BAB I PENDAHULUAN. oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk. kebijakan-kebijakan lainnya (Titi Widyaningsih:2010).

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk menghasilkan informasi-informasi akuntansi yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak yang terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan lainnya (Titi Widyaningsih:2010). Sebagai suatu sistem informasi akuntansi melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data keuangan perusahaan untuk kemudian hari mengkomunikasikannya kepada berbagai pihak yang berkepentingan agar dapat digunakan sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan. Sehubungan dengan itu, diperlukan suatu sistem yang andal dan tidak menyesatkan, sehingga mampu menyajikan informasi tentang laporanlaporan yang akurat dan efektif (Titi Widyaningsih:2010). Hotel Hermes merupakan unit usaha yang bergerak di bidang jasa penyewaan kamar atau penginapan di medan. Proses bisnis yang terjadi yaitu berawal dari customer yang datang langsung menuju untuk melakukan proses check-in. Selanjutnya front office memeriksa kamar yang sesuai keinginan tamu dan jika kamar tersebut tersedia maka customer langsung membayar sejumlah 1,5 kali harga kamar normal. Di dalam proses bisnis hotel tersebut juga terdapat proses restoran yang mencakup 1

2 2 pembelian makanan dan minuman, cara pembayaran yang dapat dilakukan secara langsung ataupun pembayaran dapat digabung dengan nota sewaktu check-out. Sampai saat ini aplikasi yang digunakan Hotel Hermes hanya sebatas pembuatan nota pembayaran check in dan restoran. Sedangkan proses yang lain seperti pembuatan laporan masih secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan proses pencatatan transaksi. Dalam pembuatan laporan, pegawai harus melakukan pengumpulan data dari semua transaksi sehingga masih sering terjadi kesalahan. Sistem yang selama ini dipakai dirasa merepotkan dan memiliki banyak kekurangan dikarenakan membuang waktu dan beresiko tinggi terjadi kehilangan data yang berupa hard copy seperti nota. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasi yang dapat mempermudah proses transaksi, dan pembuatan laporan sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan yang ada. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dirancang sistem informasi akuntansi perhotelan secara terkomputerisasi yang dapat membantu proses bisnis pada Hotel Hermes. Sistem informasi akuntansi tersebut mencakup proses pencatatan checkin, proses pembuatan nota ketika check-out, proses pembayaran pada restoran, dan proses pembuatan laporan yang akan dibuat secara terkomputerisasi. Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan pada paragraf diatas, penulis mengangkat judul Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Perhotelan Pada Hermes Palace Hotel Medan.

3 3 I.2. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini analisa dibutuhkan untuk menentukan konsep perancangan yang akan dilakukan, ruang lingkup permasalahan terdiri dari identifikasi masalah, perumusan masalah, dan batasan masalah yang dapat dijelaskan sebagai berikut : I.2.1. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah yang ada pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem pemesanan kamar dan pembayaran pada Hotel Hermes selama ini masih menggunakan belum optimal. 2. Proses pendataan data tamu dan pengecekkan kamar masih membutuhkan waktu yang cukup lama dan kurang efektif. 3. Proses pencatatan dan pembukuan transaksi masih belum efektif, efesien dan akurat. 4. Sulitnya mendapatkan informasi laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan. I.2.2. Rumusan Masalah Rumusan masalah yang ada pada penelitian ini yaitu : 1. Bagaimana merancang sistem pemesanan kamar dan pembayaran yang dapat diterapkan pada Hotel Hermes bisa berjalan dengan baik? 2. Bagaimana membangun sistem pendataan data tamu dan pengecekkan kamar lebih efektif?

4 4 3. Bagaimana membangun sistem akuntansi agar pencatatan dan pembukuan transaksi dengan lebih baik dan lebih akurat? 4. Bagaimana membuat laporan agar lebih tepat waktu? I.2.3. Batasan Masalah Batasan masalah pada penelitian ini yaitu : 1. Merancang Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Perhotelan pada Hermes Palace Hotel Medan. 2. Data yang digunakan untuk input pada sistem yaitu data tamu, data kamar, form check-in, form check-out, form restaurant. 3. Laporan yang dihasilkan sistem adalah laporan data tamu,laporan data kamar, laporan check-in, laporan check-out, laporan restaurant, laporan pendapatan. 4. Program sistem informasi akuntansi dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman VB 2010 dan database SQL Server. I.3. Tujuan dan Manfaat I.3.1. Tujuan Tujuan penelitian ini yaitu : 1. Membangun sistem pemesanan dan pembayaran sewa kamar pada Hotel Hermes Medan. 2. Membuat dan merancang aplikasi sistem informasi akuntansi untuk memberikan hasil pencatatan dan pembukuan transaksi dengan lebih akurat.

5 5 3. Untuk membangun sistem pembuatan laporan yang lebih cepat waktu I.3.2. Manfaat Manfaat penelitian ini yaitu : 1. Sistem pemesanan dan pembayaran sewa kamar pada Hotel Hermes Medan agar mempercepat proses pelayanan. 2. Sistem pendataan tamu dan pengecekkan kamar dengan menggunakan database dan software sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih akurat dan meminimalisirkan kesalahan penyampaian informasi sesuai yang dibutuhkan oleh tamu dan perusahaan. 3. Pembuatan laporan perusahaan akan lebih cepat dan minimnya kesalahan. I.4. Metodologi Penelitian Di dalam menyelesaikan penelitian ini penulis menggunakan 2 metode penelitian lapangan sebagai berikut : 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Yaitu penelitian yang dilakukan langsung ke lapangan untuk melihat proses pencatatan dan pembukuan transaksi. Data yang diperoleh adalah data primer. Adapun teknik pengumpulan data yang penulis lakukan adalah sebagai berikut: a. Pengamatan (Observation) Penulis melakukan pengamatan tentang berbagai hal yang menyangkut sistem kerja/operasional perusahaan. Salah satu metode pengumpulan data yang cukup

6 6 efektif untuk mempelajari sistem. Kegiataannya dengan cara pengamatan langsung di Hotel Hermes mengenai sistem informasi akuntansi perhotelan. b. Wawancara (Interview) Penulis melakukan wawancara tanya jawab kepada pihak-pihak dianggap kompoten di perusahaan. Penulis mengadakan wawancara dengan Ibu/Bapak Pimpinan di Hotel untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan. c. Sample (Sampling) Penulis meneliti dan memilih dokumen perusahaan yang tersedia dan sesuai dengan bidang yang dipilih. Adapun data-data yang dimiliki oleh perhotelan yaitu berupa data-data pencatatan dan pembukuan transaksi. 2. Penelitian Pustaka (Library Research) Penulis melakukan penelitian pustaka untuk memperoleh data-data yang berhubungan dengan penulisan skripsi dari berbagai sumber bacaan seperti buku panduan pembuatan aplikasi pengolah basis data SQL dengan VB 2010, akuntansi perhotelan, dan buku atau jurnal yang membahas tentang konsep pembuatan laporan. Ada beberapa prosedur yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Perancangan Merupakan tata cara dan langkah-langkah yang dipergunakan untuk mencapai tujuan perancangan yang dilakukan. Berikut adalah denah pada gambar I.1 :

7 Gambar I.1. Prosedur Perancangan 7

8 8 Pada gambar prosedur perancangan sistem di atas dapat diuraikan ke dalam beberapa tahap yaitu Tujuan penelitian, Tahap analisa (Analisys), Spesifikasi, Tahap perancangan (Design), dan Tahap penerapan (Implementasi), Verifikasi serta Tahap validasi. Dan kegiatan yang dilakukan pada tiap-tiap tahap adalah sebagai berikut : a. Target/Tujuan Penelitian Target penelitian ini yaitu membuat Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Perhotelan Pada Hermes Palace Hotel Medan. b. Analisis Kebutuhan Tujuan utama tahap analisis kebutuhan sistem adalah untuk mengetahui syarat kemampuan atau kriteria yang harus dipenuhi oleh sistem agar keinginan pemakai sistem dapat terwujud. Analisis kebutuhan sistem fungsional yang dapat dilihat pada Tabel I.1 dibawah ini: Tabel I.1. Kebutuhan Sistem Fungsional No Kebutuhan Rincian Kebutuhan 1. Data Meliputi data tamu, data kamar, form check-in, form check-out, form pemesanan, form pembayaran, transaksi restoran, laporan kamar, laporan tamu, laporan kamar, laporan laba/rugi, laporan pendapatan. 2. Basis Data Database SQL server 3. Perangkat Lunak Appserv dan Visual Basic 2010

9 9 Penerapan sistem adalah PC dengan Processor corei3, ram 4gb dan hardisk 120gb. c. Spesifikasi dan Design Berisi spesifikasi alat yang dirancang, komponen yang digunakan dan diagram blok peralatan yang akan dirancang. Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman visual basic 2010 dan database SQL Server Spesifikasi komputer yang digunakan minimal corei3, RAM 2GB serta Hard Drive 120 Gb. d. Implementasi Setelah jelas apa-apa saja yang menjadi spesifikasi dan desain juga sudah dirancang, maka langkah selanjutnya memulai mengatur posisi yang tepat untuk form-form pada sistem, kemudian membentuk suatu logika yang diimplementasikan dengan bahasa pemrograman. Mengkoneksikan dengan database yang telah dirancang. Untuk mengetahui apakah sistem yang dirancang sudah dapat bekerja dengan baik maka perlu dilakukan verifikasi. Dengan demikian bila ada kesalahan atau kekurangan dapat diperbaiki terlebih dahulu. e. Verifikasi Pada tahapan verifikasi berguna untuk mengetahui kesalahan atau kekurangan pada sistem maka pada tahapan ini dapat diperbaiki sebelum menuju tahapan berikutnya. f. Validasi

10 10 Setelah melewati tahap implementasi dan verifikasi maka tahap selanjutnya adalah validasi. Pada tahap ini dilakukan pengujian sistem secara menyeluruh, meliputi pengujian fungsional dan ketahanan sistem. Dari validasi ini dapat diketahui kesesuaian hasil perancangan dengan analisis kebutuhan yang diharapkan. g. Finalisasi Pada tahap ini adalah tahapan hasil dari sistem yang sudah dirancang dan berjalan dengan rencana. I.5. Keaslian Penelitian Berikut adalah beberapa jurnal penelitian terdahulu terkait judul penelitian skripsi ini pada tabel I.2 : Tabel I.2. Keaslian Penelitian No Peneliti Judul Kelebihan Kelemahan 1. Titi Widyaningsih (2010) Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas pada Hotel Bukit Asri Semarang Pembuatan pencatatan dan pembukuan secara sistem komputerisasi sehingga dalam mengelola laporan keuangan jadi lebih cepat dan efesien. Interface sistem yang dibangun masih tampak sederhana dapat dikembangkan lebih menarik. Dan pembahasan hanya sebatas mengenai sistem akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas.

11 11 2. Kurniawan Santoso, Silvia Rostianingsih, Alexander Setiawan (2013) Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Perhotelan Pada Hotel Istana Pembuatan pembukuan nota secara efesien sehingga laporan pendapatan tidak adanya terjadi kesalahan. Pengguna aplikasi masih terbatas hanya pada hotel istana belum memiliki kemampuan untuk online atau jaringan lokal. Dan Pembahasan hanya sebatas sistem akuntansi pendapatan. 3. Penulis (2016) Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Perhotelan pada Hermes Palace Hotel Medan Merancang sistem pembayaran dan pemesan secara lebih efesien. Pendataan dan pengecekkan lebih cepat dan efektif. Dan pembuatan laporan yang lebih tepat waktu. Pengguna aplikasi masih terbatas hanya pada hotel hermes belum memiliki kemampuan untuk online atau jaringan lokal. Interface sistem yang dibangun masih tampak sederhana dapat dikembangkan lebih menarik. I.6. Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Hermes Palace hotel Medan di Jalan Pemuda No. 22 Medan. I.7. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan yang diajukan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

12 12 BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini menerangkan tentang latar belakang, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat, metode penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini menerangkan tentang teori-teori dan metode yang berhubungan dengan topik yang dibahas atas permasalahan yang sedang dihadapi yaitu berupa pembahasan mengenai sistem pendukung keputusan, UML, ERD dan normalisasi. BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini mengemukakan tentang analisa sistem yang sedang berjalan, evaluasi sistem yang berjalan dan desain sistem secara detail. BAB IV : HASIL DAN UJI COBA Pada bab ini menerangkan hasil dan pembahasan program yang dirancang serta kelebihan dan kekurangan sistem yang dirancang. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi kesimpulan penulisan dan saran dari penulis sebagai perbaikan di masa yang akan datang untuk sistem.