LAPORAN WORKSHOP KAJIAN KELAYAKAN PROYEK TI

Transkripsi

1 LAPORAN WORKSHOP KAJIAN KELAYAKAN PROYEK TI 1. Dasar Surat tugas nomor ST-71/IV/ Peserta dari PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 1. Pascalis Djoko Subroto 2. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom 3. Waktu dan Tempat Hari : Kamis Tanggal : 25 April 2013 Waktu : Selesai Tempat : Gedung Kementerian BUMN Lantai 17 Jl.Merdeka Selatan No 13 Jakarta 4. Pemberi Materi - Judi Rifajanto, keynote speaker (Direktur Strategi Pengembangan Bisnis & Manajemen Risiko PT Garuda Indonesia) - Alip Priyono (VP IT Strategy Governance PT. Telkom Indonesia) - Wahyudi (Staf Ahli TI Direktur SDM & IT PT KAI) - Dr. Ir Benny Ranti, M.Sc (praktisi TI, Dosen Magister Teknologi Informasi UI dan pakar Tata Kelola TI) 5. Tujuan a. Memahami cara melakukan kajian kelayakan proyek TI b. Memahami cara menghitung benefit dan nilai ekonomis dari sebuah investasi proyek TI c. Menambah pengetahuan terkait proyek TI yang berjalan di perusahaan yang lebih maju. PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 1

2 6. Materi Seminar a. Kajian Kelayakan Proyek TI oleh Judi Rifajanto (keynote speaker) Saat ini perusahaan manapun tidak dapat dipisahkan dari peran TI apabila hendak memajukan perusahaannya. Untuk mendukung Good Corporate Governance pun memerlukan TI. Secara sederhana dapat dijelaskan: Good Corporate Governance memerlukan Good IT Governance. Good IT Governance membutuhkan Investasi. Dan agar Investasi dapat efektif dan efisien, maka perlu dilakukan studi kelayakan dan manajemen proyek yang tepat. b. IT Investment Valuation Practices dan Studi Kasus Kajian Kelayakan Aplikasi Nota Dinas PT Telkom oleh Alip Priyono Proyek Nota Dinas sudah dimulai sejak tahun 1998 hingga saat ini. Kendala awal penerapan Sistem Nota Dinas adalah keengganan beberapa pihak manajemen untuk mempelajari hal baru. Oleh karenanya, penerapan Sistem apapun memerlukan komitmen Manajemen terlebih dahulu (Top- Down). Hal tersebutlah yang mendasari mengapa perlu adanya Steering Committee IT yang terdiri dari Direksi, Pejabat TI dan User (Pejabat yang terkait dengan proses bisnis) Keuntungan yang diperoleh dengan penerapan Sistem Nota Dinas adalah efisiensi kertas. Namun apabila hanya dilihat dari nilai penghematan kertas, Sistem Nota Dinas tidak memberikan kontribusi signifikan bagi perusahaan. Oleh karenanya, perlu dilihat benefit lain yang lebih besar, yaitu kecepatan pengambilan keputusan, efektivitas dan efisiensi kerja: Proses pembuatan surat hingga disposisi (approval) Direksi yang awalnya memakan waktu 1-2 hari, saat ini cukup 1-3 jam saja. Disamping itu, sebelum adanya Sistem Nota Dinas semua surat baru dapat diproses apabila pejabat terkait sedang berada di kantor, namun saat ini di manapun dan kapanpun pejabat terkait dapat melakukan approval surat yang masuk. Biaya investasi TI tidaklah sedikit, namun manfaat yang didapat juga tidak sedikit. PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 2

3 Investasi TI memerlukan rencana jangka panjang (master plan) karena hasil dari investasi itu pun baru terlihat dan terasa beberapa waktu kemudian. c. Studi Kasus Kajian Kelayakan Rail Ticketing System PT KAI Penerapan IT pasti akan berimbas kepada inovasi-inovasi lain dan perbaikan lainnya. Misal: dengan digunakannya Sistem Tiket online KAI, otomatis mengharuskan dilakukannya restrukturisasi birokrasi, perbaikan infrastruktur, penambahan-penambahan layanan lainnya seperti bekerja sama dengan berbagai pihak sebagai Agen (Indomart, PT Pos dan lainnya). Rail Ticketing System ini dibangun bersama dengan vendor pengembang (PT Telkom) dengan bahasa pemrograman Perl dan Database Oracle SE. Dalam proyek ini, IT PT KAI melakukan manajemen proyek terhadap Sistem yang dibangun oleh vendor (PT Telkom) sehingga hasilnya sesuai dengan kebutuhan dan kajian kelayakan proyek. Proyek Rail Ticketing System ini dikembangkan secara staging (berkala) sejak 2011 namun memiliki rencana jangka panjang hingga Pengembangan Sistem secara big bang (sekaligus) justru sering gagal. Oleh karenanya harus dilakukan secara staging (berkala) dengan tetap mengacu kepada rencana jangka panjang. Kemajuan PT KAI dalam hal TI ditentukan oleh komitmen jajaran Direksi yang mendukung pengembangan TI. Untuk sebagian besar proyek TI di PT KAI menggunakan Opex sebagai pembiayaannya karena dinilai lebih ekonomis. Dalam pengelolaan TI, perencanaan adalah hal wajib. Sehingga perlu adanya Master Plan TI, kajian kelayanan proyek dan manajemen proyek yang tepat. Dalam pengembangan TI yang baik, 3 aspek utama harus maju bersama-sama. Yaitu aspek proses bisnis perusahaan, SDM (awareness dan komitmen) dan teknologi. d. Manajemen Investasi dan Kajian Kelayakan Proyek TI oleh Dr. Ir. Benny Ranti, M.Sc Dalam pengukuran tingkat maturity penerapan IT di sebuah perusahaan tidak dapat disamaratakan menggunakan framework tertentu (COBIT, ITIL, PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 3

4 TOGAF dan lainnya) karena masing-masing perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda. Solusinya, ambil saja beberapa poin dari framework tersebut yang sesuai karakteristik perusahaan untuk dijadikan sebagai acuan dalam menghitung maturity. Metode sederhana mencari prioritas proyek IT: 1) Identifikasi motif paling besar mengapa proyek tersebut perlu dilakukan. 2) Kaji dampak signifikan terhadap perusahaan secara financial. 3) Detilkan dampak tersebut menggunakan Tabel Generik Ranti sebagai alat bantu. Sebelum menentukan Rencana Jangka Panjang TI, perlu ditentukan terlebih dahulu Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP). Tanpa RJPP yang benar, pengembangan TI tidak akan berjalan baik. Penyusunan RJPP sebaiknya berbasis Value, bukan hanya berbasis Cost & Critical Success Factor (CSF). Salah satu cara sederhana menghitung nilai rupiah manfaat intangible yang didapat dari sebuah proyek yang sedang dianalisa adalah dengan mengadakan Forum Group Discussion dengan pihak-pihak (karyawan) yang expert dalam bidang tersebut sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir melalui metode Expert Judgement. 7. Saran & Rencana Tindak Lanjut Setelah mengikuti rapat koordinasi TI tersebut, dapat dirancang rencana tindak lanjut untuk perusahaan sebagai berikut: a. Saat ini sebenarnya sudah dilakukan kajian dalam setiap usulan pengembangan TI. Umumnya, kajian yang dilakukan kombinasi metode Expert Judgement dan Analogy walau tidak seluruh langkah dilakukan. Setelah mengikuti workshop ini, untuk selanjutnya kajian yang dilakukan akan dilengkapi dengan penghitungan manfaat dan nilai ekonomis dari suatu proyek. b. Menggunakan Tabel Generik Ranti sebagai alat bantu mengidentifikasi manfaat proyek yang akan dilaksanakan/diusulkan. Tabel tersebut lebih mudah dipahami dan digunakan karena dirumuskan oleh Benny Ranti setelah meneliti kondisi TI perusahaan dari berbagai sektor bisnis. PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 4

5 c. Menyelaraskan Master Plan TI yang akan disusun dengan RJP Perusahaan yang ada, sehingga investasi TI dapat menghasilkan manfaat untuk mendukung tujuan perusahaan. PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 5