PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO)

Transkripsi

1 PERANCANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII (PERSERO) Agus Rianto 1) dan R.V. Hari Ginardi 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia 2) Jurusan Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) adalah badan usaha milik negara yang mempunyai visi menjadi perusahaan agribisnis yang berdaya saing tinggi dan mampu tumbuh kembang berkelanjutan.untuk mendukung tercapainya visi tersebut, TI memiliki peran strategis dalam memberikan informasi yang cepat dan akurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di lingkungan Perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu mekanisme Tata Kelola TI ( IT Governance) yang menyeluruh dan terstruktur mulai perencanaan sampai pengawasan. Data dan informasi mengenai tata kelola informasi, baik kondisi saat ini maupun kondisi yang diharapkan, diperoleh melalui tinjauan pustaka, wawancara, dan penyebaran kuesioner. COBIT yang dijadikan framework dalam penelitian ini menyediakan enam control objectives yang terkait dengan kegiatan bidang TI yang dirancang dalam renstra tahun Enam control objectives tersebut adalah PO7 ( Manage IT Human resources), PO10 ( Manage project), AI2 ( Acquire and maintain application software), AI3 (Acquire and maintain technology infrastructure), DS13 (Manage operations), dan ME1 (Monitor and evaluate IT performance). Dari hasil penelitian, diketahui bahwa control objectives dengan bobot prioritas tertinggi adalah PO7. Pengukuran kematangan yang dilakukan menunjukkan bahwa sebagian besar atribut kematangan proses PO7 saat ini berada pada tingkat kematangan 2, sedangkan yang diharapkan berada pada tingkat kematangan 4. Model tata kelola yang dibuat mencakup rumusan rekomendasi perbaikan untuk menghilangkan kesenjangan tingkat kematangan, deskripsi tujuan teknologi informasi, proses dan aktivitas beserta alat ukur kinerjanya masing-masing, dan rencana aksi. Kata kunci: Kesenjangan Tingkat Kematangan, COBIT, Framework, PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), Tata Kelola TI, Agribisnis, Control Objective PENDAHULUAN Teknologi Informasi (TI) telah berkembang menjadi teknologi yang dibutuhkan dalam pencapaian kinerja suatu perusahaan. Dengan menggunakan TI, proses bisnis dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien. Di sisi lain, penerapan TI juga membutuhkan investasi yang tinggi serta risiko kegagalan yang cukup besar. Oleh karena itu dibutuhkan mekanisme Tata Kelola TI ( IT Governance) yang terstruktur mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasannya agar risiko kegagalan dapat diminimalkan. PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) memiliki unit kerja yang tersebar di seluruh Provinsi Jawa Timur sehingga terdapat potensi ketergantungan terhadap TI yang tinggi. Hal ini memberikan tuntutan adanya suatu mekanisme tata kelola TI yang sesuai dengan standar. C-8-1

2 Ketiadaan tata kelola TI yang jelas akan mengakibatkan permasalahan dalam lingkup TI, seperti munculnya kesenjangan antara perencanaan dengan kebutuhan, penggunaan sumber daya TI yang tidak efisien dan efektif, dan kesenjangan antara kompetensi sumber daya manusia yang ada terhadap kebutuhan. Potensi permasalahan yang muncul berkorelasi dengan potensi keuntungan yang tidak dapat diperoleh karena tidak adanya tata kelola TI yang baik. COBIT digunakan sebagai framework dalam penelitian ini karena obyek tata kelola TI di PTPN XII memiliki kompleksitas dalam area bisnisnya sehingga membutuhkan kesesuaian antara kendali proses bisnis dengan kendali dalam proses TI. Hal lainnya yang menjadi alasan pemakaian COBIT adalah kebutuhan alat bantu untuk mengontrol informasi dan risiko-risiko TI dalam pengelolaan terstruktur pada domain-domain yang relevan dengan lingkungan PTPN XII. Dari paparan di atas memunculkan nilai penting kebutuhan bagi PTPN XII akan adanya suatu kerangka Tata Kelola TI yang sesuai standar. Berdasarkan hal tersebut maka dalam penelitian ini akan dirancang sebuah tata kelola TI untuk PTPN XII dengan menggunakan kerangka kerja Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). METODE Penelitian ini dilakukan secara garis besar terdiri atas delapan tahap, yaitu kajian pustaka, mapping protes TI terhadap framework COBIT, analisis awareness manajemen, penentuan IT processes yang kritikal, pengukuran level kematangan proses, analisis gap, penyusunan tata kelola, dan penyusunan laporan. Tahap kajian pustaka dilakukan dengan pengumpulan teori dan fakta terkait tema penelitian, baik sumber berupa referensi maupun sumber internal di obyek penelitian. Kegiatan di obyek penelitian dilakukan dengan cara pengumpulan dokumen terkait tema penelitian dan wawancara dengan pihak PTPN XII (Persero). Sementara tahap terakhir berupa penyajian hasil penelitian dalam laporan. Tahap Mapping Protes TI Terhadap Framework COBIT Tahap mapping proses TI terhadap framework COBIT dilakukan dengan membandingkan aktivitas TI yang direncanakan akan dilakukan pada tahun 2013 dengan IT Processess pada domain COBIT yang relevan dengan proses tata kelola yang diteliti. Hasilnya berupa sebuah daftar sementara yang memuat beberapa IT Processess yang berkaitan dengan tema penelitian. Daftar IT Processess ini selanjutnya dianalisis lebih dalam untuk mendapatkan IT Processess yang benar-benar dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah yang menggambarkan proses tata kelola yang diteliti. Data yang diolah adalah kegiatan TI yang terdapat pada Rencana Strategis (Renstra) Bidang TI. Tahap Analisis Awareness Manajemen Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai tingkat kepedulian manajemen terhadap kebutuhan akan IT Processess yang ada. Tahap ini dilakukan dengan cara menyebarkan kuesioner kepada responden. Informasi tingkat kepedulian ini diperlukan untuk menjamin validitas jawaban responden pada tahap penelitian selanjutnya. Responden untuk kuesioner kesadaran manajemen adalah Direksi yang membidangi TI, pejabat struktural yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan TI, dan pejabat struktural yang memanfaatkan TI dalam operasional perusahaan, dengan jumlah responden delapan orang. C-8-2

3 Pada tahap ini responden diminta untuk mengisi dua kuesioner yaitu management awareness dan penanggung jawab proses TI. Pada kuesioner management awareness menggunakan skala Likert yang terdiri dari sangat tidak perlu, tidak perlu, bisa diperlukan, perlu, dan sangat perlu umntuk menilai masing-masing IT processes. Sedangkan untuk kuesioner penanggung jawab proses TI, responden diminta mengisi penanggung jawab proses TI dengan pilihan: Bagian TI, Bagian lain, Pihak Eksternal, atau Bagian TI dan Bagian lain. Tahap Penentuan IT Processes yang Kritikal Tahap penentuan IT Processess yang kritikal dilakukan untuk memperoleh IT Processes yang paling relevan dengan tema penelitian. Responden diharapkan menuliskan tingkat kepentingan masing-masing IT Processess terhadap IT Processess lainnya. Penilaian menggunakan skala Likert dengan nilai 1 sampai dengan 9 yang menunjukkan tingkat kepentingan satu IT Processess terhadap IT Processess lainnya. Kuesioner disebarkan kepada responden yang relevan, yang memiliki keahlian dan keterkaitan dengan penerapan tata kelola yang diteliti. Penentuan IT Processess yang paling relevan dilakukan dengan menggunakan metode pengambilan keputusan Analitical Hierarchy Process (AHP) dengan terlebih dahulu menyusun hasil kuesioner yang diperoleh dalam bentuk matrik perbandingan. Dalam melakukan AHP ditetapkan hierarki yang terdiri dari tujuan, kriteria, dan alternatif seperti gambar 1 berikut: PENENTUAN IT PROCESSES YANG KRITIKAL Kecukupan Dana Ketersediaan SDM Kebutuhan Stakeholder Manfaat Gambar 1. Hirarki Penentuan IT Processes yang Kritikal IT Processes yang memiliki bobot paling tinggi selanjutnya ditetapkan sebagai IT Processes yang hendak diukur tingkat kapabilitas dalam tahap berikutnya. Tahap Pengukuran Level Kematangan Proses Pengukuran dilakukan terhadap IT Processess yang telah ditetapkan sebelumnya dengan tujuan untuk mengetahui tingkat kematangan saat ini dan tingkat yang diharapkan. Dilakukan dengan cara menyebarkan kuesioner sekaligus wawancara pada responden yang dipilih dengan menggunakan metode RACI chart. Kuesioner yang disebar secara substansi merupakan alat penilaian tingkat kematangan yang ada di perusahaan, baik tingkat kematangan saat ini (as-is) maupun tingkat kematanganyang diharapkan (to-be). Kuesioner ini menggunakan tool self assessment yang berguna untuk mengetahui tingkat kematangan proses TI, baik tingkat kematangan saat ini ( as-is) maupun tingkat kematangan yang diharapkan ( to-be). Tingkat kematangan akan dibagi ke dalam 6 atribut C-8-3

4 yaitu kepedulian dan komunikasi (AC), kebijakan, perencanaan, dan prosedur (PPP), tools (perangkat) dan otomasi (TA), kecakapan dan keahlian (SE), responsibilitas dan akuntabilitas (RA), dan penetapan tujuan dan pengukuran (GSM). Setiap atribut proses akan mendapatkan nilai kematangan sesuai dengan maturity model pada COBIT. Pada tahap ini dilakukan dua pengujian, yaitu uji reliabilitas dan validitas data dengan menggunakan metode Cronbach s Alpha dan Korelasi Pearson. Selanjutnya dilakukan penghitungan tingkat kematangan sesuai dengan panduan COBIT sebagaimana Tabel 1. Tahap Analisis Gap Tabel 1. Pembobotan Nilai Kematangan Range Nilai Kematangan Tingkat Kematangan 0 0,99 0 Non Existent 1,00 1,99 1 Initial/ Ad Hoc 2,00 2,99 2 Repeatable but Intuitive 3,00 3,99 3 Defined 4,00 4,99 4 Managed and Measurable 5 5 Optimised Pada tahap ini dilakukan pembandingan antara nilai tingkat kematangan ( maturity level) saat ini (as is) dengan yang diharapkan (to be). Jika tingkat kematangan saat ini sudah sama dengan tingkat kematangan yang diharapkan, maka proses TI tersebut sudah baik. Namun jika masih terdapat kesenjangan antara proses TI saat ini dengan yang diharapkan, maka proses tersebut perlu ditingkatkan. Tahap Penyusunan Tata Kelola Pada tahap ini, dilakukan perancangan Tata Kelola TI berdasarkan hasil analisa kesenjangan. Tata kelola ini berupa hal-hal apa saja yang direkomendasikan untuk dilakukan beserta IT Processess-nya agar proses TI bisa sesuai harapan. Rancangan Tata Kelola ini akan memuat Outcome Measures dan Performance Indicators untuk setiap aktivitas proses. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil mapping proses TI terhadap framework COBIT menghasilkan IT processes sebagaimana terlihat pada Tabel 2. No. Tabel 2. Mapping Proses TI Terhadap Framework COBIT Program Kerja 1. Upgrade infrastruktur dengan standar spesifikasi yang ditentukan IT Processes IT Goals AI3 5, 9 PO10 1, 2, Pengembangan Sistem Informasi: AI2 6, 7 PO10 1, 2, Pembuatan prosedur untuk pemeliharaan dan DS13 3, 21, 23 pengelolaan sistem 4. Pengembangan SDM PO7 5, 9 5. Evaluasi pengembangan TI ME1 1, 2, 12, 28 C-8-4

5 Sebagaimana terlihat pada Tabel 2, IT processes hasil mapping adalah: PO7 : Mengelola sumber daya manusia TI (Manage IT Human resources). PO10 : Mengelola proyek (Manage project). AI2 : Perolehan dan pemeliharaan perangkat lunak aplikasi ( Acquire and maintain application software). AI3 : Perolehan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi ( Acquire and maintain technology infrastructure). DS13 : Mengelola operasi (Manage operations). ME1 : Pemantauan dan evaluasi kinerja TI (Monitor and evaluate IT performance). Selanjutnya dilakukan pengujian management awareness atas hasil mapping IT processes dilakukan, dengan hasil sebagaimana Gambar 2. Dari Gambar 2 terlihat bahwa manajemen memandang perlu semua proses TI dengan hasil kuesioner di atas 50%, dan seluruh proses TI tersebut merupakan tanggung jawab Bagaian TI, kecuali AI2. Tingkat Kebutuhan Manajemen Penanggung Jawab Proses TI PO7 PO10 AI2 AI3 DS13 ME Tidak Perlu Ragu Perlu - PO7 PO10 AI2 AI3 DS13 ME1 Bagian TI Bukan Bagian TI Gambar 2. Tingkat Kebutuhan Manajemen dan Penanggung Jawab Proses TI Selanjutnya atas IT processes tersebut dilakukan AHP untuk menentukan IT processes yang kritikal, dengan hasil sebagaimana pada Gambar 3. Gambar 3. Tingkat Diagram Garis Tingkat Prioritas IT processes Sebagaimana pada Gambar 3, IT processes yang selanjutnya diteliti adalah PO7 (Manage IT Human resources). Tahap berikutnya dilakukan pengukuran tingkat kematangan terhadap PO7 dengan tujuan untuk mengetahui tingkat kematangan saat ini dan tingkat yang diharapkan. Pengukuran dilakukan dengan cara menyebarkan kuesioner sekaligus wawancara pada 30 responden yang dipilih dengan menggunakan metode RACI chart. Hasil pengukuran kematangan proses TI PO7 yang dibagi ke dalam 6 atribut, AC, PPP, TA, SE, RA, dan GSM terlihat dalam Gambar 4 berikut: C-8-5

6 Gambar 4. Representasi Tingkat Kematangan pada Proses PO7 Sebelum dilakukan perhitungan tingkat kematangan, terhadap hasil kuesioner telah dilakukan pengujian reliabilitas dan validitas dengan hasil sebagaimana Tabel 3. Tabel 3. Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas JENIS UJI AS IS TO BE 1. UJI VALIDITAS Korelasi Person AC 0,585 0,626 PPP 0,666 0,633 TA 0,544 0,642 SE 0,578 0,490 RA 0,744 0,879 GSM 0,838 0,691 r-tabel 0,361 0,397 Standar r-hitung > r-tabel r-hitung > r-tabel 2. UJI RELIABILITAS Cronbach s Alpha 0,7348 0,7861 Standar > 0,60 > 0,60 Dari Gambar 4 terlihat gap antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan. Untuk mengatasi adanya gap tersebut maka disusunlah tata kelola untuk pengelolaan SDM TI. Tata kelola TI yang dibuat adalah tata kelola yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia di bidang teknologi informasi. Kegiatan TI yang dipilih, dapat dilakukan bottom up pada tujuan TI dan Tujuan bisnis yang sesuai. Dari kegiatan mengelola SDM bidang TI dapat diperoleh tujuan IT dan tujuan bisnis perusahaan yang sesuai. Dari mapping yang dilakukan dapat diketahui bahwa proses PO7 memiliki tujuan (goal) nomot 9: Perolehan dan pemeliharaan kemampuan di bidang TI yang responsif terhadap strategi di bidang TI (Acquire and maintain IT skills that respond to the IT strategy) dan tujuan bisnis nomor 17: memperoleh dan mendapatkan karyawan yang memiliki kemampuan dan motivasi tinggi (acquire an maintain skilled and motivated people). Untuk mengukur efisiensi dan efektivitas capaian penerapan tata kelola teknologi informasi apakah berada pada tingkat kematangan yang diharapkan, digunakan dua jenis alat ukur yaitu indikator kinerja (performance indicator) dan ukuran hasil (outcome measures). Indikator kinerja ( performance indicator) merupakan ukuran yang menunjukkan apakah suatu tujuan kemungkinan besar dapat dicapai atau tidak. Sedangkan tujuan dikatakan telah tercapai jika telah dilakukan pengukuran hasil ( outcome measures) berdasarkan fakta C-8-6

7 bahwa suatu proses/kegiatan telah selesai dilakukan. Hal ini berarti bahwa indikator kinerja tidak perlu menunggu selesainya suatu aktivitas. Indikator kinerja menggunakan alat ukur (metric) yang sama dengan yang digunakan oleh ukuran hasil untuk mengukur capaian tujuan level di bawahnya. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Capaian tingkat kematangan kondisi saat ini tersebar merata pada level 1 (Initial/Ad Hoc) pada atribut TA, RA dan GSM dan level 2 (Repeatable but Intuitive) pada atribut AC, PPP, dan SE. 2. Capaian tingkat kematangan kondisi yang diharapkan sebagian besar berada di level 4 yaitu Managed and Measurable, kecuali atribut TA, yang berada pada tingkat kematangan level 3 (Defined Process). 3. Rekomendasi perbaikan diterapkan terlebih dahulu pada atribut TA, RA dan GSM agar berada pada tingkat kematangan level 2, selanjutnya rekomendasi perbaikan diterapkan untuk seluruh atribut agar bersama-sama menuju pada tingkat kematangan level 3. Berikutnya rekomendasi perbaikan hanya diterapkan untuk atribut AC, PPP, TA, SE, RA dan GSM agar mencapai tingkat kematangan level Model tata kelola yang disusun telah sesuai dengan model tata kelola TI sebagaimana disyaratkan dalam panduan COBIT. Untuk memperbaiki hasil penelitian ini, maka sarannya adalah: 1. Untuk mendukung efektifitas penerapan pengelola sumber daya manusia TI, Direktur PTPN XII perlu menyusun sistem pengelolaan SDM TI di perusahaan yang meliputi kebijakan pengelolaan SDM, membangun praktek sumber daya manusia TI yang profesional, memanfaatkan personal TI secara efektif, dan pengembangan sumber daya manusia TI yang berkesinambungan. 2. Rancangan model pengelolaan sumber daya manusia TI pada PTPN XII perlu disempurnakan melalui umpan balik atas setiap permasalahan yang terjadi pada saat melakukan implementasi. 3. Rancangan model pengelolaan sumber daya manusia TI pada PTPN XII dapat dijadikan acuan bagi perusahaan agrobisnis sejenis. DAFTAR PUSTAKA BPKP, (2012), Laporan Hasil Assessment GCG PT Perkebunan Nusantara XII (Persero) Tahun 2011, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, Surabaya. Davis, Gordon B. dan Hamilton, Scott, (1993), Managing Information, Business One Irwin, Illinois. International Organization for Standardization, (2008), Corporate Governance of Information Technology, ISO/IEC 38500:2008, International Organization for Standardization, Geneva. ISACA, (2012), Implementation, COBIT 5 An ISACA Framework, ISACA. IT Governance Institute, (2007a), COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models, IT Governance Institute. IT Governance Institute, (2007b), IT Governance Implementation Guide, IT Governance Institute. C-8-7

8 IT Governance Institute, (2000), COBIT 3 rd Implementation Tool Set, IT Governance Institute. Kementerian BUMN, (2011), Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara, Kementerian Badan Usaha Milik Negara, Jakarta. Kementerian BUMN, (2012), Keputusan Sekretaris Menteri BUMN No. SK-16/S.MBU/2012, tanggal 6 Juni 2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara, Kementerian Badan Usaha Milik Negara, Jakarta. Merriam-Webster, (2010), Merriam-Webster Online Dictionary, (diakses tanggal 23 September 2013). O Brein, James A., (2004), Management Information System, Sixth Edition, McGraw- Hill/Irwin. Presiden RI, (2011), Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Perubahan Ketiga atas Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun 2006 tentang Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional, Jakarta. Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, (2008), Kamus Bahasa Indonesia, Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta. PTPN XII, (2010), Master Plan Pengembangan TI PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), PT Perkebunan Nusantara XII (Persero), Surabaya. Spafford, George, (2003), The Benefit of Standard IT Governance Framework, ITSM Watch, Surendro, Kridanto, (2009), Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi, Penerbit Informatika, Bandung. Weill, Peter dan Ross, Jeanne W., (2004), IT Governance: How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results, Harvard Business School Press, Boston. C-8-8