BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Transkripsi

1 126 BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1. Strategi Sistem Informasi Adapun strategi-strategi SI yang diusulkan pada masa mendatang akan dijabarkan sebagai berikut : 1. Sistem Online Berbasis Web Sistem ORICO yang ada di PT. Orindo Alam Ayu saat ini belum terintegrasi secara online dan tidak terpusat, sehingga data-datanya tidak terintegrasi, oleh karena itu menyulitkan para anggotanya untuk memantau jumlah poin mereka dan downline nya. Selama ini, proses penghitungan poin masih menggunakan sistem eksport import data dengan FTP (File Transfer Protocol), dimana tiap kantor cabang mengeksport datanya ke kantor pusat dan kantor-kantor cabang lain, sementara itu, kantor yang dikirimi data harus mengimport data yang telah dikirim. Hal ini harus dilakukan sesering mungkin agar data yang dimiliki tiap kantor selalu terbaru. Salah satu masalah yang paling sering dihadapi adalah pada saat penutupan poin, dimana kantor pusat harus menunggu kiriman data dari tiap kantor cabang untuk membuat rekapitulasi poin konsultan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem online berbasis web, diharapkan dapat membantu anggota untuk memantau

2 127 poinnya secara real time dan memudahkan proses rekonsiliasi data di kantor pusat. Dengan masalah yang ada ini, maka kami memberi usulan kepada PT. Orindo Alam Ayu untuk mengaplikasikan sistem online berbasis web. Sistem online berbasis web adalah aplikasi atau layanan yang terletak dalam satu server dan dapat diakses melalui web browser dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun selama tersedia koneksi internet. Dengan sistem online berbasis web ini, semua data penjualan dan poin menjadi tersentralisasi hanya pada satu server ORICO yang terletak di kantor pusat sehingga data yang didapat oleh anggota PT. Orindo Alam Ayu selalu update. antara lain: Modul-modul yang didukung oleh sistem online berbasis web ini - Inventory Management System, yang menyimpan dan mengelola semua data-data mengenai operasi, seperti stok produk dan pengadaan yang ada di semua kantor cabang. Pada modul ini, terdapat fitur-fitur tambahan seperti : - Stock Alert, merupakan peringatan jika stok produk mencapai angka minimal, hal ini dimaksudkan agar stok produk dapat terjaga. - Analytic & Forecasting adalah fitur yang dapat membantu karyawan dalam menganalisa informasi mengenai barang,.

3 128 Seperti kebutuhan barang (forecast product), dan tingkat penjualan produk. - POS System, adalah modul yang menangani transaksi pemesanan dan pembayaran. Modul ini akan terintegrasi di server pusat dengan Inventory & Procurement Management System dan Cash and Financial System agar data data penjualan dan poin anggota dari seluruh cabang dapat segera ter-update. - Consultant Information System, adalah modul yang menyimpan dan mengolah data-data mengenai anggota, baik poin, jaringan konsultan, level Anggota, hingga keuangan. Dengan sistem online ini, para anggota dapat mengetahui jumlah poinnya kapan saja, tanpa harus menunggu update dari kantor cabang. Serta untuk manager penjualan, modul ini dapat menjadi strategic tools dalam menganalisa Anggota secara lebih mendalam seperti analisa tingkat pembelian dan kenaikan level Anggota ke dalam bentuk laporan yang lebih inforrmatif. - Cash and Financial System, adalah modul yang mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi di semua kantor cabang. Selain itu, modul ini juga dapat membuat laporan dari semua transaksi tersebut dan dapat menyajikanya ke dalam berbagai komponen analisa (bentuk chart, table, metric, gauge) sehingga memudahkan bagi kepala divisi untuk mengambil keputusan.

4 129 - Partner System,, adalah modul mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proses pengadaan pada PT. Orindo Alam Ayu, adapun fiturfitur yang terdapat pada modul ini adalah sebagai berikut : - Partner Recruiting, merupakan fitur untuk melakukan perekrutan vendor. Didalam fitur ini terdapat menu Registrasi, Kualifikasi (menentukan persyaratan vendor), track partner progress (mengikuti perkembangan mengenai vendor yang bersangkutan). - Partner Management, menampilkan informasi-informasi mengenai data vendor atau pemasok, seperti profil, kinerja, serta porfolio vendor. - Partner Sales, pada fitur ini terdapat menu deal registration (melakukan kontrak pembelian barang), memantau proses pengiriman barang dari vendor, dan pricing (memantau harga-harga yang ditawarkan oleh beberapa vendor dari produk yang sejenis sehingga perusahaan bisa menentukan vendor yang terbaik). Keuntungan menggunakan aplikasi web ini antara lain adalah : a. Biaya untuk instalasi aplikasi di sisi klien dapat dikurangi. b. Lebih mudah untuk diupgrade. Biaya perawatan dan upgrade lebih murah karena hanya mengubah di sisi server.

5 130 c. Tidak perlu memikirkan masalah sistem operasi karena secara default sebuah sistem operasi sudah dilengkapi web browser. d. Aplikasi berbasis web dapat di kolaborasikan dengan aplikasi lain seperti, Microsoft Office, Lotus Notes, Microsoft Outlook, dan lain-lain. Untuk mendukung kinerja dari sistem online berbasis web, maka PT. Orindo Alam Ayu harus meningkatkan kualitas dari jaringan internet yang sudah ada sebelumnya, yaitu dengan cara meningkatkan kapasitas bandwidth di kantor pusat maupun di kantor cabang. Kami mengusulkan peningkatan bandwidth di kantor pusat sebesar 5Mbps, dan peningkatan bandwidth di kantor cabang sebesar 1Mbps. Selain itu, juga diperlukan adanya IP statis pada aplikasi web terintegrasi, yang nantinya IP statis tersebut akan dipublish ke seluruh komputer yang terdapat di kantor pusat maupun kantor cabang, sehingga dapat diakses oleh seluruh karyawan yang berwenang. Dengan adanya peningkatan seperti diatas, maka diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja proses bisnis perusahaan. 2. Human Capital Management System Pada saat ini, bagian HRD pada PT. Orindo Alam Ayu berada di bawah divisi finance karena mereka hanya memiliki satu fungsi yaitu yang bertanggungjawab mengenai payroll atau penggajian karyawan.

6 131 Untuk itu, usulan yang kami tawarkan kepada PT. Orindo Alam Ayu antara lain adalah mengimplementasikan Human Capital Management System (HCMS) yang dapat mengelola data-data, penggajian dan pengembangan personal karyawan serta perekrutan. Fitur-fitur pada HCMS antara lain : Gambar 4.1 Elemen-Elemen dari Human Capital Management - Recruitment Komponen Recruitment ini dapat membantu dalam proses perekrutan karena menyediakan bantuan untuk melakukan Profile Matchup antara lamaran yang masuk dengan persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, terdapat juga fitur Applicant

7 132 Correspondence yang dapat membantu bagian HRD dalam urusan surat menyurat dengan para calon karyawan. - Personnel Management Komponen ini menyediakan bantuan untuk mengelola data-data mengenai karyawan antara lain data jabatan, gaji, personal dan waktu kerja. Integrasi antara fitur Recruitment dan Personnel Management memungkinkan data calon karyawan yang telah diterima bekerja di perusahaan dapat langsung ditransfer menjadi data karyawan. - Personnel Development Dalam komponen Personnel Development, maka staf HRD dapat merencakanan dan merealisasikan pengembangan pelatihan untuk para karyawan dan dapat berintegrasi dengan Training Management dan data yang telah didapat dari hasil training dapat disimpan dalam data karyawan sebagai kualifikasinya sekarang. Kebutuhan Personnel Development adalah hasil dari perbandingan antara kebutuhan pekerjaan dan kualifikasi yang dimiliki karyawan saat ini. - Training Management Training Management adalah komponen yang dapat mendukung staff HRD untuk merencanakan, mengekse kusi dan mengelola pelatihan-pelatihan untuk karyawan. Komponen ini terintegrasi dengan banyak komponen antara lain komponen Personnel Development yang dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan keterampilan karyawan.

8 133 - Time Management Komponen ini berfungsi untuk merencanakan, mencatat, dan menilai kehadiran dan absensi karyawan yang nantinya akan berpengaruh pada payroll dan appraisal. - Appraisals Komponen Appraisals ini mendukung untuk proses penilaian dengan standar objektivitas yang tinggi karena data yang didapat tidak hanya dari komponen Time Management namun juga dari Personnel Development dan memungkinkan juga penilaian dari atasan, bawahan, maupun rekan sekerja. Hasil dari data ini akan dimasukkan ke dalam data karyawan sebagai penilaian. - Payroll Komponen Payroll ini berintegrasi dengan banyak komponen antara lain data karyawan untuk mengetahui kualifikasinya, dan data dari Time Management mengenai absensi. Selain itu, komponen ini juga dapat berintegrasi dengan sistem akuntansi yang ada sebagai pencatatan keuangan. - Personnel Cost Planning Komponen ini digunakan untuk merencanakan pembiayaan untuk pengembangan karyawan dalam komponen Training Management. Setelah perencanaan pembiayaan dibuat, maka data dapat ditransfer ke bagian akuntansi untuk dimasukkan ke dalam perencanaan keuangan perusahaan.

9 Strategi Teknologi Informasi Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan Rekomendasi Hardware Berdasarkan analisis lingkungan internal SI/TI pada PT. Orindo Alam Ayu., maka perusahaan disarankan untuk menambah beberapa perangkat keras dari sistem yang sudah berjalan saat ini. Hal ini dimaksudkan untuk mendukung kinerja perusahaan baik dari segi level strategis, taktis maupun operasional, agar dapat sejalan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang direkomendasikan adalah : JENIS SPESIFIKASI FUNGSI SERVER Motherboard Ultra SLI, FSB 1600/1333/1066/800MHz, Dual Channel DDR3, USB 2.0, FireWire, Audio Web Server dan Back-up Server Network Controller 2 x NC382i Dual Port Storage Controller P410i/256MB Controller Server RAID SCSI Controller Power Supply 460 Watt Hot Plug Power Supply Processor 2.53 GHz, QPI 5.86, 8 MB Cache, Quad Core, Socket LGA1366 (No HSF)

10 135 Memory DDR3 2x 2GB DDR PC , XMS3 - Xtreme Performance Hard Drive ATA / SATA 320GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache Graphic Card 512MB DDR3, 256-bit, DVI, TV-Out, HDMI HDTV, PCI-e x Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps DVD-RW, Keyboard, Mouse,Monitor WORKSTATION Processor - Clock Speed 2.7GHz, Dual Core, L2 Cache 1MB, HyperTransport FSB up to 16Gb/s, Socket AM2+ Memory DDR2-1024MB DDR2 667 PC-5300, 16 IC Hard disk - 160GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache Graphic Card 256MB DDR2, 64-bit, DVI, TV-Out, HDTV, PCI-e x16 Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft Windows Vista DVD-RW, Keyboard, Mouse, Monitor Client ROUTER - W.A.P 54/300 Mbps + Router 4 port 10//100/1000 Mbps Penghubung antar dua atau lebih jaringan

11 136 SWITCH 24 Port; 10/100/1000 Mbps Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN FIREWALL Firewall version with McAfee Antivirus Penghambat serangan Tabel 4.1 Rekomendasi Hardware Arsitektur Jaringan Gambar 4.2 Arsitektur Jaringan

12 Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI Di dalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut khususnya pada keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja yang berhak mengakses data tertentu yang disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka, sangat direkomendasikan untuk diterapkan guna menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan. Salah satu hal yang diusulkan untuk menjaga data perusahaan yang ada adalah dengan cara melakukan backup data. Backup adalah proses membuat duplikasi file atau database dan informasi di tempat yang terpisah. Ada 3 jenis backup data yang bisa dipertimbangkan perusahaan, yaitu : - Backup penuh (Full Backup) Full backup adalah menyalin semua data termasuk folder ke media lain. Oleh karena itu, hasil full backup lebih cepat dan mudah saat operasi restore. Namun pada saat pembuatannya membutuhkan waktu dan ruang yang sangat besar. - Backup peningkatan (Incremental Backup)

13 138 Incremental backup adalah menyalin semua data yang berubah sejak terakhir kali melakukan full backup atau differential backup. Incremental backup disebut juga differential backup. Kelebihan: Membutuhkan waktu yang lebih singkat. Jika banyak melakukan incremental backup, maka data yang di-backup semakin kecil ukurannya. Backup ini lebih cepat daripada full backup dan membutuhkan tempat sementara yang lebih kecil daripada yang dibutuhkan oleh full backup. Kekurangan: Waktu untuk restore sangat lama - Backup Cermin (Mirror Backup) Mirror backup sama dengan full backup, tetapi data tidak di padatkan atau dimampatkan (dengan format.tar,.zip, atau yang lain) dan tidak bisa di lindungi dengan password. Dapat juga diakses dengan menggunakan tools seperti Windows Explorer. Mirror backup adalah metode backup yang paling cepat bila dibandingkan dengan metode yang lain karena menyalin data dan folder ke media tujuan tanpa melakukan pemadatan. Tapi hal itu menyebabkan media penyimpanannya harus cukup besar Perencanaan Biaya Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya di dalam pengadaan

14 139 serta penambahan infrastruktur maupun asset teknologi dan juga kebutuhan biaya di dalam pengembangan SI/TI yang dibuat secara jangka panjang oleh divisi IT untuk PT. Orindo Alam Ayu. Berikut rincian perencanaan biaya untuk upgrade spesifikasi notebook/desktop dan server dan juga biaya usulan aplikasi yang diusulkan.

15 Usulan Hardware Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga (Rp) Processor Clock Speed 2.7GHz, Dual Core, L2 Cache 1MB, HyperTransport FSB up to 16Gb/s, Socket AM2+ Memory DDR2 1024MB DDR2 667 PC-5300, 16 IC Hard disk 160GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache Graphic Card MB DDR2, 64-bit, DVI, TV-Out, HDTV, PCI-e x16 Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft Windows Vista DVD-RW, Keyboard, Mouse, Monitor TOTAL Tabel 4.2 Perkiraaan Biaya Hardware (Workstation) (sumber :

16 141 Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga (Rp) Motherboard Ultra SLI, FSB 1600/1333/1066/800MHz, Dual Channel DDR3, USB 2.0, FireWire, Audio Network Controller 2 x NC382i Dual Port Storage Controller P410i/256MB Controller Server RAID SCSI Controller Power Supply 460 Watt Hot Plug Power Supply Processor 2.53 GHz, QPI 5.86, 8 MB Cache, Quad Core, Socket LGA1366 (No HSF) Memory DDR x 2GB DDR PC , XMS3 - Xtreme Performance Hard Drive ATA / SATA 320GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache Graphic Card MB DDR3, 256-bit, DVI, TV-Out, HDMI HDTV, PCI-e x Network Interface (NIC) kecepatan 10 / Mbps DVD-RW, Keyboard, Mouse,Monitor TOTAL Tabel 4.3 Perkiraan Biaya Hardware (Server) (sumber :

17 142 Spesifikasi Upgrade jaringan Jumlah Harga/unit Harga (Rp) Router Switch Firewall Bandwidth Upgrade Bandwidth kantor pusat 5Mbps Bandwidth Upgrade Bandwidth kantor cabang 1,5Mbps TOTAL Tabel 4.4 Perkiraan Biaya Jaringan 2. Usulan Aplikasi Aplikasi BIAYA (Rp) Integrated Web-Based Application HCMS TOTAL Tabel 4.5 Perkiraan Biaya Aplikasi

18 143 Total Keseluruhan Biaya Pengembangan Rincian Pengembangan Total Biaya (Rp) Upgrade PC desktop Upgrade server Upgrade jaringan Usulan Aplikasi TOTAL Tabel 4.6 Total Perkiraan Biaya keseluruhan Jadwal Implementasi ACTIVITY PLANNING Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3 Strategi Bisnis SI: Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 - Persiapan Sistem Online - Implementasi Sistem Online - Implementasi HCMS - Pemantauan Kinerja Sistem Online Strategi Manajemen SI/TI: - Pembenahan struktur organisasi - Pelatihan

19 144 Strategi TI: - Pembelian PC desktop/notebook - Relokasi PC desktop/notebook - Upgrade server - Pembenahan jaringan - Maitenance SI/TI Tabel 4.7 Jadwal Implementasi 4.3. Strategi Bisnis SI Strategi bisnis SI adalah salah satu bentuk hasil/output dari proses perencanaan strategi SI/TI, strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem dan teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pencapaian visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. Berikut dibawah ini adalah rekomendasi usulan kami dalam mengembangkan strategi bisnis SI pada PT. Orindo Alam Ayu.

20 Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis. Berdasarkan analisis pada area, fungsi dan proses bisnis pada bab sebelumnya, dapat dilihat bahwa perlu adanya penambahan beberapa fungsi dan proses bisnis baru pada beberapa area fungsional perusahaan. Berikut ini adalah rekomendasi area, fungsi dan proses bisnis yang baru pada PT. Orindo Alam Ayu: Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis Finance Perencanaan Keuangan Membuat Perencanaan keuangan perusahaan. Menyusun budget perusahaan. Pembelian Barang Mengecek hasil forecast order dari sub-divisi forecasting. Melakukan pembelian barang ke pemasok. Melakukan pembayaran ke pemasok Membuat laporan pembelian barang. Akuntansi Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran uang kas. Membuat laporan neraca keuangan secara periodik. Melakukan penghitungan pajak. Melakukan rekapitulasi point Anggota Audit keuangan.

21 146 Perbendaharaan Menyiapkan, mengelola, dan mempertanggungjawabkan kas. Mengawasi semua jenis kegiatan yang berkaitan dengan keuangan. Pemantauan piutang Memberikan piutang kepada Anggota berdasarkan level Anggota. Mengawasi piutang-piutang Anggota. Membuat laporan piutang. Pengelolaan Inventory kantor Pemeliharaan gedung Pengadaan peralatan kantor HRD* Perekrutan karyawan Memelihara peralatan kanto Mengadakan tes untuk calon karyawan Melakukan seleksi. Penempatan Karyawan Absensi karyawan Mencatat jumlah jam kerja karyawan. Membuat penilaian kinerja karyawan. Penggajian Karyawan Menilai kinerja karyawan Mengatur gaji karyawan. Membuat laporan gaji karyawan. Menganalisa absensi karyawan. Pelatihan Karyawan* Membuat jadwal pelatihan karyawan. Menyeleksi karyawan yang akan

22 147 diberi pelatihan. Membuat laporan hasil pelatihan karyawan. Marketing Penentuan data produk Menganalisa harga berdasarkan tingkat permintaan produk, kurs valuta asing, manfaat serta mutu dan kualitas produk yang di tawarkan. Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer Merancang dan membuat konsep katalog, newsletter, dan flyer Mendistribusikan hasil katalog, newsletter, dan flyer Mengadakan event dan Beauty Training Merancang konsep event dan Beauty training Melaksanakan konsep tersebut. Evaluasi dan pelaporan hasil event dan Beauty training. Pengelolaan Website Operation Pengiriman barang Mengelola website (update isi website) Pembuatan DO Pengelolaan persediaan Pemantauan alur distribusi barang ke kantor cabang. Pemantauan jumlah stok barang di gudang. Penerimaan barang Forecasting Mengestimasi jumlah barang yang akan di beli. Pendaftaran Constultant Memberikan pelayanan kepada anggota antara lain dalam proses pendaftaran dan pembelian

23 148 produk. Pengelolaan IT Menjaga sistem tetap berjalan. Memantau dan mengelola database. Membuat laporan mengenai masalah dan solusi yang terjadi di SI/TI perusahaan. Pusat Pelayanan Menerima keluhan dan saran dari Anggota Menjawab keluhan dan memproses saran Consultan. Network Operation Management* Memantau seluruh jaringan di perusahaan. Melakukan perbaikan apabila koneksi jaringan bermasalah. Pemeliharaan SI/TI* Membuat jadwal pemeliharaan SI/TI secara periodik. Menentukan budget dalam pemeliharaan SI/TI Membuat laporan mengenai hasil pemeliharaan. Sales Penjualan produk. Membuat perencanaan penjualan produk. Menganalisa hasil penjualan. Membuat laporan penjualan Pemantauan Anggota Update Informasi Anggota Tabel 4.8 Area, fungsi, dan proses bisnis Analisa Pembelian Anggo

24 149 Entitas-entitas kunci atau subjek data baru yang dihasilkan dari dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis yang baru adalah sebagai berikut : - Pelatihan* - Network Operation Management* - Pemeliharaan SI/TI* Keterangan : Tanda * : Usulan Penjelasan mengenai usulan fungsi bisnis baru adalah sebagai berikut : Rekomendasi penambahan fungsi bisnis pada HRD: Pelatihan Tujuan dari penambahan fungsi baru ini berkenaan dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia guna menambah nilai dari perusahaan itu sendiri, dan di perusahaan PT. Orindo Alam Ayu, fungsi bisnis mengenai pelatihan dan pengembangan karyawan dirasa masih kurang, dan belum berorientasi secara maksimal dalam mendukung perusahaan mencapai tujuan strategisnya. Untuk itu kami memberikan usulan agar fungsi pelatihan ini lebih difokuskan oleh bagian HRD dalam rangka menambah competitive advantage bagi perusahaan.

25 150 Rekomendasi penambahan fungsi bisnis pada Operation : Network Operation Management. Fungsi bisnis yang kami usulkan ini berdasarkan hasil strategi TI yaitu mengintegrasikan proses bisnis kantor cabang dengan pusat dengan menggunakan aplikasi web-based sistem. Fungsi bisnis ini berperan penting dalam pemeriksaan data jaringan, menjaga keamanan jaringan perusahaan dari kemungkinan kerusakan maupun pencurian pemantauan proses pengiriman data, serta mengantisipasi adanya kendala teknis khususnya pada area jaringan. Pemeliharaan SI/TI Fungsi bisnis yang baru ini berperanan penting dalam pemeriksaan harian kesiapan dari seluruh sistem, pemeliharaan jaringan komputer di dalam perusahaan, menjaga integritas dari sistem/aplikasi yang ada di dalam perusahaan serta melakukan perawatan dan perbaikan komponen SI/TI perusahaan. Pada akhirnya, fungsi-fungsi baru dalam divisi HRD dan Operation yang direkomendasikan ini nantinya akan saling berkolaborasi dengan fungsi-fungsi lainnya untuk membangun suatu perencanaan strategis yang baik, handal dan tentu saja sebagai salah satu kunci utama yang dapat memberikan suatu keunggulan bersaing bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis.

26 151 No. Divisi Subyek Data 1. Finance Pembelian Keuangan Budget Pajak Piutang Bonus Anggota Perlatan Kantor 2. HRD* Karyawan Absensi Penggajian, tunjangan, dan bonus Kinerja Pelatihan* 3. Marketing Produk, Flyer Event Katalog Beauty Training Content Web 4. Operation Pemasok Persediaan DO Forecast product Hardware Software Jaringan Keluhan dan saran Pemeliharaan SI/TI* Problem and Solution SI/TI* 5. Sales Penjualan Consultant Laporan Consultant Tabel 4.9 Subjek Data Selain rekomendasi fungsi baru dalam divisi HRD dan Operation ini, diperlukan juga penambahan beberapa subjek data yaitu : Data Pelatihan Data yang di handle oleh bagian HRD dan mempunyai beberapa identitas seperti jadwal pelatihan, nama pelatihan, karyawan yang mengikuti pelatihan.

27 152 Jadwal Maintenance SI/TI Data mengenai jadwal-jadwal yang telah ditentukan untuk melakukan pemeliharaan terhadap aset SI/TI yang dimiliki perusahaan. Problem and Solution IT Data mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan Teknologi Informasi (hardware, software, jaringan, keamanan) serta penyelesaian dari masalah tersebut dan disimpan sebagai informasi dalam pencegahan masalah yang serupa pada masa yang akan datang Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

28 Subyek Data 153 Fungsi Bisnis Pembelian Keuangan Budget Pajak Piutang Point Consultant Feedback Report Karyawan Absensi Penggajian, tunjangan, bonus Kinerja Pelatihan* Produk Event Katalog, Flyer Beauty Training Pemasok Persediaan Delivery order Forecast Product Peralatan Kantor Hardware Software Jaringan Jadwal Maintenance SI/TI* Problem & Solution TI* Penjualan Consultant Laporan Consultant Keluhan dan Saran Perencanaan Keuangan R C C R R Pembelian Barang C R R Akuntansi R R C R R R R R R R Perbendaharaan R R R R C Pemantauan Piutang C R Pengelola keluhan keuangan C R R Perekrutan Karyawan C Absensi Karyawan R C C Penggajian Karyawan R R R C R Pelatihan Karyawan* R C Penentuan Produk Harga R C Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer R R C Mengadakan event dan Beauty Training R R C C Pengiriman Barang R C R R Pengelolaan Persediaan R R C R R R R R Forecasting R R R C Pendaftaran Consultant C Inventory Kantor R C C C C Network Operation Management* C IT Administrator* R R R C Pemeliharaan SI/TI* R R R C Penjualan Produk R R C R Pemantauan Counstultant R C Pusat Pelayanan R C Tabel 4.10 Clustering Matriks tahap ke-1

29 Subyek Data 154 Fungsi Bisnis Keuangan Budget Pembelian Pajak Point Consultant Piutang Feedback Report Karyawan Absensi Kinerja Penggajian, tunjangan, bonus Pelatihan* Produk Katalog, Flyer Event Beauty Training Delivery order Persediaan Forecast Product Consultant Pemasok Peralatan Kantor Hardware Software Jaringan Problem & Solution TI* Jadwal Maintenance SI/TI* Penjualan Laporan Consultant Keluhan dan Saran Perencanaan Keuangan C C R R R Pembelian Barang C R R Akuntansi R R C R R R R R R R Perbendaharaan R R R C R Pemantauan Piutang C R Pengelola keluhan keuangan C R R Perekrutan Karyawan C Absensi Karyawan R C C Penggajian Karyawan R R R R C Pelatihan Karyawan* R C Penentuan Produk Harga R C Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer R R C Mengadakan event dan Beauty Training R R C C Pengiriman Barang R C Pengelolaan Persediaan R R C R R R R R Forecasting R R R C Pendaftaran Consultant C Inventory Kantor R C C C C Network Operation Management* C IT Administrator* R R R C Pemeliharaan SI/TI* R R R C Penjualan Produk R R R C Pemantauan Counstultant R C Pusat Pelayanan R C Tabel 4.11 Clustering Matriks tahap ke-2

30 Subyek Data 155 Fungsi Bisnis Keuangan Budget Pembelian Pajak Point Consultant Piutang Feedback Report Karyawan Absensi Kinerja Penggajian, tunjangan, bonus Pelatihan* Produk Katalog, Flyer Event Beauty Training Delivery order Persediaan Forecast Product Consultant Pemasok Peralatan Kantor Hardware Software Jaringan Problem & Solution TI* Jadwal Maintenance SI/TI* Penjualan Laporan Consultant Keluhan dan Saran Perencanaan Keuangan C C R R R Pembelian Barang C R R Akuntansi R R C R R R R R R R Perbendaharaan R R R C R Pemantauan Piutang C R Pengelola keluhan keuangan C R R Perekrutan Karyawan C Absensi Karyawan R C C Penggajian Karyawan R R R R C Pelatihan Karyawan* R C Penentuan Produk Harga R C Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer R R C Mengadakan event dan Beauty Training R R C C Pengiriman Barang R C Pengelolaan Persediaan R R C R R R R R Forecasting R R R C Pendaftaran Consultant C Inventory Kantor R C C C C Network Operation Management* C IT Administrator* R R R C Pemeliharaan SI/TI* R R R C Penjualan Produk R R R C Pemantauan Counstultant R C Pusat Pelayanan R C Tabel 4.12 Clustering Matriks tahap ke-3

31 156 Subyek Data Fungsi Bisnis Keuangan Budget Pembelian Pajak Point Consultant Piutang Feedback Report Karyawan Absensi Kinerja Penggajian, tunjangan, bonus Pelatihan* Produk Katalog, Flyer Event Beauty Training Delivery order Persediaan Forecast Product Consultant Pemasok Peralatan Kantor Hardware Software Jaringan Problem & Solution TI* Jadwal Maintenance SI/TI* Penjualan Laporan Consultant Keluhan dan Saran Perencanaan Keuangan C C R R R Pembelian Barang C R R Akuntansi R R C R R KEUANGAN R R R R R Perbendaharaan R R R C R Pemantauan Piutang C R Pengelola keluhan keuangan C R R Perekrutan Karyawan C Absensi Karyawan R C C HRD Penggajian Karyawan R R R R C Pelatihan Karyawan* R C Penentuan Produk Harga R C Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer R R C MARKETING Mengadakan event dan Beauty Training R R C C Pengiriman Barang R C Pengelolaan Persediaan R C R R R R R Forecasting R R R C Pendaftaran Consultant C Inventory Kantor R OPERATION C C C C Network Operation Management* C IT Administrator* R R R C Pemeliharaan SI/TI* R R R C Penjualan Produk R R R C Pemantauan Counstultant R C Pusat Pelayanan R SALES C Tabel 4.13 Clustering Matriks tahap ke-4

32 Rekomendasi Entity Relationship Diagram Dengan dihasilkannya entitas-entitas kunci atau entitas kelompok/subjek data baru, maka diperlukan untuk menggambarkan kembali entity relationship diagram (ERD). Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas- entitas kunci atau entitas kelompok/subjek data perusahaan. Berikut ini adalah entity relationship diagram (ERD) yang diusulkan. Gambar 4.3 Rekomendasi ERD pada PT. Orindo Alam Ayu

33 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis serta proses pengelompokan/clustering matriks memperlihatkan adanya penambahan dan perubahan beberapa area dan beberapa fungsi bisnis dalam perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan pemetaan kembali matriks fungsi bisnis vs unit organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh suatu unit organisasi terhadap fungsi- fungsi bisnis dalam perusahaan berdasarkan hasil pengelompokan/clustering matriks dan dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis yang diusulkan. Berikut ini adalah matriks fungsi bisnis vs unit organisasi yang diusulkan.

34 Unit Organisasi 159 Fungsi Bisnis Finance HRD* Marketing Operation Sales Perencanaan Keuangan * Pembelian Barang * Akuntansi * Perbendaharaan * Pemantauan Piutang * Pengelola keluhan keuangan * Perekrutan Karyawan * Absensi Karyawan * Penggajian Karyawan * Pelatihan Karyawan* * Penentuan Harga Produk * Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer * Mengadakan event dan Beauty Training * Pengiriman barang * Pengelolaan Persediaan * Forecasting * Pendaftaran Consultant * Inventory Kantor * Network Operation Management* * IT Administrator* * Pemeliharaan SI/TI* * Penjualan Produk Pemantauan Counstultant Pusat Pelayanan * * * Tabel 4.14 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

35 Strategi Manajemen SI/TI Strategi Manajemen SI/TI adalah strategi yang mencakup keseluruhan elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan, strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, kebijakan yang berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, dan kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan Rekomendasi Kebijakan dengan Pemasok/ Penyedia Layanan. Selama ini PT. Orindo Alam Ayu berlangganan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network) kepada salah satu penyedia layanan telekomunikasi di Indonesia Namun, masalah yang sering terjadi adalah mengenai line telepon berlangganan yang digunakan untuk layanan pesan antar ini. Para anggota seringkali sulit menghubungi line telepon ini, padahal PT. Orindo Alam Ayu telah menyewa 60 line telepon untuk memenuhi kebutuhan layanan pesan antar ini. Pada kenyataannya seringkali 50% dari line itu down dan tidak bisa dihubungi. Usulan dari kami adalah melakukan perjanjian tertulis dengan penyedia layanan telekomunikasi yang digunakan oleh PT. Orindo Alam Ayu untuk mengawasi line yang disewa oleh PT. Orindo Alam Ayu agar line

36 161 yang telah disewa dapat digunakan secara maksimal dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para anggotanya Rekomendasi Struktur Organisasi Oleh karena adanya penambahan beberapa fungsi baru dan pemisahan divisi berdasarkan rekomendasi Area, fungsi, dan proses bisnis, PT. Orindo Alam Ayu harus melakukan perubahan pada struktur organisasinya yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki, serta mengoptimalkan fungsi dan proses bisnis serta kinerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Berikut ini adalah gambar rekomendasi struktur organisasi pada PT. Orindo Alam Ayu.

37 Gambar 4.4 Rekomendasi Struktur Organisasi Kantor Pusat PT. Orindo Alam Ayu 162

38 163 Berdasarkan analisa struktur organisasi pada bab sebelumnya, maka diusulkan struktur organisasi baru, dimana terdapat perubahan pada struktur organisasi dengan menaikkan HRD yang sebelumnya adalah subdivisi dari Finance menjadi sebuah divisi agar dalam melakukan pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia khususnya karyawan di PT. Orindo Alam Ayu lebih baik dan terfokus. Adapula penambahan sub sub-divisi dari TI, yaitu Network Operation dan Maintenance berdasarkan usulan penggunaan jaringan data terpusat yang membutuhkan kedua fungsi tersebut agar proses aliran data dan informasi interal perusahaan berjalan baik Rekomendasi Kualifikasi Personil/Karyawan Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan tergantung dari kualitas personil divisi TI yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena adanya penambahan fungsi baru pada divisi IT maka diperlukan penambahan staf pada divisi IT. Berikut ini direkomendasikan untuk kualifikasi staf baru yang harus dimiliki oleh divisi IT, yaitu : 1. Network Administrator - Pria/Wanita - Lulusan S1 Ilmu Komputer - IPK 3.00

39 164 - Memiliki sertifikat CCNA/CCNP - Memiliki pengalaman sebagai Nerwork Administrator minimal 2 tahun - Menguasai bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan 2. Teknisi SI/TI - Pria/Wanita - Berlatar belakang pendidikan ilmu komputer - IPK Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware&software - Pengalaman minimal 2 tahun 3. Pelatihan dan pengembangan karyawan - Pria - Pendidikan S1 dari jurusan Psikologi, Hukum, Ekonomi, atau Sosial. - IPK Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di posisi yang sama

40 Portfolio Aplikasi Masa Depan Untuk mengetahui letak aplikasi yang sudah ada dan untuk mengetahui aplikasi mana direncanakan dan potensial untuk perusahaan maka dibuat aplikasi portfolio Mc.Farlan. Melalui aplikasi portfolio Mc.Farlan ini akan membawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial, kemudian menilai kontribusi bisnisnya. Aplikasi portfolio Mc.Farlan future PT. Orindo Alam Ayu adalah sebagai berikut : Gambar 4.5 Portfolio Aplikasi Masa Depan

41 166 Keterangan: (*) aplikasi yang sedang berjalan ( ) aplikasi yang sedang berjalan dan perlu ditingkatkan (**) aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis.