BAB 3 ANALISA DAN SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA DAN SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Kalstar Tours dan Travel didirikan oleh Bapak Andi Masyhur pada bulan juli 1995 di Samarinda. Mulai beroperasi sebagai agent penerbangan / biro perjalanan wisata dan agent ground handling untuk arlines / perusahaan penerbangan. Sebagai pemilik dari perusahaan ini adalah Bapak Andi Masyhur, dengan pengalaman dan ketekunan beliau dalam pengoperasian perusahaan penerbangan dan industri travel, maka disusunlah rancangan membuat suatu perusahaan yang dapat beroperasi sebagai perwujudan suatu perusahaan yang berorientasikan kepada pelayanan kepada masyarakat di Jakarta di daerah Bumi Serpong Damai (BSD) pada tahun Travel agent ini langsung dapat menjadi agent IATA, International Air Travel Association yang merupakan travel agent berakreditasi IATA serta ditunjuk oleh Garuda tahun Sebagai perusahaan yang telah terakreditasi pada IATA sebagai agent Garuda, ini menggambarkan bahwa PT KALSTAR NUSANTARA adalah perusahaan yang mempunyai bisnis berskala internasional dan Domestic. Disamping itu PT KALSTAR NUSANTARA terdaftar sebagai anggota di beberapa asosiasi yang ada seperti : ASITA Associtation of the Indonesian Tours and Travel Agencies IATA International Air Travel Association ASTINDO Indonesian Ticketing Agencies Association 3.2 Visi dan Misi VISI : Visi PT KALSTAR NUSANTARA adalah menjadi maskapai penerbangan terbaik dalam pelayanan, terbaik dalam rute penerbangan, dipilih pelanggan untuk kebutuhan perjalanan mereka. Selain itu PT 39

2 KALSTAR NUSANTARA bertujuan untuk memuaskan investor sebagai perusahaan tumbuh dan berkembang. PT KALSTAR NUSANTARA memberikan pelayanan terbaik mereka berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, ditujukan untuk kualitas layanan terbaik. Merawat pelanggan adalah perilaku ramah dari PT KALSTAR NUSANTARA bahwa kami akan selalu menawarkan kepada pelanggan sebelum penerbangan, selama penerbangan, dan setelah penerbangan. Kenyamanan adalah faktor utama, tapi keamanan lebih penting dan menjadi prioritas pertama kami, jadi segala sesuatu yang berkaitan dengan keselamatan menjadi fokus utama kami di PT KALSTAR NUSANTARA, sehingga pelanggan kami akan merasa nyaman dan aman di perjalanan mereka MISI : Misi PT KALSTAR NUSANTARA adalah untuk menjadi maskapai penerbangan yang handal dan pilihan pelanggan, PT KALSTAR NUSANTARA menekankan pada keberangkatan tepat waktu dan kedatangan tepat waktu, karena hal itu harus konsisten dengan kebutuhan pelanggan saat ini, selain kecepatan dalam memberikan respon cepat dalam pelayanan yang dibutuhkan sehingga PT KALSTAR NUSANTARA akan mampu memenuhi kebutuhan setiap pelanggan. Didukung oleh manajemen yang berpengalaman, operasi PT KALSTAR NUSANTARA bertujuan untuk meningkat dari waktu ke waktu.

3 3.3 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI PT. KALSTAR NUSANTARA Gambar 3.1 Struktur Organisasi

4 3.4 Tugas dan Wewenang 1. Manager Tour & Travel/Operation Manager operational memiliki tugas dan tanggung jawab penuh dalam menentukan maju-mundurnya perusahaan dan dalam tugasnya harus sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Manager operational bertanggung jawab kepada pemilik perusahaan. Tugas dan wewenang dari manager operasional adalah : a) Memimpin serta mengawasi kegiatan operasional perusahaan. b) Melakukan pengambilan keputusan jika terjadi hal yang sifatnya strategis. c) Mengevaluasi kinerja perusahaan setiap bulan. d) Memberikan hasil laporan kegiatan perusahaan kepada pemilik perusahaan secara berjangka. e) Membantu memberikan saran dan nasehat kepada pemilik perusahaan. 2. Chief Tour & Hotel/Sales/Corporate Bertanggung jawab kepada manager operasional. Tugas dan wewenang dari chief tour & hotel adalah : a) Mengawasi reservasi pemesanan hotel. b) Membuat hasil laporan kegiatan dalam pemesanan hotel. 3. Kasir &Administration Bertanggung jawab kepada manager accounting & finance. Tugas dan wewenang dari kasir &administration adalah : a) Menerima pembayaran tiket dan hotel dari customer. b) Melakukan pembukuan terhadap transaksi tiket dan hotel. c) Melakukan posting transaksi kepada bagian accounting dan finance. d) Membuat laporan berapa jumlah tiket yang telah dikeluarkan tiap harinya. 4. Chief Accounting & Finance Bertanggung jawab kepada manager operasional.

5 Tugas dan wewenang dari chief accounting & finance adalah : a) Membuat laporan penjualan harian. b) Menyusun kebijakan pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien. c) Membuat laporan keuangan transaksi per bulan untuk perusahaan. d) Membuat rencana jangka pendek dan panjang untuk kebijakan dibidang keuangan. e) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran perusahaan. 5. Chief Ticketing & Reservation/Sales Bertanggung jawab kepada manager operasional. Tugas dan wewenang dari chief ticketing & reservation adalah : a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pemesanan tiket. b) Mengawasi penjualan tiket. c) Membuat hasil laporan tentang penjualan tiket. 6. Assistance Accounting, Admin, & Finance Bertanggung jawab kepada chief accounting & finance. Tugas dan wewenang dari assistance accounting, admin, & finance adalah : a) Melakukan penjumlahan penjualan tiket per hari ( cash pasasi). b) Melakukan rekonsilasi transaksi penjualan tiket. c) Membantu membuat laporan keuangan. d) Membantu mengelola dan mengendalikan keuangan dari anggaran yang sudah di tetapkan. e) Menyiapkan segala informasi yang berhubungan dengan keuangan, baik pemasukan dan pengeluaran. 7. Ticketing / Reservation / Tour & Hotel Staff Bertanggung jawab kepada chief ticketing & reservation. Tugas dan wewenang dari ticketing/reservation/tour & travel staff adalah : a) Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan tiket dan pemesanan hotel. b) Melayani pemesanan tiket dan hotel. c) Mengelola penjualan tiket.

6 8. Ticketing & Reservation Staff Bertanggung jawab kepada chief ticketing & customer. Tugas dan wewenang dari ticketing & reservation staff adalah : a) Melayani pemesanan tiket. b) Membuat form reservasi tiket. c) Mencetak tiket (issued). d) Memposting transaksi ke dalam jurnal. 3.5 Narasi proses bisnis Dimulai dengan customer datang bagian registrasi untuk pendaftaran pemesanan tiket. kemudian customer menyerahkan identitas diri untuk pemesanan tiket, bagian pendaftaran mencetak form pemesanan yang masi bertanda OPEN atau (reservasi yang belum di bayar). Bagian registrasi mencetak output form reservasi yang berupa BOOKING CODE. Customer melakukan pembayaran ke kasir dan kasir mencetak tiga rangkap bukti pembayaran, bukti pembayaran pertama di serahkan ke customer,bukti pembayaran kedua di serahkan ke bagian accounting, bukti pembayaran ketiga di serahkan ke kasir. Customer menyerahkan bukti pembayaran ke bagian reservasi sebagai bukti pembayaran dan berdasarkan bukti pembayaran tersebut bagian reservasi mencetak tiket (issued). bukti pembayaran kedua di berikan kepada bagian accounting and finance untuk di masukan sebagai database perusahaan, yang kemudian akan di control dan di sinkronisasi ke dalam aplikasi TRAVELEYES dan di posted dari database untuk di cash pasasi (total jumlah tiket per hari ) dan berdasarkan data-data tersebut bagian admin accounting and finance melakukan rekonsiliasi. Kemudian setelah data di rekonsiliasi data tersebut diinput ke dalam aplikasi TRAVELEYES sebagai data fixed. Dan data tersebut dikumpulkan per bulan yang kemudian akan digunakan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan per bulan yang akan dibuat oleh bagian accounting.

7 3.6 Overview Activity Diagram (OAD)

8 3.7 Analisa masalah-masalah dan kendala kebutuhan informasi Untuk mendapatkan kebutuhan informasi di dalam perusahaan sering kali di temukan masalah atau kendala-kendala untuk mendapatkanya. PT KALSTAR NUSANTARA menggunakan sistem paralel atau terdapat dua sistem yang sedang berjalan yaitu sistem lama dan sistem baru. Sistem lama yaitu sistem yang di terapkan PT KALSTAR NUSANTARA sebelum menginvestasi TI/SI. Dimana semua data keuangan dan data customer masih di kumpulkan dan di akumulasi dengan menggunakan sistem lama. Dikarenakan sistem lama mengalami kerusakan di bagian database dan spesifikasi hardware yang sudah tidak memadai sehingga pada awal tahun 2009 PT KALSTAR NUSANTARA melakukan investasi TI/SI. PT KALSTAR NUSANTARA menginvestasi TI/SI sejak tahun 2009 berupa software yang bernama TRAVELEYES dan hardware untuk memaksimalkan software tersebut. Sistem lama dan sistem baru berjalan secara berdampingan di karenakan semua data yang tersimpan di sistem lama tidak dapat di input ke dalam sistem baru tersebut, sehingga perusahaan mendapatkan kesulitan untuk mengakses atau menjalankan sistem tersebut secara bersamaan. Terdapat tiga kendala atau masalah yang terjadi di dalam PT KALSTAR NUSANTARA : a. Penggunaan aplikasi yang terpisah b. Human error c. Kesalahan dalam sistem yang sedang berjalan Penggunaan aplikasi yang terpisah PT KALSTAR NUSANTARA menggunakan aplikasi TRAVELEYS sebagai aplikasi keuangannya akan tetapi untuk proses registrasi dan cash pasasi terpisah dari aplikasi TRAVELEYES. Hal ini menimbulkan beberapa masalah yaitu, kurangnya kecepatan proses bisnis di dalam PT KALSTAR

9 NUSANTARA dan membutuhkan karyawan yang lebih banyak untuk membantu proses bisnis di PT KALSTAR NUSANTARA Human Error Dalam menjalankan proses bisnis di PT KALSTAR NUSANTARA perusahaan menggunakan karyawan untuk mengoperasikan beberapa aplikasi yang digunakan sesuai sistem. Dalam pengoprasianya terkadang terdapat kesalahan yang dilakukan oleh karyawan yang mengakibatkan terhambatnya proses bisnis dalam PT KALSTAR NUSANTARA. Bentuk kendala tersebut seperti : A. Kesalahan dalam meng-input data pelanggan. B. Kurangnya ketelitian dalam posting transaksi keuangan. C. Dikarenakan posting tersebut memiliki batas waktu per hari maka karyawan mempunyai masalah dalam waktu memposting sehingga terjadi keterlambatan dalam posting Kesalahan dalam sistem yang sedang berjalan Di bagian sistem lama mengalami kendala teknis yang menyebabkan sistem tersebut tidak bisa beroperasi secara maksimal. Sehingga PT KALSTAR NUSANTARA memutuskan memakai sistem baru untuk mendukung sistem lama yang sedang mengalami masalah. Karena PT KALSTAR NUSANTARA menggunakan sistem lama dan baru secara bersamaan terdapat juga sedikit masalah yang timbul yaitu kekurangan sumber daya manusia yang menyebabkan keterlambatan dalam entry data. Keterlambatan tersebut mempengaruhi proses rekonsiliasi dari database ke TRAVELEYES yang berakibat pada terlambatnya pula dalam penyusunan laporan keuangan. masalah ini juga mempengaruhi pada reservasi tiket yang berdampak pada Time Limited dari batas waktu pembayaran tiket.

10 3.8 Biaya investasi awal PT KALSTAR NUSANTARA bekerja sama dengan PT ABACUS dalam melakukan Investasi TI/SI. Paket yang di berikan PT ABACUS kepada PT KALSTAR NUSANTARA berupa: 1. Software 2. Hardware 3. Perakitan, instalasi, dan training karyawan Biaya awal investasi TI/SI pada PT KALSTAR NUSANTARA adalah Rp ,- dengan jumlah karyawan sebanyak 13 orang. Biaya tersebut sudah mencakup Biaya Software, Biaya Hardware, dan Biaya Lainlain (biaya perakitan instalasi, biaya oprasional TI tahunan, biaya training karyawan 13 orang) Software Investasi software yang dilakukan PT KALSTAR NUSANTARA adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Biaya investasi Software QTY Software Harga satuan Harga total 1 TRAVELEYES Rp ,- Rp ,- 7 Windows 7 pro Rp ,- Rp ,- 13 Microsoft Office 2010 Rp ,- Rp ,- 7 Symantec Norton anti virus Rp ,- Rp ,- Total Biaya RP Rp ,-

11 3.8.2 Hardware Hardware yang digunakan PT KALSTAR NUSANTARA untuk bagian TI yang berjumlah 13 orang adalah sebagai berikut: Tabel 3.2 Biaya investasi Hardware Qty Spare Parts Harga satuan Harga total 13 Motherboard Intel 1150: Asus Z87 Pro Intel Rp ,- Rp ,- Socket Processor Intel LGA 1150: Intel i Box (3.4Ghz, Rp ,- Rp ,- C3Mb, Haswell Series) Intel LGA Memory DDR3 Apacer 4Gb x 2 PC / 2133 KIT Rp ,- Rp ,- Giant II DDR3 13 Harddisk Internal Apotop AS Gb - SATA III Rp ,- Rp ,- Turbo 2 SSD 13 Optical Drive LG BluRay Combo CD-DVD RW Rp ,- Rp ,- 13 Locent Internal Modem Rp ,- Rp ,- 13 Casing Mini ATX : Simbadda M-200 Rp ,- Rp ,- 13 Set keyboard dan mouse optic LOGITECH Rp ,- Rp ,- 13 Monitor LG 17 Flat Rp ,- Rp ,- 13 Printer include Scanner, Copy, Fax Canon pixma Rp ,- Rp ,- MX Modem Telkom Speedy Rp ,- Rp ,- 13 GeForce 7600 GT 2GB Rp ,- Rp ,- 13 Power Supply Aerocool GT-475W Rp ,- Rp ,- 13 Stabilizer Rp ,- Rp ,- TOTAL BIAYA Rp ,- Rp ,-

12 3.8.3 Biaya lain-lain Biaya Lain-lain yang di keluarkan PT KALSTAR NUSANTARA sebesar Rp ,- dengan perincian sebagai berikut: Tabel 3.3 Biaya Lain-Lain NO Keterangan Harga 1 Biaya perakitan dan istalasi termasuk (kabel LAN, RP ,- network connection, instalasi dan aktivasi semua software ) 2 Biaya oprasional TI tahun pertama investasi termasuk RP ,- (maintance, perbaikan, dan pemeliharaan seluruh TI yang digunakan) 3 Biaya tranning karyawan (13 orang) (Rp ,- Rp ,- /org) Biaya Total Rp , Total Biaya investasi awal Total biaya investasi awal PT KALSTAR NUSANTARA sebesar Rp ,- dengan perincian sebagai berikut: Tabel 3.4 Total Biaya Investasi Awal NO Keterangan Jumlah 1 Total Biaya Software Rp ,- 2 Total Biaya Hardware Rp ,- 3 Total Biaya Lain-lain Rp ,- Biaya Total Rp ,-

13 3.9 Akumulasi pendapatan per tahun Berikut adalah hasil survei penulis mengenai data pendapatan per tahun pada PT KALSTAR NUSANTARA: Tabel 3.5 Pendapatan PT KALSTAR NUSANTARA tahun NO KETERAN GAN Pendapatan Usaha Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- 2 Pendapatan Lainlain: Pendapatan jasa Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- giro Pendapatan komisi Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Laba/Rugi selisih Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- kurs TOTAL PENDAPATAN Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,-

14 3.10 Akumulasi beban per tahun Berikut adalah hasil survei penulis mengenai data beban per tahun pada PT KALSTAR NUSANTARA: Tabel 3.5 Pendapatan PT KALSTAR NUSANTARA tahun No Keterangan Beban pokok pendapatan RP ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- 2 Beban administrasi & umum Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- 3 Beban lain-lain : Beban adm Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- 4 Pajak jasa giro Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Jumlah beban usaha Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,-

15