Design Analysis Sheet Form in and out of Purwodadi Panti Rahayu Yakkum Hospital 2014 MARETA PUTHUT WIHATNANO

Transkripsi

1 Design Analysis Sheet Form in and out of Purwodadi Panti Rahayu Yakkum Hospital 2014 MARETA PUTHUT WIHATNANO ABSTRAK Underlayer form in and out for the hospital which may contain sufficient information to identify patients, means that the information contained in this form can be reused when the patient came for treatment back. Based on the initial survey conducted in Purwodadi Panti Rahayu Yakkum Hospital found TPPRI officer, doctors, and nurses 100% asked that they complained to the incompleteness of the identity of charging patients. It is necessary to redesign draft from sheets in and out according to the theory and convenience for users. This is a descriptive type of research that aims to make a description of the phenomenon found. Object of this study form in and out of Purwodadi Panti Rahayu Yakkum Hospital. The subject of this study is TPPRI officers, doktors, and nurses. Instruments used in this study is the observation guide and questionnaire. Data is collected and processed by editing, tabulation and presentation. Based on the results of a study of three aspects physical, the materrial used to form the sheet in and our is not appropriate, 76,92% nurse agree clarify and 23,07% not agree clarify. Anatomic aspects, this form has a number of editions 01/FR/RM/RSPR/II/2014. TPPRI officers 100% and nurses 96,15% expressed the instruction on the form sheet in and out is not clear becase the instruction located bottom left corner, nurse 3,84%is clear becase the instruction located bottom left corner.aspects of content based on the observation and questionnaires need additional data points covering assuranci type, name and signature bright doctor who accepts, name and signature bright nurses who receives a patient, the name and signature bright nurses/emergency room. Of research results can be inferred from the physical aspects, anatomic aspects of the content is not appropriate for the form to be immortalized. This researchers need to redesign the form sheets in an out. Key word : Form Design. Physical Aspects, Anatomic Aspects, and Aspects of the content. PENDAHULUAN Kesehatan merupakan salah satu aspek terpenting dalam kehidupan manusia. Oleh karena itu masyarakat berusaha untuk mendapatkan dan menginginkan yang terbaik dalam hal mutu kesehatan. Agar dapat dilakukan pelayanan yang maksimal, maka setiap sarana pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit hendaknya menyelenggarakan rekam medis, sebagaimana tertulis dalam Permenkes Republik Indonesia No.269/Menkes/Per/III/2008 yang menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata untuk keputusan saat ini atau keputusan mendatang. Sejalan dengan itu maka satu diantara parameter untuk menentukan mutu pelayanan medis di rumah sakit adalah data primer/informasi dari dokumentasi rekam medis Pelayanan tersebut di atas dicatat dalam rekam medis mulai identitas pasien sampai pelayanan yang diberikan dan merupakan sumber informasi bagi pihak rumah sakit. Kebutuhan akan informasi sangatlah penting dalam proses administrasi kesehatan baik dalam pengambilan keputusan, perencanaan, analisis situasi, pengawasan, dan

2 pengendalian atau evaluasi bidang kesehatan. Arti penting formulir lembar masuk dan keluar bagi rumah sakit yaitu dapat memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, yang berarti informasi yang terkandung dalam formulir tersebut dapat digunakan kembali ketika pasien tersebut datang untuk berobat pada kunjungan-kunjungan berikutnya. Formulir lembar masuk dan keluar adalah formulir yang digunakan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit sejak pasien masuk sampai keluar rumah sakit, juga formulir ini selalu menjadi lembaran paling depan pada suatu berkas rekam medis. Isi pokok formulir ini adalah identitas pasien dan identitas dokter yang merawat, keluhan utama dan keluhan tambahan, riwayat ringkas penyakit terdahulu, diagnosis awal, diagnosis utama, diagnosis komplikasi, infeksi nosokomial, tindakan dan sebab kematian. Cara pengisian formulir ini adalah dengan cara mengisi data dan melingkari/mencentang, dan yang berhak dalam pengisian formulir ini adalah dokter, dan petugas TPPRI. Pada bagian belakang formulir ini terdapat surat keterangan sebab kematian yang isi dan bentuknya tidak boleh diubah dan merupakan satu kesatuan yang penting. Sebagai formulir yang diabadikan dan dalam suatu dokumen yang penting, keluar Rumah Purwodadi terbuat dari kertas kuarto 60 gram, jika pengisian formulir rekam medis ini kurang lengkap, maka tidak akan tercipta kesinambungan informasi yang mengakibatkan pelayanan terhadap pasien menjadi tidak maksimal. Selain itu formulir ini juga membenarkan diagnosis dan pengobatan yang berarti data dan informasi dalam rekam medis dapat digunakan untuk menilai proses dan hasil pelayanan klinis guna memperoleh kebenaran ilmiah dan hukum. Survei awal dilakukan di Rumah Sakit Panti Yakkum Rahayu Purwodadi dengan menggunakan metode observasi dengan cara mengambil 10 sampel dokumen rekam medis dan bertanya kepada 4 petugas TPPRI, 3 perawat, dan 3 dokter yang melakukan pengisian terhadap keluar. Hasil wawancara terhadap petugas TPPRI, perawat, dan dokter menyatakan bahwa mereka mengeluh terhadap ketidaklengkapan dalam pengisian identitas pasien, yaitu dalam hal seperti, tanggal masuk dan tanggal keluar, jam masuk dan jam keluar, golongan darah, alamat dan nomor telepon keluarga terdekat, dan nama orang tua dan pekerjaan orang tua. Hal tersebut mengakibatkan dokumen rekam medis menjadi kurang kuat bila digunakan sebagai bukti hukum dan mutu dokumen rekam medis menjadi tidak baik. Petugas TPPRI juga mengeluhkan letak instruction yang berada pada pojok kiri bawah formulir dan pengisian kolom no. RM yang tidak seragam dikarenakan jumlah kotak ada 7 sedangkan no. RM hanya 6 digit. Hal tersebut membuat masing-masing petugas mempunyai cara pengisian yang berbeda-beda. Sedangkan dokter mengeluh adanya kotak-kotak pada kolom diagnosa utama yang membuat penulisan tidak terlihat jelas dan terkadang dokter menulis diagnosa diluar kotak-kotak diagnosa.

3 TUJUAN PENELITIAN Menganalisis formulir lembar masuk dan keluar di Rumah Sakit Panti Rahayu Yakkum Purwodadi. Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi keluhan pengguna (petugas TPPRI, perawat, dan dokter). b. Menganalisis desain formulir lembar masuk dan keluar yang dilihat dari 3 aspek : 1) Aspek Fisik Meliputi : bahan, bentuk formulir, ukuran serta warna kertas. 2) Aspek Anatomik Meliputi :heading, introduction, instruction, body, close. 3) Aspek Isi Meliputi : kelengkapan butir data dan terminolgi. c. Merancang ulang desain formulir lembar masuk dan keluar berdasarkan hasil analisis. METODOLOGI PENELITIAN DAN JENIS PENELITIAN Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang bertujuan untuk melakukan deskripsi mengenai fenomena yang ditemukan atau menjelaskan secara lengkap dan menurut kenyataan yang telah ada terhadap hasil-hasil penelitian yang diperoleh dilapangan dan meninjau langsung ke tempat penelitian mengenai keluar di Rumah Purwodadi. Instrumen penelitian yang digunakan adalah panduan observasi dan angket. Dan pengumpulan data dilakukan secara observasi membagikan angket berisi pertanyaan tentang desain formulir lembar masuk dan keluar dari aspek fisik (bahan, bentuk, ukuran, warna), aspek anatomik (heading, introduction, instruction, body, close), dan aspek isi (kelengkapan pengisian butir data, terminologi). Sedangkan data diolah menggunakan editing, tabulating, pengisian data. POPULASI DAN SAMPEL 1. Panduan Observasi Melakukan pengamatan secara langsung pada formulir lembar masuk dan keluar di Rumah Sakit Panti. Instrumen penelitian menggunakan lembaran Check List. Kemudian dilakukan penelitian dari aspek fisik, aspek anatomik, dan aspek isi. 2. Angket Angket berisi pertanyaan tertulis mengenai pengetahuan responden terhadap desain formulir lembar masuk dan keluar. Sehingga diperoleh informasi tentang keluhan responden terhadap desain formulir lembar masuk dan keluar. a. Objek penelitian ini adalah ringkasan Purwodadi. b. Subjek penelitian ini adalah petugas TPPRI, dokter, dan perawat. 1) Dari jumlah 8 petugas TPPRI, maka digunakan sepenuhnya sebagai populasi sampel penelitian. 2) Dari jumlah 21 dokter, maka digunakan sepenuhnya sebagai populasi sampel penelitian. 3) Dari jumlah 108 perawat, maka akan dihitung sampel populasi dengan rumus : Keterangan : n = jumlah sampel N= jumlah populasi D= tingkat kepercayaan/ ketetapan yang diinginkan (0,1/10%) Jumlah bangsal : 9

4 N n 1 N( d )2 108 n 1 108(0,1)2 52 perawat Hitung rata-rata tiap bangsal : 52 6orang 9 Jadi rata-rata tiap bangsal terdiri dari 6 orang perawat. PEMBAHASAN a. Aspek Fisik 1) Bahan Bahan yang digunakan pada keluar yaitu kertas Kuarto 60 gram. Menurut hasil angket yang diberikan kepada responden sebanyak 76,92% perawat menyatakan bahwa bahan yang digunakan pada formulir lembar masuk dan keluar mudah sobek dan 23,07% perawat menyatakan bahwa bahan formulir lembar masuk dan keluar tidak mudah sobek. 2) Bentuk Bentuk kertas yang digunakan pada formulir lembar masuk dan keluar di Rumah Sakit Panti berupa lembaran persegi panjang. Berdasarkan hasil angket yang dibagikan, 52,38% dokter menyetujui dengan bentuk kertas persegi panjang yang digunakan pada keluar, sedangkan 47,61% masih ada dokter yang tidak menyetujui dengan bentuk persegi panjang yang digunakan pada formulir lembar masuk dan keluar saat ini. 3) Ukuran Ukuran kertas yang digunakan pada keluar di Rumah Sakit Panti Rahayu Yakkum Purwodadi yaitu menggunakan kertas dengan panjang 29,5 cm dan lebar 21,5 cm. 4) Warna Warna yang digunakan pada keluar di Rumah Purwodadi yaitu putih dengan tulisan tinta warna hitam. Warna pada formulir bertujuan memberikan daya tarik dan kemudahan terhadap penggunanya. Berdasarkan hasil angket 100% responden setuju dengan warna formulir lembar masuk dan keluar yang digunakan saat ini. b. Aspek Anatomik 1) Heading a) Judul Formulir lembar masuk dan keluar Rumah Sakit Panti memiliki judul formulir Ringkasan Masuk Dan Keluar terletak pada bagian kiri atas dibawah Identitas Rumah Sakit. Berdasarkan hasil angket terhadap dokter menyatakan 100% setuju judul dikiri atas dibawah Identitas Rumah Sakit. b) Sub Judul Formulir lembar masuk dan keluar Rumah Sakit Panti tidak memiliki sub judul. c) Identitas Rumah Sakit Formulir lembar masuk dan keluar Rumah Sakit Panti memiliki Identitas Rumah Sakit yaitu Rumah Sakit Panti Rahayu yang terletak dikiri atas yang disertai alamat rumah sakit.

5 d) Identitas Formulir Panti Rahayu Yakkum Purwodadi tidak terdapat identitas formulir yang seharusnya digunakan sebagai sarana untuk mengidentifikasi formulir agar tidak tertukar dengan formulir-formulir lain. e) Nomor Edisi Formulir lembar masuk dan keluar Rumah Sakit Panti memiliki nomor edisi yaitu 01/FR/RM/RSPR/II/2014, hal ini disebabkan formulir lembar masuk dan keluar sudah pernah dilakukan revisi sebanyak 2 kali. Nomor edisi digunakan supaya membantu dalam menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. f) Nomor Halaman Dalam formulir lembar Panti Rahayu Yakkum Purwodadi tidak terdapat nomor halaman, karena formulir lembar masuk dan keluar hanya memiliki 1 (satu) halaman. Nomor halaman digunakan apabila formulir memiliki lebih dari satu halaman. 2) Introduction Formulir lembar masuk dan keluar Rumah Sakit Panti Rahayu Yakkum Purwodadi tidak memiliki introduction. Introduction merupakan bagian pendahuluan yang dapat menggambarkan tujuan atau dapat juga berbentuk penjelasan atau pernyataan yang berupa nama formulir yaitu Ringkasan Masuk dan Keluar. Tujuan dari formulir lembar masuk dan keluar adalah mencatat semua data identitas dan data klinis pasien dari awal saat masuk hingga keluar rumah sakit. 3) Instruction Panti, 3,84% ada perawat yang menyetujui dengan instruction untuk pengisian formulir lembar masuk dan keluar yang terletak pada dipojok kiri bawah dengan keterangan (Berilah Tanda ( ) pada tanda yang sesuai), sedangkan 96,15% perawat tidak menyetujui adanya instruction yang terletak dipojok kiri bawah. 4) Body a) Pengelompokan Pengelompokan pada keluar sudah dikelompokkan menjadi 2 data yaitu data identitas pasien dan data klinis pasien. b) Urutan Kelompok Urutan kelompok pada keluar Rumah Sakit Panti belum urut dalam urutan kelompoknya karena untuk data klinis pasien infeksi nosokomial terletak dibawah keadaan keluar dan catatan penting. c) Margins Margins dari formulir lembar masuk dan keluar adalah atas 1,1 cm, bawah 1,1 cm, kanan 0,9 cm, dan kiri 0,6 cm, 25% ada petugas TPPRI yang menyetujui dengan margins yang digunakan pada keluar saat ini, sedangkan 12,5% tidak menyetuhui dan

6 62,5% tidak tahu dengan margins yang digunakan sekarang. d) Spacings Hasil yang digunakan keluar adalah 1 spasi vertikal dan 1,5 spasi horizontal. Untuk spasi yang dibuat dengan tulisan tangan, diberikan spasi horizontal 1,10 sampai 1,12 per karakter. Spasi vertikal memerlukan 1,4 sampai 1,3. e) Ukuran dan Jenis Huruf Purwodadi ukuan dan jenis yang digunakan adalah Calibri/bold 11. Ada 100% petugas TPPRI menyetujui dengan ukuran dan jenis huruf yang terdapat pada formulir lembar masuk dan keluar dan memudahkan dalam pengisian data identitas pasien dan data klinis pasien. f) Cara Pengisian Cara pengisian dalam keluar dengan cara entri data dan check list. 5) Close a) Tempat Purwodadi tidak terdapat keterangan tempat. Berdasarkan teori, close pada formulir lembar masuk dan keluar tidak harus ada keterangan tempat, karena keluar merupakan formulir yang tidak dibawa keluar instansi pelayanan kesehatan. b) Tanggal Purwodadi tidak ada tanggal pada bagian close. c) Waktu Purwodadi tidak terdapat waktu pada bagian close. d) Tanda Tangan Purwodadi pada bagian close terdapat tanda tangan dan nama terang dokter yang merawat. c. Aspek Isi 1) Kelengkapan Butir Data Panti terdapat 2 jenis butir data yaitu, data identitas pasien dan data klinis pasien. Berdasarkan teori, 100% dokter, petugas TPPRI, dan perawat tidak menyetujui dengan tambahan butir data pada formulir lembar masuk dan keluar. Akan tetapi untuk data identitas pada butir data lembar masuk dan keluar perlu adanya tambahan yaitu, jenis asuransi/menggunakan asuransi atau tidak, nama terang dan tanda tangan dokter yang menerima, nama terang tanda tangan perawat yang menerima pasien, nama terang dan tanda tangan perawat poli/igd. 2) Terminologi Panti Rahayu terdapat 2 terminologi yang digunakan pada keluar

7 yaitu istilah dan singkatan. Istilahistilah. SIMPULAN Bedasarkan hasil pengamatan dan pembahasan dari bab IV maka ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aspek Fisik Perlu adanya perubahan pada beberapa aspek fisik yang belum sesuai bagi penggunanya, dilihat dari bahan yang digunakan mudah sobek. 2. Aspek Anatomik Perlu adanya penambahan dan pemindahan peletakan pada beberapa aspek anatomik yang belum tepat peletakannya, dilihat dari judul, identitas rumah sakit, identitas formulir instruction dan, margins. 3. Aspek Isi Perlu adanya penembahan pada beberapa aspek isi yang belum sesuai, dilihat dari kelengkapan butir data yang masih perlu penambahan butir data agar lebih efektif dalam pengisian formulir lembar masuk dan keluar. SARAN 1. Formulir Lembar Masuk dan Keluar Rumah Purwodadi perlu adanya revisi baik dari aspek fisik, aspek anatomik, dan aspek isi. a. Aspek Fisik Dilihat dari aspek fisik masih perlu adanya perubahan terhadap bahan yang sekarang digunakan yaitu Kuarto 60 gram, karena formulir lembar masuk dan keluar merupakan formulir yang diabadikan dan seharusnya bahan yang digunakan yaitu HVS 80 gram. b. Aspek Anatomik 1) Judul keluar perlu adanya perubahan dalam peletakannya, sebaiknya judul keluar diletakan pada bagian tengah atas. 2) Identitas Rumah Sakit lembar masuk dan keluar perlu adanya perubahan dengan adanya alamat rumah sakit yang tercantum bersama identitas rumah sakit, sebaiknya alamat rumah sakit dihilangkan karena keluar merupakan formulir yang tidak dikirim ke instansi lain, melainkan disimpan di rumah sakit. 3) Identitas Formulir lembar masuk dan keluar sebaiknya diberi identitas formulir yang terletak dipojok kanan atas, contoh : RM 1A dan RM 1B karena sebab kematian diisi dihalaman belakang formulir lembar masuk dan keluar. 4) Instruction perlu adanya perubahan dalam peletakannya, sebaiknya diletakan pada bagian kiri atas. 5) Margins formulir lembar masuk dan keluar sebaiknya atas 2,19 cm, bawah 3,6 cm, kanan 3,10 cm, dan kiri 3,10 cm. c. Aspek Isi Kelengkapan butir data yang terdapat pada formulir lembar masuk dan keluar perlu adanya penambahan butir data yaitu jenis asuransi/menggunakan asuransi atau tidak, nama terang dan tanda tangan dokter yang menerima, nama terang dan tanda tangan perawat yang menerima pasien, nama terang dan tanda tangan perawat poliklinik/igd.

8 2. Merancang ulang desain formulir lembar masuk dan keluar sesuai dengan teori dan kebutuhan pengguna. Hasil perancangan seperti terlampir. DAFTAR PUSTAKA Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pelayanan Medis. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta, Wahid, Fathul. Informasi Kesehatan. Graha Ilmu. Yogyakarta, Yudhy Dharmawan, Modul Sistem Informasi Kesehatan. DIII Rekam Medis, Universitas Semarang. (tidak dipublikasikan) Edhy Sutanta. System Informasi Manajemen, Yogyakarta, Noor Riyadhi. Desain Formulir Rekam Medis. Akademi Perekam Kesehatan. Universitas Esa Unggul, Direktur Jenderal Republik Indonesia, Direktorat Pelayanan Medik. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, Penyelenggaraan Rekam Medik di Rumah Sakit, Basir Bartos. Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, Rekam Medis. Huffman Edna K., Health Information Manajemen. Berwyn, Illions : Pshysician Record Co, Buku Pedoman Rumah Sakit Panti Rahayu, 2013 Konsep Data Informasi. Http// Iman Sunartini. Dasar Organisasi Manajemen, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. Enny Rachmani. Modul Praktikum Desain Formulir Revisi III. DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan, Universitas Dian Nuswantoro Semarang. (tidak dipublikasikan) Soekidjo Notoatmojdjo. Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta, Desain formulir lembar keluar masuk. Undang-undang Dasar Republik Indonesia No 23 tahun 1992 Tentang Kesehatan.