PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PESANAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. XYZ

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PESANAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. XYZ Graendry Binus University, Jakarta, Finna Valentia Binus University, Jakarta, Indonesia, Jessie Chourine Binus University, Jakarta, Lianawati Christian, S. Kom., M.M. Binus University, Jakarta, Indonesia, ABSTRACT PT. Autoliv is a company that acts as a safety system production of transportation as car. In running a business, the company is still using semi-computerized which is not all transaction using system so that emerging recording issues. The goal of this study is to design an accounting information system to support the sales and inventory process. The research methodology used in this thesis is a method of analysis using Object Oriented Analysis approach Unified Process, and the method of designing systems using Object Oriented Analysis and Design (OOAD) and The Unified Process approach. The results achieved in this thesis is availability of an accounting information system application for sales and inventory process to support business process in company and solve the entry problem. The conclusion of this research is the desktop application can support the company to get information and reports to take a decision. Key words : design, information system, accounting, sales, inventory. ABSTRAK PT.Autoliv merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi safety system pada kendaraan seperti mobil. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, perusahaan ini masih menggunakan semi komputerisasi dimana hanya sebagian transaksi yang menggunakan sistem sehingga terjadi kesalahan dalam pencatatan. Tujuan penelitian ini adalah merancang sebuah sistem informasi akuntansi untuk mendukung proses penjualan dan persediaan pada PT.Autoliv dalam mencegah kesalahan pencatatan transaksi-transaksi. Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode analisis menggunakan Object Oriented Analysis dengan pendekatan Unified Process, metode perancangan sistem menggunakan Object Oriented Analysis and Design ( OOAD ) dan menggunakan pendekatan The Unified Process. Hasil yang dicapai adalah sebuah sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan barang yang terkomputerisasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan dan mengatasi kesalahan dalam pencatatan. Simpulan dari penelitian ini adalah aplikasi desktop yang dibuat dapat mendukung pihak manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat, serta laporan laporan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Kata kunci : perancangan, sistem informasi, akuntansi, penjualan, persediaan

2 PENDAHULUAN Perkembangan sistem Informasi di dunia saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan teknologi yang semakin meluas diberbagai bidang. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan kemampuan perusahaan di berbagai bidang terutama di bidang sistem Informasi. Sistem Informasi mendukung perusahaan untuk mencapai efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis perusahaan. Disamping itu, sistem informasi juga membantu perusahaan mengelolah data dan informasi secara tepat dan akurat. Adapun manfaat dari sistem Informasi menurut Kristanto adalah perusahaan mengunakan sistem Informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. Setiap organisasi membutuhkan sistem Informasi terkomputerisasi yang dapat membantu mereka untuk mencapai tujuan strategis dan kompetitif dalam berbisnis. PT. XYZ adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang produksi safety system pada kendaraan seperti mobil. Dalam cakupannya, PT.XYZ merupakan suatu perusahaan yang besar dimana sudah memiliki cabang cabang di berbagai Negara. PT.XYZ merupakan salah satu cabang yang ada di Asia, dimana pada saat ini hanya memproduksi salah satu produk dari PT.XYZ tersebut yaitu seatbelt. Persediaan bahan baku maupun barang jadi merupakan suatu prosedur yang penting dalam setiap perusahaan manufaktur untuk memenuhi kebutuhan produksi terhadap pelanggan. Namun dalam PT.XYZ ini pencatatan yang dilakukan untuk tiap-tiap bahan baku dan barang jadi masih menggunakana sistem manual, sehingga terjadi beberapa akibat yang berdampak negative pada perusahaan. Perusahaan sering mengalami ketidakcocokan pada setiap stock fisik dan jumlah stok yang ada pada kartu stok, selain dari pada itu perusahaan juga akan mengalami kerugian. Dalam hal memproduksi barang, PT. XYZ menggunakan sistem surat perintah kerja, dimana perusahaan akan memproduksi barang sesuai dengan pesanan customer. Tetapi, dalam hal ini juga pencatatan yang dilakukan masih manual dan tenaga kerja yang ada juga masih merangkap, sehingga banyak terjadi kesalahan pencatatan bahkan tidak dilakukan pencatatan. Maka daripada itu, kami mengambil judul Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pesanan dan Persediaan Barang pada PT.XYZ sebagai judul skripsi kami. Hasil dari penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dalam memperbaiki proses bisnis perusahaan. METODE PENELITIAN Dalam pembuatan skripsi ini, kami lakukan dengan menggunakan beberapa metode pengumpulan data yaitu : a. Studi Pustaka Pada metode ini kami mengumpulkan data dengan cara mencari Informasi dari jurnal jurnal, dan textbook yang mendukung sesuai dengan topik yang akan kami bahas. b. Studi Lapangan Kami melakukan observasi dan wawancara langsung terhadap owner dari PT.XYZ untuk mengetahui secara jelas proses bisnis dan masalah masalah yang ada pada PT.XYZ. c. Metode Analisis Metode Analisa dilukan dengan menggunakan Object Oriented Analysis dengan pendekatan Unified Process yang mengacu pada referensi Satzinger (2005:85,127) yang meliputi tahapan: 1) Business Modeling Analysis dengan tahapan: a. Understand the business environment. b. Create the system vision. c. Create business models. 2) Requiremets Analysis dengan tahapan: a. Gather detailed information. b. Define functional requirements. c. Define nonfuctional requirements.

3 d. Prioritize requirements. e. Develop User Interface dialogs. f. Evaluate requirements with users. d. Metode Perancangan Dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design ( OOAD ) dan menggunakan pendekatan The Unified Process berdasarkan referensi Satzinger, Jackson, Burd (2005,p57), untuk penggambaran model desain system yang diusulkan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML) yang meliputi : 1) Design Support Service Architecture and Deployment 2) Design Software Architecture 3) Design Usecase Relation 4) Design Database 5) Design User Interface and System Interface 6) Design System Security and Control HASIL DAN BAHASAN Berikut analisis dari sistem yang sedang berjalan dari PT XYZ yang telah digambarkan dalam bentuk Activity Diagram Activity Diagram yang sedang berjalan pada Proses Penjualan

4 Activity Diagram yang sedang berjalan pada Proses Persediaan

5 Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan pada perusahaan PT XYZ maka Masalah yang dapat ditemukan adalah sebagai berikut : 1. Sistem pencatatan pemesanan penjualan dan persediaan yang berjalan masih manual. 2. Sering terjadi kesalahan pencatatan seperti data yang dicatat tidak lengkap, baik itu bahan baku maupun barang jadi. 3. Stock opname bahan baku dan barang jadi dilakukan 6 bulan sekali sehingga sering terjadi ketidaksesuaian data antara kartu stok dengan fisik di gudang. 4. Kekurangan sumber daya manusia, sehingga terjadi perangkapan tugas yaitu feeder merangkap sebagai karyawan yang mencatat barang jadi yang telah masuk ke gudang barang jadi. 5. Kurangnya dokumen pengambilan bahan baku yang dicatat pada saat proses berlangsung. 6. Kurangnya laporan laporan berupa Laporan Customer, laporan Supplier Dengan adanya masalah tersebut, maka diusulkan untuk membuat sebuah aplikasi desktop sebagai pemecahan masalah. Rincian Timeline Perancangan dan Implementasi sistem Nama Tugas Durasi Tanggal Mulai Tanggal Selesai Menentukan Perusahaan 7 hari Senin, 12 Agustus 2013 Selasa, 20 Agustus 2013 Melakukan Survey ke Perusahaan 1 hari Rabu, 21 Agustus 2013 Rabu, 21 Agustus 2013 Membuat Proposal 3 hari Kamis, 22 Agustus 2013 Senin, 26 Agustus 2013 Membuat BAB 1 dan BAB 2 7 hari Jumat, 27 September 2013 Senin, 7 Oktober 2013 Melakukan Survey ke -2 1 hari Kamis, 17 Oktober 2013 Kamis, 17 Oktober 2013 Membuat BAB 3 7 hari Jumat, 18 Oktober 2013 Senin, 28 Oktober 2013 Melakukan Survey ke-3 1 hari Kamis, 31 Oktober 2013 Kamis, 31 Oktober 2013 Membuat BAB 4 40 hari Jumat, 1 November 2013 Kamis, 26 Desember 2013 Membuat BAB 5 5 hari Jumat, 27 Desember 2013 Kamis, 2 Januari 2014 Mereview Hasil Kerja 5 hari Jumat, 3 Januari 2014 Kamis, 9 Januari 2014 Pengumpulan dan Uji Program 1 hari Rabu, 15 Januari 2014 Rabu, 15 Januari 2014

6 DOMAIN CLASS DIAGRAM PRINT SCREEN Form Login

7 Form Master Bahan Baku Form Master Barang Jadi Form Master Customer Form Master Supplier

8 Form Master Karyawan Form Master Akun Form Sales Order Form Kanban

9 Form Barang Produksi Form Delivery Note Form Pengambilan Bahan Baku Form Pengecekkan Kuantitas

10 Form Pengecekan Kualitas Form Good Receive Note Jurnal

11 Jurnal Penjualan Form Cetak Laporan SIMPULAN DAN SARAN Simpulan 1. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi safety system (sitbelt, lapbelt, buckle). Transaksi dalam proses bisnis yang digunakan oleh PT. XYZ masih menggunakan sistem manual. 2. Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan untuk mendukung proses bisnis perusahaan terutama yang terkait dengan penjualan dan persediaan barang pada PT. XYZ 3. Sistem yang telah dirancang dapat mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan pencatatan transaksi penjualan dan persediaan barang pada PT. XYZ 4. Sistem yang telah dirancang akan menghasilkan laporan-laporan yang akurat sehingga membantu dalam pengambilan keputusan. 5. Dengan menggunakan sistem ini, maka tingkat keamanan data lebih terjamin karena adanya hak akses yang hanya diberikan kepada user yang berkepentingan sesuai dengan jobdesk nya masing-masing. Saran 1. Mengganti sistem yang lama dengan memasukkan data ke dalam sistem baru 2. Memberikan Pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem, sehingga dapat menggunakan sistem dengan baik dan benar. 3. Disarankan untuk melakukan back-up data secara teratur untuk menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan data. 4. Melakukan pemeliharaan sistem agar sistem tetap berjalan dengan baik. 5. Sistem yang dibuat tidak hanya dalam ruang lingkup penjualan pesanan dan,persediaan barang saja, tetapi mencakup semua proses bisnis yang terjadi pada PT.XYZ

12 REFERENSI Connolly, Thomas, M and Begg, and Carolyn E. (2010). Database System :A Pratical Approach to Design, Implementation and Management5th Edition. Pearson Education, Inc.: Boston De Leew, Sander; Holweg. (2011). The Impact of decentralized control on firm-level inventory. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management. 41(5): Fraser, Lyn M., Ailee. Ormiston.(2009). Understanding Financial Statement 9 th Education Inc. edition, Pearson Gelinas, U J., Dull, R.B (2008). Accounting Information System, 7 th Edition. Canada : Thomson Learning Liu, Y. & Takala, J. (2009). Modelling and evaluation of operational competitiveness of manufacturing enterprises. Quality Innovation Properity. 13(2) : 1-19 Mulyadi.( 2008).Sistem Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat Mursyidi.(2010). Akuntansi Biaya, Bandung :Refika Aditama Opperman, Mark. (2009). Inventory Invention. Veterinary Ecpnomics. 50(3) : Reeve James M, Pengantar Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat Satzinger, W, J., Jackson B, R., Burd, D, S (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. US : Cengage Learning Y Maryono; Suyoto; paulus Mudjihartono, Analisis dan perancangan sistem Informasi manajemen aset TIK studi kasus Asmi Santa Maria Yogyakarta, Jurnal Ilmiah. 1(2) : RIWAYAT PENULIS Graendry lahir di Tembilahan pada tanggal 7 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014 Finna Valentia lahir di Binjai pada tanggal 27 Januari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014 Jessie Chourine lahir di Kisaran pada tanggal 14 oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014