mengadakan negosiasi dengan pemesan mengenai harga jual, produk yang dipesan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. 4) Menandatangani kontrak pesanan. 5) Memonitor produksi dan jadwal pengiriman barang.

15 15 6) Memonitor realisasi pengiriman barang. n. Marketting, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Menyiapkan data presentasi untuk tender. 2) Mencari informasi tentang data pesaing dan keadaan pasar saat ini. 3) Melakukan promosi seperti iklan di media cetak dan lainnya. o. Teknik, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Menghitung jumlah produk yang dibutuhkan untuk customer (sesuai kondisi lapangan) 2) Menyiapkan data (berupa gambar) untuk tender. 3) Mengawasi proses proyek yang berjalan. p. Sales, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Membantu Manajer Sales dan Marketting menerima pesanan. 2) Membantu Sales dan Marketting membuat kontrak. 3) Membantu Manajer Sales dan Marketting memonitor realisasi produksi dan jadwal pengiriman barang. 4) Membantu Manajer Pemasaran memonitor realisasi pengiriman barang q. IT (Information and Technology), mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Melakukan maintenance untuk komputer dan networking. 2) Mendesain website perusahaan. 3) Mendukung bagian Marketting dalam hal mencari informasi yang baru.

16 16 4) Memperbaiki komputer yang rusak. r. HRD, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Mencari calon karyawan yang dibutuhkan perusahaan. 2) Mengurus absensi karyawan. 3) Melakukan tes atau interview untuk calon karyawan. 4) Mengurus karyawan yang bermasalah. s. Legal, mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : 1) Menyiapkan peraturan tertulis. 2) Mengurus masalah legal. 3) Menyiapkan kontrak tertulis untuk proyek dan sebagainya Proses Produksi PT. Adeha Metalindo merupakan perusahaan make to order. Jumlah mesin yang ada sebanyak 42 mesin, baik itu mesin produksi dan mesin pendukungnya. Proses dimulai dari bahan baku yang dipasok oleh supplier yang menggunakan truk container, datang ke pabrik dan masuk ke gudang penyimpanan bahan baku. Bahan baku (coil) berupa pelat metal (dalam roll) dan bahan pembantu. Semua material yang datang terlebih dahulu diuji oleh bagian QC. Setelah lulus uji, mobil pengangkut bahan baku diijinkan masuk ke gudang penyimpanan bahan baku untuk melakukan pembongkaran bahan baku. Untuk semua bahan baku akan dikirimkan ke gudang bahan baku dengan menggunakan crane. Berikut ini proses-proses produksinya antara lain, yaitu :

17 17 Produk Kruppdeck (726 dan 1000), tipe ADH (6800, 7000, 7500), Truss (CNP 75 dan 81), dan genteng metal (sunroof dan rotoroof). Bahan baku diangkat menggunakan crane lalu dipasang ke inhoiler. Dari inhoiler bahan baku dipasangkan ke mesin produksi. Mesin produksi pertipe jenis produk berbeda-beda. Produk yang telah jadi diangkat ke gudang sementara dengan menggunakan crane atau forklift. Produk Genteng metal batuan (sunroof atau rotoroof batuan). Bahan baku diangkat menggunakan crane lalu dipasang ke inhoiler. Dari inhoiler bahan baku dipasangkan ke mesin produksi. Genteng metal yang telah jadi dibersihkan terlebih dahulu dengan dicuci. Setelah itu dikeringkan dan diberi lem kemudian ditaburi pasir dan dijemur agar kering. Lalu dicat atau diberi warna dan dijemur di dalam oven pemanas. Produk yang telah jadi diangkat ke gudang barang jadi dengan menggunakan forklift. Produk Gelombang Dumbo. Bahan baku diangkat menggunakan crane lalu dipasang ke inhoiler. Dari inhoiler bahan baku dipasangkan ke mesin potong. Pelat hasil potong di bawa ke mesin dumbo. Setelah itu produk yang telah jadi diangkat ke gudang sementara dengan menggunakan crane. Proses membawa produk ke gudang sementara menggunakan crane. Gudang sementara ini juga akan membungkuskan plastik lalu di masukkan ke dalam pallet.

18 18 Dari gudang sementara akan dilanjutkan ke gudang barang jadi, sehingga pengiriman barang ke pelanggan dari gudang barang jadi tersebut Bahan Baku Bahan-bahan yang digunakan dalam pembuatan genteng metal antara lain, yaitu : 1. Bahan baku metal. Pelat metal sebagai bahan baku utama. Ada banyak jenis material yang digunakan yaitu galvanized, perisai, zincalume, gemilang, colorbond, dan lainnya. 2. Pasir Koratex. Pasir karatex digunakan dalam pembuatan genteng batuan. 3. Kalsium. Kalsium merupakan bahan baku yang digunakan sebagai campuran untuk lem perekat agar lebih kuat dan tahan lama. 4. Cat pewarna. Cat pewarna merupakan bahan baku yang digunakan sebagai pewarna untuk genteng batuan. Cat yang digunakan ada dua jenis yaitu cat pasta dan cat acrylic.