BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini perkembangan teknologi informasi dengan sangat pesat tidak dapat dipungkiri lagi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, seluruh proses bisnis dalam organisasi akan berjalan dengan lebih cepat serta pengolahan datanya juga akan lebih akurat. Organisasi yang menerapkan teknologi informasi dengan baik akan menjadi lebih unggul dibandingkan organisasi yang belum dapat menerapkan teknologi informasi dengan baik. Hal ini dikarenakan teknologi informasi akan membuat organisasi menjadi lebih efektif dan efisien jika diterapkan dengan baik. Namun apabila hanya dengan sistem informasi sendiri belum cukup untuk memenuhi proses bisnis yang kompleks serta seluruh fungsionalitas organisasi. Banyak perusahaan yang sudah menggunakan sistem informasi tetapi kontrol terhadap proses bisnisnya masih kurang. Dan ada juga antar bagian dari sistem informasi tersebut tidak terintegrasi dengan baik, sehingga proses bisnis menjadi tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu, sistem ERP sangatlah diperlukan oleh perusahaan karena sistem ERP adalah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis dan area fungsional organisasi untuk mencapai titik efisiensi dan efektifitas tertinggi. SAP merupakan salah satu perusahaan yang sangat terkenal akan software ERP-nya yang dapat membantu memenuhi kebutuhan serta memberikan solusi atas proses bisnis perusahaan. SAP berdiri di Waldorf Jerman pada tahun Sampai saat ini SAP memiliki cabang yang terletak di lebih dari 130 negara. SAP telah membantu banyak perusahaan untuk lebih maju dan berkembang dengan menggunakan software ERP nya. Salah satu produk terbaru SAP adalah SAP Business One Hana yang memiliki teknologi in-memory computing. Teknologi ini berfungsi untuk meningkatkan kecepatan dalam membaca database serta tidak memperlambat penginputan data. Software SAP ini memberikan banyak fungsi untuk departemen yang ada di perusahaan. Seperti yang dikatakan oleh Teufel, Nam, & Heun (2005, hal. 3), perusahaan menengah ke bawah dapat menggunakan SAP Business One untuk memenuhi berbagai kebutuhannya. Salah satu diantaranya adalah fungsi penjualan (sales) yang membantu perusahaan dalam mengatur proses 1

2 2 penjualannya, mulai dari proses menerima pesanan sampai dengan proses menerima pembayaran. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan, produksi, dan distribusi. Sebagian besar barang yang dijual oleh PT. XYZ merupakan barang import. PT. XYZ adalah perusahaan yang sudah menggunakan sistem yang dirancang sendiri oleh perusahaan. Sistem yang digunakan sebenarnya sudah bisa untuk meng-cover seluruh proses bisnis yang ada pada PT. XYZ, tetapi control yang ada pada sistem tersebut sangatlah kurang, sehingga sangat memungkinkan untuk terjadi kesalahan, baik secara sengaja maupun tidak sengaja pada saat proses bisnis berjalan. Oleh sebab itu, PT. XYZ memutuskan untuk beralih dari sistem lamanya ke sistem yang berbasis ERP, yaitu SAP Business One Hana yang dinilai dapat memberikan kebutuhan yang diperlukan yaitu control terhadap proses bisnis mereka. Untuk menerapkan sistem SAP Business One Hana, PT. XYZ melakukan kerja sama dengan konsultan SAP, yaitu PT. Anugrah Visi Inti Teknologi untuk membantu proses implementasi mereka. Implementasi sistem ERP berbasiskan SAP Business One Hana selama masa internship terhitung mulai dari 12 Juli 2013 dan berakhir pada 9 Oktoober Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan skripsi ini akan dibatasi pada: 1. 4 fase awal yang ada pada metodologi AIP : a. Project Preparation. Pada fase ini, seluruh tahap akan dibahas. b. Blue Print. Pada fase ini, seluruh tahap akan dibahas. c. Project Realization Pada fase ini, penulis tidak membahas report development sehingga tahapan yang akan dibahas adalah : - Technical environment setup - System initialization - Technical development d. Final Preparation

3 3 Pada fase ini, penulis tidak membahas final configuration and bug fixing sehingga tahapan yang akan dibahas adalah : - User manual - Create or import opening balances Fase terakhir yaitu Go Live & Support tidak dibahas pada skripsi kali ini dikarenakan keterbatasan waktu ketika internship dilakukan, sehingga tidak mendapatkan kesempatan untuk telibat dalam fase ini. 2 Penulisan skripsi ini berfokus pada modul penjualan (sales). Hal ini dimaksudkan agar penulisan skripsi ini menjadi lebih terfokus. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan skripsi ini adalah : 1. Membuat persiapan proyek seperti jadwal, ruang lingkup, dan anggota proyek. 2. Menganalisa sistem yang berjalan agar dapat membuat rancangan implementasi sistem SAP Business One Hana. 3. Membuat blueprint sebagai acuan untuk melakukan konfigurasi. 4. Melakukan konfigurasi pada sistem SAP Business One Hana agar dapat diimplementasikan pada PT. XYZ. 5. Melakukan perpindahan database dari sistem lama ke sistem SAP Business One Hana. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Sebagai acuan dalam melakukan kegiatan pada tahap-tahap yanga ada dalam proses implementasi SAP Business One Hana kepada PT. XYZ. 2. Mengetahui proses implementasi ERP (SAP Business One Hana) untuk memenuhi kebutuhan bisnis secara real. 3. Memberikan gambaran kepada PT. XYZ mengenai sistem SAP Business One Hana yang akan disesuaikan dengan proses bisnis PT. XYZ. 4. Membantu memberikan gambaran pemetaan perpidahan database yang dilakukan PT. XYZ pada saat proses implementasi. 1.4 Metodologi Penelitian Pada penulisan skripsi ini, kami menggunakan metodologi berikut : 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan

4 4 Metode pengumpulan data dengan studi kepustakan dilakukan dengan meninjau buku-buku yang terkait dengan topik skripsi kemudian mengumpulkan informasi yang berhubungan sebagai landasan teori. b. Penelitian Lapangan Untuk dapat memperoleh data yang akurat, pengumpulan data juga di dapat dengan melakukan observasi langsung pada saat internship dan melakukan wawancara singkat terhadap pihak-pihak terkait. 2. Metode Implementasi Metodologi implementasi yang digunakan dalam proses implementasi sistem ERP dengan menggunakan SAP Business One Hana adalah metodologi AIP (Accelerated Implementation Program). Metodologi ini merupakan salah satu metodologi yang digunakan oleh konsultan dalam proses implementasi SAP Business One Hana. Tahap tahap dalam metodologi ini adalah sebagai berikut: a. Project Preparation. b. Blue Print. c. Project Realization d. Final Preparation 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skipsi ini akan terbagi ke dalam 5 bab, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang penelitian, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang berkaitan dengan topik penulisan skripsi. Teori-teori ini akan menjadi dasar penulis untuk melakukan analisa dan implementasi sistem SAP Business One Hana. Teori ini akan terbagi dalam teori umum dan teori khusus. BAB 3 : Persiapan Implementasi Bab ini berisi gambaran umum PT Visi Inti Teknologi, gambaran umum PT XYZ,, persiapan proyek, general setting PT XYZ, analisa proses bisnis berjalan, business blueprint dan perubahan dari proses sebelum menggunakan SAP Business One Hana dengan proses setelah menggunakan SAP Business One Hana.

5 5 BAB 4 : Implementasi Bab ini berisi pembahasan implementasi ERP (SAP Business One Hana) PT XYZ. Yang dibahas pada bab ini adalah bagaimana cara mengkonfigurasi sistem SAP Business One agar sesuai dengan blueprint. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari hasil analisa dan implementasi ERP (SAP Business One Hana) dari salah satu proyek yang dipegang oleh PT Anugrah Visi Inti Teknologi dan saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan sistem ERP yang telah diimplementasi.

6 6