PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA PITAGIRI HOTEL

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA PITAGIRI HOTEL Dyas Anggraini Effendi Jl.Pemancingan Serengseng Kebon Jeruk No C Jakarta Barat 630 DKI Jakarta Indonesia, , anggraini.dyas@yahoo.co.id Fepy Mei Lindasari Graha Indah Jl.Tinombala Blok C4 No.6 Jati Asih Bekasi 7423 Jawa Barat Indonesia, , pepymei.lindasari@yahoo.com Nanda Kusuma Komp.Walikota Jl.Camar 2 Blok B3 No.5 Jakarta Utara440 DKI Jakarta Indonesia, , ananda.kusuma@ymail.com ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN untuk menganalisa sistem pelayanan front office, mengidentifikasi masalah, kebutuhan serta membangun sistem informasi sesuai dengan kebutuhan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah metode Studi pustaka dengan mencari dan mempelajari bahan-bahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, studi lapangan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara, studi analisis dan metode perancangan. HASIL YANG DICAPAI yaitu adanya perancangan dan pengembangan sistem informasi front office yang dapat mempermudah kinerja Hotel disertai dengan perancangan laporan yang dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan. SIMPULAN dari penelitian ini adalah Pitagiri Hotel membutuhkan perancangan sistem informasi yang dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan serta data yang akurat sehingga bisa diolah menjadi laporan yang berguna untuk pengambilan keputusan. Kata Kunci : Pengembangan, Sistem Informasi, Front Office

2 ABSTRACT THE PURPOSES OF RESEARCH to analyze the service system of front office system, to help identify problems, to build needs-based information systems. RESEARCH METHOD I am using literature study method by searching and studying materials and also supporting theories from many written resources. I am also doing field study by using observation method and interview, case study analysis and design method. THE OUTCOME there will be design and development of front office information system that will make hotel perfomances easier. The design of report will be included and it will help the management in decision making. CONCLUSION from this research we can conclude that Pitagiri Hotel need design of Information Systems that can solve problems that occurs so the quality of the service and the accuracy of datas will be improved. The datas will be use as a report for decision making. Key Word : Development, Information System, Front Office PENDAHULUAN Pada era globalisasi saat ini, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat baik dalam industri barang ataupun jasa. Oleh karena itu tidak dapat dihindari bahwa teknologi informasi sangat penting dalam dunia bisnis dikarenakan sangat mendukung efisiensi kinerja perusahaan agar tepat dan efisien, guna untuk membantu manajemen dalam kegiatan pengambilan keputusan. Pendapat ini didukung dengan kesimpulan yang ditulis di jurnal Dewan Pelawi et al (20) competions faced by companies are some obstacles in achieving the business objectives to maintain the company s growth and survival. The use of information technologi trend reguires companies to use it in order to compete with competitors yang terjemahannya adalah persaingan yang dihadapi perusahaan merupakan kendala untuk mencapai tujuan bisnis demi menjaga pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan. Sistem Informasi front office adalah sistem informasi yang menangani masalah operasional dalam sebuah hotel, adapun masalah yang timbul secara umum dalam front office hotel yaitu masalah-masalah operasional hotel seperti reservasi hotel, pelayanan kamar, operator telepon, tamu dan pencatatan transaksi. Pendapat ini didukung oleh jurnal Amrullah (2008), front office plays very important roles in supporting hotel operation. The front office departement is responsible for carrying out all the front of the house functions and serves as a liaison between management and guests. The relationship between the hotel front desk staff and guests such as when 2

3 guests check-in, check-out, and stay at a hotel. Yang mana terjemahannya adalah kantor depan memainkan peran yang sangat penting dalam mendukung operasi hotel. Bagian kantor depan bertanggung jawab untuk melaksanakan semua fungsi bagian depan hotel dan sebagai penghubung antara manajemen dan tamu. Pitagiri Hotel adalah perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan. Saat ini Pitagiri Hotel telah tergolong kedalam golongan hotel bintang 2. Pada sistem yang berjalan masih menggunakan pencatatan secara semi manual seperti reservasi hotel, pelayanan kamar, operator telepon, tamu dan pencatatan transaksi, kecuali untuk data tamu menggunakan aplikasi datacom. Maka untuk dapat mengkoordinasikan pelayanan, tamu di front office counter, menerima dan memeriksa serta mengontrol transaksi dan segala aktifitas yang berjalan di hotel. Ruang Lingkup a. Prosedur pemesanan kamaruntuk perorangan dan corporate. b. Prosedur melayani check-in. c. Prosedur menerima DP. d. Prosedur melayani jasa penginapan. e. Prosedur melayani check-out. f. Prosedur menghitung tagihan customer. g. Prosedur menerima pelunasan. h. Prosedur membuat laporan. Tujuan dan Manfaat Tujuan Manfaat. Menganalisis masalah yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi front office yang sedang berjalan. 2. Mengidentifikasi masalah pada sistem front office yang sedang digunakan. 3. Merancang sebuah sistem informasi front office yang tepat dan terintegrasi. 4. Menghasilkan laporan front office hotel.. Diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang timbul pada sistem informasi front office. 2. Meningkatkan pengendalian internal. 3. Membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 3

4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi LANDASAN TEORI Menurut Jones & Rama ( 2006, p3 ), Accounting Information System is a subsystem of a Management Information System (MIS), that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction. Yang terjemahannya adalah Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang menyediakan informasi tentang akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi. Menurut Romney & Steinbart ( 2009, p28 ), Accounting Information System is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers. Yang terjemahannya adalah Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod & Schell ( 200, p30 ), Systems Design is the determination of the processes and data a new system will require. Yang terjemahannya adalah Perancangan Sistem merupakan penentuan proses dan datayang diperlukan oleh sistem yang baru. Menurut Merlyana & Abbas ( 2008, p374 ), Perancangan Sistem adalah suatu proses penyiapan spesifikasi dalam menerjemahkan kebutuhan pemakai dalam pengembangan sistem baru. Pengertian Hotel Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata,Pos dan Telekomunikasi No KM 37/PW 340/MPPT 86 yang dikutip oleh Bagyono (2008, p2) memberi batasan bahwa hotel adalah suatu jenis akomodasi yang dipergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan layanan penginapan, makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi tamu, yang dikelola secara komersial. Pengertian Sistem Informasi Perhotelan Menurut Laudon (2005, p8), sistem informasi perhotelan adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan, pengkoordinasikan dan pengontrolan dalam sebuah perhotelan. Pengertian Front Office Menurut Ahmed ( 2005, p225) front office dihotel adalah departemen yang bertanggung jawab untuk menjual kamar hotel melalui metode sistematis reservasi, diikuti dengan pendaftaran dan memberikan kamar kepada pelanggan. 4

5 METODE PENELITIAN Dalam hal metodologi penelitian, metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini dengan mencari dan mempelajari bahanbahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis yang berupa literatur, internet maupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan sebagai acuan teori untuk mengembangkan perancangan sistem yang berkaitan dengan objek penelitian.. Studi Pustaka Studi ini dilakukan dengan mencari dan mempelajari bahan-bahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami aturanaturan dan prosedur dalam berbagai analisis front office yang terdapat diberbagai media. 2. Studi Lapangan Untuk studi lapangan metode yang digunakan ada 2 (dua ) cara, yaitu : a. Observasi Melakukan penelitian secara langsung tentang proses yang terkait dengan front office, guna mendapatkan gambaran dari proses yang terjadi. b. Wawancara Proses dari metode penulisan membuat jadwal wawancara dengan pihak yang terkait dimana dalam proses wawancara tersebut melakukan pembicaraan dua arah secara langsung dengan bagian yang terkait terhadap masalah front office, untuk mendapatkan data yang menunjang dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 3. Studi Analisis a. Melakukan survey pada sistem yang sedang dijalankan. b. Melakukan analisis pada sistem yang sedang dijalankan serta mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dari masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. c. Melakukan identifikasi kebutuhan informasi, dengan cara menetapkan informasi yang masih belum berjalan dengan baik pada sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan informasi yang perlu ditambahkan pada rancangan sistem baru. 4. Metode Perancangan Dalam metode ini penulis membuat beberapa perancangan yang berkaitan dengan sistem yang akan diterapkan yaitu : a. UML Activity Diagram. b. UML Class Diagram. c. UML Use Case. d. Rancangan Database. e. Rancangan Formulir. f. Rancangan Layar. g. Rancangan. h. Navigation Diagram. i. Matrixs Rencana Penerapan Sistem. 5

6 HASIL DARI BAHASAN Analisis Temuan Hasil Survey Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada Pitagiri Hotel, maka ditemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain sebagai berikut: Temuan Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Pencatatan transaksi yang dilakukan masih secara semi manual seperti data status kamar, reservasi, restaurant bill, laundry bill dan guestbill. Menurut Jones & Rama (2006 p29) although source, document have detailed information about each event (manually), data must be organized and stored in other ways in order to provide useful information. yang diartikan : Walaupun sumber dokumen ( manual ) memiliki informasi yang detail mengenai setiap event, data harus di organisir dan disimpan dengan berbagai cara dengan tujuan menyediakan informasi yang berguna. Pendanaan untuk Teknologi Informasi masih kurang dan minimnya pengetahuan terhadap Sistem Informasi. Lambatnya arus informasi dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan transaksi serta kemungkinan adanya salah perhitungan yang dilakukan. Pencatatannya dibuat didalam file database dengan membuat file master dan file transaksi. Temuan 2 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Belum adanya dokumen pendukung tentang biaya yang dibebankan ke tagihan tamu dari restaurant atau laundry. Menurut Mulyadi (200,p80), formulir berfungi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Hotel belum menyadari pentingnya bukti yang mendukung proses bisnis Terjadinya kesalahan pencatatan dan kemungkinan besar hilang dokumen Membuat dokumen pendukung seperti merancang formulir restaurant bill dan laundry bill. Temuan 3 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Tidak adanya penggunaan formulir bernomor urut tercetak dalam form reservasi. Menurut Mulyadi (200, p37) untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut cetak. Tidak adanya kode reservasi Kesulitan dalam mencari data Dalam formulir reservasi dibuat kode reservasi yang akan dijadikan sebagai primary key sehingga memudahkan perusahaan dalam mencari data. 6

7 Temuan 4 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Tidak memiliki summary data (data ringkasan) atas tamu yang menginap. Menurut Jones&Rama (2006 p40) Data in a record in a maste file that summarizes past transactions. Yang terjemahannya summary data adalah data dalam suatu record yang meringkas transaksi-transaksi masa lalu. Tidak adanya guest history Jika ada tamu yang sebelumnya pernah menginap dan ingin menginap lagi petugas front office haru menginput ulang data tamu sehingga tidak efisien Membuat guest history untuk memudahkan petugas front office dalam pendataan tamu. Temuan 5 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Terjadinya perangkapan tugas yaitu petugas laundry yang merangkap juga sebagai room service dan receptionist yang merangkap juga sebagai operator telepon. Menurut Mulyadi (200, p65), struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, dengan pemisahan tanggung jawab fungsional antara divisi dapat menciptakan internal check terhadap suatu transaksi diantara unit organisasi pelaksana. Kurangnya sumber daya manusia yang terdapat pada tiap departemen. Tidak terjadinya internal check yang baik pada setiap departemen yang disebabkan adanya perangkapan tugas. Adanya pemisahan tanggung jawab antara petugas laundry dengan room service dan receptionist dengan operator telepon sehingga tugas dan tanggung jawab setiap bagian bisa dikerjakan secara maksimal. Identifikasi Kebutuhan Informasi. Data Tamu data tamu merupakan laporan yang dibuat berdasarkan jumlah tamu yang menginap. 2. Penerimaan Kas penerimaan kas merupakan laporan yang digunakan oleh perusahaan sebagai data penerimaan kas yang diperoleh dari setiap penyewaan kamar dalam proses bisnis perusahaan. 3. Data Kamar data kamar merupakan laporan yang dibuat berdasarkan jumlah kamar yang terpakai. 4. Restaurant Bill 7

8 Digunakan untuk mencatat pemesanan makanan yang dilakukan oleh tamu Hotel, Restaurant Bill tagihannya juga akan ditampilkan pada Tr_Penerimaan. 5. Laundry Bill Digunakan untuk mencatat permintaan tamu Hotel yang ingin melaundry pakaiannya, dan tagihannya juga akan ditampilkan di Tr_penerimaan 8

9 Overview Activity Diagram Tamu Perorangan Yang Diusulkan Tamu Reservation Fo Supervisor Receptionist restaurant Fo cashier Fo Manager Register Ms_roomblock Melakukan reservasi Melayani reservasi Tr_reservasi Datang untuk Check-in Ms_guest Melayani Check-in Tr_Deposit Melakukan deposit Menerima Pembayaran deposit Menerima Bukti Bukti pemba -yaran Depos it Reservati on card Bukti Deposit Tr_Restaurant Meminta pelayanan resto Melakukan Restauran t bill Meminta Pelayanan laundry Melakukan Melayani Laundry Laun dry Bill Melayani Pemesanan makan Restauran t bill Mengentri Pembayaran restaurant Tr_Penerimaan Tr_Laundry Tr_reservasi Laun dry Bill Konfirmasi Checkout Mengentri Pembayaran laundry Melakukan sisa Menerima Guest Bill Melayani Checkout Menerima sisa Guest Bill Tr_Penerimaan Guest Bill Membuat data kamar Menganalisi Penerima an kas data kamar Data Tamu Data Tamu Penerima an kas 9

10 Overview Activity Diagram Tamu Corporate Yang Diusulkan Corporate Tamu Reservation Fo Supervisor Marketing Receptionist Restaurant Fo Cashier Fo Manager Komputer Ms_RoomBlock Menelpon Untuk Reservasi Melayani Reservasi Ms_Guest Menerima Informasi Ketersediaan Kamar Menerima Kepastian Menginap Mengirimkan SP Kontrak Menerima SP Kontrak Reservation Card Tr_Reservasi SP Kontrak SP Kontrak Ttd Menerima SP Kontrak Ttd SP Kontrak Ttd Menginformasikan Total Tagihan Menerima Informasi Tagihan Tr_Deposit Melakukan Pembayaran Menerima Pembayaran Menerima Bukti Pembayaran Bukti Pembaya ran Tr_Reservasi Bukti Pembaya ran Check-in Melayani Check-in Meninta Pelayanan Fasilitas Lainnya Tr_Restaurant Jika ada Meminta Pelayanan Fasilitas Lainnya Meminta Pelayanan Laundry Melayani Pemesanan Makanan Tr_Laundry Melayani Laundry Konfirmasi Checkout Melayani Checkout Tr_Penerimaan Jika ada tagihan lain Melakukan Pembayaran Jika tidak ada tagihan lain Menerima Pembayaran Fasilitas Lainnya Tr_Reservasi Menerima GuestBill GuestBill Membuat GuestBill data kamar :aporan penerima an kas Menganalisis Kebenaran Data Tamu data kamar Data Tamu :aporan penerima an kas 0

11 UML Class Diagram -IdGuest -TglReg -Nama -Alamat -NoID -JnsID -NoTelp -NoHP -JnsGuest MsGuest -KdKaryawan -Nama -Jabatan -Username -Password MsKaryawan -KdLaundry -Keterangan -Harga MsLaundry -KdMenu -Keterangan -Harga MsMenu -NoKamar -JnsKamar -Keterangan -Harga -FlStatus MsRoomBlock -KdDeposit -TglDeposit -KdReservasi -Total -flstatus -UserID -TglInput TrDeposit -KdTransLaundry -KdLaundry -Jumlah TrLaundryDtl -KdTransLaundry -TglTrans -KdReservasi -Total -flstatus -Username -TglInput TrLaundryHdr -KdTerima -TglTerima -JnsTerima -NoKartu -Total -KdReservasi -KdTransRestoran -KdTransLaundry -flstatus -Username -TglInput TrPenerimaan -KdReservasi -Lama -TglCekIn -TglCekOut TrReservasiDtl -KdReservasi -Nama -NoDataGuest -TglReservasi -NoTelp -Alamat -Total -flstatus -Username -TglInput TrReservasiHdr -KDTransRestoran -KdMenu -Jumlah TrRestoranDtl -KdTransRestoran -TglTrans -Total -flstatus -KdReservasi -NoKamar -Username -TglInput TrRestoranHdr..*..*..*..*..*..*..*..*..*..*..*..*..*..*

12 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan : Berdasarkan penelitian terhadap sistem informasi front office pada Pitagiri Hotel, dapat disimpulkan bahwa :. Pitagiri Hotel merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pariwisata dan perusahaan ini masih menggunakan proses pencatatan semi manual, seperti data status kamar, reservasi, Laundry Bill, dll sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian data. 2. Adanya perangkapan tugas di Pitagiri Hotel, seperti petugas laundry yang merangkap sebagai room service dan juga receptionist yang merangkap sebagai operator telepon sehingga tanggung jawab karyawan tidak sesuai dengan job description nya. 3. Menurut penelitian yang penulis lakukan, proses bisnis yang berjalan pada Pitagiri Hotel belum memiliki Sistem Informasi front office yang terintegrasi, seperti pencatatan transaksi pada setiap formulirnya tidak memiliki nomor urut, serta belum adanya laporan yang mendukung proses bisnis yang ada hanya sebatas memo seperti memo restaurant dan memo laundry. Dan tidak adanya arsip data tamu yang ingin menginap ataupun yang telah menginap sebelumnya. 4. Sistem baru yang telah dirancang merupakan suatu sistem terkomputerisasi yang dibuat untuk mengatasi masalah-masalah yang terdapat pada sistem front office pada Pitagiri Hotel, serta memberikan beberapa usulan yaitu membuat nomor urut pada setiap dokumen yang digunakan. Didalam sistem baru ini membuat semua department saling terintegrasi yang mendukung dalam proses front office Hotel disertai dengan perancangan laporan yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem yang dikembangkan juga menggunakan database untuk penyimpanan data, dan ada pembatasan akses dengan adanya penggunaan password untuk setiap user yang berhubungan dengan sistem, agar kerahasiaan data dapat terjaga. Saran : Adapun beberapan saran yang diusulkan guna mendukung terlaksananya sistem informasi front office pada Pitagiri Hotel dengan baik, yaitu sebagai berikut :. Menggunakan sistem informasi yang terintegrasi untuk mendukung sistem yang berjalan, perlu adanya pembagian tugas untuk setiap bagian/divisi sehingga tidak tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti adanya kecurangan manipulasi data. 2. Sebelum pengimplementasi sistem, sebaiknya memberikan pengarahan dan pelatihan (user training) bagi karayawan terutama karyawan yang secara langsung menggunakan sistem. 3. Pemeliharaan dan pengembangan sistem harus terus dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, sehingga dapat mencapai hasil yang optimal pada saat ini maupun masa yang akan datang. 4. Memback-up data secara periodik terhadap sistem sehingga apabila data hilang atau rusak, perusahaan masih memiliki back-up datanya. 2

13 5. Mengembangkan sistem ke bagian lain, tidak hanya di Bagian Front Office. Seperti di bagian Housekeeping. DAFTAR PUSTAKA Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No.KM 37/PW 340/MPPT -86 Tahun Laudon, Kenneth C. And Laudon, Jane P. (2004). Management Information System : Managing The Digital firm 8th edition. Pearson Eduction,Inc McLeod, Jr.Raymond; George, Schell. (200). Managament Information System Th Edition. Prentice Hall, New Jersey. Merlyana & Abbas, Bachtiar Saleh. (2008). Sistem Informasi untuk Optimalisasi Produksi dan Maksimasi Keuntungan Menggunakan Metode Linear Programming. Jurnal Piranti Warta, (3), P374. Mulyadi. (200). Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat : Jakarta Pelawi, Dewan (20). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Sebagai Penunjang Keputusan Pada Ukm Pada Gerak Tani Jakarta. Jurnal ComTech, 02 (02). ISSN Rama,Dasaratha V & Jones,Frederick L. (2006). Accounting Information System. (Edisi ke-). Thomson South-Western, Cannada. Romney,Marshall B. & Steinbart,Paul John.(2009). Accounting Information System. (Edisi ke-). Prentice Hall,New Jersey. RIWAYAT PENULIS Dyas Anggraini Effendi lahir di Jakarta pada 24 Juli 99. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Komputerisasi Akuntansi Tahun 203. Fepy Mei Lindasari lahir di Bogor pada 06 Mei 992. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Komputerisasi Akuntansi Tahun 203. Nanda Kusuma lahir di Jakarta pada 03 maret 992. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Komputerisasi Akuntansi Tahun